Hoe AI-gepowered executive assistants het werk in 2026 herdefiniëren

Vandaag is de rol van de executive assistant (EA) dramatisch veranderd ten opzichte van twee jaar geleden. Waar het ondersteunen van de werk-privébalans van een executive ooit alleen maar tijdbeheer was, zijn EAs nu krachtmultipliers, en de positie vereist een nieuwe set AI-gebaseerde vaardigheden.

Voor het eerst heeft AI het mogelijk gemaakt dat een enkele hoogopgeleide assistent meerdere executives kan ondersteunen door workflow-optimalisatie en automatisering. De diepte van hun ondersteuning leidt hen zelfs naar het aannemen van rollen die meer lijken op een Chief of Staff dan een eenvoudige assistent.

Wanneer we bij Viva Talent onze eigen EAs vragen welke tools ze het meest gebruiken, komen dezelfde namen altijd terug: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, e-mailclients (Gmail, Outlook of Superhuman), projectmanagementtools (zoals Monday.com) en planningshulpmiddelen (inclusief Vimcal).

Het is een wie-is-wie van de meest populaire werkplaatstools, maar de lijst zelf is niet het interessante deel; het is de manier waarop deze tools samen kunnen werken.

We hebben gezien dat de beste EAs geen AI-toolcollectors zijn. Ze zijn tool connectors.

De slack oppakken

De meeste bedrijven gebruiken Slack als een chatservice. De beste EAs gebruiken het als een operationeel centrum. Hier is een eenvoudig voorbeeld: een verzoek wordt in Slack voor een executive geplaatst. In de meeste bedrijven zit dit verzoek vast totdat iemand eraan denkt om actie te ondernemen.

Een slimmere aanpak? Stel automatiseringen in op basis van emoji’s en sluit Notion aan. Wijs een emoji toe aan een bericht en met de juiste Notion-integratie wordt het automatisch gemarkeerd als een gevolgde taak. Zonder dat het handmatig in een to-do-lijst hoeft te worden ingevoerd en mogelijk vergeten, worden alle taken afgehandeld en hoeft de executive nooit te wonderen of iets door de mazen van het net is geglipt.

E-mailoverbelasting genezen

Een van de eerste dingen die elke nieuwe AI-gebruiker doet, is vragen of het een e-mail voor hen kan schrijven. EAs zijn experts in e-mailtriage en hun gebruik van AI moet een uitbreiding zijn van deze mogelijkheid, maar de grootste gemiste kans met ChatGPT en Claude is om deze tools te behandelen als een fancy autocomplete-tool wanneer ze veel meer kunnen.

Sommige van de meest effectieve implementaties die ik heb gezien, betreffen generatieve AI-tools die zijn getraind op de e-mails en Slack-communicaties van een specifieke executive. Het AI-systeem leert de communicatiestijl, de toon, de voorkeuren en de interesses van de executive. Het kan dan e-mails in hun stem componeren, berichten filteren die ze niet willen, of een 100-pagina’s tellend rapport terugbrengen tot een paar belangrijke bullet-points die voor die specifieke persoon van belang zijn.

Wat eerder 15 of 20 minuten kostte om door e-mails heen te worstelen en de context te begrijpen, kan nu in seconden gebeuren. De executive kan nu zijn tijd besteden aan het nemen van beslissingen in plaats van alleen maar te lezen en te schrijven.

Hetzelfde geldt voor vergaderingen. In plaats van de hele vergadering door te brengen met notities maken, kunnen EAs oplossingen zoals Granola voor die taak gebruiken. Combineer dit met een goed gestructureerde prompt in ChatGPT, en de vergadernotities zijn klaar om te worden gedistribueerd voordat mensen de kamer hebben verlaten. Een executive assistant kan deze tool ook gebruiken om kwartaalinhoud te verzamelen van wekelijkse synchronisatievergaderingen of gegevens uit meerdere gesprekken te extraheren naar een enkele coherente gegevensbron met één prompt.

Een krachtmultiplier

Zo handig als dit al klinkt, is de echte ontgrendeling wanneer de executive niet in staat is om de vergadering bij te wonen. Met Granola’s vergadernotities en een diep begrip van de workflows van de executive en de status van eerder genomen actiepunten, kan de EA optreden als hun proxy.

Bovendien maakt Granola LLM-stijl zoeken mogelijk via een zoeksectie waar prompts kunnen worden ingevoerd. Bijvoorbeeld, ik stond op het punt om deel te nemen aan een vergadering met een klant en probeerde me de naam van haar kind te herinneren. Ik vroeg Granola: “Wat is de naam van Nicole’s zoon?” en een antwoord werd binnen seconden geretourneerd.

We hebben gezien dat EAs, door Granola en andere AI-tools te gebruiken om hun vinger op de pols van de dagelijkse werkzaamheden van een executive te houden, met vertrouwen check-ins met klanten en interne synchronisatiesessies kunnen leiden. Wanneer de executive terugkeert, kan hij een blik werpen op de vergadernotities en nooit een stap missen.

Mijn eigen EA heeft “Terwijl je weg was”-documenten gebouwd met AI met categorieën zoals “Belangrijke updates”, “Vergaderingen die je hebt gemist” en “E-maildigest”. Elk van deze bevat alle belangrijke updates en urgente items die ik moet aanpakken, en het is gemakkelijk om in één oogopslag te begrijpen. Dit eenvoudige kader brengt me onmiddellijk op de hoogte en hoef ik zelden follow-upvragen te stellen om de context te begrijpen. Het werkt gewoon.

Automatisering te hulp

Een enkel hulpmiddel kan enkele kleine overwinningen bieden, maar wanneer je weet hoe je AI-workflows met elkaar kunt laten praten, is dat waar tijd echt kan worden bespaard.

Overweeg het proces van het voorbereiden van een executive voor een vergadering met een nieuwe klant of leverancier. Om dit handmatig te doen, zou het betekenen dat je informatie over het bedrijf opzoekt, relevante gegevens intern vindt, een briefingdocument voorbereidt enzovoort. Dit kan een uur of meer duren, en dat is voordat de vergadering zelfs maar begint.

Automatisering verandert alles, en EAs die zijn opgeleid in Zapier kunnen snel een workflow maken die het grootste deel van het werk in een oogwenk doet:

• Het begint met een eenvoudige invoer in HubSpot of Google Sheets.
• Dat activeert Zapier’s AI om bedrijfsgegevens op te halen en highlights te geven.
• De gegevens worden vergeleken met interne documenten om relevante gesprekspunten te identificeren.
• Van daaruit wordt een briefingdocument gegenereerd, een korte presentatie wordt automatisch voorbereid en al deze materialen worden in een cloudmap geplaatst voor eenvoudige toegang door het hele team.
• De executive en het ondersteunend personeel ontvangen een e-mail die het proces samenvat.

Teams die deze soort workflows gebruiken, hebben gemeld dat ze de voorbereidingstijd met tot 70% hebben teruggebracht, en aangezien het proces herhaalbaar en voorspelbaar is, werkt het elke keer.

Nadat de vergadering is afgelopen, werkt de follow-up op dezelfde manier. Wanneer de vergadering is afgelopen, voedt een door Granola gegenereerde transcriptie terug naar Zapier. AI ontwikkelt een conciese e-mail naar de klant, terwijl interne vergadernotities worden gevoed naar een toegewezen Slack-kanaal.

Voor bijzonder lastige workflows die geen ingebouwde Zapier-ondersteuning hebben, kunnen EAs met diepe kennis van ChatGPT-prompting snel een Google Apps Script maken met zero coderingservaring. We hebben deze aanpak zelf gebruikt om gegevens uit interne bedrijfsdashboards rechtstreeks in wekelijkse rapporten te trekken, waardoor uren van saai kopieer- en plakwerk in één keer werden geëlimineerd.

Wat komt hierna

De EAs die slagen en gedijen, zijn niet noodzakelijk degene die de meeste tools leren. Het zijn degene die systematisch denken, kunnen identificeren en oplossen van roadblocks in workflows, en weten waar automatisering veilig tijd kan besparen en toch sterke resultaten kan produceren.

Vandaag profiteren de meest succesvolle executives al van een ondersteunend team van AI-geletterde executive assistants die systemen kunnen bouwen die anticiperen op behoeften, in plaats van alleen maar te reageren op hen.