Comment les assistants exécutifs alimentés par l’IA réinventent le travail en 2026

Aujourd’hui, le rôle de l’assistant exécutif (EA) a dramatiquement changé par rapport à ce qu’il était il y a seulement deux ans. Alors que l’aide à l’équilibre travail-vie d’un exécutif était autrefois une simple gestion du temps, les EA sont maintenant des multiplicateurs de force, et le poste exige un nouveau ensemble de compétences basées sur l’IA.

Pour la première fois, l’IA a rendu possible pour un seul assistant hautement formé de soutenir plusieurs exécutifs grâce à l’optimisation des flux de travail et à l’automatisation. La profondeur de leur soutien les amène même à assumer des rôles plus similaires à celui de chef d’état-major qu’à celui d’un simple assistant.

Lorsque nous chez Viva Talent demandons à nos propres EA quels outils ils utilisent le plus, les mêmes noms reviennent toujours : Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, clients de messagerie électronique (Gmail, Outlook ou Superhuman), outils de gestion de projet (comme Monday.com) et outils de planification (comme Vimcal).

C’est un qui est qui des outils de travail les plus populaires, mais la liste elle-même n’est pas l’aspect intéressant ; c’est la façon dont ces outils peuvent travailler ensemble.

Nous avons constaté que les meilleurs EA ne sont pas des collectionneurs d’outils d’IA. Ils sont des connecteurs d’outils.

Prendre le relais

La plupart des entreprises utilisent Slack comme un service de chat. Les meilleurs EA l’utilisent comme un centre de opérations. Voici un exemple simple : une demande est déposée dans Slack pour un exécutif. Dans la plupart des entreprises, cette demande reste en attente jusqu’à ce que quelqu’un se souvienne de prendre des mesures.

Une approche plus intelligente ? Mettre en place des automatisations basées sur des émojis et intégrer Notion. Attribuer un émoji à un message et avec l’intégration Notion appropriée, il sera automatiquement marqué comme une tâche suivie. Sans avoir à être saisi manuellement dans une liste de tâches et potentiellement oublié, toutes les tâches seront prises en compte et l’exécutif n’aura jamais à se demander si quelque chose a été oublié.

Guérir la surcharge d’e-mails

L’une des premières choses que chaque nouvel utilisateur d’IA fait est de demander à l’IA de rédiger un e-mail pour lui. Les EA sont des experts en triage d’e-mails et leur utilisation de l’IA devrait être une extension de cette capacité, mais la plus grande occasion manquée avec ChatGPT et Claude est de traiter ces outils comme un outil de complétion automatique de texte lorsqu’ils sont capables de bien plus.

Certaines des mises en œuvre les plus efficaces que j’ai vues impliquent des outils d’IA génératifs formés sur les e-mails et les communications Slack d’un exécutif spécifique. Le système d’IA adopte le style de communication, le ton, les préférences et les intérêts de l’exécutif. Il peut alors composer des e-mails dans sa voix, filtrer les messages qu’il ne voudrait pas, ou réduire un rapport de 100 pages à quelques points clés qui importent à cet individu spécifique.

Ce qui prenait autrefois 15 ou 20 minutes pour fouiller dans les e-mails et comprendre le contexte peut maintenant prendre seulement quelques secondes. L’exécutif peut maintenant consacrer son temps à prendre des décisions au lieu de simplement lire et écrire.

La même chose s’applique aux réunions. Plutôt que de passer toute la réunion à prendre des notes, les EA peuvent utiliser des solutions comme Granola pour cette tâche. Combiner cela avec une invite bien structurée dans ChatGPT, et les procès-verbaux de la réunion sont prêts à être distribués avant même que les participants n’aient quitté la salle. Un assistant exécutif peut également utiliser cet outil pour rassembler des informations trimestrielles à partir de réunions de synchronisation hebdomadaires ou extraire des données de plusieurs appels dans une seule source de données cohérente avec une seule invite.

Un multiplicateur de force

Même si cela semble déjà pratique, la véritable clé se trouve lorsqu’un exécutif est incapable d’assister à la réunion. Avec les notes de réunion de Granola et une compréhension approfondie des flux de travail de l’exécutif et de l’état des éléments d’action passés, l’EA peut agir en son nom.

En outre, Granola permet une recherche de type LLM via une section de recherche où des invites peuvent être saisies. Par exemple, j’allais participer à une réunion avec un client et j’essayais de me rappeler le nom de son enfant. J’ai demandé à Granola : “Quel est le nom du fils de Nicole ?” et une réponse est revenue en quelques secondes.

Nous avons constaté que, en exploitant Granola et d’autres outils d’IA pour garder le doigt sur le pouls du travail quotidien d’un exécutif, les EA peuvent confiantement diriger des réunions de suivi avec les clients ainsi que des sessions de synchronisation internes. Lorsque l’exécutif revient, il peut jeter un coup d’œil aux notes de la réunion et ne jamais manquer un battement.

Mon propre EA a créé des documents “Pendant votre absence” en utilisant l’IA avec des catégories comme “Mises à jour clés”, “Réunions manquées” et “Résumé d’e-mail”. Chacun de ces contenus comporte toutes les mises à jour clés et les éléments urgents que je dois traiter, et il est facile de les parcourir d’un seul coup d’œil. Ce simple cadre me met instantanément au courant sans explications excessives et je n’ai rarement besoin de poser des questions de suivi pour comprendre le contexte. Cela fonctionne simplement.

L’automatisation à la rescousse

Un seul outil peut apporter de petites victoires, mais lorsqu’on sait comment faire communiquer les flux de travail d’IA entre eux, c’est là que le temps peut vraiment être économisé.

Considérons le processus de préparation d’un exécutif pour une réunion avec un nouveau client ou fournisseur. Faire ce travail manuellement signifierait rechercher des informations sur l’entreprise, trouver des données pertinentes internes, préparer un document de briefing, et ainsi de suite. Cela pourrait prendre une heure ou plus, et ce n’est qu’avant que la réunion ne commence.

L’automatisation change tout, et les EA formés à Zapier peuvent rapidement créer un flux de travail qui effectue la majeure partie du travail en un clin d’œil :

• Cela commence par une saisie simple dans HubSpot ou Google Sheets.
• Cela déclenche l’IA de Zapier pour extraire les données d’entreprise et fournir des points clés.
• Les données sont comparées aux documents internes pour identifier les points de discussion pertinents.
• À partir de là, un document de briefing est généré, une présentation concise est automatiquement préparée, et tout ce matériel est placé dans un dossier cloud pour un accès facile à travers l’équipe.
• L’exécutif et le personnel de soutien reçoivent un e-mail résumant le processus.

Les équipes qui exploitent ces types de flux de travail ont rapporté une réduction du temps de préparation de jusqu’à 70 %, et comme le processus est reproductible et prévisible, il fonctionne à chaque fois.

Les suivis post-réunion fonctionnent de la même manière. Lorsque la réunion se termine, une transcription produite par Granola est renvoyée à Zapier. L’IA rédige un e-mail concis au client tandis que les notes de réunion internes sont alimentées dans un canal Slack dédié.

Pour les flux de travail particulièrement délicats qui n’ont pas de prise en charge intégrée Zapier, les EA ayant une connaissance approfondie de l’invocation de ChatGPT peuvent rapidement créer un script Google Apps avec zéro expérience de codage. Nous avons utilisé cette approche nous-mêmes pour extraire des données de tableaux de bord internes de l’entreprise directement dans des rapports hebdomadaires, éliminant ainsi des heures de travail fastidieux de copier-coller en un instant.

Qu’est-ce qui vient ensuite

Les EA qui réussissent et prospèrent ne sont pas nécessairement ceux qui apprennent le plus d’outils. Ce sont ceux qui pensent de manière systématique, qui peuvent identifier et résoudre les obstacles dans les flux de travail, et qui savent où l’automatisation peut économiser du temps en toute sécurité tout en produisant des résultats exceptionnels.

Aujourd’hui, les exécutifs les plus performants bénéficient déjà d’une équipe de soutien d’assistants exécutifs fluent en IA qui peuvent construire des systèmes qui anticipent les besoins, et non simplement y réagir.