Hoe AI-gepowered executive assistenten het werk in 2026 herscheppen

Vandaag is de rol van de executive assistant (EA) dramatisch veranderd ten opzichte van twee jaar geleden. Waar het ondersteunen van de werk/leven balans van een executive ooit slechts tijdbeheer was, zijn EAs nu krachtmultipliers, en de positie vraagt om een nieuwe set AI-gebaseerde vaardigheden.

Voor het eerst heeft AI het mogelijk gemaakt dat een enkele hoogopgeleide assistent meerdere executives kan ondersteunen door middel van workflow-optimalisatie en -automatisering. De diepte van hun ondersteuning leidt er zelfs toe dat ze rollen gaan vervullen die meer lijken op die van een Chief of Staff dan op die van een eenvoudige assistent.

Wanneer wij bij Viva Talent onze eigen EAs vragen welke tools ze het meest gebruiken, komen dezelfde namen altijd terug: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, e-mailclients (Gmail, Outlook, of Superhuman), projectmanagementtools (zoals Monday.com), en planningshulpmiddelen (inclusief Vimcal).

Het is een wie-is-wie van de meest populaire werkplaatstools, maar de lijst zelf is niet het interessante deel; het is de manier waarop deze tools samen kunnen werken.

We hebben gezien dat de beste EAs geen verzamelaars van AI-hulpmiddelen zijn. Ze zijn hulpmiddel connectors.

De slack oppakken

De meeste bedrijven gebruiken Slack als een chatservice. De beste EAs gebruiken het als een operationeel centrum. Hier is een eenvoudig voorbeeld: een verzoek wordt in Slack voor een executive geplaatst. In de meeste bedrijven blijft dit verzoek liggen totdat iemand eraan denkt om actie te ondernemen.

Een slimmere aanpak? Automatiseringen instellen op basis van emoji’s en Notion in de lus. Wijs een emoji toe aan een bericht en met de juiste Notion-integratie wordt het automatisch gemarkeerd als een gevolgde taak. Zonder dat het handmatig in een to-do-lijst hoeft te worden ingevoerd en mogelijk vergeten, worden alle taken gevolgd en hoeft de executive nooit te twijfelen of iets door de mazen van het net is geglipt.

E-mailoverbelasting genezen

Een van de eerste dingen die elke nieuwe AI-gebruiker doet, is vragen of het een e-mail voor hen kan schrijven. EAs zijn experts in e-mailtriage en hun gebruik van AI moet een uitbreiding zijn van deze mogelijkheid, maar de grootste gemiste kans met ChatGPT en Claude is om deze tools te behandelen als een verfijnd autocomplete-hulpmiddel wanneer ze veel meer kunnen.

Sommige van de meest effectieve implementaties die ik heb gezien, betreffen generatieve AI-hulpmiddelen die zijn getraind op de e-mails en Slack-communicatie van een specifieke executive. Het AI-systeem leert de communicatiestijl, de toon, de voorkeuren en de interesses van de executive kennen. Het kan dan e-mails in hun stem schrijven, berichten filteren die ze niet zouden willen, of een rapport van 100 pagina’s terugbrengen tot een paar belangrijke bullet-points die voor die specifieke persoon van belang zijn.

Wat eerder 15 of 20 minuten kostte om door e-mails heen te worstelen en de context te begrijpen, kan nu in seconden gebeuren. De executive kan nu zijn tijd besteden aan het nemen van beslissingen in plaats van alleen maar te lezen en te schrijven.

Hetzelfde geldt voor vergaderingen. In plaats van de hele vergadering door te brengen met notities maken, kunnen EAs oplossingen zoals Granola gebruiken voor die taak. Combineer dit met een goed gestructureerde prompt in ChatGPT, en de vergadernotities zijn klaar om te worden verstuurd voordat mensen de kamer hebben verlaten. Een executive assistant kan ook dit hulpmiddel gebruiken om kwartaalinsichten te verzamelen van wekelijkse synchronisatievergaderingen of gegevens uit meerdere gesprekken te extraheren naar een enkele samenhangende gegevensbron met één prompt.

Een krachtmultiplier

Zo handig als dit al klinkt, is de echte ontgrendeling wanneer de executive niet in staat is om de vergadering bij te wonen. Met Granola’s vergadernotities en een diep begrip van de workflows van de executive en de status van eerdere actiepunten, kan de EA optreden als hun proxy.

Bovendien maakt Granola LLM-stijl zoeken mogelijk via een zoeksectie waar prompts kunnen worden ingevoerd. Bijvoorbeeld, ik stond op het punt om deel te nemen aan een vergadering met een klant en probeerde me de naam van haar kind te herinneren. Ik vroeg Granola: “Wat is de naam van Nicole’s zoon?” en een antwoord werd binnen seconden geretourneerd.

We hebben gezien dat door het gebruik van Granola en andere AI-hulpmiddelen om hun vinger op de pols van de dagelijkse werkzaamheden van een executive te houden, EAs met vertrouwen check-ins met klanten en interne synchronisatiesessies kunnen leiden. Wanneer de executive terugkeert, kan hij een blik werpen op de vergadernotities en nooit een slag missen.

Mijn eigen EA heeft “Terwijl je weg was”-documenten gebouwd met AI met categorieën zoals “Belangrijke updates”, “Vergaderingen die je hebt gemist” en “E-maildigest”. Elk van deze bevat alle belangrijke updates en dringende items die ik moet aanpakken, en het is gemakkelijk om in één oogopslag te begrijpen. Dit eenvoudige kader brengt me onmiddellijk op de hoogte zonder overbodige verklaringen en ik hoef zelden follow-upvragen te stellen om de context te begrijpen. Het werkt gewoon.

Automatisering te hulp

Een enkel hulpmiddel kan enkele kleine overwinningen bieden, maar wanneer je weet hoe je AI-workflows met elkaar kunt laten praten, is dat waar tijd echt kan worden bespaard.

Bedenk het proces van het voorbereiden van een executive op een vergadering met een nieuwe klant of leverancier. Om dit werk met de hand te doen, zou het betekenen dat je informatie over het bedrijf opzoekt, relevante gegevens intern vindt, een briefingdocument voorbereidt, enz. Dit kan een uur of meer duren, en dat is voordat de vergadering zelfs maar begint.

Automatisering verandert alles, en EAs die zijn opgeleid in Zapier kunnen snel een workflow maken die het grootste deel van het werk in een oogwenk doet:

• Het begint met een eenvoudige invoer in HubSpot of Google Sheets.
• Dat activeert Zapier’s AI om bedrijfsgegevens op te halen en highlights te geven.
• De gegevens worden vergeleken met interne documenten om relevante gesprekspunten te identificeren.
• Van daaruit wordt een briefingdocument gegenereerd, een korte dia-presentatie wordt automatisch voorbereid, en al dit materiaal wordt in een cloudmap geplaatst voor eenvoudige toegang door het hele team.
• De executive en het ondersteunend personeel ontvangen een e-mail die het proces samenvat.

Teams die dergelijke workflows gebruiken, hebben gemeld dat ze de voorbereidingstijd met tot 70% hebben teruggebracht, en aangezien het proces herhaalbaar en voorspelbaar is, werkt het elke keer.
Vergaderingen na afloop werken op dezelfde manier. Wanneer de vergadering afgelopen is, voedt een transcript dat is gegenereerd door Granola terug naar Zapier. AI ontwerpt een conciese e-mail aan de klant, terwijl interne vergadernotities worden gevoerd naar een toegewijd Slack-kanaal.

Voor bijzonder lastige workflows die geen ingebouwde Zapier-ondersteuning hebben, kunnen EAs met diepe kennis van ChatGPT-prompting snel een Google Apps Script maken met zero codingservaring. We hebben deze aanpak zelf gebruikt om gegevens uit interne bedrijfsdashboards rechtstreeks in wekelijkse rapporten te trekken, waardoor uren van saai kopieer- en plakwerk in één keer werden geëlimineerd.

Wat komt hierna

De EAs die slagen en gedijen, zijn niet noodzakelijkerwijs degene die de meeste tools leren. Het zijn degene die systematisch denken, kunnen identificeren en oplossen van belemmeringen in workflows, en weten waar automatisering veilig tijd kan besparen en toch uitstekende resultaten kan opleveren.

Vandaag de dag profiteren de meest succesvolle executives al van een ondersteunend team van AI-vaardige executive assistenten die systemen kunnen bouwen die behoeften anticiperen, in plaats van alleen maar te reageren.