AI Güçlü Yürütme Asistanlarının 2026’da İşleri Nasıl Yeniden Düşündüğünü

Bugün, yürütme asistanının (EA) rolü sadece iki yıl öncesine kıyasla dramatik olarak değişti. Bir yöneticinin iş/yaşam dengesine yardımcı olmak daha önce sadece zaman yönetimi iken, EA’lar şimdi güç çarpanları haline geldi ve bu pozisyon yeni bir dizi AI tabanlı beceri talep ediyor.

İlk kez, AI, bir dizi yöneticinin iş akışı optimizasyonu ve otomasyonu yoluyla tek bir yüksek eğitimli asistan tarafından desteklenmesini mümkün kıldı. Desteklerinin derinliği, onları basit bir asistan yerine bir Başbakanlık görevi gibi rolleri üstlenmeye yöneltiyor.

Viva Talent’da kendi EA’larımıza en çok hangi araçları kullandıklarını sorduğumuzda, her zaman aynı isimler geri geliyor: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, e-posta istemcileri (Gmail, Outlook veya Superhuman), proje yönetimi araçları (Monday.com gibi) ve zamanlama araçları (Vimcal dahil).

Bu, genel olarak en popüler iş yeri araçlarının bir kimliği olmakla birlikte, liste itself değil, bu araçların birlikte nasıl çalışabileceği ilginç.

Gördük ki en iyi EA’lar AI aracı toplayıcıları değil, araç bağlantılarıdır.

Slack’i Devralmak

Çoğu işletme Slack’i sohbet hizmeti gibi kullanıyor. En iyi EA’lar ise onu bir operasyon merkezi gibi kullanıyor. Basit bir örnek: Bir yönetici için Slack’e bir istek bırakılıyor. Çoğu şirketde, bu istek, someone tarafından harekete geçirilene kadar bekliyor.

Daha zeki bir yaklaşım? Notion ile birlikte otomasyonları kurun. Bir mesajına bir emoji atayın ve doğru Notion entegrasyonu ile otomatik olarak bir takip edilen görev olarak işaretlenecektir. Elle bir yapılacaklar listesine girilmeye gerek kalmadan ve potansiyel olarak unutulmadan, tüm görevler hesaba katılacaktır ve yönetici, bir şeyin boşluklardan geçip geçmediğini merak etmek zorunda kalmayacaktır.

E-posta Aşırılığına Çare Bulmak

Her yeni AI kullanıcısının yaptığı ilk şey, ona bir e-posta yazmasını istemektir. EA’lar e-posta triajında uzmanlar ve AI kullanımının bu yeteneklerinin bir uzantısı olması gerekir, ancak ChatGPT ve Claude ile en büyük kaçırılan fırsat, bunları sadece bir otomatik tamamlama aracı gibi kullanmak yerine, çok daha fazlasını yapabilen araçlar olarak kullanmaktır.

Gördüğüm en etkili uygulamalardan bazıları, belirli bir yöneticinin e-postaları ve Slack iletişimlerine eğitilmiş generatif AI araçlarını içerir. AI sistemi, iletişim tarzını, tonunu, tercihlerini ve ilgilendiği konuları alır. Sonra, bu kişiye özgü bir sesle e-postalar oluşturabilir, istemediği mesajları filtreleyebilir veya 100 sayfalık bir raporu, ilgili kişiye özgü birkaç ana nokta haline getirebilir.

15 veya 20 dakika önce e-postaları araştırmak ve bağlamı anlamak için gereken zaman, şimdi sadece saniyeler sürer. Yönetici, artık sadece okumak ve yazmak yerine kararlar alabilir.

Aynı durum toplantılar için de geçerlidir. Tüm toplantıyı not almak yerine, EA’lar Granola gibi çözümleri kullanabilir. Bunu ChatGPT’de iyi yapılandırılmış bir.prompt ile birleştirin ve toplantı notları, insanların toplantı odasından çıkmadan önce dağıtıma hazır olur. Bir yürütme asistanı, bu aracı ayrıca haftalık senkronizasyon toplantılarından çeyreklik içgörüler toplamak veya birden fazla aramadan tek bir koherent veri kaynağına veri çıkarmak için tek bir.prompt ile kullanabilir.

Çarpan Güç

Şu anda zaten oldukça rahat görünmesine rağmen, gerçek kilidini açmak, yöneticinin toplantıya katılamadığı zaman gelir. Granola’nın toplantı notları ve bir yöneticinin iş akışları ve geçmiş eylem maddelerinin durumu hakkında derin bir anlayış ile, EA, onun vekili olarak hareket edebilir.

Ek olarak, Granola, bir arama bölümünde.prompt girilebilen LLM tarzı arama sağlar. Örneğin, bir müşteriyle toplantı yapmak üzereydim ve çocuğunun adını hatırlamaya çalışıyordum. Granola’ya “Nicole’ın oğlunun adı nedir?” diye sordum ve cevap birkaç saniye içinde geri döndü.

Gördük ki, EA’lar Granola ve diğer AI araçlarını kullanarak bir yöneticinin günlük işinin parmak izini tutabilir ve müşterilerle iç senkronizasyon seanslarını güvenle yönetebilir. Yönetici döndüğünde, toplantı notlarına bir bakış atabilir ve hiç bir vuruşu kaçırmaz.

Kendi EA’m, AI ile “Sen Gittikten Sonra” belgeleri oluşturdu, “Ana Güncellemeler”, “Kaçırılmış Toplantılar” ve “E-posta Özeti” gibi kategorilerle. Her biri, bana hitap etmesi gereken tüm ana güncellemeleri ve acil öğeleri içerir ve bir bakışta kolayca anlaşılabilir. Bu basit çerçeve, açıklamalara gerek kalmadan ve nadiren takip soruları sormaya gerek kalmadan beni anında güncel tutar. Sadece işe yarar.

Otomasyona Kurtuluş

Tek bir araç bazı küçük zaferler sağlayabilir, ancak AI iş akışlarının birbirleriyle nasıl konuşabileceğini bildiğinizde, bu, zamanın gerçekten kazanılabileceği yerdir.

Bir yöneticinin yeni bir müşteri veya tedarikçi ile toplantı hazırlamak için süreci düşünün. Elle bu işi yapmak, şirket hakkında bilgi aramak, içten ilgili verileri bulmak, bir brifing belgesi hazırlamak ve benzeri işlemler anlamına gelir. Bu, toplantının başlamasından önce bir saat veya daha fazla sürebilir.

Otomasyon her şeyi değiştirir ve Zapier’de eğitilmiş EA’lar, göz açıp kapayıncaya kadar işin çoğunu yapan bir iş akışı oluşturabilir:

• Bu, HubSpot veya Google Sheets’te basit bir girdi ile başlar.
• Bu, Zapier’in AI’sini şirket verilerini çekmeye ve önemli noktaları vurgulamaya tetikler.
• Veriler, ilgili konuşma noktalarını belirlemek için iç belgelerle karşılaştırılır.
• Bundan sonra, bir brifing belgesi oluşturulur, bir slayt sunusu otomatik olarak hazırlanır ve tüm bu materyaller, ekibin kolayca erişebileceği bir bulut klasörüne yerleştirilir.
• Yönetici ve destek personeli, süreci özetleyen bir e-posta alır.

Bu tür iş akışlarını kullanan ekipler, hazırlık süresini %70’e kadar azalttıklarını bildirdiler ve sürecin tekrar tekrar çalışması nedeniyle, her zaman işe yarar.

Toplantı sonrası takip işlemleri de aynı şekilde çalışır. Toplantı bittikten sonra, Granola tarafından üretilen bir transkript, Zapier’e geri beslenir. AI, müşteriye bir e-posta taslağı oluştururken, iç toplantı notları, bir Slack kanalına beslenir.

Zapier desteği olmayan özellikle zor iş akışları için, ChatGPT.prompt hakkında derin bilgiye sahip EA’lar, hiçbir kodlama deneyimi olmadan hızlı bir şekilde bir Google Apps Script oluşturabilir. Biz bu yaklaşımı, iç şirket panellerinden haftalık raporlara veri çekmek için kullandık ve böylece saatlerce süren monoton kopyala-yapıştır işini anında ortadan kaldırdık.

Sonraki Nedir

Başarılı olan ve başarılı olan EA’lar, mutlaka en çok aracı öğrenenler değildir. Bunlar, sistemsel düşünen, iş akışı engelilerini tanımlayabilen ve zamanı güvenli bir şekilde kaydetmeye devam ederken masih mükemmel sonuçlar üretebilenlerdir.

Bugünün en başarılı yöneticileri, zaten AI destekli yürütme asistanlarının desteğinden yararlanıyorlar. Bu asistanlar, ihtiyaçları önceden tahmin eden, sadece onlara cevap vermeyen sistemler oluşturabiliyorlar.