Jak asistenti výkonných ředitelů s umělou inteligencí mění práci v roce 2026

Dnes se role asistenta výkonného ředitele (EA) dramaticky změnila oproti tomu, co tomu bylo před dvěma lety. Zatímco pomoc při vyvažování práce a osobního života výkonného ředitele byla dříve pouze časovým managementem, EA jsou nyní násobiteli sil a pozice vyžaduje nový soubor dovedností založených na umělém inteligenci.

Poprvé umožnila umělá inteligence, aby jeden vysoce kvalifikovaný asistent podporoval několik výkonných ředitelů prostřednictvím optimalizace a automatizace pracovních postupů. Hloubka jejich podpory je dokonce vedla k tomu, aby převzali role podobné roli šéfa štábu než pouhého asistenta.

Když jsme v Viva Talent požádali naše vlastní EA, jaké nástroje využívají nejvíce, vždy se vrátily stejné názvy: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, emailoví klienti (Gmail, Outlook nebo Superhuman), nástroje pro správu projektů (jako Monday.com) a nástroje pro plánování (včetně Vimcal).

Je to seznam nejpopulárnějších pracovních nástrojů, ale samotný seznam není zajímavý; zajímavé je, jak tyto nástroje mohou spolupracovat.

Viděli jsme, že nejlepší EA nejsou sběrateli nástrojů AI. Jsou spojovači nástrojů.

Převzetí Slacku

Většina firem používá Slack jako chatovou službu. Nejlepší EA ji využívají jako operační centrum. Zde je jednoduchý příklad: Žádost je vložena do Slacku pro výkonného ředitele. Ve většině společností tato žádost zůstává, dokud někdo nezapomene na akci.

Chytřejší přístup? Nastavte automatizace na základě emodži a zapojte Notion. Přiřaďte emodži k zprávě a s správnou integrací Notion bude automaticky označena jako sledovaná úloha. Bez nutnosti ručního zadání do seznamu úkolů a potenciálního zapomenutí budou všechny úkoly zaznamenány a výkonný ředitel se nikdy nebude muset ptát, zda něco propadlo.

Léčba přetížení e-mailem

Jedna z prvních věcí, které každý nový uživatel AI dělá, je požádat ho, aby napsal e-mail. EA jsou odborníky na triáž e-mailů a jejich využití AI by mělo být rozšířením této schopnosti, ale největší zmeškaná příležitost s ChatGPT a Claude je zacházet s těmito nástroji jako s přepínači, když jsou schopni mnohem více.

Několik z nejúčinnějších implementací, které jsem viděl, zahrnuje generativní nástroje AI, které jsou vyškoleny na e-mailech a komunikaci Slacku konkrétního výkonného ředitele. Systém AI zachytí styl komunikace, tón, preference a to, co je zajímá. Může pak skládat e-maily v jejich hlasu, filtrovat zprávy, které by nechtěli, nebo zkrátit 100stránkový report na několik klíčových bodů, které jsou důležité pro konkrétního jedince.

Co dříve trvalo 15 nebo 20 minut, aby se prokázalo kontext a prošlo e-mailem, může trvat jen sekundy. Výkonný ředitel může nyní trávit čas rozhodováním místo toho, aby jen četl a psal.

Totéž platí pro schůzky. Místo toho, aby strávil celou schůzku psaním poznámek, může EA použít řešení jako Granola pro tuto úlohu. Kombinujte to s dobře strukturovaným promptem v ChatGPT a poznámky ze schůzky jsou připraveny k distribuci, ještě než lidé opustí místnost. Asistent výkonného ředitele může také použít tento nástroj, aby shromáždil čtvrtletní přehledy ze schůzek nebo extrahoval data z více hovorů do jednoho uceleného zdroje dat s jedním promptem.

Násobič sil

Jak pohodlné to již zní, skutečné odemknutí přichází, když výkonný ředitel nemůže zúčastnit schůzku vůbec. S poznámkami ze schůzky Granola a hlubokým porozuměním pracovních postupů výkonného ředitele a stavu předchozích akčních položek může EA jednat jako jejich zástupce.

Kromě toho Granola umožňuje vyhledávání ve stylu LLM prostřednictvím sekce pro vyhledávání, kde lze zadávat prompty. Například jsem se chystal zúčastnit schůzky se zákazníkem a snažil jsem se vzpomenout si na jméno jeho dítěte. Zeptal jsem se Granoly: “Jak se jmenuje syn Nicole?” a odpověď byla vrácena během sekund.

Viděli jsme, že EA, kteří využívají Granola a další nástroje AI, aby měli prst na pulsu denní práce výkonného ředitele, mohou s jistotou vést kontrolní schůzky se zákazníky i interními synchronizačními sezeními. Když se výkonný ředitel vrátí, může se podívat na poznámky ze schůzky a nikdy nezmešká rytmus.

Můj vlastní EA vytvořil dokumenty “Zatímco jste byli pryč” pomocí AI s kategoriemi jako “Klíčové aktualizace”, “Schůzky, které jste zmeškali” a “E-mailový souhrn”. Každá z nich obsahuje všechny klíčové aktualizace a naléhavé položky, které musím řešit, a je snadné je prostudovat na první pohled. Tento jednoduchý rámec mě okamžitě uvědomí o všem, co se stalo, a zřídka musím klást následné otázky, abych pochopil kontext. To prostě funguje.

Automatizace na záchranu

Jeden nástroj může poskytnout malé výhry, ale když víte, jak nechat AI pracovní postupy mluvit jeden s druhým, tam může být skutečně zachráněn čas.

Zvažte proces přípravy výkonného ředitele na schůzku s novým zákazníkem nebo dodavatelem. Pokud byste tuto práci dělali ručně, znamenalo by to hledání informací o společnosti, nalezení relevantních dat interně, přípravu briefingu a tak dále. To by mohlo trvat hodinu nebo více, a to ještě předtím, než schůzka vůbec začne.

Automatizace mění všechno, a EA vyškolení v Zapier mohou rychle vytvořit pracovní postup, který provede většinu práce v okamžiku:

• Začíná to jednoduchým vstupem v HubSpot nebo Google Sheets.
• To spouští umělou inteligenci Zapier, aby stáhla data společnosti a poskytla přehled.
• Data jsou porovnány s interními dokumenty, aby se identifikovaly relevantní body.
• Odtud je generován briefovací dokument, automaticky se připraví krátká prezentace a veškerý materiál je umístěn do cloudové složky pro snadný přístup napříč týmem.
• Výkonný ředitel a podpůrný personál obdrží e-mail, který shrnuje proces.

Týmy, které využívají tyto typy pracovních postupů, uvádějí, že snížily dobu přípravy až o 70 % a jelikož proces je opakující se a předvídatelný, funguje to čas od času.

Sledování po schůzce funguje stejně. Když schůzka skončí, přepis vyrobený Granolou se vrací do Zapier. AI vypracovává stručný e-mail pro zákazníka, zatímco interní poznámky ze schůzky se vkládají do vyhrazeného kanálu Slack.

Pro besonders složité pracovní postupy, které nemají vestavěnou podporu Zapier, EA s hlubokými znalostmi.promptingu ChatGPT mohou rychle postavit skript Google Apps s nulovou zkušeností s kódováním. Použili jsme tento přístup sami, abychom stáhli data z interních firemních panelů přímo do týdenních zpráv, a tím jsme okamžitě odstranili hodiny nudné kopírovací a vkládací práce.

Co přijde dál

EA, kteří uspějí a prosperují, nejsou nutně ti, kteří se naučí nejvíce nástrojů. Jsou to ti, kteří myslí systémově, mohou identifikovat a řešit překážky v pracovních postupech a znají, kde automatizace může bezpečně ušetřit čas, zatímco stále produkuje vynikající výsledky.

Dnes již nejúspěšnější výkonní ředitelé těží z podpůrného týmu asistentů výkonných ředitelů, kteří jsou zběhlí v AI a mohou budovat systémy, které předvídají potřeby, ne pouze reagují na ně.