Cum asistenții executivi cu inteligență artificială reimaginează munca în 2026

Astăzi, rolul asistentului executiv (EA) s-a schimbat dramatic față de ceea ce era cu doar doi ani în urmă. Unde ajutorul în echilibrul muncă/viață al unui executiv era odată doar managementul timpului, EAs sunt acum multiplicatori de forță, și poziția cere o nouă serie de abilități bazate pe inteligență artificială.

Pentru prima dată, inteligența artificială a făcut posibil ca un singur asistent bine pregătit să sprijine mai mulți executivi prin optimizarea și automatizarea fluxului de lucru. Adâncimea sprijinului lor duce chiar la asumarea unor roluri mai asemănătoare cu cele ale unui șef de stat major decât ale unui simplu asistent.

Când noi, la Viva Talent, întrebăm asistenții noștri executivi care sunt uneltele pe care le folosesc cel mai mult, aceleași nume vin întotdeauna: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, clienți de e-mail (Gmail, Outlook sau Superhuman), unelte de management de proiect (cum ar fi Monday.com) și unelte de programare (inclusiv Vimcal).

Este o listă cu cele mai populare unelte de loc de muncă, dar lista în sine nu este partea interesantă; este modul în care aceste unelte pot lucra împreună.

Am văzut că cei mai buni asistenți executivi nu sunt colecționari de unelte AI. Ei sunt conectori de unelte.

Preluarea controlului

Majoritatea companiilor folosesc Slack ca serviciu de chat. Cei mai buni asistenți executivi îl folosesc ca centru de operațiuni. Iată un exemplu simplu: O solicitare este introdusă în Slack pentru un executiv. În majoritatea companiilor, această solicitare rămâne acolo până când cineva își amintește să ia măsuri.

O abordare mai inteligentă? Setarea automatizărilor pe baza emoji și conectarea la Notion. Atribuiți un emoji unui mesaj și, cu integrarea corectă a Notion, acesta va fi marcat automat ca o sarcină urmărită. Fără a fi necesar să fie introdus manual într-o listă de sarcini și să fie posibil uitat, toate sarcinile vor fi contabilizate și executivul nu va trebui să se întrebe niciodată dacă ceva a căzut prin crăpături.

Vindecarea suprasarcinii de e-mail

Una dintre primele lucruri pe care le face orice utilizator nou de AI este să solicite să scrie un e-mail pentru el. Asistenții executivi sunt experți în triajul e-mailului și utilizarea lor a AI ar trebui să fie o extensie a acestei capacități, dar cea mai mare oportunitate ratată cu ChatGPT și Claude este tratarea acestor unelte ca un instrument de completare automată a textului atunci când sunt capabile de mult mai mult.

Unele dintre cele mai eficiente implementări pe care le-am văzut implică unelte de inteligență artificială generativă instruite pe e-mailurile și comunicările Slack ale unui anumit executiv. Sistemul AI preia stilul de comunicare, tonul, preferințele și ceea ce îl interesează. Acesta poate compune e-mailuri în vocea sa, filtra mesaje pe care nu le-ar dori sau reduce un raport de 100 de pagini la câteva puncte cheie care îl interesează pe individul respectiv.

Ce ar fi durat 15 sau 20 de minute pentru a căuta prin e-mailuri și a înțelege contextul poate dura doar câteva secunde. Executivul poate petrece acum timpul făcând decizii în loc de a citi și scrie.

Același lucru este valabil și pentru ședințe. În loc de a petrece întreaga ședință luând notițe, asistenții executivi pot folosi soluții precum Granola pentru această sarcină. Combinați acest lucru cu o promptare bine structurată în ChatGPT și minutele ședinței sunt gata de a fi distribuite înainte ca oamenii să fi părăsit camera. Un asistent executiv poate folosi, de asemenea, acest instrument pentru a colecta informații trimestriale din ședințe săptămânale de sincronizare sau pentru a extrage date din multiple apeluri într-o singură sursă de date coerentă cu o singură promptă.

Un multiplicator de forță

Chiar dacă sună deja convenabil, deblocarea reală vine atunci când executivul nu poate participa la ședință deloc. Cu notele ședinței Granola și o înțelegere profundă a fluxurilor de lucru ale executivului și a stării articolelor anterioare, asistentul executiv poate acționa ca proxy.

În plus, Granola permite căutarea în stil LLM prin intermediul unei secțiuni de căutare în care pot fi introduse prompte. De exemplu, eram pe punctul de a intra într-o ședință cu un client și încercam să-mi amintesc numele copilului său. I-am cerut lui Granola: “Ce este numele fiului lui Nicole?” și am primit un răspuns în câteva secunde.

Am văzut că, prin utilizarea Granola și a altor unelte AI pentru a păstra degetul pe pulsul zilnic al executivului, asistenții executivi pot conduce cu încredere verificări cu clienții, precum și sesiuni de sincronizare interne. Când executivul se întoarce, poate arunca o privire asupra notelor ședinței și nu va pierde niciun pas.

Asistentul meu executiv a creat documente “Ce s-a întâmplat în timp ce erai plecat” folosind AI, cu categorii precum “Actualizări cheie”, “Ședințe pe care le-ai ratat” și “Rezumat e-mail”. Fiecare dintre acestea conține toate actualizările cheie și articolele urgente pe care trebuie să le abordez, și este ușor de digerat la o singură privire. Acest cadru simplu mă aduce instantaneu la curent, fără explicații excesive, și rareori am nevoie să solicit întrebări de urmărire pentru a înțelege contextul. Funcționează pur și simplu.

Automatizarea vine în ajutor

Un singur instrument poate oferi câteva victorii mici, dar atunci când știți cum să faceți fluxurile de lucru AI să vorbească unele cu altele, acolo poate fi cu adevărat salvat timpul.

Considerați procesul de pregătire a unui executiv pentru o ședință cu un client sau furnizor nou. Pentru a face această muncă manual ar însemna căutarea informațiilor despre companie, găsirea datelor relevante în interior, pregătirea unui document de informare și așa mai departe. Acest lucru ar putea dura o oră sau mai mult, și asta înainte ca ședința să înceapă.

Automatizarea schimbă totul, iar asistenții executivi instruiți în Zapier pot crea rapid un flux de lucru care face cea mai mare parte a muncii într-o clipă:

• Începe cu o intrare simplă în HubSpot sau Google Sheets.
• Acest lucru declanșează inteligența artificială Zapier pentru a extrage datele companiei și a oferi puncte cheie.
• Datele sunt comparate cu documente interne pentru a identifica puncte de discuție relevante.
• De acolo, un document de informare este generat, o prezentare scurtă este pregătită automat, iar toate aceste materiale sunt plasate într-un dosar cloud pentru accesul facil al echipei.
• Executivul și personalul de suport primesc un e-mail care rezumă procesul.

Echipele care folosesc astfel de fluxuri de lucru au raportat reducerea timpului de pregătire cu până la 70%, și deoarece procesul este reproductibil și previzibil, funcționează de fiecare dată.

Urmăririle post-ședință funcționează în același mod. Când ședința se încheie, o transcriere produsă de Granola se întoarce în Zapier. Inteligența artificială redactează un e-mail concis către client, în timp ce notele ședinței interne sunt introduse într-un canal Slack dedicat.

Pentru fluxuri de lucru deosebit de complexe care nu au suport integrat Zapier, asistenții executivi cu cunoștințe profunde despre promptarea ChatGPT pot crea rapid un script Google Apps fără experiență de codare. Am folosit această abordare pentru a extrage date din tablourile de bord interne ale companiei direct în rapoarte săptămânale, eliminând ore de muncă de copiere și lipire într-o clipă.

Ce urmează

Asistenții executivi care reușesc și prosperă nu sunt neapărat cei care învață cele mai multe unelte. Sunt cei care gândesc sistemic, pot identifica și rezolva blocaje în fluxurile de lucru și știu unde automatizarea poate salva timp în siguranță, în timp ce produce rezultate excelente.

Executivii de astăzi cei mai de succes se bucură deja de un ansamblu de asistenți executivi fluenti în AI, care pot construi sisteme care anticipează nevoi, nu doar reacționează la ele.