Come gli assistenti esecutivi potenziati dall’intelligenza artificiale stanno ridefinendo il lavoro nel 2026

Oggi, il ruolo dell’assistente esecutivo (EA) è cambiato drasticamente rispetto a due anni fa. Se un tempo aiutare nell’equilibrio tra lavoro e vita privata di un dirigente era solo una questione di gestione del tempo, gli EA sono ora moltiplicatori di forza, e il ruolo richiede un nuovo set di competenze basate sull’intelligenza artificiale.

Per la prima volta, l’intelligenza artificiale ha reso possibile che un unico assistente altamente qualificato supporti più dirigenti attraverso l’ottimizzazione dei flussi di lavoro e l’automazione. La profondità del loro supporto li sta portando ad assumere ruoli più simili a quelli di un Capo di Stato Maggiore che a quelli di un semplice assistente.

Quando noi di Viva Talent chiediamo ai nostri EA quali strumenti stanno utilizzando di più, i nomi che tornano sempre sono gli stessi: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, client di posta elettronica (Gmail, Outlook o Superhuman), strumenti di gestione dei progetti (come Monday.com) e strumenti di pianificazione (come Vimcal).

È un elenco dei principali strumenti di lavoro più popolari, ma l’elenco in sé non è la parte interessante; è il modo in cui questi strumenti possono lavorare insieme.

Abbiamo visto che i migliori EA non sono collezionisti di strumenti di intelligenza artificiale. Sono connettori di strumenti.

Raccogliendo il testimone

La maggior parte delle aziende utilizza Slack come un servizio di chat. I migliori EA lo utilizzano come un centro operativo. Ecco un semplice esempio: una richiesta viene inserita in Slack per un dirigente. Nella maggior parte delle aziende, questa richiesta rimane lì fino a quando qualcuno non si ricorda di prendere azioni.

Un approccio più intelligente? Configurare automazioni basate su emoji e integrare Notion. Assegnare un emoji a un messaggio e, con l’integrazione Notion giusta, verrà automaticamente contrassegnato come attività tracciata. Senza dover essere inserito manualmente in una lista di attività e potenzialmente dimenticato, tutte le attività saranno contabilizzate e il dirigente non dovrà mai chiedersi se qualcosa sia caduto nel vuoto.

Guarire dall’eccesso di posta elettronica

Una delle prime cose che ogni nuovo utente di intelligenza artificiale fa è chiedere di scrivere un’e-mail per loro. Gli EA sono esperti di triage della posta elettronica e il loro utilizzo dell’intelligenza artificiale dovrebbe essere un’estensione di questa capacità, ma la più grande opportunità mancata con ChatGPT e Claude è trattare questi strumenti come un semplice tool di autocomplete quando sono in grado di fare molto di più.

Alcune delle implementazioni più efficaci che ho visto coinvolgono strumenti di intelligenza artificiale generativa addestrati sulle e-mail e le comunicazioni Slack di un dirigente specifico. Il sistema di intelligenza artificiale acquisisce lo stile di comunicazione, il tono, le preferenze e gli interessi del dirigente. Può quindi comporre e-mail nella sua voce, filtrare i messaggi che non desidera, o ridurre un rapporto di 100 pagine a pochi punti chiave che interessano a quel dirigente specifico.

Ciò che un tempo richiedeva 15 o 20 minuti per scavare nella posta elettronica e capire il contesto può ora richiedere solo pochi secondi. Il dirigente può ora spendere il suo tempo prendendo decisioni invece di solo leggere e scrivere.

Lo stesso vale per le riunioni. Invece di trascorrere l’intera riunione prendendo appunti, gli EA possono utilizzare soluzioni come Granola per questo compito. Combinare questo con un prompt ben strutturato in ChatGPT, e i verbali della riunione sono pronti per essere distribuiti prima che le persone abbiano anche lasciato la stanza. Un assistente esecutivo può anche utilizzare questo strumento per raccogliere informazioni trimestrali da sincronizzazioni settimanali o estrarre dati da più chiamate in una singola fonte di dati coerente con un solo prompt.

Un moltiplicatore di forza

Sebbene questo suoni già molto comodo, il vero sblocco arriva quando il dirigente non può partecipare alla riunione. Con i verbali della riunione di Granola e una profonda comprensione dei flussi di lavoro del dirigente e dello stato degli elementi di azione precedenti, l’EA può agire come suo sostituto.

Inoltre, Granola consente una ricerca di tipo LLM attraverso una sezione di ricerca in cui possono essere inseriti prompt. Ad esempio, stavo per partecipare a una riunione con un cliente e stavo cercando di ricordare il nome di suo figlio. Ho chiesto a Granola: “Qual è il nome del figlio di Nicole?” e una risposta è stata restituita in pochi secondi.

Abbiamo visto che sfruttando Granola e altri strumenti di intelligenza artificiale per mantenere il dito sul polso del lavoro quotidiano di un dirigente, gli EA possono condurre con fiducia verifiche con clienti e sessioni di sincronizzazione interne. Quando il dirigente torna, può dare uno sguardo ai verbali della riunione e non perdere un colpo.

Il mio stesso EA ha costruito documenti “Mentre eri fuori” utilizzando l’intelligenza artificiale con categorie come “Aggiornamenti chiave”, “Riunioni che hai perso” e “Riepilogo della posta elettronica”. Ognuno di questi contiene tutti gli aggiornamenti chiave e gli elementi urgenti che devo affrontare, ed è facile da digerire a colpo d’occhio. Questo semplice framework mi porta istantaneamente aggiornato senza spiegazioni eccessive e raramente devo chiedere domande di follow-up per capire il contesto. Funziona semplicemente.

L’automazione salva la situazione

Uno strumento singolo può offrire alcune piccole vittorie, ma quando si sa come far comunicare i flussi di lavoro di intelligenza artificiale, è lì che il tempo può essere veramente risparmiato.

Considerare il processo di preparazione di un dirigente per una riunione con un nuovo cliente o fornitore. Fare questo lavoro a mano significherebbe cercare informazioni sull’azienda, trovare dati rilevanti all’interno, preparare un documento di briefing e così via. Ciò potrebbe richiedere un’ora o più, e questo prima che la riunione abbia anche inizio.

L’automazione cambia tutto, e gli EA addestrati su Zapier possono rapidamente creare un flusso di lavoro che esegue la maggior parte del lavoro in un batter d’occhio:

• Inizia con un semplice input in HubSpot o Google Sheets.
• Questo attiva l’intelligenza artificiale di Zapier per estrarre dati aziendali e fornire punti salienti.
• I dati vengono confrontati con documenti interni per identificare punti di discussione rilevanti.
• Da lì, viene generato un documento di briefing, viene preparata automaticamente una breve presentazione e tutto il materiale viene inserito in una cartella cloud per un accesso facile a tutto il team.
• Il dirigente e il personale di supporto ricevono un’e-mail che riassume il processo.

I team che sfruttano questo tipo di flussi di lavoro hanno segnalato una riduzione del tempo di preparazione fino al 70%, e poiché il processo è ripetibile e prevedibile, funziona ogni volta.

Le seguite alle riunioni funzionano allo stesso modo. Quando la riunione si conclude, una trascrizione prodotta da Granola viene riportata in Zapier. L’intelligenza artificiale crea una bozza di e-mail concisa per il cliente mentre le note interne della riunione vengono inserite in un canale Slack dedicato.

Per flussi di lavoro particolarmente complicati che non hanno un supporto integrato di Zapier, gli EA con una profonda conoscenza della promozione di ChatGPT possono rapidamente costruire uno script di Google Apps con zero esperienza di codifica. Abbiamo utilizzato questo approccio noi stessi per estrarre dati da dashboard aziendali interne direttamente nei rapporti settimanali, eliminando ore di lavoro di copia e incolla tedioso in un istante.

Cosa viene dopo

Gli EA che hanno successo e prosperano non sono necessariamente quelli che imparano il maggior numero di strumenti. Sono quelli che pensano in modo sistemico, possono identificare e risolvere gli ostacoli nei flussi di lavoro, e sanno dove l’automazione può risparmiare tempo in modo sicuro mentre produce ancora risultati eccellenti.

Oggi, i dirigenti più di successo stanno già beneficiando di un cast di supporto di assistenti esecutivi fluenti in intelligenza artificiale che possono costruire sistemi che anticipano le esigenze, non solo reagiscono ad esse.