2026년 AI 기반 행정 보조원이 업무를 재창조하는 방법

오늘날, 행정 보조원(EA)의 역할은 2년 전과 비교하여 크게 바뀌었다. 행정 보조원이 업무와 개인 생활의 균형을 도와주는 시간 관리 역할을 넘어서, 이제는 EA는 업무의 강화자 역할을 하며, AI 기반 기술을 요구하는 새로운 역할을 맡게 되었다.

첫 번째로, AI는 단 하나의 고도로 훈련된 보조원이 여러 명의 행정 보조원을 지원할 수 있는 워크플로우 최적화와 자동화를 가능하게 하였다. 이 지원의 깊이는 그들을 단순한 보조원 이상의 역할, 즉 수석 보조원과 같은 역할을 맡게 하였다.

우리가 Viva Talent에서 우리의 EA에게 어떤 도구를 가장 많이 사용하고 있는지 물었을 때, 항상 같은 이름들이 나온다: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, 이메일 클라이언트(Gmail, Outlook, 또는 Superhuman), 프로젝트 관리 도구(예: Monday.com), 그리고 스케줄링 도구(예: Vimcal).

이것은 업무에서 가장 인기 있는 도구들의 목록이지만, 목록 자체가 흥미로운 것이 아니다. 흥미로운 것은 이 도구들이 함께 작동하는 방식이다.

우리는 최고의 EA들이 AI 도구를 수집하는 것이 아니라, 도구를 연결하는 것임을 알게 되었다.

Slack를 활용하기

대부분의 기업은 Slack를 채팅 서비스처럼 사용한다. 최고의 EA들은 그것을 작전 센터처럼 사용한다. 여기 간단한 예가 있다: 행정 보조원에게 요청이 Slack에 전달된다. 대부분의 회사에서는 요청이 누군가가 작업을 기억할 때까지 대기한다.

보다 지능적인 접근법은 이모티콘과 Notion을 사용하여 자동화를 설정하는 것이다. 메시지에 이모티콘을 할당하고 Notion 통합을 사용하면 자동으로 추적된 작업으로 표시된다. 수동으로 입력할 필요가 없으며, 잊어버릴 위험이 없으므로 모든 작업이 계산되고 행정 보조원은 작업이 중단되었는지 궁금해할 필요가 없다.

이메일 과부하를 해결하기

AI를 처음 사용하는 사람들은 대부분 이메일을 작성하도록 요청한다. EA들은 이메일 분류에 전문가이며, AI를 사용하는 것은 이 능力的 확장되어야 한다. 그러나 ChatGPT와 Claude를 사용하는 가장 큰 기회는 이러한 도구를 고급 자동 완성 도구로만 사용하는 것이다. 이들은 더 많은 것을 할 수 있다.

내가 본 가장 효과적인 구현 중 일부는 특정 행정 보조원의 이메일과 Slack 커뮤니케이션을 사용하여 훈련된 생성형 AI 도구이다. AI 시스템은 그들의 커뮤니케이션 스타일, 톤, 선호도, 그리고 관심사를 파악한다. 그러면 행정 보조원의 목소리로 이메일을 작성할 수 있으며, 원치 않는 메시지를 필터링하거나 100페이지의 보고서를 몇 가지 핵심 사항으로 줄일 수 있다.

이메일을 읽고 이해하는 데 15~20분이 걸리던 것이 이제 몇 초만에 가능하다. 행정 보조원은 이제 결정에 시간을 할애할 수 있다.

同じ한 것이 회의에도 적용된다. 회의에서 노트를 모두 작성하는 대신, EA는 Granola와 같은 솔루션을 사용할 수 있다. ChatGPT와 잘 구조화된 프롬프트를 결합하면 회의록이 즉시 배포될 수 있다. 행정 보조원은 또한 이 도구를 사용하여 주간 동기화 회의에서 분기별 통찰력을 수집하거나 여러 통화에서 단일 데이터 소스로 데이터를 추출할 수 있다.

강화자

이미 편리한 것으로 들리지만, 실제 해방은 행정 보조원이 회의에 참석하지 못할 때 발생한다. Granola의 회의록과 행정 보조원의 워크플로우 및 이전 작업 항목의 상태에 대한 깊은 이해를 통해, EA는 대리인으로 행동할 수 있다.

또한, Granola는 검색 섹션에서 프롬프트를 입력할 수 있는 LLM 스타일의 검색을 허용한다. 예를 들어, 고객과 회의에 참석하기 전에 고객의 아이의 이름을 기억하려고 했다. Granola에게 “Nicole의 아들의 이름은 무엇인가?”라고 물었고, 몇 초 만에 응답을 받았다.

우리는 Granola와 다른 AI 도구를 사용하여 행정 보조원이 행정 보조원의 일일 업무를 파악하고, 내부 동기화 세션 및 클라이언트와의 체크인 세션을 자신감 있게 주도할 수 있음을 알게 되었다. 행정 보조원이 돌아오면 회의록을 한 번에 확인할 수 있으며, 한 걸음도 놓치지 않는다.

내自己的 EA는 AI를 사용하여 “당신이 외출한 동안” 문서를 작성하였다. “중요 업데이트”, “누락된 회의”, “이메일 요약”과 같은 카테고리가 포함되어 있다. 각 섹션에는 내가 처리해야 할 모든 중요한 업데이트와 긴급 항목이 포함되어 있으며, 한눈에 쉽게 파악할 수 있다. 이 간단한 프레임워크는 즉시 업데이트를 제공하며, 추가 질문을 하기 전에 맥락을 이해하기 위해 거의 필요하지 않는다. 그냥 작동한다.

자동화를 구원하기

단일 도구는 작은 승리를 제공할 수 있지만, AI 워크플로우가 서로 대화할 수 있을 때 시간을真正로 절약할 수 있다.

새로운 고객이나 공급자와의 회의를 준비하는 행정 보조원의 과정을 생각해 보자. 이를 수동으로 수행하려면 회사 정보를 조회하고, 내부 데이터를 준비하고, 브리핑 문서를 준비해야 하는 등 1시간 이상이 걸릴 수 있다. 회의가 시작되기 전이다.

자동화는 모든 것을 바꾼다. Zapier를 훈련받은 EA는 몇 초 만에 대부분의 작업을 수행하는 워크플로우를 빠르게 생성할 수 있다:

• HubSpot 또는 Google Sheets에서 간단한 입력으로 시작한다.
• 그것은 Zapier의 AI를 트리거하여 회사 데이터를 가져오고 하이라이트를 제공한다.
• 데이터는 내부 문서와 비교하여 관련된 논점을 식별한다.
• 그런 다음 브리핑 문서가 생성되고, 간단한 슬라이드 데크가 자동으로 준비되고, 모든 자료가 팀 전체에서 쉽게 액세스할 수 있는 클라우드 폴더에 저장된다.
• 행정 보조원과 지원 직원에게 요약 이메일이 전송된다.

이러한 워크플로우를 활용하는 팀은 준비 시간을 최대 70% 절감하였다고 보고 있으며, 이 프로세스는 반복 가능하고 예측 가능하여 매번 작동한다.

회의 후에도 동일한 방식으로 작동한다. 회의가 끝나면 Granola가 생성한 회의록이 Zapier로 피드백된다. AI는 고객에게 이메일을 작성하고, 내부 회의록은 지정된 Slack 채널로 전송된다.

특히 Zapier 지원이 없는 까다로운 워크플로우의 경우, ChatGPT 프롬프팅에 대한 깊은 지식을 가진 EA는 코딩 경험 없이 Google Apps Script를 빠르게 작성할 수 있다. 우리는 이 접근 방식을 사용하여 내부 회사 대시보드에서 직접 주간 보고서로 데이터를 가져와서 수동으로 복사하여 붙여넣는 수시간의 작업을 즉시 제거하였다.

다음은 무엇인가

성공하고 번성하는 EA는 가장 많은 도구를 배우는 것이 아니다. 그것은 시스템적으로 생각하고, 워크플로우의 장애물을 식별하고 해결하며, 자동화가 시간을 안전하게 절약하면서도 뛰어난 결과를 생산할 수 있는 곳을 아는 것이다.

오늘날 가장 성공적인 행정 보조원들은 이미 AI와 함께 일할 수 있는 행정 보조원들을 지원하고 있으며, 그들은 필요에 따라 반응하는 것이 아니라 예측하는 시스템을 구축할 수 있다.