Jak AI-Powered Executive Assistants Přetvářejí Práci v roce 2026

Dnešní role výkonného asistenta (EA) se dramaticky změnila oproti tomu, co tomu bylo před dvěma lety. Zatímco dříve šlo o pomoc při vyvažování práce a osobního života výkonného ředitele, EA jsou nyní násobitelem sil a pozice vyžaduje nový soubor AI-založených dovedností.

Poprvé umožnil AI, aby jeden vysoce kvalifikovaný asistent podporoval více výkonných ředitelů prostřednictvím optimalizace pracovních postupů a automatizace. Hloubka jejich podpory je dokonce vedla k tomu, aby převzali role podobné Chief of Staff než jen jednoduchý asistent.

Když se nás na Viva Talent ptají naši vlastní EA, jaké nástroje využívají nejvíce, vždy se objevují stejné názvy: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, e-mailové klienty (Gmail, Outlook nebo Superhuman), nástroje pro projektový management (jako Monday.com) a nástroje pro plánování (včetně Vimcal).

Jedná se o seznam nejpopulárnějších pracovních nástrojů, ale samotný seznam není tím zajímavým; zajímavé je, jak tyto nástroje mohou spolupracovat.

Víme, že nejlepší EA nejsou sběrateli AI nástrojů. Jsou spíše spojenci nástrojů.

Přechytávání Slacku

Většina firem používá Slack jako chatovací službu. Nejlepší EA ho využívají jako operační centrum. Zde je jednoduchý příklad: Žádost je vložena do Slacku pro výkonného ředitele. Ve většině společností tato žádost zůstává, dokud někdo nezapomene na akci.

Chytřejší přístup? Nastavit automatizace na základě emotikonů a zapojit Notion. Přiřadit emotikon k zprávě a s správnou Notion integrací bude automaticky označena jako sledovaná úloha. Bez nutnosti ručního zadání do seznamu úkolů a potenciálního zapomenutí budou všechny úkoly zohledněny a výkonný ředitel se nikdy nebude muset ptát, zda něco propadlo.

Léčba e-mailové přetížení

Jedna z prvních věcí, které každý nový AI uživatel dělá, je požádání o napsání e-mailu. EA jsou experti v e-mailové triáži a jejich použití AI by mělo být rozšířením této schopnosti, ale největší zmeškanou příležitostí s ChatGPT a Claude je jejich použití jako pouze sofistikovaného nástroje pro automatické dokončování, když jsou schopni mnohem více.

Několik z nejúčinnějších implementací, které jsem viděl, zahrnuje generativní AI nástroje vyškolené na e-mailech a komunikaci Slacku konkrétního výkonného ředitele. AI systém zachytí jejich komunikační styl, tón, preference a to, co je zajímá. Může pak skládat e-maily v jejich hlasu, filtrovat zprávy, které by nechtěli, nebo zkrátit 100stránkový report na několik klíčových bodů, které jsou důležité pro konkrétního jedince.

Co dříve trvalo 15 nebo 20 minut, aby se prokopal e-maily a pochopil kontext, může trvat jen sekundy. Výkonný ředitel může nyní trávit čas rozhodováním místo čtení a psaní.

Stejné platí pro schůzky. Místo toho, aby strávil celou schůzku psaním poznámek, EA mohou použít řešení jako Granola pro tuto úlohu. Kombinace s dobře strukturovaným promptem v ChatGPT a poznámky ze schůzky jsou připraveny k distribuci, ještě než lidé opustí místnost. Výkonný asistent může také použít tento nástroj k získání čtvrtletních přehledů ze týdenních synchronizačních schůzek nebo extrahovat data z více hovorů do jediného soudržného zdroje dat s jediným promptem.

Násobitel sil

Jakmile to už zní pohodlně, skutečný odemknutí přichází, když výkonný ředitel nemůže účastnit se schůzky vůbec. S poznámkami ze schůzky Granola a hlubokým pochopením pracovních postupů výkonného ředitele a stavu předchozích akčních položek může EA jednat jako jejich zástupce.

<p Navíc Granola umožňuje LLM-styl vyhledávání prostřednictvím vyhledávací sekce, kde lze zadávat dotazy. Například jsem se chystal připojit k schůzce se zákazníkem a snažil jsem se vzpomenout si na jméno jeho syna. Zeptal jsem se Granoly: "Jak se jmenuje syn Nicole?" a odpověď byla vrácena během sekund.

Viděli jsme, že EA, kteří využívají Granola a další AI nástroje k udržování prstů na pulsu denní práce výkonného ředitele, mohou sebevědomě vést kontrolní schůzky se zákazníky i interními synchronizačními sezeními. Když se výkonný ředitel vrátí, může se podívat na poznámky ze schůzky a nikdy nezmešká beat.

Můj vlastní EA vytvořil „While You Were Out“ dokumenty pomocí AI s kategoriemi jako „Klíčové aktualizace“, „Schůzky, které jste zmeškal“, a „E-mailový souhrn“. Každá z nich obsahuje všechny klíčové aktualizace a naléhavé položky, které musím řešit, a je snadné je procházet na první pohled. Tento jednoduchý rámec mě okamžitě informuje o všech aktualizacích a zřídka musím klást follow-up otázky, abych pochopil kontext. To prostě funguje.

Automatizace na záchranu

Jeden nástroj může poskytnout malé výhry, ale když víte, jak nechat AI pracovní postupy mluvit jeden s druhým, tam je místo, kde lze skutečně ušetřit čas.

Zvažte proces přípravy výkonného ředitele na schůzku s novým zákazníkem nebo dodavatelem. Pokud byste to dělali ručně, znamenalo by to hledání informací o společnosti, nalezení relevantních dat interně, přípravu briefingu a tak dále. To by mohlo trvat hodinu nebo více, a to ještě předtím, než schůzka vůbec začne.

Automatizace mění všechno, a EA vyškolení v Zapier mohou rychle vytvořit pracovní postup, který provede většinu práce v mžiku:

• Začíná to jednoduchým vstupem v HubSpot nebo Google Sheets.
• To spustí AI Zapier, aby stáhl údaje o společnosti a poskytl přehledy.
• Údaje jsou porovnány s interními dokumenty, aby identifikovaly relevantní body.
• Odtud je vygenerován briefinkový dokument, automaticky připravený krátký prezentací a všechny tyto materiály jsou umístěny do cloudové složky pro snadný přístup napříč týmem.
• Výkonný ředitel a podpůrný personál obdrží e-mail, který shrnuje proces.

Týmy, které využívají tyto typy pracovních postupů, hlásily snížení přípravného času až o 70 % a jelikož proces je opakovaný a předvídatelný, funguje to čas od času.

Po schůzce fungují follow-upy stejným způsobem. Když schůzka skončí, přepis vytvořený Granolou se vrací do Zapier. AI vypracuje stručný e-mail klientovi, zatímco interní poznámky ze schůzky jsou vloženy do speciálního kanálu Slack.

Pro zvláště obtížné pracovní postupy, které nemají vestavěnou podporu Zapier, EA s hlubokými znalostmi ChatGPT promptů mohou rychle vytvořit Google Apps Script bez jakýchkoli programovacích zkušeností. Použili jsme tento přístup sami, abychom stáhli data z interních firemních panelů přímo do týdenních zpráv, a tím eliminovat hodiny ruční kopírovací a vkládací práce v okamžiku.

Co přijde dál

EA, kteří uspějí a prosperují, nejsou nutně ti, kteří se naučí nejvíce nástrojů. Jsou to ti, kteří myslí systémově, mohou identifikovat a řešit překážky v pracovních postupech a vědět, kde automatizace může bezpečně ušetřit čas, zatímco stále produkuje vynikající výsledky.

Dnešní nejúspěšnější výkonní ředitelé již těží z podpory AI-fluentních výkonných asistentů, kteří mohou budovat systémy, které předvídají potřeby, ne jen reagují na ně.