ืื ืืืื ืืขื
ืืืฆื ืขืืืจืื ืืืืจืื ืืื ืืื ืืืืฆืขืืช AI ืืืืฉืื ืืช ืืขืืืื ื-2026
היום, תפקידו של עוזר בכיר (EA) השתנה באופן דרמטי ממה שהיה רק שנתיים לפני כן. במקום שסיוע באיזון עבודה/חיים של בכיר היה רק ניהול זמן, עוזרים בכירים הם כיום כוח מרבי, והתפקיד דורש סט חדש של מיומנויות המבוססות על AI.
לראשונה, AI הפך את הדבר לאפשרי עבור עוזר יחיד המאומן היטב לתמוך במספר בכירים דרך אופטימיזציה ואוטומציה של זרימת עבודה. עומק התמיכה שלהם אפילו גורם להם לקחת על עצמם תפקידים דומים יותר לראש מטה מאשר עוזר פשוט.
כאשר אנו ב-Viva Talent שואלים את עוזרינו הבכירים מהם הכלים שהם מנצלים ביותר, השמות האותם תמיד חוזרים: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, לקוחות דואר אלקטרוני (Gmail, Outlook, או Superhuman), כלים לניהול פרויקטים (כגון Monday.com), וכלים לתזמון (כולל Vimcal).
זהו who’s who של הכלים הפופולריים ביותר במקום העבודה בכלל, אבל הרשימה עצמה אינה החלק המעניין; זה הדרך שבה כלים אלה יכולים לעבוד יחד.
ראינו שהעוזרים הבכירים הטובים ביותר אינם אוסף כלים של AI. הם מחברים כלים.
לקיחת Slack
רוב העסקים משתמשים ב-Slack כשירות צ’אט. העוזרים הבכירים הטובים ביותר משתמשים בו כמרכז פעולות. דוגמה פשוטה: בקשה מופלת ל-Slack עבור בכיר. ברוב החברות, בקשה זו נשארת עד שמישהו זוכר לנקוט פעולה.
גישה חכמה יותר? הגדר אוטומציות על בסיס אמוג’ים והכנס Notion. הקצה אמוג’י להודעה ועם האינטגרציה הנכונה של Notion היא תימצא אוטומטית כמשימה מעקב. ללא צורך להיכנס באופן ידני לרשימת מטלות ולהישכח, כל המטלות יירשמו והבכיר לעולם לא יצטרך לתהות אם משהו נפל מהפסים.
ריפוי עומס דואר אלקטרוני
אחד הדברים הראשונים שכל משתמש AI חדש עושה הוא לבקש ממנו לכתוב דואר אלקטרוני בשבילו. עוזרים בכירים הם מומחים בטריאג’ דואר אלקטרוני ושימושם ב-AI צריך להיות הרחבה של יכולת זו, אבל ההזדמנות הגדולה ביותר שהוחמצה עם ChatGPT ו-Claude היא טיפול בכלים אלה ככלי autocomplete מהודר כאשר הם מסוגלים להרבה יותר.
חלק מהיישומים היעילים ביותר שראיתי כוללים כלים של AI גנרטיביים המאומנים על דואר אלקטרוני ותקשורת Slack של בכיר מסוים. מערכת ה-AI לוכדת את סגנון התקשורת, טון, העדפות ואת מה שהם מעוניינים. היא יכולה אז להרכיב דואר אלקטרוני בקולם, לסנן הודעות שהם לא רוצים, או להפחית דו”ח של 100 עמודים למספר נקודות בולטות שחשובות לאותו יחיד.
מה שהיה צריך 15 או 20 דקות לחפור בדואר אלקטרוני ולהבין הקשר יכול לקחת רק שניות. הבכיר יכול עכשיו לבלות את זמנו בקבלת החלטות במקום רק לקרוא ולכתוב.
הדבר נכון גם לפגישות. במקום לבלות את כל הפגישה בכתיבת רשימות, עוזרים בכירים יכולים להשתמש בפתרונות כגון Granola עבור משימה זו. שילוב זה עם פרומפט מובנה היטב ב-ChatGPT, ודקי פגישה מוכנים להתפוצץ לפני שאנשים אפילו עזבו את החדר. עוזר בכיר יכול גם להשתמש בכלי זה כדי לאסוף תובנות רבעוניות מפגישות סינכרון שבועיות או לחלץ נתונים ממספר שיחות למקור נתונים יחיד עם פרומפט בודד.
כוח מרבי
כפי שזה נשמע נוח כבר, הנעילה האמיתית מגיעה כאשר הבכיר לא יכול להשתתף בפגישה בכלל. עם רשימות פגישה של Granola והבנה עמוקה של זרימת העבודה של הבכיר ומצב פעילויות קודמות, העוזר הבכיר יכול לפעול כנציגם.
בנוסף, Granola מאפשרת חיפוש בסגנון LLM דרך מדור חיפוש שבו ניתן להזין פרומפטים. לדוגמה, הייתי עומד להצטרף לפגישה עם לקוח וניסיתי לזכור את שם בנה. שאלתי את Granola, “מהו שם בנה של ניקול?” ותגובה הוחזרה בתוך שניות.
ראינו שבאמצעות ניצול Granola וכלים אחרים של AI כדי לשמור את אצבעותיהם על הדופק של עבודתו היומיומית של הבכיר, עוזרים בכירים יכולים להוביל בביטחון כינוסים עם לקוחות וגם סינכרונים פנימיים. כאשר הבכיר חוזר, הוא יכול להציץ על דקי הפגישה ולעולם לא לדלג על פעימה.
עוזרי הבכירים שלי בנו “תיעוד While You Were Out” באמצעות AI עם קטגוריות כגון “עדכונים מרכזיים”, “פגישות שהחמצת” ו”דיג’סט דואר אלקטרוני”. כל אחד מהם מכיל את כל העדכונים המרכזיים והפריטים הדחופים שאני צריך לטפל, וזה קל לעיכול במבט. מסגרת פשוטה זו מביאה אותי מיידית מעודכן עם אף הסברים מיותרים ולעיתים רחוקות אני צריך לשאול שאלות עקביות כדי להבין את ההקשר. זה פשוט עובד.
אוטומציה להצלה
כלי בודד יכול לספק כמה ניצחונות קטנים, אבל כאשר אתה יודע איך לגרום לזרימות עבודה של AI לדבר זה עם זה, שם הזמן יכול באמת להיחסך.
תכנן את התהליך של הכנת בכיר לפגישה עם לקוח או ספק חדש. לעשות עבודה זו ביד יהיה אומר לחפש מידע על החברה, למצוא נתונים רלוונטיים פנימית, הכנת מסמך הכנה, וכו’. זה יכול לקחת שעה או יותר, וזה לפני שהפגישה אפילו מתחילה.
אוטומציה משנה הכל, ועוזרים בכירים המאומנים ב-Zapier יכולים במהירות ליצור זרימת עבודה שעושה את רוב העבודה ברף עין:
- זה מתחיל עם קלט פשוט ב-HubSpot או Google Sheets.
- זה מפעיל את AI של Zapier למשוך נתוני חברה ולספק תמצית.
- הנתונים מושווים נגד מסמכים פנימיים כדי לזהות נקודות דיבור רלוונטיות.
- משם, מסמך הכנה מוגן, מצג קצר אוטומטי מוכן, וכל החומר הזה מונח בתיקייה עננית לגישה קלה בקרב הצוות.
- הבכיר והצוות התומך מקבלים דואר אלקטרוני המסכם את התהליך.
צוותים שמנצלים סוגים אלה של זרימות עבודה דיווחו על קיצוץ זמן ההכנה בעד 70%, ומאחר שהתהליך הוא חוזר וניתן לצפייה, זה עובד שוב ושוב.
עקבות פגישה לאחר הפגישה עובדות באותו אופן. כאשר הפגישה מסתיימת, תעתיק שהופק על ידי Granola מוזרם בחזרה ל-Zapier. AI מגיע לדואר אלקטרוני מקוצר ללקוח בעוד שרשימות פגישה פנימיות מוזרמות לערוץ Slack מוקדש.
עבור זרימות עבודה מסובכות במיוחד שאין להן תמיכה מובנית של Zapier, עוזרים בכירים עם ידע עמוק בפרומפטים של ChatGPT יכולים במהירות לבנות תסריט Google Apps עם אפס ניסיון קוד. השתמשנו בגישה זו עצמנו כדי למשוך נתונים מלוחות מחוונים פנימיים של החברה ישירות לדוחות שבועיים, מחיקה שעות של עבודה מייגעת ברגע.
מה בא אחר כך
העוזרים הבכירים שמצליחים ושורדים אינם בהכרח אלו שלומדים את הכלים הרבים ביותר. זה אלו שחושבים באופן סיסטמי, יכולים לזהות ולפתור מכשולים בזרימות עבודה, ויודעים היכן אוטומציה יכולה לחסוך זמן בעודה מייצרת תוצאות מצוינות.
היום, הבכירים המוצלחים ביותר כבר נהנים משחקן תומך של עוזרים בכירים המיומנים ב-AI, שיכולים לבנות מערכות שחוזות צרכים, לא רק מגיבות להם.
