วิธีการทำงานของที่ปรึกษาทางธุรกิจที่ได้รับการสนับสนุนจาก AI ในปี 2026

ในปัจจุบัน บทบาทของที่ปรึกษาทางธุรกิจ (EA) ได้เปลี่ยนแปลงไปอย่างมากเมื่อเทียบกับสองปีที่แล้ว โดยที่การช่วยเหลือในการจัดการเวลาของผู้บริหารไม่ได้เป็นเพียงการจัดการเวลาเท่านั้น แต่ที่ปรึกษาทางธุรกิจได้กลายเป็นกำลังสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และ ตำแหน่งนี้ต้องการทักษะใหม่ที่เกี่ยวข้องกับ AI.

เป็นครั้งแรกที่ AI ทำให้ที่ปรึกษาทางธุรกิจสามารถรองรับผู้บริหารหลายคนได้ผ่านการปรับปรุงกระบวนการทำงานและอัตโนมัติ ความลึกของการสนับสนุนนี้ทำให้ที่ปรึกษาทางธุรกิจสามารถรับบทบาทที่คล้ายกับ Chief of Staff มากขึ้น

เมื่อเรา tại Viva Talent ถามที่ปรึกษาทางธุรกิจของเราว่าพวกเขาใช้เครื่องมืออะไรบ่อยที่สุด ชื่อเดียวกันจะปรากฏเสมอ ได้แก่ Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, โปรแกรมจัดการอีเมล (Gmail, Outlook, หรือ Superhuman), เครื่องมือจัดการโครงการ (เช่น Monday.com), และเครื่องมือจัดการการนัดหมาย (รวมถึง Vimcal)

เป็นรายชื่อเครื่องมือที่ได้รับความนิยมสูงสุดในที่ทำงาน แต่สิ่งที่น่าสนใจไม่ใช่รายชื่อเอง แต่เป็นวิธีการทำงานร่วมกันของเครื่องมือเหล่านี้

เราพบว่าที่ปรึกษาทางธุรกิจที่ดีที่สุดไม่ใช่ผู้รวบรวมเครื่องมือ AI แต่เป็นผู้เชื่อมต่อเครื่องมือเหล่านั้น

การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

большинของธุรกิจใช้ Slack เช่นบริการแชท แต่ที่ปรึกษาทางธุรกิจที่ดีที่สุดใช้ Slack เช่นศูนย์ปฏิบัติการ ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการส่งคำขอผ่าน Slack ให้กับผู้บริหาร ในบริษัทส่วนใหญ่ คำขอนี้จะถูกปล่อยทิ้งไว้จนกว่าใครสักคนจะจำได้ว่าจะต้องดำเนินการ

วิธีการที่ชาญฉลาดกว่าคือการตั้งค่าการอัตโนมัติโดยใช้อีโมจิและเชื่อมต่อกับ Notion โดยการกำหนดอีโมจิให้กับข้อความและใช้ การรวม Notion ที่เหมาะสม จะทำให้ข้อความถูกทำเครื่องหมายเป็นงานที่ติดตามได้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องเขียนงานลงในรายการงานและอาจถูกลืมไป ทั้งหมดจะถูกบันทึกและผู้บริหารจะไม่ต้องสงสัยว่าสิ่งใดบางอย่างอาจหลุดออกจากกระบวนการ

การรักษาอาการอิดหนาระหว่างการอ่านอีเมล

สิ่งแรกที่ผู้ใช้ AI ใหม่ทำคือขอให้ AI เขียนอีเมลให้พวกเขา ที่ปรึกษาทางธุรกิจเป็นผู้เชี่ยวชาญในการจัดการอีเมล และการใช้ AI ของพวกเขาควรเป็นการขยายความสามารถนี้ แต่โอกาสที่พลาดไปมากที่สุดในการใช้ ChatGPT และ Claude คือการใช้เครื่องมือเหล่านี้เหมือนเครื่องมืออัตโนมัติเมื่อพวกมันสามารถทำได้มากกว่านั้น

การนำไปใช้ที่มีประสิทธิภาพที่สุดซึ่งฉันเห็นคือการฝึก AI ที่ใช้ข้อความอีเมลและข้อความ Slack ของผู้บริหารเฉพาะบุคคล ระบบ AI จะจับได้ว่าสไตล์การสื่อสาร โทน ความชอบ และสิ่งที่ผู้บริหารสนใจ และสามารถเขียนอีเมลในนามผู้บริหารได้ หรือกรองข้อความที่ไม่จำเป็น หรือย่อหน้ารายงาน 100 หน้าให้เหลือเพียงจุดสำคัญบางจุด

สิ่งที่เคยใช้เวลา 15-20 นาทีในการค้นหาและเข้าใจบริบทสามารถทำได้ภายในไม่กี่วินาที ผู้บริหารสามารถใช้เวลาตัดสินใจแทนการอ่านและเขียนอีเมล

สิ่งเดียวกันใช้ได้กับการประชุมด้วย ไม่ต้องใช้เวลาทั้งการประชุมในการบันทึกย่อ โดยที่ปรึกษาทางธุรกิจสามารถใช้ Granola สำหรับงานนี้ เมื่อรวม พรอมต์ ChatGPT ที่มีโครงสร้าง ไว้ ย่อหนังสือการประชุมพร้อมที่จะถูกส่งไปให้ผู้เข้าร่วมการประชุมก่อนที่พวกเขาจะออกจากห้องประชุม ที่ปรึกษาทางธุรกิจยังสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อรวบรวมข้อมูลจากการประชุมสัปดาห์ละหลายครั้งหรือรวบรวมข้อมูลจากหลาย ๆ การโทรเข้าด้วยกันในแหล่งข้อมูลเดียวด้วยพรอมต์เดียว

การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

แม้ว่าสิ่งนี้จะดูสะดวกสบายแล้ว แต่การปลดล็อกที่แท้จริงเกิดขึ้นเมื่อผู้บริหารไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ ด้วยบันทึกการประชุมของ Granola และความเข้าใจที่ลึกซึ้งเกี่ยวกับกระบวนการทำงานและสถานะของการดำเนินการในอดีต ที่ปรึกษาทางธุรกิจสามารถทำหน้าที่เป็นตัวแทนของผู้บริหาร

นอกจากนี้ Granola ยังช่วยให้สามารถค้นหาด้วย LLM ผ่านส่วนค้นหา โดยที่พรอมต์สามารถถูกป้อนเข้าไปได้ ตัวอย่างเช่น ฉันกำลังจะเข้าร่วมการประชุมกับลูกค้าและพยายามจำชื่อลูกของเธอ ฉันถาม Granola “ชื่อลูกชายของ Nicole คืออะไร” และได้รับการตอบกลับภายในไม่กี่วินาที

เราพบว่าด้วยการนำ Granola และเครื่องมือ AI อื่น ๆ มาใช้เพื่อติดตามการทำงานประจำวันของผู้บริหาร ที่ปรึกษาทางธุรกิจสามารถนำการตรวจสอบกับลูกค้าและเซสชันการซิงค์ภายในได้อย่างมั่นใจ เมื่อผู้บริหารกลับมา พวกเขาสามารถมองย้อนกลับไปที่บันทึกการประชุมและไม่พลาดจังหวะ

ที่ปรึกษาทางธุรกิจของฉันสร้างเอกสาร “While You Were Out” โดยใช้ AI โดยมีหมวดหมู่ เช่น “การอัปเดตสำคัญ”, “การประชุมที่คุณพลาด”, และ “ย่อหน้าอีเมล” แต่ละหมวดหมู่มีข้อมูลที่สำคัญและเร่งด่วนที่ฉันต้องจัดการ และสามารถดูได้ง่ายๆ โดยไม่ต้องอธิบายมาก และฉันแทบไม่ต้องถามคำถามเพื่อทำความเข้าใจบริบท มันทำงานได้ดี

การอัตโนมัติมาเพื่อช่วยเหลือ

เครื่องมือเดียวสามารถให้ผลลัพธ์เล็กๆ ได้ แต่เมื่อคุณรู้วิธีทำให้ AI สนทนากัน นั่นคือจุดที่สามารถประหยัดเวลาได้จริงๆ

พิจารณาการเตรียมผู้บริหารสำหรับการประชุมกับลูกค้าหรือผู้ขายใหม่ การทำงานนี้ด้วยมือจะหมายถึงการค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท การค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องภายในบริษัท การเตรียมเอกสารการบรรยาย และอื่นๆ ซึ่งอาจใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้น และนั่นก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น

การอัตโนมัติเปลี่ยนแปลงทุกสิ่ง และที่ปรึกษาทางธุรกิจที่ได้รับการฝึกอบรมใน Zapier สามารถสร้างการทำงานที่ทำส่วนใหญ่ของงานได้ในพริบตา:

• เริ่มต้นด้วยการป้อนข้อมูลง่ายๆ ใน HubSpot หรือ Google Sheets
• สิ่งนี้ กระตุ้น AI ของ Zapier เพื่อดึงข้อมูลบริษัทและให้ไฮไลท์
• ข้อมูลถูกเปรียบเทียบกับเอกสารภายในเพื่อระบุจุดสำคัญในการพูดคุย
• จากนั้น เอกสารการบรรยายจะถูกสร้างขึ้น โดยอัตโนมัติ และเอกสารทั้งหมดจะถูกวางไว้ในโฟลเดอร์คลาวด์สำหรับการเข้าถึงได้ง่ายทั่วทีม
• ผู้บริหารและพนักงานสนับสนุนจะได้รับอีเมลสรุปกระบวนการ

ทีมที่ใช้การทำงานเหล่านี้รายงานว่าสามารถลดเวลาเตรียมการได้ถึง 70% และเนื่องจากกระบวนการนี้สามารถทำซ้ำและคาดการณ์ได้ จึงทำงานได้ดีเสมอ

การตามติดหลังการประชุมทำงานในลักษณะเดียวกัน เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง การถอดเสียงที่ผลิตโดย Granola จะถูกส่งกลับไปยัง Zapier AI จะสร้างอีเมลสั้นๆ ให้กับลูกค้า ในขณะที่บันทึกการประชุมภายในจะถูกส่งเข้าไปในช่อง Slack ที่อุทิศให้

สำหรับกระบวนการทำงานที่ยุ่งยากซึ่งไม่มีการสนับสนุน Zapier ที่มีอยู่ ที่ปรึกษาทางธุรกิจที่มีความรู้ลึกเกี่ยวกับการใช้ ChatGPT สามารถสร้างสคริปต์ Google Apps ได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องมีประสบการณ์ในการเขียนโค้ด เราใช้วิธีนี้เพื่อดึงข้อมูลจากแผงควบคุมภายในบริษัทไปสู่รายงานสัปดาห์ละหลายครั้ง โดยกำจัดงานคัดลอกและวางหลายชั่วโมงออกไปในทันที

สิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป

ที่ปรึกษาทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จและเติบโตไม่จำเป็นต้องเป็นผู้ที่เรียนรู้เครื่องมือมากที่สุด แต่เป็นผู้ที่คิดระบบically สามารถ ระบุและแก้ไขอุปสรรคในกระบวนการทำงาน และรู้ว่าสามารถใช้การอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาได้อย่างปลอดภัยในขณะเดียวกันก็ให้ผลลัพธ์ที่ดีเยี่ยม

ผู้บริหารที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดในปัจจุบันกำลังได้รับประโยชน์จากที่ปรึกษาทางธุรกิจที่มีความเชี่ยวชาญด้าน AI ซึ่งสามารถสร้างระบบที่คาดการณ์ความต้องการ ไม่ใช่แค่ตอบสนองต่อพวกมัน