Як AI-підсилені помічники керівників переосмислюють роботу у 2026 році

Сьогодні роль помічника керівника (EA) кардинально змінилася порівняно з тим, що було лише два роки тому. Якщо раніше допомога у підтримці балансу між роботою та особистим життям керівника зводилася до простого тайм-менеджменту, то зараз EA стали силовими мультиплікаторами, і ця посада вимагає нового набору навичок на основі ШІ.

Вперше ШІ дозволив одному висококваліфікованому помічнику підтримувати кількох керівників завдяки оптимізації та автоматизації робочих процесів. Глибина їхньої підтримки навіть призводить до того, що вони починають виконувати ролі, більш схожі на керівника апарату, ніж на простого помічника.

Коли ми в Viva Talent запитуємо наших власних EA, якими інструментами вони користуються найбільше, завжди звучать одні й ті ж назви: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, клієнти електронної пошти (Gmail, Outlook або Superhuman), інструменти управління проектами (як Monday.com) та інструменти планування (включаючи Vimcal).

Це хто є хто серед найпопулярніших робочих інструментів у всіх галузях, але сам список — не найцікавіше; цікавим є те, як ці інструменти можуть працювати разом.

Ми побачили, що найкращі EA — це не колекціонери інструментів ШІ. Вони — їхні *з’єднувачі*.

Підбираючи Slack

Більшість компаній використовують Slack як чат-сервіс. Найкращі EA використовують його як операційний центр. Ось простий приклад: У Slack надходить запит для керівника. У більшості компаній цей запит просто лежить, поки хтось не згадає про нього та не вживе заходів.

Більш розумний підхід? Налаштувати автоматизацію на основі емодзі та підключити Notion. Призначте повідомленню емодзі, і за допомогою правильної інтеграції з Notion воно автоматично буде позначене як відстежуване завдання. Не потрібно вручну вносити його в список справ, де воно може бути забуте, — усі завдання будуть враховані, і керівнику ніколи не доведеться гадати, чи щось пройшло повз уваги.

Лікуючи перевантаження поштою

Одна з перших речей, яку робить кожен новий користувач ШІ, — просить його написати листа. EA — експерти з сортування пошти, і їхнє використання ШІ має бути продовженням цієї здатності. Однак найбільша втрачена можливість при роботі з ChatGPT та Claude полягає в тому, що ці інструменти використовують як розширений автозаповнювач, тоді як вони здатні на набагато більше.

Деякі з найефективніших реалізацій, які я бачив, включають інструменти генеративного ШІ, навчені на листах та повідомленнях у Slack конкретного керівника. Система ШІ вивчає його стиль спілкування, тон, уподобання та те, що його цікавить. Потім вона може складати листи його голосом, фільтрувати повідомлення, які він не хотів би бачити, або скорочувати 100-сторінковий звіт до кількох ключових пунктів, які мають значення саме для цієї людини.

Те, що раніше займало 15-20 хвилин, щоб перекопатися в листах і зрозуміти контекст, тепер може зайняти лічені секунди. Керівник тепер може витрачати час на прийняття рішень, а не просто на читання та написання.

Те саме стосується і зустрічей. Замість того, щоб витрачати весь час зустрічі на конспектування, EA можуть використовувати для цього такі рішення, як Granola. Поєднайте це з чітко структурованим запитом у ChatGPT, і протокол зустрічі буде готовий до розсилки ще до того, як люди вийдуть із кімнати. Помічник керівника також може використовувати цей інструмент для збору квартальних інсайтів із щотижневих синхронізаційних зустрічей або для вилучення даних із кількох дзвінків у єдине цілісне джерело даних за допомогою одного запиту.

Силовий мультиплікатор

Як би зручно це вже не звучало, справжній прорив відбувається тоді, коли керівник взагалі не може взяти участь у зустрічі. Маючи нотатки Granola та глибоке розуміння робочих процесів керівника та статусу минулих пунктів дій, EA може виступати його представником.

Крім того, Granola дозволяє здійснювати пошук у стилі LLM через спеціальний розділ, де можна вводити запити. Наприклад, я збирався приєднатися до зустрічі з клієнткою і намагався згадати ім’я її дитини. Я запитав у Granola: “Як звати сина Ніколь?” — і відповідь надійшла за лічені секунди.

Ми побачили, що, використовуючи Granola та інші інструменти ШІ для того, щоб тримати руку на пульсі щоденної роботи керівника, EA можуть впевнено проводити перевірки з клієнтами, а також внутрішні синхронізаційні сесії. Коли керівник повертається, він може швидко переглянути нотатки зустрічі і нічого не пропустити.

Мій власний EA створив за допомогою ШІ документи типу “Поки вас не було” з категоріями на кшталт “Ключові оновлення”, “Пропущені вами зустрічі” та “Дайджест листів”. Кожен із них містить усі ключові оновлення та термінові питання, які мені потрібно вирішити, і їх легко засвоїти з першого погляду. Ця проста структура миттєво вводить мене в курс справ без зайвих пояснень, і мені рідко потрібно задавати уточнюючі питання, щоб зрозуміти контекст. Це просто працює.

На допомогу приходить автоматизація

Один інструмент може забезпечити невеликі перемоги, але коли ви знаєте, як змусити робочі процеси ШІ “спілкуватися” один з одним, ось де можна справді заощадити час.

Розгляньте процес підготовки керівника до зустрічі з новим клієнтом або постачальником. Виконання цієї роботи вручну означало б пошук інформації про компанію, пошук відповідних даних всередині організації, підготовку інформаційного документа тощо. Це могло б зайняти годину або більше, і це ще до початку самої зустрічі.

Автоматизація змінює все, і EA, які навчені працювати з Zapier, можуть швидко створити робочий процес, який виконує основну частину роботи в одну мить:

• Все починається з простого введення даних у HubSpot або Google Таблиці.
• Це запускає ШІ Zapier для отримання даних про компанію та надання основних моментів.
• Дані порівнюються з внутрішніми документами для визначення відповідних тем для обговорення.
• Після цього генерується інформаційний документ, автоматично готується коротка презентація, і весь цей матеріал розміщується в хмарній папці для легкого доступу команди.
• Керівник та допоміжний персонал отримують електронний лист із підсумками процесу.

Команди, які використовують такі робочі процеси, повідомляють про скорочення часу підготовки до 70%, і оскільки процес повторюваний та передбачуваний, він працює знову і знову.

Післязустрічне супроводження працює так само. Коли зустріч закінчується, транскрипт, створений Granola, надсилається назад у Zapier. ШІ складає короткий лист клієнту, тоді як внутрішні нотатки зустрічі надсилаються в спеціальний канал Slack.

Для особливо складних робочих процесів, які не мають вбудованої підтримки Zapier, EA з глибоким знанням створення запитів у ChatGPT можуть швидко створити Google Apps Script без будь-якого досвіду програмування. Ми самі використовували цей підхід для вилучення даних із внутрішніх інформаційних панелей компанії прямо в щотижневі звіти, миттєво усуваючи години виснажливої роботи з копіювання/вставлення.

Що буде далі

EA, які досягають успіху та процвітають, — це не обов’язково ті, хто вивчає найбільше інструментів. Це ті, хто мислить системно, може виявляти та усувати перешкоди в робочих процесах і знає, де автоматизація може безпечно заощадити час, водночас даючи відмінні результати.

Сьогодні найуспішніші керівники вже отримують вигоду від команди підтримки у вигляді AI-грамотних помічників, які можуть будувати системи, що передбачають потреби, а не просто реагують на них.