Як виконавчі помічники, які використовують штучний інтелект, переосмислюють роботу в 2026 році

Сьогодні роль виконавчого помічника (EA) суттєво змінилася порівняно з тим, що було два роки тому. Допомога у балансі роботи та особистого життя виконавця раніше була лише управлінням часом, тепер же виконавчі помічники стали множниками сили, а посада вимагає нового набору навичок, заснованих на штучному інтелекті.

Вперше штучний інтелект зробив можливим для одного висококваліфікованого помічника підтримувати кількох виконавців завдяки оптимізації робочих процесів та автоматизації. Глибина їхньої підтримки навіть веде до того, що вони починають виконувати роль, подібну до начальника штабу, а не просто помічника.

Коли ми в Viva Talent питаємо наших власних виконавчих помічників, які інструменти вони використовують найбільше, завжди повертаються ті самі імена: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, клієнти електронної пошти (Gmail, Outlook або Superhuman), інструменти управління проектами (наприклад, Monday.com) та інструменти планування (включаючи Vimcal).

Це список найпопулярніших інструментів для робочого місця, але саме те, як ці інструменти можуть працювати разом, є цікавим.

Ми побачили, що найкращі виконавчі помічники не збирачі інструментів штучного інтелекту. Вони – з’єднувачі інструментів.

Повзучи до Slack

Більшість підприємств використовують Slack як сервіс для чату. Найкращі виконавчі помічники використовують його як оперативний центр. Ось простий приклад: запит надходить до Slack для виконавця. У більшості компаній цей запит залишається без уваги, доки хтось не згадає про нього.

Більш розумний підхід? Встановити автоматизацію на основі емодзі та включити Notion. Призначити емодзі для повідомлення та з правильною інтеграцією Notion воно автоматично буде позначено як відстежуване завдання. Без необхідності ручного вводу в список завдань і потенційного забуття всі завдання будуть враховані, а виконавець ніколи не буде сумніватися, чи щось пропущено.

Лікування переповнення електронної пошти

Одним з перших дій кожного нового користувача штучного інтелекту є запит на написання електронного листа. Виконавчі помічники є експертами у сфері сортування електронної пошти, а їхнє використання штучного інтелекту повинно бути розширенням цієї здатності, але найбільшою втраченою можливістю з ChatGPT та Claude є використання цих інструментів як фанкового автозаповнення, коли вони здатні на значно більше.

Деякі з найбільш ефективних реалізацій, які я бачив, включають генеративні інструменти штучного інтелекту, навчені на електронних листах та комунікаціях у Slack конкретного виконавця. Система штучного інтелекту вчиться його стилю спілкування, тону, уподобань та того, що його цікавить. Вона може потім складати електронні листи у його голосі, фільтрувати повідомлення, яких він не хоче, або скорочувати 100-сторінковий звіт до кількох ключових пунктів, які мають значення для цього конкретного індивіда.

Що раніше займало 15 чи 20 хвилин на прочитання електронної пошти та розуміння контексту, тепер займає лише секунди. Виконавець тепер може витратити свій час на прийняття рішень, а не просто читання та написання.

Те саме стосується зустрічей. Натомість ніж витрачати весь час зустрічі на записування нотатків, виконавчі помічники можуть використовувати рішення, такі як Granola, для цього завдання. Об’єднавши це із добре структурованою вимогою у ChatGPT, хвилинки зустрічі готові до розповсюдження, ще до того, як люди покинули кімнату. Виконавчий помічник також може використовувати цей інструмент для збору квартальних висновків із тижневих синхронізацій або витягання даних з кількох дзвінків у єдине узгоджене джерело даних за допомогою однієї вимоги.

Множник сили

Хоча це вже звучить зручно, справжнє відкриття відбувається, коли виконавець не може відвідати зустріч зовсім. З допомогою нотаток зустрічей Granola та глибокого розуміння робочих процесів виконавця та статусу попередніх дій виконавчий помічник може виступати у ролі його представника.

Крім того, Granola дозволяє пошук у стилі LLM через розділ пошуку, куди можна вводити вимоги. Наприклад, я мав зустрітися з клієнтом і намагався згадати ім’я його дитини. Я запитав Granola: “Яке ім’я сина Ніколь?” і отримав відповідь за секунди.

Ми побачили, що виконавчі помічники, які успішно використовують Granola та інші інструменти штучного інтелекту для підтримки виконавців, можуть впевнено проводити синхронізації з клієнтами, а також внутрішні синхронізації. Коли виконавець повертається, він може глянути на хвилинки зустрічі та ніколи не пропустить жодного кроку.

Мій власний виконавчий помічник створив документи “Поки ви були відсутні” за допомогою штучного інтелекту з категоріями, такими як “Ключові оновлення”, “Зустрічі, яких ви пропустили” та “Дайджест електронної пошти”. Кожна з цих категорій містить всі ключові оновлення та термінові питання, які мені потрібно розглянути, і легко переглянути їх на одному погляді. Ця проста структура миттєво ставить мене в курс справ, і рідко мені потрібно задавати додаткові питання, щоб зрозуміти контекст. Все просто працює.

Автоматизація на виручку

Єдиний інструмент може забезпечити деякі малі перемоги, але коли ви знаєте, як зробити інструменти штучного інтелекту взаємодією між собою, саме там можна真正но заощадити час.

Розгляньте процес підготовки виконавця до зустрічі з новим клієнтом або постачальником. Робота вручну означала б пошук інформації про компанію, пошук відповідних даних всередині компанії, підготовку документа-брифінгу тощо. Це могло зайняти годину чи більше, і це ще до початку зустрічі.

Автоматизація змінює все, і виконавчі помічники, які знають Zapier, можуть швидко створити робочий процес, який виконує більшу частину роботи за мить:

• Все починається з простого вводу в HubSpot або Google Sheets.
• Це спричиняє активацію штучного інтелекту Zapier для отримання даних компанії та надання підсумків.
• Дані порівнюються з внутрішніми документами для визначення відповідних моментів для обговорення.
• Відтоді генерується документ-брифінг, автоматично підготований короткий слайд-шоу, і всі ці матеріали розміщуються в папці хмарного сховища для легкого доступу всієї команди.
• Виконавець та допоміжний персонал отримують електронний лист, який підсумовує процес.

Команди, які використовують такі робочі процеси, повідомили про скорочення часу підготовки до 70%, і оскільки процес повторюваний і передбачуваний, він працює кожен раз.

Післязустрічні слідування працюють тим же чином. Коли зустріч закінчується, транскрипт, створений Granola, повертається до Zapier. Штучний інтелект складає лаконічний електронний лист клієнту, а внутрішні хвилинки зустрічі подаються до спеціального каналу Slack.

Для особливо складних робочих процесів, які не мають вбудованої підтримки Zapier, виконавчі помічники з глибокими знаннями про промпти ChatGPT можуть швидко створити скрипт Google Apps без будь-якого досвіду програмування. Ми самі використовували цей підхід для отримання даних з внутрішніх панелей управління компанії прямо у тижневі звіти, усуваючи години монотонної копіювально-вставної роботи за одну мить.

Що далі

Виконавчі помічники, які успішно проходять і процвітають, не обов’язково ті, хто вивчає найбільше інструментів. Це ті, хто думає системно, може визначати та усувати перешкоди в робочих процесах, і знає, де автоматизація може безпечно заощадити час, ще продовжуючи забезпечувати видатні результати.

Сьогодні найуспішніші виконавці вже користуються підтримкою виконавчих помічників, які володіють штучним інтелектом і можуть будувати системи, які передбачають потреби, а не просто реагують на них.