Bagaimana Asisten Eksekutif yang Ditenagai AI Mengubah Cara Kerja di 2026

Hari ini, peran asisten eksekutif (EA) telah berubah secara dramatis dari apa yang terjadi hanya dua tahun yang lalu. Di mana membantu keseimbangan kerja/kehidupan seorang eksekutif dulunya hanya manajemen waktu, EA sekarang menjadi pengganda kekuatan, dan posisi ini menuntut keterampilan berbasis AI yang baru.

Untuk pertama kalinya, AI telah membuatnya memungkinkan untuk seorang asisten yang sangat terlatih untuk mendukung beberapa eksekutif melalui optimasi alur kerja dan otomatisasi. Kedalaman dukungan mereka bahkan menyebabkan mereka mengambil peran yang lebih mirip dengan Kepala Staf daripada sekedar asisten.

Ketika kami di Viva Talent bertanya kepada EA kami sendiri tentang alat apa yang mereka gunakan paling banyak, nama-nama yang sama selalu muncul: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, klien email (Gmail, Outlook, atau Superhuman), alat manajemen proyek (seperti Monday.com), dan alat penjadwalan (termasuk Vimcal).

Ini adalah daftar alat kerja paling populer di seluruh papan, tetapi daftar itu sendiri tidaklah menarik; yang menarik adalah cara alat-alat ini dapat bekerja bersama.

Kami telah melihat bahwa EA terbaik tidaklah mengumpulkan alat AI. Mereka adalah penghubung alat.

Mengambil Slack

Sebagian besar bisnis menggunakan Slack seperti layanan obrolan. EA terbaik menggunakan Slack seperti pusat operasi. Berikut adalah contoh sederhana: Permintaan dimasukkan ke dalam Slack untuk seorang eksekutif. Di sebagian besar perusahaan, permintaan tersebut akan tetap berada di sana sampai seseorang mengingat untuk mengambil tindakan.

Pendekatan yang lebih cerdas? Atur otomatisasi berdasarkan emoji dan loop ke Notion. Tetapkan emoji ke pesan dan dengan integrasi Notion yang tepat itu akan secara otomatis ditandai sebagai tugas yang dilacak. Tanpa harus dimasukkan secara manual ke dalam daftar tugas dan berpotensi dilupakan, semua tugas akan diperhitungkan dan eksekutif tidak pernah harus bertanya-tanya apakah sesuatu telah jatuh melalui celah-celah.

Mengobati kelebihan email

Salah satu hal pertama yang dilakukan setiap pengguna AI baru adalah meminta AI untuk menulis email untuk mereka. EA adalah ahli dalam triase email dan penggunaan AI mereka harus merupakan perpanjangan dari kemampuan ini, tetapi kesempatan terbesar yang terlewatkan dengan ChatGPT dan Claude adalah menggunakannya seperti alat autocomplete yang mewah ketika mereka mampu melakukan lebih banyak lagi.

Beberapa implementasi paling efektif yang telah saya lihat melibatkan alat AI generatif yang dilatih pada email dan komunikasi Slack dari eksekutif tertentu. Sistem AI memahami gaya komunikasi mereka, nada mereka, preferensi mereka, dan apa yang mereka minati. Ini kemudian dapat menyusun email dalam suara mereka, menyaring pesan yang tidak mereka inginkan, atau mengurangi laporan 100 halaman menjadi beberapa poin penting yang relevan untuk individu tersebut.

Apa yang dulunya membutuhkan 15 atau 20 menit untuk menggali email dan memahami konteks sekarang dapat dilakukan dalam beberapa detik. Eksekutif sekarang dapat menghabiskan waktu mereka untuk membuat keputusan bukan hanya membaca dan menulis.

Hal yang sama berlaku untuk pertemuan. Daripada menghabiskan seluruh pertemuan untuk mengambil catatan, EA dapat menggunakan solusi seperti Granola untuk tugas tersebut. Gabungkan ini dengan prompt yang terstruktur dengan baik di ChatGPT, dan notula pertemuan siap untuk didistribusikan sebelum orang-orang meninggalkan ruangan. Asisten eksekutif juga dapat menggunakan alat ini untuk mengumpulkan wawasan kuartalan dari pertemuan sinkronisasi mingguan atau mengekstrak data dari beberapa panggilan ke dalam satu sumber data kohesif dengan satu prompt.

Pengganda kekuatan

Seberapa nyamannya ini terdengar, kunci sebenarnya terletak ketika eksekutif tidak dapat menghadiri pertemuan sama sekali. Dengan catatan pertemuan Granola dan pemahaman mendalam tentang alur kerja eksekutif dan status item tindakan sebelumnya, EA dapat bertindak sebagai proksi mereka.

Selain itu, Granola memungkinkan pencarian gaya LLM melalui bagian pencarian di mana prompt dapat dimasukkan. Misalnya, saya akan segera bergabung dengan pertemuan dengan pelanggan dan mencoba mengingat nama anaknya. Saya bertanya kepada Granola, “Apa nama putra Nicole?” dan jawaban dikembalikan dalam beberapa detik.

Kami telah melihat bahwa dengan menggunakan Granola dan alat AI lainnya untuk menjaga jari mereka di denyut nadi kerja sehari-hari eksekutif, EA dapat dengan percaya diri memimpin sesi sinkronisasi dengan klien serta sesi sinkronisasi internal. Ketika eksekutif kembali, mereka dapat melihat notula pertemuan dan tidak pernah melewatkan denyut nadi.

EA saya sendiri telah membangun dokumen “Saat Anda Keluar” menggunakan AI dengan kategori seperti “Pembaruan Kunci”, “Pertemuan yang Anda Lewatkan”, dan “Ringkasan Email”. Setiap kategori ini berisi semua pembaruan kunci dan item penting yang perlu saya tangani, dan mudah untuk dipahami sekilas. Kerangka sederhana ini seketika membawa saya up-to-date tanpa penjelasan berlebihan dan jarang saya perlu bertanya pertanyaan untuk memahami konteks. Ini hanya bekerja.

Otomatisasi untuk menyelamatkan

Satu alat dapat memberikan beberapa kemenangan kecil, tetapi ketika Anda tahu cara membuat alur kerja AI berbicara satu sama lain, itulah tempat waktu dapat benar-benar diselamatkan.

Pertimbangkan proses mempersiapkan eksekutif untuk pertemuan dengan klien atau vendor baru. Untuk melakukan pekerjaan ini secara manual akan berarti mencari informasi tentang perusahaan, menemukan data relevan secara internal, mempersiapkan dokumen briefing, dan seterusnya. Ini bisa memakan waktu satu jam atau lebih, dan itu sebelum pertemuan bahkan dimulai.

Otomatisasi mengubah segalanya, dan EA yang terlatih dalam Zapier dapat dengan cepat membuat alur kerja yang melakukan sebagian besar pekerjaan dalam sekejap:

• Ini dimulai dengan input sederhana di HubSpot atau Google Sheets.
• Itu memicu AI Zapier untuk menarik data perusahaan dan memberikan sorotan.
• Data tersebut dibandingkan dengan dokumen internal untuk mengidentifikasi poin-poin pembicaraan yang relevan.
• Dari sana, dokumen briefing dibuat, slide deck singkat disiapkan secara otomatis, dan semua materi ini ditempatkan ke dalam folder cloud untuk akses mudah di seluruh tim.
• Eksekutif dan staf pendukung menerima email yang merangkum proses.

Tim yang menggunakan alur kerja seperti ini telah melaporkan pengurangan waktu persiapan hingga 70%, dan karena prosesnya dapat diulang dan diprediksi, itu bekerja berulang kali.

Pengikisan pertemuan pasca-pertemuan bekerja dengan cara yang sama. Ketika pertemuan selesai, transkrip yang dihasilkan oleh Granola kembali ke Zapier. AI menyusun email yang ringkas kepada klien sementara catatan pertemuan internal dimasukkan ke dalam saluran Slack yang didedikasikan.

Untuk alur kerja yang sangat rumit yang tidak memiliki dukungan Zapier bawaan, EA dengan pengetahuan mendalam tentang prompting ChatGPT dapat dengan cepat membangun skrip Google Apps dengan tidak ada pengalaman coding. Kami telah menggunakan pendekatan ini untuk menarik data dari dasbor perusahaan internal langsung ke laporan mingguan, menghilangkan jam-jam pekerjaan copy/paste yang membosankan dalam sekejap.

Apa yang datang selanjutnya

EA yang sukses dan berkembang tidak harus mereka yang belajar alat paling banyak. Mereka adalah yang berpikir secara sistematis, dapat mengidentifikasi dan menyelesaikan hambatan dalam alur kerja, dan tahu di mana otomatisasi dapat dengan aman menyelamatkan waktu sambil masih menghasilkan hasil yang luar biasa.

Hari ini, eksekutif paling sukses sudah memanfaatkan tim pendukung asisten eksekutif yang fasih AI yang dapat membangun sistem yang memprediksi kebutuhan, bukan hanya bereaksi terhadapnya.