Bagaimana Asisten Eksekutif Berbasis AI Mengubah Cara Kerja di 2026

Hari ini, peran asisten eksekutif (EA) telah berubah dramatis dari apa yang ada dua tahun yang lalu. Di mana membantu keseimbangan kerja-hidup seorang eksekutif dulunya hanya manajemen waktu, EA sekarang menjadi pengganda kekuatan, dan posisi ini memerlukan set keterampilan baru berbasis AI.

Untuk pertama kalinya, AI telah membuatnya mungkin bagi seorang asisten eksekutif yang terlatih dengan baik untuk mendukung beberapa eksekutif melalui optimasi alur kerja dan otomatisasi. Kedalaman dukungan mereka bahkan menyebabkan mereka mengambil peran yang lebih mirip dengan Kepala Staf daripada hanya asisten sederhana.

Ketika kami di Viva Talent bertanya kepada EA kami tentang alat apa yang mereka gunakan paling banyak, nama-nama yang sama selalu muncul: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, klien email (Gmail, Outlook, atau Superhuman), alat manajemen proyek (seperti Monday.com), dan alat penjadwalan (termasuk Vimcal).

Ini adalah daftar alat kerja paling populer di seluruh papan, tetapi daftar itu sendiri bukanlah bagian yang menarik; yang menarik adalah cara alat-alat ini dapat bekerja bersama.

Kami telah melihat bahwa EA terbaik tidaklah mengumpulkan alat AI. Mereka adalah penghubung alat.

Mengambil Slack

Sebagian besar bisnis menggunakan Slack seperti layanan obrolan. EA terbaik menggunakan Slack seperti pusat operasi. Berikut adalah contoh sederhana: Sebuah permintaan dimasukkan ke Slack untuk seorang eksekutif. Di kebanyakan perusahaan, permintaan ini tetap berada di sana sampai seseorang mengingat untuk mengambil tindakan.

Pendekatan yang lebih cerdas? Atur otomatisasi berdasarkan emoji dan hubungkan dengan Notion. Tetapkan emoji ke pesan dan dengan integrasi Notion yang tepat itu akan secara otomatis ditandai sebagai tugas yang dilacak. Tanpa perlu dimasukkan secara manual ke dalam daftar tugas dan berpotensi dilupakan, semua tugas akan diperhitungkan dan eksekutif tidak perlu khawatir apakah sesuatu telah jatuh dari celah.

Mengobati Kebanjiran Email

Salah satu hal pertama yang dilakukan setiap pengguna AI baru adalah meminta AI untuk menulis email untuk mereka. EA adalah ahli dalam triase email dan penggunaan AI mereka seharusnya merupakan perpanjangan dari kemampuan ini, tetapi kesempatan terbesar yang terlewatkan dengan ChatGPT dan Claude adalah menggunakannya seperti alat autocomplete mewah ketika mereka mampu melakukan lebih banyak.

Beberapa implementasi paling efektif yang pernah saya lihat melibatkan alat AI generatif yang dilatih pada email dan komunikasi Slack dari seorang eksekutif tertentu. Sistem AI memahami gaya komunikasi, nada, preferensi, dan minat mereka. Maka itu dapat mengarang email dalam suara mereka, menyaring pesan yang tidak diinginkan, atau mengurangi laporan 100 halaman menjadi beberapa poin penting yang relevan untuk individu tersebut.

Apa yang dulunya membutuhkan 15 atau 20 menit untuk menggali email dan memahami konteks sekarang dapat dilakukan dalam beberapa detik. Eksekutif sekarang dapat menghabiskan waktu mereka untuk membuat keputusan daripada hanya membaca dan menulis.

Hal yang sama berlaku untuk pertemuan. Daripada menghabiskan seluruh pertemuan untuk mengambil catatan, EA dapat menggunakan solusi seperti Granola untuk tugas tersebut. Gabungkan ini dengan prompt yang terstruktur dengan baik di ChatGPT, dan catatan pertemuan siap untuk didistribusikan sebelum orang-orang meninggalkan ruangan. Asisten eksekutif juga dapat menggunakan alat ini untuk mengumpulkan wawasan kuartalan dari pertemuan sinkronisasi mingguan atau mengekstrak data dari beberapa panggilan ke dalam satu sumber data kohesif dengan satu prompt.

Pengganda Kekuatan

Seandainya ini sudah terdengar nyaman, kunci sebenarnya terletak pada saat eksekutif tidak dapat hadir dalam pertemuan. Dengan catatan pertemuan Granola dan pemahaman mendalam tentang alur kerja eksekutif dan status item tindakan sebelumnya, EA dapat bertindak sebagai proksinya.

Selain itu, Granola memungkinkan pencarian gaya LLM melalui bagian pencarian di mana prompt dapat dimasukkan. Misalnya, saya akan segera bergabung dengan pertemuan dengan seorang pelanggan dan mencoba mengingat nama anaknya. Saya bertanya kepada Granola, “Apa nama anak Nicole?” dan jawaban dikembalikan dalam beberapa detik.

Kami telah melihat bahwa dengan menggunakan Granola dan alat AI lainnya untuk menjaga jari mereka di denyut nadi pekerjaan sehari-hari eksekutif, EA dapat dengan percaya diri memimpin pertemuan dengan klien serta sesi sinkronisasi internal. Ketika eksekutif kembali, mereka dapat melihat catatan pertemuan dan tidak pernah melewatkan langkah.

EA saya sendiri telah membangun dokumen “Saat Anda Tidak Hadir” menggunakan AI dengan kategori seperti “Pembaruan Utama,” “Pertemuan yang Dilewatkan,” dan “Ringkasan Email.” Setiap kategori ini berisi semua pembaruan utama dan item penting yang perlu saya tangani, dan ini mudah dipahami dengan sekilas. Kerangka sederhana ini langsung membawa saya up-to-date tanpa penjelasan berlebihan dan saya jarang perlu bertanya untuk memahami konteks. Ini hanya bekerja.

Otomatisasi Menyelamatkan

Sebuah alat tunggal dapat memberikan beberapa kemenangan kecil, tetapi ketika Anda tahu bagaimana membuat alur kerja AI berbicara satu sama lain, itulah tempat waktu benar-benar dapat diselamatkan.

Pertimbangkan proses mempersiapkan eksekutif untuk pertemuan dengan klien atau vendor baru. Untuk melakukan pekerjaan ini secara manual akan berarti mencari informasi tentang perusahaan, menemukan data relevan secara internal, mempersiapkan dokumen briefing, dan seterusnya. Ini bisa memakan waktu satu jam atau lebih, dan itu sebelum pertemuan bahkan dimulai.

Otomatisasi mengubah segalanya, dan EA yang terlatih dalam Zapier dapat dengan cepat membuat alur kerja yang melakukan sebagian besar pekerjaan dalam sekejap:

• Ini dimulai dengan input sederhana di HubSpot atau Google Sheets.
• Itu memicu AI Zapier untuk menarik data perusahaan dan menyediakan sorotan.
• Data dibandingkan dengan dokumen internal untuk mengidentifikasi poin-poin pembicaraan yang relevan.
• Dari sana, dokumen briefing yang dihasilkan, slide deck singkat yang disiapkan secara otomatis, dan semua materi ini ditempatkan ke dalam folder cloud untuk akses mudah di seluruh tim.
• Eksekutif dan staf pendukung menerima email yang merangkum proses.

Tim yang menggunakan alur kerja seperti ini telah melaporkan pengurangan waktu persiapan hingga 70%, dan karena proses ini dapat diulang dan diprediksi, itu bekerja setiap saat.

Ikuti pertemuan yang sama. Ketika pertemuan selesai, transkrip yang dihasilkan oleh Granola kembali ke Zapier. AI mengarang email yang ringkas kepada klien sementara catatan pertemuan internal diberikan ke saluran Slack yang didedikasikan.

Untuk alur kerja yang cukup rumit yang tidak memiliki dukungan Zapier bawaan, EA dengan pengetahuan mendalam tentang prompt ChatGPT dapat dengan cepat membangun skrip Google Apps dengan tidak ada pengalaman coding. Kami telah menggunakan pendekatan ini sendiri untuk menarik data dari dasbor perusahaan internal langsung ke laporan mingguan, menghilangkan jam-jam pekerjaan menyalin/tempel yang membosankan dalam sekejap.

Apa yang Datang Selanjutnya

EA yang sukses dan berkembang tidak selalu mereka yang belajar alat paling banyak. Mereka adalah yang berpikir sistematis, dapat mengidentifikasi dan menyelesaikan hambatan dalam alur kerja, dan tahu di mana otomatisasi dapat dengan aman menghemat waktu sambil masih menghasilkan hasil yang luar biasa.

Hari ini, eksekutif paling sukses sudah memanfaatkan tim pendukung asisten eksekutif yang fasih AI yang dapat membangun sistem yang memprediksi kebutuhan, bukan hanya bereaksi terhadapnya.