Как помощники руководителей, работающие на основе ИИ, переосмысливают работу в 2026 году

Сегодня роль помощника руководителя (EA) кардинально изменилась по сравнению с тем, что было всего два года назад. Если ранее помощь в балансе работы и личной жизни руководителя заключалась лишь в управлении временем, теперь EA являются умножителями силы, и этот пост требует нового набора навыков, основанных на ИИ.

Впервые ИИ сделал возможным для одного высококвалифицированного помощника поддерживать нескольких руководителей посредством оптимизации и автоматизации рабочих процессов. Глубина их поддержки даже приводит к тому, что они принимают на себя роли, более похожие на руководителя штаба, чем на простого помощника.

Когда мы в Viva Talent спрашиваем наших собственных EA, какие инструменты они используют чаще всего, всегда возвращаются одни и те же имена: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, почтовые клиенты (Gmail, Outlook или Superhuman), инструменты управления проектами (например, Monday.com) и инструменты планирования (включая Vimcal).

Это список самых популярных инструментов для рабочего места, но сам список не является интересной частью; интересно то, как эти инструменты могут работать вместе.

Мы видим, что лучшие EA не собирают инструменты ИИ. Они являются коннекторами инструментов.

Поймать Slack

Большинство компаний используют Slack как службу чата. Лучшие EA используют его как операционный центр. Вот простой пример: Запрос поступает в Slack для руководителя. В большинстве компаний этот запрос висит до тех пор, пока кто-то не вспомнит принять действие.

Более интеллектуальный подход? Настройте автоматизацию на основе эмодзи и подключите Notion. Назначьте эмодзи сообщению, и с правильным интеграцией Notion оно будет автоматически отмечено как отслеживаемая задача. Без необходимости ручного ввода в список дел и потенциального забывания все задачи будут учтены, и руководитель никогда не будет задаваться вопросом, не упустил ли он что-то.

Излечение перегрузки электронной почты

Одним из первых дел, которые делает каждый новый пользователь ИИ, является запрос к нему написать электронное письмо. EA являются экспертами в триаже электронной почты, и их использование ИИ должно быть расширением этой способности, но самой большой упущенной возможностью с ChatGPT и Claude является behand них как фанковый автозаполнитель, когда они способны на гораздо больше.

Некоторые из наиболее эффективных реализаций, которые я видел, включают инструменты генеративного ИИ, обученные на электронных письмах и коммуникациях Slack конкретного руководителя. Система ИИ узнает его стиль общения, его тон, его предпочтения и то, что его интересует. Затем она может составить электронные письма в его голосе, отфильтровать сообщения, которые он не хотел бы, или сократить 100-страничный отчет до нескольких ключевых пунктов, которые имеют значение для этого конкретного человека.

Что ранее занимало 15 или 20 минут, чтобы прочитать электронные письма и понять контекст, теперь может занять всего несколько секунд. Руководитель может теперь тратить свое время на принятие решений, а не просто на чтение и написание.

То же самое относится и к встречам. Вместо того, чтобы тратить все время встречи на запись заметок, EA могут использовать решения, такие как Granola, для этой задачи. Объединив это с хорошо структурированным запросом в ChatGPT, протокол встречи готов к распространению, даже прежде чем люди покинут комнату. Помощник руководителя также может использовать этот инструмент, чтобы собрать квартальные идеи из еженедельных синхронизаций или извлечь данные из нескольких звонков в едином источнике данных с помощью одного запроса.

Умножитель силы

Как удобно это уже звучит, настоящий разблокировщик появляется, когда руководитель не может присутствовать на встрече. С помощью заметок встречи Granola и глубокого понимания рабочих процессов руководителя и статуса предыдущих действий EA может действовать как его представитель.

Кроме того, Granola позволяет выполнять поиск в стиле LLM через раздел поиска, где можно вводить запросы. Например, я собирался присоединиться к встрече с клиентом и пытался вспомнить имя его ребенка. Я спросил Granola: “Как зовут сына Николь?” и ответ был возвращен в течение нескольких секунд.

Мы видим, что, используя Granola и другие инструменты ИИ, чтобы держать пальцы на пульсе повседневной работы руководителя, EA могут уверенно вести проверки с клиентами, а также внутренние синхронизации. Когда руководитель возвращается, он может взглянуть на протокол встречи и никогда не пропустит ни одного удара.

Мой собственный EA построил документы “Пока вы были вне” с помощью ИИ с категориями, такими как “Ключевые обновления”, “Встречи, которые вы пропустили”, и “Электронный дайджест”. Каждый из них содержит все ключевые обновления и срочные элементы, которые мне нужно решить, и легко просматривать на взгляд. Эта простая структура мгновенно ставит меня в курс дела, и мне редко нужно задавать дополнительные вопросы, чтобы понять контекст. Это просто работает.

Автоматизация на помощь

Один инструмент может обеспечить некоторые небольшие победы, но когда вы знаете, как сделать рабочие процессы ИИ говорить друг с другом, вот где можно действительно сэкономить время.

Рассмотрим процесс подготовки руководителя к встрече с новым клиентом или поставщиком. Чтобы сделать эту работу вручную, это означало бы поиск информации о компании, поиск соответствующих данных внутри, подготовку брифингового документа и т. д. Это могло занять час или больше, и это еще до начала встречи.

Автоматизация меняет все, и EA, обученные Zapier, могут быстро создать рабочий процесс, который выполняет большую часть работы за мгновение:

• Это начинается с простого ввода в HubSpot или Google Sheets.
• Это запускает ИИ Zapier, чтобы извлечь данные компании и предоставить основные моменты.
• Данные сравниваются с внутренними документами, чтобы определить соответствующие моменты для обсуждения.
• Оттуда генерируется брифинговый документ, автоматически готовится краткая презентация, и все это материал помещается в папку облака для легкого доступа команды.
• Руководителю и поддерживающему персоналу отправляется электронное письмо, суммирующее процесс.

Команды, которые используют такие рабочие процессы, сообщают, что сократили время подготовки до 70%, и поскольку процесс повторяем и предсказуем, он работает каждый раз.

Следующие действия после встречи работают таким же образом. Когда встреча заканчивается, транскрипт, произведенный Granola, возвращается в Zapier. ИИ создает проект краткого электронного письма клиенту, а внутренние заметки встречи питают выделенный канал Slack.

Для особенно сложных рабочих процессов, которые не имеют встроенной поддержки Zapier, EA с глубокими знаниями запросов ChatGPT могут быстро создать скрипт Google Apps без опыта программирования. Мы использовали этот подход сами, чтобы извлечь данные из внутренних панелей компании прямо в еженедельные отчеты, исключив часы скучной работы по копированию и вставке за мгновение.

Что дальше

EA, которые преуспевают и процветают, не обязательно те, кто учится использовать больше инструментов. Это те, кто думает системно, может выявить и решить проблемы в рабочих процессах и знает, где автоматизация может безопасно сэкономить время, сохраняя при этом отличные результаты.

Сегодня наиболее успешные руководители уже пользуются поддержкой команды помощников руководителей, знакомых с ИИ, которые могут создавать системы, которые предвидят потребности, а не просто реагируют на них.