एआई-पावर्ड कार्यकारी सहायक 2026 में कार्य को कैसे पुनः कल्पना कर रहे हैं

आज, कार्यकारी सहायक (ईए) की भूमिका दो साल पहले की तुलना में नाटकीय रूप से बदल गई है। जहां एक कार्यकारी के काम/जीवन संतुलन में सहायता करना एक बार केवल समय प्रबंधन था, ईए अब बल गुणक हैं, और इस पद के लिए एआई-आधारित कौशल का एक नया सेट मांगा जाता है।

पहली बार, एआई ने एक ही उच्च प्रशिक्षित सहायक को कार्य प्रवाह अनुकूलन और स्वचालन के माध्यम से कई कार्यकारियों का समर्थन करना संभव बना दिया है। उनके समर्थन की गहराई उन्हें एक मुख्य कर्मचारी की तरह भूमिकाएं ग्रहण करने के लिए भी अग्रसर कर रही है, न कि केवल एक सरल सहायक की तरह।

जब हम विवा टैलेंट में अपने स्वयं के ईए से पूछते हैं कि वे किन उपकरणों का सबसे अधिक उपयोग कर रहे हैं, तो हमेशा एक ही नाम आते हैं: स्लैक, चैटजीपीटी, नोटियन, ज़ैपियर, ग्रैनोला, क्लॉड, ईमेल क्लाइंट (जीमेल, आउटलुक, या सुपरह्यूमन), परियोजना प्रबंधन उपकरण (जैसे मंडे डॉट कॉम), और अनुसूची उपकरण (विमकल सहित)।

यह एक सार्वजनिक कार्यस्थल उपकरणों की सूची है, लेकिन सूची itself नहीं है जो दिलचस्प है; यह है कि ये उपकरण एक साथ कैसे काम कर सकते हैं।

हमने देखा है कि सर्वश्रेष्ठ ईए एआई टूल संग्रहकर्ता नहीं हैं। वे उपकरण कनेक्टर हैं।

स्लैक को उठाना

अधिकांश व्यवसाय स्लैक का उपयोग एक चैट सेवा के रूप में करते हैं। सर्वश्रेष्ठ ईए इसे एक ऑपरेशन केंद्र के रूप में उपयोग करते हैं। यह एक सरल उदाहरण है: एक अनुरोध स्लैक में गिराया जाता है एक कार्यकारी के लिए। अधिकांश कंपनियों में, यह अनुरोध तब तक बैठा रहता है जब तक कि कोई इस पर कार्रवाई करने को याद नहीं रखता।

एक अधिक बुद्धिमान दृष्टिकोण? नोटियन में इमोजी और लूप सेट अप करें और स्वचालन आधारित करें। एक संदेश को एक इमोजी सौंपें और नोटियन एकीकरण के साथ यह स्वचालित रूप से एक ट्रैक्ड कार्य के रूप में चिह्नित किया जाएगा। बिना मैनुअल रूप से एक टू-डू सूची में दर्ज किए जाने और संभावित रूप से भूलने के, सभी कार्यों का लेखा-जोखा होगा और कार्यकारी कभी भी आश्चर्य नहीं करेगा कि क्या कुछ चीजें छूट गई हैं।

ईमेल अतिभार का इलाज

एक नए एआई उपयोगकर्ता द्वारा की जाने वाली पहली चीजों में से एक यह है कि उनसे अपने लिए एक ईमेल लिखने के लिए कहता है। ईए ईमेल ट्राइएज में विशेषज्ञ हैं और उनका एआई का उपयोग इस क्षमता का विस्तार होना चाहिए, लेकिन चैटजीपीटी और क्लॉड के साथ सबसे बड़ा खोया हुआ अवसर यह है कि उन्हें एक फैंसी ऑटोकंप्लीट टूल की तरह माना जाता है जब वे बहुत कुछ कर सकते हैं।

मैंने जिन सबसे प्रभावी कार्यान्वयन को देखा है, उनमें एक विशिष्ट कार्यकारी के ईमेल और स्लैक संचार पर प्रशिक्षित जनरेटिव एआई टूल शामिल हैं। एआई सिस्टम उनकी संचार शैली, उनकी टोन, उनकी पसंद, और उनकी रुचि को उठाता है। यह तब उनकी आवाज में ईमेल तैयार कर सकता है, उन संदेशों को फिल्टर कर सकता है जिन्हें वे नहीं चाहते हैं, या 100-पृष्ठ की रिपोर्ट को कुछ मुख्य बुलेट बिंदुओं तक कम कर सकता है जो उस विशिष्ट व्यक्ति के लिए मायने रखते हैं।

जो पहले 15 या 20 मिनट लगते थे ईमेल के माध्यम से खुदाई करने और संदर्भ को समझने में, अब कुछ सेकंड लगते हैं। कार्यकारी अब निर्णय लेने के लिए अपना समय बिता सकते हैं, न कि केवल पढ़ने और लिखने में।

यही बात बैठकों पर भी लागू होती है। ईए ग्रैनोला जैसे समाधानों का उपयोग करके नोट्स लेने के लिए नहीं बैठते हैं। चैटजीपीटी में एक अच्छी तरह से संरचित प्रॉम्प्ट के साथ इसे जोड़ा जा सकता है, और बैठक के मिनट वितरित करने के लिए तैयार हो जाते हैं इससे पहले कि लोग कमरे से बाहर निकलें। एक कार्यकारी सहायक इस उपकरण का उपयोग साप्ताहिक सिंक बैठकों से त्रैमासिक अंतर्दृष्टि एकत्र करने या कई कॉल से डेटा को एक एकल सुसंगत डेटा स्रोत में एकल प्रॉम्प्ट के साथ निकालने के लिए भी कर सकता है।

एक बल गुणक

जैसा कि यह पहले से ही सुविधाजनक लगता है, वास्तविक अनलॉक तब होता है जब कार्यकारी बैठक में भाग लेने में असमर्थ होता है। ग्रैनोला की बैठक नोट्स और कार्यकारी के कार्य प्रवाह और पिछले कार्रवाई आइटम की स्थिति की गहरी समझ के साथ, ईए उनके प्रॉक्सी के रूप में कार्य कर सकता है।

इसके अलावा, ग्रैनोला में एक खोज अनुभाग है जहां प्रॉम्प्ट दर्ज किए जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, मैं एक ग्राहक के साथ बैठक में शामिल होने वाला था और उनके बच्चे का नाम याद करने की कोशिश कर रहा था। मैंने ग्रैनोला से पूछा, “निकोले के बेटे का नाम क्या है?” और कुछ ही सेकंड में प्रतिक्रिया मिली।

हमने देखा है कि ग्रैनोला और अन्य एआई टूल्स का लाभ उठाकर अपने दैनिक कार्य में कार्यकारी की उंगली पर, ईए आत्मविश्वास से ग्राहकों के साथ चेक-इन और आंतरिक सिंक सत्रों का नेतृत्व कर सकते हैं। जब कार्यकारी लौटता है, तो वे बैठक के नोट्स पर एक नज़र डाल सकते हैं और कभी भी पीछे नहीं रहते हैं।

मेरा अपना ईए “व्हाइल यू वेयर आउट” दस्तावेज़ बनाता है जिसमें “की अपडेट”, “मिस्ड मीटिंग्स”, और “ईमेल डाइजेस्ट” जैसे श्रेणियां होती हैं। प्रत्येक में उन सभी प्रमुख अपडेट और तत्काल आइटम शामिल होते हैं जिन्हें मुझे संबोधित करने की आवश्यकता है, और यह एक नज़र में समझना आसान है। यह सरल ढांचा मुझे तुरंत अद्यतन कर देता है और मुझे शायद ही कभी संदर्भ को समझने के लिए अनुवर्ती प्रश्न पूछने की आवश्यकता होती है। यह बस काम करता है।

स्वचालन के लिए बचाव

एक उपकरण कुछ छोटी जीत प्रदान कर सकता है, लेकिन जब आप जानते हैं कि एआई कार्य प्रवाहों को एक दूसरे से कैसे बात करना है, तो यह वह जगह है जहां समय वास्तव में बचाया जा सकता है।

एक नए ग्राहक या विक्रेता के साथ बैठक के लिए एक कार्यकारी की तैयारी करने की प्रक्रिया पर विचार करें। इस काम को हाथ से करने का अर्थ होगा कंपनी के बारे में जानकारी देखना, आंतरिक रूप से प्रासंगिक डेटा खोजना, एक ब्रीफिंग दस्तावेज तैयार करना, और इसी तरह। यह एक घंटे या अधिक समय ले सकता है, और यह बैठक शुरू होने से पहले ही है।

स्वचालन सब कुछ बदल देता है, और ज़ैपियर में प्रशिक्षित ईए जल्दी से एक कार्य प्रवाह बना सकते हैं जो अधिकांश कार्य को एक पलक में करता है:

• यह हबस्पॉट या गूगल शीट्स में एक सरल इनपुट के साथ शुरू होता है।
• यह ज़ैपियर के एआई को ट्रिगर करता है जो कंपनी डेटा खींचता है और हाइलाइट्स प्रदान करता है।
• डेटा की तुलना आंतरिक दस्तावेजों से की जाती है ताकि प्रासंगिक बातचीत बिंदु पहचाने जा सकें।
• इसके बाद, एक ब्रीफिंग डॉक योग्य है, एक संक्षिप्त स्लाइड डेक स्वचालित रूप से तैयार किया जाता है, और सभी सामग्री एक क्लाउड फ़ोल्डर में आसान पहुंच के लिए रखी जाती है।
• कार्यकारी और सहायता कर्मचारियों को प्रक्रिया का सारांश देने वाला एक ईमेल प्राप्त होता है।

जो टीमें इन प्रकार के कार्य प्रवाहों का लाभ उठाती हैं, उन्होंने तैयारी समय में 70% तक की कटौती की सूचना दी है, और चूंकि प्रक्रिया दोहराई जा सकती है और अनुमानित है, यह समय-समय पर काम करती है।

बैठक के बाद का अनुवर्ती कार्य भी इसी तरह काम करता है। जब बैठक समाप्त हो जाती है, तो ग्रैनोला द्वारा उत्पादित प्रतिलेख ज़ैपियर में वापस खिलाता है। एआई एक संक्षिप्त ईमेल तैयार करता है जो क्लाइंट को भेजा जाता है, जबकि आंतरिक बैठक नोट्स एक समर्पित स्लैक चैनल में खिलाए जाते हैं।

विशेष रूप से कठिन कार्य प्रवाहों के लिए जिनमें निर्मित ज़ैपियर समर्थन नहीं है, गहरे ज़ैपियर प्रॉम्प्टिंग ज्ञान वाले ईए शून्य कोडिंग अनुभव के साथ एक गूगल एप्स स्क्रिप्ट बना सकते हैं। हमने इस दृष्टिकोण का उपयोग स्वयं आंतरिक कंपनी डैशबोर्ड से साप्ताहिक रिपोर्ट में डेटा खींचने के लिए किया है, जिससे घंटों का उबाऊ कॉपी/पेस्ट काम तुरंत समाप्त हो जाता है।

आगे क्या है

जो ईए सफल होते हैं और पनपते हैं वे आवश्यक रूप से वे नहीं हैं जो सबसे अधिक उपकरण सीखते हैं। वे वे हैं जो प्रणालीगत रूप से सोचते हैं, कार्य प्रवाह में रोडब्लॉक की पहचान और समाधान कर सकते हैं, और जानते हैं कि स्वचालन कहां से सुरक्षित रूप से समय बचा सकता है जबकि अभी भी उत्कृष्ट परिणाम पैदा कर रहा है।

आज, सबसे सफल कार्यकारी पहले से ही एआई-फ्लूएंट कार्यकारी सहायकों के एक समर्थन दल से लाभान्वित हो रहे हैं जो ऐसी प्रणालियां बना सकते हैं जो जरूरतों की प्रतीक्षा करती हैं, न कि केवल प्रतिक्रिया करती हैं।