Wie künstliche Intelligenz-basierte Executive Assistants die Arbeit im Jahr 2026 neu definieren

Heute hat sich die Rolle des Executive Assistants (EA) dramatisch von dem verändert, was sie noch vor zwei Jahren war. Wo die Unterstützung bei der Work-Life-Balance eines Managers früher nur Zeitmanagement war, sind EAs jetzt Multiplikatoren, und die Position erfordert eine neue Reihe von AI-basierten Fähigkeiten.

Erstmalig hat künstliche Intelligenz es ermöglicht, dass ein einzelner hoch ausgebildeter Assistent mehrere Manager durch Workflow-Optimierung und Automatisierung unterstützen kann. Die Tiefe ihrer Unterstützung führt sogar dazu, dass sie Rollen übernehmen, die eher einem Chief of Staff als einem einfachen Assistenten ähneln.

Wenn wir bei Viva Talent unsere eigenen EAs fragen, welche Tools sie am meisten nutzen, kommen immer wieder die gleichen Namen zurück: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, E-Mail-Clients (Gmail, Outlook oder Superhuman), Projektmanagement-Tools (wie Monday.com) und Terminplanungstools (einschließlich Vimcal).

Es ist eine Liste der bekanntesten Werkzeuge im gesamten Arbeitsumfeld, aber die Liste selbst ist nicht das Interessante; es ist die Art und Weise, wie diese Tools zusammenarbeiten.

Wir haben gesehen, dass die besten EAs keine Sammler von AI-Tools sind. Sie sind Tool-Verbindungsstellen.

Aufholen mit Slack

Die meisten Unternehmen nutzen Slack wie einen Chat-Dienst. Die besten EAs nutzen es wie ein Operationszentrum. Hier ist ein einfaches Beispiel: Eine Anfrage wird in Slack für einen Manager eingestellt. In den meisten Unternehmen bleibt diese Anfrage bestehen, bis jemand daran denkt, darauf zu reagieren.

Ein intelligenterer Ansatz? Automatisierungen basierend auf Emojis und Einbindung von Notion einrichten. Ein Emoji einer Nachricht zuweisen und mit der richtigen Notion-Integration wird es automatisch als verfolgte Aufgabe markiert. Ohne dass es manuell in eine To-Do-Liste eingetragen und möglicherweise vergessen werden muss, werden alle Aufgaben berücksichtigt und der Manager muss sich nie fragen, ob etwas durch die Lücken gefallen ist.

E-Mail-Überlastung heilen

Eine der ersten Dinge, die jeder neue AI-Nutzer tut, ist, ihn zu bitten, eine E-Mail für ihn zu schreiben. EAs sind Experten in E-Mail-Triage und ihre Nutzung von AI sollte eine Erweiterung dieser Fähigkeit sein, aber die größte verpasste Gelegenheit mit ChatGPT und Claude ist, diese Tools wie ein elegantes Autocomplete-Tool zu behandeln, wenn sie zu viel mehr in der Lage sind.

Einige der effektivsten Implementierungen, die ich gesehen habe, beinhalten generative AI-Tools, die auf den E-Mails und Slack-Kommunikationen eines bestimmten Managers trainiert sind. Das AI-System übernimmt seinen Kommunikationsstil, seinen Ton, seine Vorlieben und das, was ihn interessiert. Es kann dann E-Mails in seinem Namen verfassen, Nachrichten filtern, die er nicht haben möchte, oder einen 100-seitigen Bericht auf einige wichtige Punkte reduzieren, die für diese spezifische Person relevant sind.

Was früher 15 oder 20 Minuten dauerte, um durch E-Mails zu suchen und den Kontext zu verstehen, kann jetzt in Sekunden erledigt werden. Der Manager kann jetzt seine Zeit damit verbringen, Entscheidungen zu treffen, anstatt nur zu lesen und zu schreiben.

Das Gleiche gilt für Meetings. Anstatt das gesamte Meeting damit zu verbringen, Notizen zu machen, können EAs Lösungen wie Granola für diese Aufgabe nutzen. Wenn man dies mit einem gut strukturierten Prompt in ChatGPT kombiniert, sind die Meeting-Minutes fertig, um verteilt zu werden, bevor die Leute das Meeting sogar verlassen haben. Ein Executive Assistant kann auch dieses Tool nutzen, um quartalsweise Erkenntnisse aus wöchentlichen Synchronisationsmeetings zu sammeln oder Daten aus mehreren Anrufen in eine einzige kohärente Datenquelle mit einem einzigen Prompt zu extrahieren.

Eine Multiplikationskraft

So bequem dies bereits klingt, der wahre Schlüssel liegt darin, dass der Manager nicht am Meeting teilnehmen kann. Mit Granolas Meeting-Notizen und einem tiefen Verständnis des Managers’ Workflows und des Status vergangener Aufgaben kann der EA als sein Vertreter handeln.

Darüber hinaus ermöglicht Granola eine LLM-ähnliche Suche durch einen Suchbereich, in dem Prompts eingegeben werden können. Zum Beispiel wollte ich gerade ein Meeting mit einem Kunden besuchen und versuchte, mich an den Namen seines Sohnes zu erinnern. Ich fragte Granola: “Wie heißt der Sohn von Nicole?” und erhielt innerhalb von Sekunden eine Antwort.

Wir haben gesehen, dass EAs durch die Nutzung von Granola und anderen AI-Tools ihre Finger auf dem Puls der täglichen Arbeit eines Managers haben und somit selbstbewusst Check-ins mit Kunden sowie interne Synchronisationsmeetings leiten können. Wenn der Manager zurückkehrt, kann er einen Blick auf die Meeting-Notizen werfen und nie einen Schritt verpassen.

Mein eigener EA hat “Während Sie weg waren”-Dokumente mit AI erstellt, die Kategorien wie “Wichtige Updates”, “Verpasste Meetings” und “E-Mail-Zusammenfassung” enthalten. Jeder dieser enthält alle wichtigen Updates und dringenden Punkte, die ich ansprechen muss, und es ist leicht, sie auf einen Blick zu verstehen. Dieses einfache Framework bringt mich sofort auf den neuesten Stand, und ich muss selten Nachfragen stellen, um den Kontext zu verstehen. Es funktioniert einfach.

Automatisierung zur Rettung

Ein einzelnes Tool kann einige kleine Erfolge bringen, aber wenn man weiß, wie man AI-Workflows miteinander verbinden kann, da kann man wirklich Zeit sparen.

Denken Sie an den Prozess, einen Manager auf ein Meeting mit einem neuen Kunden oder Lieferanten vorzubereiten. Wenn man dies von Hand tun würde, müsste man Informationen über das Unternehmen suchen, relevante Daten intern finden, ein Briefing-Dokument vorbereiten und so weiter. Dies könnte eine Stunde oder mehr dauern, und das ist noch bevor das Meeting beginnt.

Automatisierung ändert alles, und EAs, die in Zapier ausgebildet sind, können schnell einen Workflow erstellen, der den Großteil der Arbeit im Handumdrehen erledigt:

• Es beginnt mit einer einfachen Eingabe in HubSpot oder Google Sheets.
• Dies aktiviert Zapier’s AI, um Unternehmensdaten zu ziehen und Highlights bereitzustellen.
• Die Daten werden mit internen Dokumenten verglichen, um relevante Gesprächspunkte zu identifizieren.
• Daraus wird ein Briefing-Dokument generiert, ein kurzer Präsentationsdeck automatisch vorbereitet und all diese Materialien in einem Cloud-Ordner für den einfachen Zugriff des gesamten Teams bereitgestellt.
• Der Manager und das Support-Team erhalten eine E-Mail, die den Prozess zusammenfasst.

Teams, die solche Workflows nutzen, haben berichtet, dass sie die Vorbereitungszeit um bis zu 70 % reduzieren konnten, und da der Prozess wiederholbar und vorhersehbar ist, funktioniert er jedes Mal.

Nach dem Meeting funktionieren die Nachbereitungen auf die gleiche Weise. Wenn das Meeting beendet ist, füttert Granolas Transkript zurück in Zapier. AI entwirft eine präzise E-Mail an den Kunden, während interne Meeting-Notizen in einen dedizierten Slack-Kanal eingespeist werden.

Für besonders schwierige Workflows, die keine integrierte Zapier-Unterstützung haben, können EAs mit tiefem Wissen über ChatGPT-Prompts schnell ein Google-Apps-Script ohne Programmierkenntnisse erstellen. Wir haben diesen Ansatz selbst verwendet, um Daten aus internen Unternehmens-Dashboards direkt in wöchentliche Berichte zu übertragen, wodurch wir stundenlange, mühsame Kopier- und Einfügearbeiten auf einmal eliminierten.

Was kommt als Nächstes

Die EAs, die erfolgreich sind und gedeihen, sind nicht unbedingt diejenigen, die die meisten Tools lernen. Es sind diejenigen, die systematisch denken, Engpässe in Workflows identifizieren und lösen und wissen, wo Automatisierung sicher Zeit sparen kann, während sie immer noch hervorragende Ergebnisse liefert.

Heute profitieren bereits die erfolgreichsten Manager von einem unterstützenden Team von AI-fluenten Executive Assistants, die Systeme aufbauen können, die Bedürfnisse antizipieren, anstatt nur darauf zu reagieren.