Come gli assistenti esecutivi potenziati da AI stanno ripensando il lavoro nel 2026

Oggi, il ruolo dell’assistente esecutivo (EA) è drasticamente cambiato rispetto a quello di due anni fa. Dove aiutare nell’equilibrio tra lavoro e vita di un dirigente era una volta solo una gestione del tempo, gli EA sono ora moltiplicatori di forza, e la posizione richiede un nuovo set di competenze basate su AI.

Per la prima volta, l’AI ha reso possibile che un singolo assistente altamente formato possa supportare più dirigenti attraverso l’ottimizzazione e l’automazione del flusso di lavoro. La profondità del loro supporto li sta portando ad assumere ruoli più simili a quelli di un Capo di Stato Maggiore che a quelli di un semplice assistente.

Quando noi di Viva Talent chiediamo ai nostri EA quali strumenti stanno utilizzando di più, i soliti nomi tornano sempre: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, client di posta elettronica (Gmail, Outlook o Superhuman), strumenti di gestione dei progetti (come Monday.com) e strumenti di pianificazione (inclusi Vimcal).

È un elenco dei più popolari strumenti di lavoro in generale, ma l’elenco in sé non è la parte interessante; è il modo in cui questi strumenti possono lavorare insieme.

Abbiamo visto che i migliori EA non sono collezionisti di strumenti AI. Sono connettori di strumenti.

Raccogliendo il testimone

La maggior parte delle aziende utilizza Slack come un servizio di chat. I migliori EA lo utilizzano come un centro operativo. Ecco un semplice esempio: una richiesta viene inserita in Slack per un dirigente. Nella maggior parte delle aziende, questa richiesta rimane lì fino a quando qualcuno non si ricorda di agire.

Un approccio più intelligente? Configurare automazioni in base agli emoji e integrare Notion. Assegnare un emoji a un messaggio e con l’integrazione Notion appropriata verrà automaticamente contrassegnato come attività tracciata. Senza dover essere inserito manualmente in una lista di attività e potenzialmente dimenticato, tutte le attività saranno contabilizzate e il dirigente non dovrà mai chiedersi se qualcosa è caduto nelle fessure.

Guarire dall’eccesso di posta elettronica

Una delle prime cose che ogni nuovo utente AI fa è chiedere di scrivere un’e-mail per loro. Gli EA sono esperti di triage delle e-mail e l’utilizzo di AI dovrebbe essere un’estensione di questa capacità, ma la più grande opportunità mancata con ChatGPT e Claude è trattare questi strumenti come un semplice strumento di autocomplete quando sono in grado di molto di più.

Alcune delle implementazioni più efficaci che ho visto coinvolgono strumenti di intelligenza artificiale generativa addestrati sulle e-mail e sulle comunicazioni Slack di un dirigente specifico. Il sistema AI acquisisce lo stile di comunicazione, il tono, le preferenze e ciò che gli interessa. Può quindi comporre e-mail nella sua voce, filtrare i messaggi che non vorrebbe, o ridurre un rapporto di 100 pagine a pochi punti chiave che gli interessano.

Ciò che un tempo richiedeva 15 o 20 minuti per scavare nelle e-mail e capire il contesto può essere fatto in pochi secondi. Il dirigente può ora dedicare il suo tempo a prendere decisioni invece di leggere e scrivere solo.

Lo stesso vale per le riunioni. Invece di trascorrere l’intera riunione prendendo appunti, gli EA possono utilizzare soluzioni come Granola per questo compito. Combinare questo con un prompt ben strutturato in ChatGPT e i verbali della riunione sono pronti per essere distribuiti prima che le persone abbiano anche lasciato la stanza. Un assistente esecutivo può anche utilizzare questo strumento per raccogliere informazioni trimestrali da sincronizzazioni settimanali o estrarre dati da più chiamate in una singola fonte di dati coerente con un singolo prompt.

Un moltiplicatore di forza

Quanto suona già conveniente, il vero sblocco arriva quando il dirigente non può partecipare alla riunione. Con i verbali della riunione di Granola e una profonda comprensione dei flussi di lavoro del dirigente e dello stato degli elementi di azione precedenti, l’EA può agire come suo sostituto.

Inoltre, Granola consente una ricerca di tipo LLM attraverso una sezione di ricerca in cui possono essere inseriti prompt. Ad esempio, stavo per partecipare a una riunione con un cliente e stavo cercando di ricordare il nome di suo figlio. Ho chiesto a Granola: “Qual è il nome del figlio di Nicole?” e una risposta è stata restituita in pochi secondi.

Abbiamo visto che sfruttando Granola e altri strumenti AI per mantenere il dito sul polso del lavoro quotidiano di un dirigente, gli EA possono condurre con fiducia controlli con i clienti e sessioni di sincronizzazione interne. Quando il dirigente torna, può dare uno sguardo ai verbali della riunione e non perdere un colpo.

Il mio stesso EA ha costruito documenti “Mentre eri fuori” utilizzando AI con categorie come “Aggiornamenti chiave”, “Riunioni che hai perso” e “Riepilogo e-mail”. Ognuno di questi contiene tutti gli aggiornamenti chiave e gli elementi urgenti che devo affrontare, ed è facile da digerire a colpo d’occhio. Questo semplice framework mi porta istantaneamente aggiornato senza spiegazioni eccessive e raramente devo chiedere domande di follow-up per capire il contesto. Funziona semplicemente.

Automazione al salvataggio

Uno strumento singolo può fornire alcune piccole vittorie, ma quando si sa come far parlare i flussi di lavoro AI tra loro, è lì che il tempo può essere veramente risparmiato.

Considerare il processo di preparazione di un dirigente per una riunione con un nuovo cliente o fornitore. Fare questo lavoro a mano significherebbe cercare informazioni sull’azienda, trovare dati rilevanti all’interno, preparare un documento di briefing e così via. Ciò potrebbe richiedere un’ora o più, e questo è prima che la riunione inizi.

L’automazione cambia tutto, e gli EA addestrati in Zapier possono rapidamente creare un flusso di lavoro che esegue la maggior parte del lavoro in un batter d’occhio:

• Inizia con un semplice input in HubSpot o Google Sheets.
• Questo attiva l’AI di Zapier per estrarre i dati aziendali e fornire highlight.
• I dati vengono confrontati con documenti interni per identificare punti di discussione rilevanti.
• Da lì, viene generato un documento di briefing, una presentazione breve viene preparata automaticamente e tutto il materiale viene inserito in una cartella cloud per un accesso facile da parte dell’intero team.
• Il dirigente e il personale di supporto ricevono un’e-mail che riassume il processo.

I team che sfruttano questo tipo di flussi di lavoro hanno segnalato una riduzione del 70% del tempo di preparazione, e poiché il processo è ripetibile e prevedibile, funziona ogni volta.

I follow-up post-riunione funzionano allo stesso modo. Quando la riunione si conclude, una trascrizione prodotta da Granola torna in Zapier. L’AI elabora un’e-mail concisa al cliente mentre le note della riunione vengono inserite in un canale Slack dedicato.

Per flussi di lavoro particolarmente complicati che non hanno un supporto Zapier integrato, gli EA con una profonda conoscenza della promozione ChatGPT possono rapidamente costruire uno script Google Apps con zero esperienza di codifica. Abbiamo utilizzato questo approccio noi stessi per estrarre dati da dashboard aziendali interni direttamente in rapporti settimanali, eliminando ore di lavoro noioso di copia/incolla in un istante.

Cosa viene dopo

Gli EA che hanno successo e prosperano non sono necessariamente quelli che imparano il maggior numero di strumenti. Sono quelli che pensano in modo sistemico, possono identificare e risolvere ostacoli nei flussi di lavoro e sanno dove l’automazione può sicuramente risparmiare tempo pur producendo risultati eccellenti.

I dirigenti più di successo di oggi stanno già beneficiando di un cast di supporto di assistenti esecutivi fluenti in AI che possono costruire sistemi che anticipano le esigenze, non solo reagiscono ad esse.