Як виконавчі помічники, які працюють за допомогою штучного інтелекту, перепрограмовують роботу в 2026 році

Сьогодні роль виконавчого помічника (EA) суттєво змінилася порівняно з тим, що було лише два роки тому. Де раніше допомога у балансі роботи та особистого життя виконавчого директора полягала лише у управлінні часом, тепер EA стали множниками сили, і посада вимагає нового набору навичок, заснованих на штучному інтелекті.

Вперше штучний інтелект зробив можливим для одного висококваліфікованого помічника підтримувати кількох виконавчих директорів завдяки оптимізації та автоматизації робочих процесів. Глибина їхньої підтримки навіть призводить до того, що вони починають виконувати роль, подібну до рольові начальника штабу, а не просто помічника.

Коли ми в Viva Talent питаємо наших власних EA, які інструменти вони найбільш часто використовують, завжди повертаються одні й ті ж імена: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, поштові клієнти (Gmail, Outlook чи Superhuman), інструменти управління проєктами (наприклад, Monday.com) та інструменти планування (включаючи Vimcal).

Це список найпопулярніших інструментів для робочого місця, але сам список не є найцікавішим; найцікавіше те, як ці інструменти можуть працювати разом.

Ми побачили, що найкращі EA не збирачі інструментів штучного інтелекту. Вони – з’єднувачі інструментів.

Підтримка Slack

Більшість підприємств використовують Slack як чат-сервіс. Найкращі EA використовують його як операційний центр. Ось простий приклад: Запит надходить до Slack для виконавчого директора. У більшості компаній цей запит залишається без уваги, доки хтось не згадає про нього.

Більш розумний підхід? Встановити автоматизацію на основі емодзі та включити Notion. Присвоїти емодзі до повідомлення, і з правильною інтеграцією Notion воно автоматично буде позначено як відстежуване завдання. Без необхідності ручного вводу в список завдань і потенційного забуття всі завдання будуть враховані, і виконавчий директор ніколи не буде сумніватися, чи щось пропустили.

Ліквідація переповнення електронної пошти

Одна з перших дій кожного нового користувача штучного інтелекту – попросити його написати електронний лист. EA є експертами в триажі електронної пошти, і їхнє використання штучного інтелекту повинно бути розширенням цієї здатності, але найбільшою втраченою можливістю з ChatGPT і Claude є використання цих інструментів як фанковий автозаповнювач, коли вони здатні на значно більше.

Деякі з найбільш ефективних реалізацій, які я бачив, включають генеративні інструменти штучного інтелекту, навчені на електронних листах і спілкуваннях у Slack конкретного виконавчого директора. Система штучного інтелекту вчиться його стилю спілкування, тону, уподобань і того, що йому цікаво. Вона може потім складати електронні листи у його голосі, фільтрувати повідомлення, яких він не хотів би бачити, або скорочувати 100-сторінковий звіт до кількох ключових пунктів, які мають значення для цього конкретного індивіда.

Що раніше займало 15 чи 20 хвилин на розбори електронної пошти та розуміння контексту, тепер може зайняти лише секунди. Виконавчий директор тепер може витратити свій час на прийняття рішень, а не просто читання та написання.

Те ж саме стосується зустрічей. Натомість ніж витрачати весь час зустрічі на записування нотатків, EA можуть використовувати рішення, такі як Granola, для цього завдання. Об’єднайте це із добре структурованим запитом у ChatGPT, і хвилинки зустрічі будуть готові до розповсюдження, навіть не встигнувши покинути кімнату. Виконавчий помічник також може використовувати цей інструмент для збору квартальних даних з тижневих синхронізацій або витягування даних з кількох дзвінків у єдине цілісне джерело даних за допомогою єдиного запиту.

Множник сили

Як би це не звучало зручним, справжнє відкриття відбувається, коли виконавчий директор не може взяти участь у зустрічі зовсім. З допомогою хвилинок Granola та глибокого розуміння робочих процесів виконавчого директора та статусу попередніх дій EA може виступати у ролі його представника.

Крім того, Granola дозволяє здійснювати пошук у стилі LLM через розділ пошуку, де можна вводити запити. Наприклад, я мав зустрітися з клієнтом і намагався згадати ім’я її дитини. Я запитав у Granola: “Яке ім’я сина Ніколь?” і отримав відповідь за кілька секунд.

Ми побачили, що завдяки використанню Granola та інших інструментів штучного інтелекту для підтримки пальця на пульсі щоденної роботи виконавчого директора EA можуть впевнено проводити синхронізації з клієнтами, а також внутрішні синхронізації. Коли виконавчий директор повернеться, він зможе глянути на хвилинки зустрічі і ніколи не пропустить жодного важливого моменту.

Мій власний EA створив документи “Поки ви були відсутні” за допомогою штучного інтелекту з категоріями, такими як “Ключові оновлення”, “Зустрічі, яких ви пропустили”, і “Електронна пошта – резюме”. Кожна з цих категорій містить всі ключові оновлення та термінові питання, які мені потрібно розглянути, і це легко сприймати на одному погляді. Ця проста структура миттєво повертає мене в курс справ, і рідко мені потрібно запитувати додаткові питання, щоб зрозуміти контекст. Все просто працює.

Автоматизація на допомогу

Один інструмент може забезпечити деякі малі перемоги, але коли ви знаєте, як зробити робочі процеси штучного інтелекту взаємодіють один з одним, саме там можна真正но заощадити час.

Розгляньте процес підготовки виконавчого директора до зустрічі з новим клієнтом або постачальником. Виконання цієї роботи вручну означало б пошук інформації про компанію, пошук відповідних даних всередині компанії, підготовку брифінгового документа тощо. Це могло зайняти годину або більше, і це ще до початку зустрічі.

Автоматизація змінює все, і EA, навчені в Zapier, можуть швидко створити робочий процес, який виконує більшу частину роботи за мить ока:

• Все починається з простого вводу в HubSpot або Google Sheets.
• Це спрямовує штучний інтелект Zapier на отримання даних компанії та надання підсумків.
• Дані порівнюються з внутрішніми документами для визначення відповідних моментів для обговорення.
• Відтоді створюється брифінговий документ, автоматично підготований короткий слайд-шоу, і все це матеріал розміщується в папці хмарного сховища для легкого доступу всієї команди.
• Виконавчий директор та допоміжний персонал отримують електронний лист, який підсумовує процес.

Команди, які використовують такі робочі процеси, повідомили про скорочення часу підготовки до 70%, і оскільки процес повторюваний і передбачуваний, він працює кожен раз.

Післязустрічні слідування працюють тим же чином. Коли зустріч закінчується, транскрипт, створений Granola, повертається до Zapier. Штучний інтелект створює концизний електронний лист клієнту, тоді як внутрішні хвилинки зустрічі подаються в окремий канал Slack.

Для особливо складних робочих процесів, які не мають вбудованої підтримки Zapier, EA з глибокими знаннями про промпти ChatGPT можуть швидко створити скрипт Google Apps без будь-якого досвіду програмування. Ми використали цей підхід, щоб витягнути дані з внутрішніх панелей компанії прямо у тижневі звіти, ліквідуючи години монотонної копіювання/вставлення за одну мить.

Що далі

EA, які успішно проходять і процвітають, не обов’язково ті, хто вчиться найбільш інструментам. Це ті, хто думає системно, може визначати та усунути перешкоди в робочих процесах і знає, де автоматизація може безпечно заощадити час, ще забезпечуючи видатні результати.

Сьогодні найуспішніші виконавчі директори вже користуються підтримкою команди виконавчих помічників, які вільно володіють штучним інтелектом і можуть будувати системи, які передбачають потреби, а не просто реагують на них.