Hvordan AI-drevne executive assistenter genopfinder arbejdet i 2026

I dag har rollen som executive assistant (EA) ændret sig dramatisk set i forhold til, hvad den var for blot to år siden. Hvor hjælp til arbejdslivsbalance for en direktør tidligere kun var tidssstyring, er EAs nu kraftmultiplikatorer, og stillen kræver en ny sæt af AI-baserede færdigheder.

For første gang har AI gjort det muligt for en enkelt højt trænet assistent at støtte multiple direktører gennem workflow-optimering og automatisering. Dybden af deres støtte fører endda til, at de overtager roller mere lignende en Chief of Staff end en simpel assistent.

Når vi hos Viva Talent spørger vores egne EAs, hvilke værktøjer de udnytter mest, kommer de samme navne altid tilbage: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, email-klienter (Gmail, Outlook eller Superhuman), projektstyringsværktøjer (som Monday.com) og planlægningsværktøjer (herunder Vimcal).

Det er en liste over de mest populære værktøjer på arbejdspladsen, men listen i sig selv er ikke det interessante; det er måden, disse værktøjer kan arbejde sammen på.

Vi har set, at de bedste EAs ikke er samlere af AI-værktøjer. De er værktøjs-forbindere.

At tage slanken

De fleste virksomheder bruger Slack som en chatservice. De bedste EAs bruger det som et operationscenter. Her er et simpelt eksempel: En anmodning bliver lagt ind i Slack til en direktør. I de fleste virksomheder bliver anmodningen liggende, indtil nogen husker at tage action på den.

En mere intelligent tilgang? Opsæt automatiseringer baseret på emojis og loop Notion ind. Tildel en emoji til en besked, og med den rigtige Notion-integration vil den automatisk blive markeret som en sporet opgave. Uden at skulle indsættes manuelt i en to-do-liste og potentielt blive glemt, vil alle opgaver blive registreret, og direktøren behøver aldrig at undre sig over, om noget er faldet gennem sprækkerne.

At kurere email-overbelastning

En af de første ting, hver ny AI-bruger gør, er at bede om at skrive en email. EAs er eksperter i email-triage, og deres brug af AI skal være en udvidelse af denne evne, men den største missede mulighed med ChatGPT og Claude er at behandle disse værktøjer som et fancy autocomplete-værktøj, når de er i stand til meget mere.

Nogle af de mest effektive implementeringer, jeg har set, involverer generative AI-værktøjer, der er trænet på emails og Slack-kommunikation fra en bestemt direktør. AI-systemet fanger direktørens kommunikationsstil, tone, præferencer og interesser. Det kan derefter komponere emails i deres stemme, filtrere ud beskeder, de ikke vil have, eller reducere en 100-siders rapport til nogle få nøglepunkter, der betyder noget for den enkelte.

Hvad der tidligere tog 15 eller 20 minutter at grave igennem emails og forstå konteksten, kan tage kun sekunder. Direktøren kan nu bruge sin tid på at træffe beslutninger i stedet for kun at læse og skrive.

Det samme gælder for møder. I stedet for at bruge hele mødet på at tage noter, kan EAs bruge løsninger som Granola til denne opgave. Kombiner dette med en velstruktureret prompt i ChatGPT, og mødenotater er klar til distribution, før folk har forladt rummet. En executive assistant kan også bruge dette værktøj til at samle kvartalsindsigter fra ugentlige synkroniseringsmøder eller trække data fra multiple opkald ind i en enkelt samlet datakilde med en enkelt prompt.

En kraftmultiplikator

Så behageligt dette allerede lyder, er det reelle udløsning, når direktøren ikke kan deltage i mødet overhovedet. Med Granolas mødenotater og en dyb forståelse for direktørens arbejdsgange og status for tidligere handlinger, kan EA fungere som deres proxy.

Derudover giver Granola mulighed for LLM-stil-søgning gennem en søgefelt, hvor prompts kan indtastes. For eksempel var jeg lige ved at deltage i et møde med en kunde og prøvede at huske hendes barns navn. Jeg spurgte Granola: “Hvad er navnet på Nicoles søn?” og fik svar inden for sekunder.

Vi har set, at ved at udnytte Granola og andre AI-værktøjer til at holde fingrene på pulsen af en direktørs dag-til-dag-arbejde, kan EAs med sikkerhed lede check-in med kunder samt interne synkroniseringsessioner. Når direktøren vender tilbage, kan de kaste et blik på mødenotaterne og aldrig mangle et slag.

Min egen EA har bygget “Mens du var ude”-dokumenter med AI med kategorier som “Nøgleopdateringer”, “Møder, du missede” og “Email-digest”. Hver af disse indeholder alle nøgleopdateringer og urgente elementer, jeg behøver at adresse, og det er let at gennemse på et øjeblik. Denne simple ramme bringer mig øjeblikkeligt op til dato uden unødvendige forklaringer, og jeg behøver sjældent at stille følgespørgsmål for at forstå konteksten. Det fungerer bare.

Automatisering til undsætning

Et enkelt værktøj kan give nogle små sejre, men når du ved, hvordan du kan få AI-arbejdsgange til at tale sammen, er det, hvor tiden kan virkelig spares.

Overvej processen med at forberede en direktør på et møde med en ny kunde eller leverandør. For at udføre dette arbejde manuelt ville det betyde at søge efter information om virksomheden, finde relevant data internt, forberede et briefingsdokument og så videre. Dette kunne tage en time eller mere, og det er før mødet overhovedet begynder.

Automatisering ændrer alt, og EAs trænet i Zapier kan hurtigt oprette en arbejdsgang, der udfører det meste af arbejdet i blinken af et øje:

• Det starter med en simpel input i HubSpot eller Google Sheets.
• Det udløser Zapier’s AI til at hente virksomhedsdata og give højdepunkter.
• Dataene sammenlignes med interne dokumenter for at identificere relevante talepunkter.
• Herefter genereres et briefingsdokument, et kort slidestack bliver automatisk forberedt, og alt dette materiale bliver placeret i en cloud-mappe til let adgang for hele holdet.
• Direktøren og supportpersonale modtager en email, der sammenfatter processen.

Hold, der udnytter disse arbejdsgange, har rapporteret, at de har reduceret forberedelsestiden med op til 70%, og da processen er gentagen og forudsigelig, fungerer den gang på gang.

Eftermøder fungerer på samme måde. Når mødet afsluttes, føder Granolas mødenotat tilbage til Zapier. AI udarbejder en koncis email til kunden, mens interne mødenotater føres ind i en dedikeret Slack-kanal.

Til særligt besværlige arbejdsgange, der ikke har indbygget Zapier-understøttelse, kan EAs med dyb viden om ChatGPT-prompting hurtigt bygge en Google Apps Script med zero kodningsoplevelse. Vi har brugt denne tilgang selv til at hente data fra interne virksomhedsdashboard direkte ind i ugentlige rapporter, eliminerer timer af kedeligt copy/paste-arbejde på et øjeblik.

Hvad kommer næste

De EAs, der lykkes og trives, er ikke nødvendigvis dem, der lærer de fleste værktøjer. Det er dem, der tænker systemisk, kan identificere og løse vejrblokeringer i arbejdsgange og ved, hvor automatisering kan sikkert spare tid, mens den stadig producerer fremragende resultater.

I dag er de mest succesfulde direktører allerede i gang med at nyde godt af en støttende rolle af AI-kyndige executive assistenter, der kan bygge systemer, der forudser behov, ikke kun reagerer på dem.