Làm thế nào Trợ lý Điều hành được Cung cấp bởi Trí tuệ Nhân tạo Đang Tái định hình Công việc vào Năm 2026

Ngày nay, vai trò của trợ lý điều hành (EA) đã thay đổi đáng kể so với chỉ hai năm trước. Khi việc hỗ trợ sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của một điều hành viên từng chỉ là quản lý thời gian, các EA hiện nay là những nhân tố tăng cường, và vị trí này đòi hỏi một tập hợp mới các kỹ năng dựa trên Trí tuệ Nhân tạo.

Lần đầu tiên, Trí tuệ Nhân tạo đã làm cho nó có thể cho một trợ lý cao cấp được đào tạo để hỗ trợ nhiều điều hành viên thông qua tối ưu hóa và tự động hóa quy trình làm việc. Độ sâu của sự hỗ trợ của họ thậm chí còn dẫn họ đến việc đảm nhận các vai trò giống như một Chánh văn phòng hơn là một trợ lý đơn giản.

Khi chúng tôi tại Viva Talent hỏi các EA của mình về những công cụ họ đang sử dụng nhiều nhất, những tên tuổi luôn giống nhau: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, ứng dụng email (Gmail, Outlook, hoặc Superhuman), công cụ quản lý dự án (như Monday.com), và công cụ lập lịch (bao gồm Vimcal).

Đây là một danh sách những công cụ làm việc phổ biến nhất, nhưng danh sách này không phải là phần thú vị; mà là cách những công cụ này có thể làm việc cùng nhau.

Chúng tôi đã thấy rằng những EA tốt nhất không phải là những người thu thập công cụ Trí tuệ Nhân tạo. Họ là những kết nối công cụ.

Lấy lại Slack

Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng Slack như một dịch vụ trò chuyện. Những EA tốt nhất sử dụng nó như một trung tâm hoạt động. Đây là một ví dụ đơn giản: Một yêu cầu được thả vào Slack cho một điều hành viên. Trong hầu hết các công ty, yêu cầu này sẽ ngồi đó cho đến khi有人 nhớ đến việc thực hiện hành động trên nó.

Một cách tiếp cận thông minh hơn? Thiết lập tự động hóa dựa trên biểu tượng cảm xúc và vòng lặp trong Notion. Gán một biểu tượng cảm xúc cho một tin nhắn và với tích hợp Notion phù hợp, nó sẽ tự động được đánh dấu là một nhiệm vụ được theo dõi. Không cần phải nhập thủ công vào một danh sách việc cần làm và có thể bị quên, tất cả các nhiệm vụ sẽ được tính đến và điều hành viên sẽ không bao giờ phải tự hỏi liệu có điều gì đó đã rơi qua khe hở.

Chữa trị quá tải email

Một trong những điều đầu tiên mà mọi người dùng Trí tuệ Nhân tạo mới làm là yêu cầu nó viết một email cho họ. Các EA là chuyên gia trong việc phân loại email và việc sử dụng Trí tuệ Nhân tạo của họ nên là một phần mở rộng của khả năng này, nhưng cơ hội bị bỏ lỡ lớn nhất với ChatGPT và Claude là đối xử với những công cụ này như một công cụ tự động hoàn thành khi chúng có khả năng nhiều hơn thế.

Một số triển khai hiệu quả nhất mà tôi đã thấy liên quan đến các công cụ Trí tuệ Nhân tạo tạo sinh được đào tạo trên email và liên lạc Slack của một điều hành viên cụ thể. Hệ thống Trí tuệ Nhân tạo này sẽ nắm bắt được phong cách giao tiếp, giọng điệu, sở thích và những gì họ quan tâm. Nó có thể sau đó soạn thảo email theo giọng điệu của họ, lọc ra các tin nhắn họ không muốn, hoặc giảm một báo cáo 100 trang xuống chỉ một vài điểm chính quan trọng đối với cá nhân đó.

Những gì từng mất 15 hoặc 20 phút để đào sâu vào email và hiểu ngữ cảnh có thể mất chỉ vài giây. Điều hành viên có thể dành thời gian của mình để đưa ra quyết định thay vì chỉ đọc và viết.

Điều tương tự cũng áp dụng cho các cuộc họp. Thay vì dành cả cuộc họp để ghi chú, các EA có thể sử dụng các giải pháp như Granola cho nhiệm vụ đó. Kết hợp với một lời nhắc có cấu trúc tốt trong ChatGPT, và biên bản cuộc họp đã sẵn sàng để phân phối trước khi mọi người rời phòng. Một trợ lý điều hành cũng có thể sử dụng công cụ này để thu thập thông tin quý từ các cuộc họp đồng bộ hàng tuần hoặc trích xuất dữ liệu từ nhiều cuộc gọi vào một nguồn dữ liệu duy nhất với một lời nhắc.

Nhân tố tăng cường

Mặc dù điều này đã nghe có vẻ tiện lợi, nhưng chìa khóa thực sự đến khi điều hành viên không thể tham dự cuộc họp. Với biên bản cuộc họp của Granola và sự hiểu biết sâu sắc về quy trình làm việc của điều hành viên và trạng thái của các mục hành động trong quá khứ, EA có thể hành động như một đại diện của họ.

Ngoài ra, Granola cho phép tìm kiếm kiểu LLM thông qua phần tìm kiếm nơi các lời nhắc có thể được nhập. Ví dụ, tôi sắp tham gia một cuộc họp với một khách hàng và đang cố nhớ tên con của cô ấy. Tôi hỏi Granola, “Tên con của Nicole là gì?” và một phản hồi đã được trả lại trong vài giây.

Chúng tôi đã thấy rằng bằng cách tận dụng Granola và các công cụ Trí tuệ Nhân tạo khác để giữ cho ngón tay của họ trên nhịp đập của công việc hàng ngày của điều hành viên, các EA có thể tự tin dẫn đầu các cuộc kiểm tra với khách hàng cũng như các phiên đồng bộ nội bộ. Khi điều hành viên trở lại, họ có thể liếc nhìn biên bản cuộc họp và không bao giờ bỏ lỡ một nhịp.

Tự động hóa đến cứu giúp

Một công cụ duy nhất có thể cung cấp một số chiến thắng nhỏ, nhưng khi bạn biết cách làm cho các quy trình làm việc Trí tuệ Nhân tạo nói chuyện với nhau, đó là nơi thời gian thực sự có thể được tiết kiệm.

Hãy xem xét quá trình chuẩn bị cho một điều hành viên cho một cuộc họp với một khách hàng hoặc nhà cung cấp mới. Để thực hiện công việc này bằng tay sẽ có nghĩa là tìm kiếm thông tin về công ty, tìm dữ liệu liên quan nội bộ, chuẩn bị một tài liệu tóm tắt, và như vậy. Điều này có thể mất một giờ hoặc hơn, và đó là trước khi cuộc họp thậm chí bắt đầu.

Tự động hóa thay đổi mọi thứ, và các EA được đào tạo về Zapier có thể nhanh chóng tạo một quy trình làm việc thực hiện phần lớn công việc trong chớp mắt:

• Nó bắt đầu với một đầu vào đơn giản trong HubSpot hoặc Google Sheets.
• Điều đó kích hoạt Trí tuệ Nhân tạo của Zapier để kéo dữ liệu công ty và cung cấp các điểm nổi bật.
• Dữ liệu được so sánh với các tài liệu nội bộ để xác định các điểm nói chuyện liên quan.
• Từ đó, một tài liệu tóm tắt được tạo, một bản trình bày ngắn được chuẩn bị tự động, và tất cả tài liệu này được đặt vào một thư mục đám mây để dễ dàng truy cập trên toàn đội.
• Điều hành viên và nhân viên hỗ trợ nhận được một email tóm tắt quá trình.

Các đội tận dụng những loại quy trình làm việc này đã báo cáo cắt giảm thời gian chuẩn bị lên đến 70%, và vì quá trình này là lặp lại và có thể dự đoán, nó hoạt động lần này qua lần khác.

Các cuộc kiểm tra sau cuộc họp hoạt động theo cùng một cách. Khi cuộc họp kết thúc, một bản ghi được tạo bởi Granola sẽ quay lại Zapier. Trí tuệ Nhân tạo soạn thảo một email concisely cho khách hàng trong khi các biên bản cuộc họp nội bộ được đưa vào một kênh Slack chuyên dụng.

Đối với các quy trình làm việc đặc biệt khó khăn không có hỗ trợ Zapier tích hợp sẵn, các EA với kiến thức sâu về việc nhắc ChatGPT có thể nhanh chóng xây dựng một Google Apps Script mà không cần kinh nghiệm mã hóa. Chúng tôi đã sử dụng phương pháp này để kéo dữ liệu từ bảng điều khiển công ty nội bộ trực tiếp vào các báo cáo hàng tuần, loại bỏ hàng giờ công việc sao chép / dán trong chớp mắt.

Điều gì tiếp theo

Những EA thành công và phát triển không nhất thiết là những người học được nhiều công cụ nhất. Đó là những người suy nghĩ một cách hệ thống, có thể xác định và giải quyết các chướng ngại vật trong các quy trình làm việc, và biết nơi tự động hóa có thể tiết kiệm thời gian một cách an toàn trong khi vẫn sản xuất ra kết quả tuyệt vời.

Hôm nay, những điều hành viên thành công nhất đã được hưởng lợi từ một đội hỗ trợ các trợ lý điều hành thông thạo Trí tuệ Nhân tạo, những người có thể xây dựng các hệ thống dự đoán nhu cầu, không chỉ phản ứng với chúng.