Làm thế nào Trợ lý Điều hành được Cung cấp bởi Trí tuệ Nhân tạo đang Tái định hình Công việc vào năm 2026

Hôm nay, vai trò của trợ lý điều hành (EA) đã thay đổi đáng kể so với hai năm trước. Khi việc hỗ trợ sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của một điều hành viên từng chỉ là quản lý thời gian, các EA hiện nay đã trở thành nhân tố tăng cường, và vị trí này đòi hỏi một tập hợp kỹ năng mới dựa trên trí tuệ nhân tạo.

Đối với lần đầu tiên, trí tuệ nhân tạo đã làm cho nó trở nên khả thi để một trợ lý điều hành được đào tạo cao có thể hỗ trợ nhiều điều hành viên thông qua tối ưu hóa và tự động hóa quy trình làm việc. Độ sâu của sự hỗ trợ này thậm chí còn dẫn đến việc họ đảm nhận vai trò giống như một Chánh văn phòng hơn là một trợ lý đơn giản.

Khi chúng tôi tại Viva Talent hỏi các EA của mình về những công cụ họ đang sử dụng nhiều nhất, những tên tuổi giống nhau luôn xuất hiện: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, ứng dụng email (Gmail, Outlook, hoặc Superhuman), công cụ quản lý dự án (như Monday.com), và công cụ lập lịch (bao gồm Vimcal).

Đây là một danh sách những công cụ làm việc phổ biến nhất, nhưng điều thú vị không nằm ở danh sách này; mà ở cách những công cụ này có thể hoạt động cùng nhau.

Chúng tôi đã thấy rằng những EA giỏi nhất không phải là những người thu thập nhiều công cụ nhất. Họ là những người kết nối công cụ.

Đón nhận thách thức

Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng Slack như một dịch vụ trò chuyện. Những EA giỏi nhất sử dụng nó như một trung tâm hoạt động. Dưới đây là một ví dụ đơn giản: Một yêu cầu được gửi vào Slack cho một điều hành viên. Tại hầu hết các công ty, yêu cầu này sẽ nằm đó cho đến khi ai đó nhớ đến việc thực hiện hành động trên nó.

Một cách tiếp cận thông minh hơn? Thiết lập tự động hóa dựa trên biểu tượng cảm xúc và liên kết với Notion. Gán một biểu tượng cảm xúc cho một tin nhắn và với tích hợp Notion phù hợp, nó sẽ tự động được đánh dấu là một nhiệm vụ được theo dõi. Không cần phải nhập thủ công vào danh sách việc cần làm và có thể bị quên, tất cả các nhiệm vụ sẽ được tính đến và điều hành viên sẽ không bao giờ phải tự hỏi liệu có việc gì đã rơi qua khe hở.

Khắc phục tình trạng quá tải email

Một trong những điều đầu tiên mà mọi người dùng AI mới làm là yêu cầu nó viết một email cho họ. Các EA là chuyên gia trong việc phân loại email và việc sử dụng AI của họ nên là một phần mở rộng của khả năng này, nhưng cơ hội bị bỏ lỡ lớn nhất với ChatGPT và Claude là việc đối xử với những công cụ này như một công cụ tự động hoàn thành phức tạp khi chúng có khả năng nhiều hơn thế.

Một số ứng dụng hiệu quả nhất mà tôi đã thấy liên quan đến việc sử dụng các công cụ AI tạo sinh được đào tạo trên email và liên lạc Slack của một điều hành viên cụ thể. Hệ thống AI này sẽ nắm bắt được phong cách giao tiếp, giọng điệu, sở thích và những gì họ quan tâm. Nó có thể soạn thảo email theo giọng điệu của họ, lọc ra những tin nhắn mà họ không muốn, hoặc giảm một báo cáo 100 trang xuống chỉ một vài điểm chính quan trọng đối với cá nhân đó.

Điều gì từng mất 15 hoặc 20 phút để tìm kiếm qua email và hiểu ngữ cảnh có thể chỉ mất vài giây. Điều hành viên giờ đây có thể dành thời gian của mình để đưa ra quyết định thay vì chỉ đọc và viết.

Điều tương tự cũng áp dụng cho các cuộc họp. Thay vì dành cả cuộc họp để ghi chép, các EA có thể sử dụng giải pháp như Granola cho nhiệm vụ đó. Kết hợp điều này với một lời nhắc rõ ràng trong ChatGPT, và biên bản họp đã sẵn sàng để phân phối trước khi mọi người rời khỏi phòng. Một trợ lý điều hành cũng có thể sử dụng công cụ này để thu thập thông tin hàng quý từ các cuộc đồng bộ hóa hàng tuần hoặc trích xuất dữ liệu từ nhiều cuộc gọi vào một nguồn dữ liệu thống nhất với một lời nhắc đơn.

Nhân tố tăng cường

Mặc dù điều này đã nghe có vẻ tiện lợi, nhưng chìa khóa thực sự nằm ở việc khi điều hành viên không thể tham dự cuộc họp. Với ghi chú họp của Granola và sự hiểu biết sâu sắc về quy trình làm việc của điều hành viên và trạng thái của các hành động trước đó, EA có thể hành động như một đại diện của họ.

Bên cạnh đó, Granola cho phép tìm kiếm theo phong cách LLM thông qua phần tìm kiếm nơi các lời nhắc có thể được nhập. Ví dụ, tôi sắp tham gia một cuộc họp với một khách hàng và đang cố nhớ tên con của cô ấy. Tôi hỏi Granola, “Tên con của Nicole là gì?” và câu trả lời được trả lại trong vài giây.

Chúng tôi đã thấy rằng bằng cách tận dụng Granola và các công cụ AI khác để luôn cập nhật thông tin về công việc hàng ngày của điều hành viên, các EA có thể tự tin dẫn dắt các cuộc kiểm tra với khách hàng cũng như các phiên đồng bộ hóa nội bộ. Khi điều hành viên trở lại, họ có thể xem xét biên bản họp và không bao giờ bỏ lỡ một nhịp nào.

Trợ lý điều hành của tôi đã xây dựng các tài liệu “Trong khi bạn vắng mặt” bằng AI với các danh mục như “Cập nhật chính”, “Cuộc họp bạn đã bỏ lỡ”, và “Tóm tắt email”. Mỗi tài liệu này chứa tất cả các cập nhật chính và các mục cần giải quyết khẩn cấp mà tôi cần giải quyết, và rất dễ đọc. Khungamework này ngay lập tức giúp tôi cập nhật mà không cần giải thích quá nhiều và hiếm khi tôi cần hỏi lại để hiểu ngữ cảnh. Nó chỉ hoạt động.

Tự động hóa đến cứu giúp

Một công cụ đơn lẻ có thể mang lại một số chiến thắng nhỏ, nhưng khi bạn biết cách làm cho các quy trình làm việc AI nói chuyện với nhau, đó là nơi thời gian thực sự có thể được tiết kiệm.

Hãy xem xét quá trình chuẩn bị cho một điều hành viên trước một cuộc họp với một khách hàng hoặc nhà cung cấp mới. Để làm việc này bằng tay sẽ có nghĩa là tìm kiếm thông tin về công ty, tìm dữ liệu liên quan bên trong, chuẩn bị một tài liệu tóm tắt, và như vậy. Điều này có thể mất một giờ hoặc hơn, và đó là trước khi cuộc họp thậm chí bắt đầu.

Tự động hóa thay đổi mọi thứ, và các EA được đào tạo về Zapier có thể nhanh chóng tạo một quy trình làm việc thực hiện phần lớn công việc trong chớp mắt:

• Nó bắt đầu với một đầu vào đơn giản trong HubSpot hoặc Google Sheets.
• Điều đó kích hoạt AI của Zapier để kéo dữ liệu công ty và cung cấp các điểm nổi bật.
• Dữ liệu được so sánh với các tài liệu nội bộ để xác định các điểm thảo luận liên quan.
• Từ đó, một tài liệu tóm tắt được tạo, một bộ trình bày ngắn được chuẩn bị tự động, và tất cả tài liệu này được đặt vào một thư mục đám mây để dễ dàng truy cập trên toàn đội.
• Điều hành viên và nhân viên hỗ trợ nhận được một email tóm tắt quá trình.

Các đội tận dụng những loại quy trình làm việc này đã báo cáo giảm thời gian chuẩn bị lên đến 70%, và vì quá trình này có thể lặp lại và dự đoán, nó hoạt động mỗi lần.

Sau cuộc họp, quá trình theo dõi cũng hoạt động theo cách tương tự. Khi cuộc họp kết thúc, bản ghi do Granola tạo ra sẽ quay lại Zapier. AI sẽ soạn thảo một email ngắn gọn cho khách hàng trong khi các ghi chú họp nội bộ được đưa vào một kênh Slack chuyên dụng.

Đối với những quy trình làm việc phức tạp không có hỗ trợ Zapier tích hợp, các EA có kiến thức sâu về việc nhắc ChatGPT có thể nhanh chóng xây dựng một kịch bản Google Apps mà không cần kinh nghiệm mã hóa. Chúng tôi đã sử dụng cách tiếp cận này để kéo dữ liệu từ bảng điều khiển công ty nội bộ trực tiếp vào các báo cáo hàng tuần, loại bỏ hàng giờ công việc sao chép và dán tẻ nhạt chỉ trong một lần.

Tương lai sắp tới

Những EA thành công và phát triển không nhất thiết là những người học được nhiều công cụ nhất. Đó là những người suy nghĩ hệ thống, có thể nhận diện và giải quyết các chướng ngại vật trong quy trình làm việc, và biết nơi tự động hóa có thể an toàn tiết kiệm thời gian trong khi vẫn tạo ra kết quả tuyệt vời.

Hôm nay, những điều hành viên thành công nhất đã được hưởng lợi từ một đội hỗ trợ các trợ lý điều hành thông thạo AI, những người có thể xây dựng các hệ thống dự đoán nhu cầu, không chỉ phản ứng với chúng.