Как помощники руководителей, работающие на основе ИИ, переосмысливают работу в 2026 году

Сегодня роль помощника руководителя (EA) изменилась кардинально по сравнению с тем, что было всего два года назад. Если ранее помощь в балансе между работой и личной жизнью руководителя заключалась в простом управлении временем, то теперь EA стали умножителями силы, и должны обладать новым набором навыков, основанных на ИИ.

Впервые ИИ сделал возможным для одного высококвалифицированного помощника поддерживать нескольких руководителей посредством оптимизации и автоматизации рабочих процессов. Глубина их поддержки даже привела к тому, что они начали выполнять роли, более похожие на роль начальника штаба, чем на простого помощника.

Когда мы в Viva Talent спрашиваем наших собственных EA, какие инструменты они используют чаще всего, всегда встречаемся с одними и теми же именами: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, почтовые клиенты (Gmail, Outlook или Superhuman), инструменты управления проектами (например, Monday.com) и инструменты планирования (включая Vimcal).

Это список самых популярных инструментов для рабочего места, но интересно не само наличие этих инструментов, а то, как они могут работать вместе.

Мы видим, что лучшие EA не собирают инструменты ИИ. Они соединяют инструменты.

Повышение эффективности Slack

Большинство компаний используют Slack как службу обмена сообщениями. Лучшие EA используют его как операционный центр. Вот простой пример: Запрос поступает в Slack для руководителя. В большинстве компаний этот запрос висит до тех пор, пока кто-то не вспомнит о необходимости принять меры.

Более умный подход? Настроить автоматизацию на основе эмодзи и подключить Notion. Назначьте эмодзи сообщению, и с помощью правильной интеграции Notion оно будет автоматически отмечено как отслеживаемая задача. Без необходимости ручного ввода в список дел и потенциального забывания все задачи будут учтены, и руководитель никогда не будет задаваться вопросом, не упустил ли он что-то важное.

Излечение от перегрузки электронной почты

Одним из первых действий, которые выполняет каждый новый пользователь ИИ, является запрос на написание электронного письма. EA являются экспертами в триаже электронной почты, и их использование ИИ должно быть расширением этой способности, но самой большой упущенной возможностью с ChatGPT и Claude является использование этих инструментов как простого автозаполнения, когда они способны на гораздо больше.

Некоторые из наиболее эффективных реализаций, которые я видел, включают инструменты генерации ИИ, обученные на электронных письмах и коммуникациях Slack конкретного руководителя. Система ИИ воспринимает стиль общения руководителя, его тон, предпочтения и интересы. Затем она может составлять электронные письма в его голосе, фильтровать сообщения, которые он не хотел бы видеть, или сократить 100-страничный отчет до нескольких ключевых пунктов, которые имеют значение для этого конкретного человека.

То, что ранее занимало 15 или 20 минут на просмотр электронных писем и понимание контекста, теперь может занять всего несколько секунд. Руководитель может тратить свое время на принятие решений, а не просто на чтение и написание.

То же самое относится и к встречам. Вместо того, чтобы тратить все время встречи на ведение заметок, EA могут использовать решения, такие как Granola, для этой задачи. Объединив это с хорошо структурированным запросом в ChatGPT, протокол встречи готов к распространению, прежде чем люди даже покинут комнату. Помощник руководителя также может использовать этот инструмент для сбора квартальных сведений из еженедельных синхронизаций или извлечения данных из нескольких звонков в единую связную базу данных с помощью одного запроса.

Умножитель силы

Хотя это уже звучит удобно, настоящий прорыв происходит, когда руководитель не может присутствовать на встрече. С помощью заметок встречи Granola и глубокого понимания рабочих процессов руководителя и статуса прошлых действий EA может действовать как его представитель.

Кроме того, Granola позволяет выполнять поиск в стиле LLM через раздел поиска, где можно вводить запросы. Например, когда я собирался присоединиться к встрече с клиентом и пытался вспомнить имя его ребенка, я спросил Granola: “Как зовут сына Николь?” и получил ответ в течение нескольких секунд.

Мы видим, что, используя Granola и другие инструменты ИИ для поддержания пальца на пульсе повседневной работы руководителя, EA могут уверенно вести проверки с клиентами, а также внутренние синхронизации. Когда руководитель возвращается, он может взглянуть на протокол встречи и никогда не пропустит ни одного шага.

Мой собственный EA создал документы “Пока вы были отсутствуеты” с помощью ИИ, в которых есть категории “Ключевые обновления”, “Пропущенные встречи” и “Дайджест электронной почты”. Каждая из них содержит все ключевые обновления и срочные элементы, которые мне нужно решить, и легко воспринимается за один взгляд. Эта простая структура мгновенно ставит меня в курс дела, и мне редко нужно задавать дополнительные вопросы, чтобы понять контекст. Это просто работает.

Автоматизация на помощь

Один инструмент может дать некоторые небольшие победы, но когда вы знаете, как заставить рабочие процессы ИИ общаться друг с другом, именно тогда можно действительно сэкономить время.

Рассмотрим процесс подготовки руководителя к встрече с новым клиентом или поставщиком. Если делать эту работу вручную, это означало бы поиск информации о компании, нахождение соответствующих данных внутри, подготовку брифинга и так далее. Это заняло бы час или больше, и это еще до начала встречи.

Автоматизация меняет все, и EA, обученные Zapier, могут быстро создать рабочий процесс, который выполняет большую часть работы за мгновение:

• Это начинается с простого ввода в HubSpot или Google Sheets.
• Это запускает ИИ Zapier, чтобы извлечь данные компании и предоставить основные моменты.
• Данные сравниваются с внутренними документами, чтобы определить соответствующие моменты для обсуждения.
• Оттуда генерируется брифинговый документ, автоматически создается краткая презентация, и все эти материалы помещаются в облачную папку для легкого доступа всей команды.
• Руководителю и поддерживающему персоналу отправляется электронное письмо, суммирующее процесс.

Команды, которые используют такие рабочие процессы, сообщают о сокращении времени подготовки до 70%, и поскольку процесс повторяем и предсказуем, он работает каждый раз.

Следование после встречи работает аналогичным образом. Когда встреча заканчивается, транскрипт, созданный Granola, возвращается в Zapier. ИИ создает проект электронного письма клиенту, а внутренние заметки встречи отправляются в выделенный канал Slack.

Для особенно сложных рабочих процессов, которые не имеют встроенной поддержки Zapier, EA с глубокими знаниями запросов ChatGPT могут быстро создать скрипт Google Apps без опыта программирования. Мы сами использовали этот подход, чтобы извлечь данные из внутренних панелей компании прямо в еженедельные отчеты, исключив часы однообразной работы копирования и вставки в мгновение ока.

Что дальше

EA, которые преуспевают и процветают, не обязательно те, кто изучает больше всего инструментов. Это те, кто мыслит системно, может выявить и решить проблемы в рабочих процессах и знает, где автоматизация может безопасно сэкономить время, сохраняя при этом отличные результаты.

Сегодня наиболее успешные руководители уже пользуются поддержкой команды EA, которые владеют ИИ и могут создавать системы, которые предвидят потребности, а не просто реагируют на них.