कैसे एआई-संचालित कार्यकारी सहायक 2026 में काम को पुनः कल्पना कर रहे हैं

आज, कार्यकारी सहायक (ईए) की भूमिका दो साल पहले की तुलना में नाटकीय रूप से बदल गई है। जहां एक कार्यकारी के काम/जीवन संतुलन में सहायता करना एक बार केवल समय प्रबंधन था, ईए अब बल गुणक हैं, और इस पद के लिए अब एआई-आधारित कौशल का एक नया सेट मांगा जाता है।

पहली बार, एआई ने एकल उच्च-प्रशिक्षित सहायक को कार्य प्रवाह अनुकूलन और स्वचालन के माध्यम से कई कार्यकारियों का समर्थन करना संभव बना दिया है। उनके समर्थन की गहराई उन्हें एक मुख्य कर्मचारी की तुलना में एक सरल सहायक की भूमिका निभाने के लिए भी आगे बढ़ रही है।

जब हम विवा टैलेंट में अपने स्वयं के ईए से पूछते हैं कि वे किन उपकरणों का सबसे अधिक उपयोग कर रहे हैं, तो हमेशा एक ही नाम आते हैं: स्लैक, चैटजीपीटी, नोटियन, ज़ापियर, ग्रैनोला, क्लाउड, ईमेल क्लाइंट (जीमेल, आउटलुक, या सुपरह्यूमन), परियोजना प्रबंधन उपकरण (जैसे मंडे डॉट कॉम), और अनुसूची उपकरण (विमकल सहित)।

यह एक ऐसा सूची है जो बोर्ड भर में सबसे लोकप्रिय कार्यस्थल उपकरणों का एक मिश्रण है, लेकिन सूची itself नहीं है जो दिलचस्प है; यह उपकरणों का एक साथ काम करने का तरीका है।

हमने देखा है कि सर्वश्रेष्ठ ईए एआई टूल संग्रहकर्ता नहीं हैं। वे उपकरण कनेक्टर हैं।

स्लैक को उठाना

अधिकांश व्यवसाय स्लैक का उपयोग एक चैट सेवा के रूप में करते हैं। सर्वश्रेष्ठ ईए इसे एक ऑपरेशन सेंटर के रूप में उपयोग करते हैं। यह एक सरल उदाहरण है: एक अनुरोध स्लैक में एक कार्यकारी के लिए गिरा दिया जाता है। अधिकांश कंपनियों में, यह अनुरोध तब तक बैठा रहता है जब तक कि कोई इस पर कार्रवाई करने को याद नहीं करता है।

एक अधिक बुद्धिमान दृष्टिकोण? नोटियन में लूपिंग के साथ आधार पर स्वचालन सेट करें। एक भावनात्मक चिन्ह को एक संदेश के लिए सौंपें और नोटियन एकीकरण के साथ यह स्वचालित रूप से एक ट्रैक किए गए कार्य के रूप में चिह्नित किया जाएगा। मैनुअल रूप से एक करने के लिए दर्ज किए बिना और संभावित रूप से भूलने के लिए, सभी कार्यों का लेखा-जोखा होगा और कार्यकारी को कभी भी आश्चर्य नहीं होगा कि क्या कुछ चीजें गिर गई हैं।

ईमेल अधिभार का इलाज

एक नए एआई उपयोगकर्ता द्वारा की जाने वाली पहली चीजों में से एक यह है कि उन्हें अपने लिए एक ईमेल लिखने के लिए कहता है। ईए ईमेल ट्राइएज में विशेषज्ञ हैं और उनका एआई का उपयोग इस क्षमता का एक विस्तार होना चाहिए, लेकिन चैटजीपीटी और क्लाउड के साथ सबसे बड़ा मिस्ड अवसर यह है कि इन उपकरणों को एक फैंसी ऑटोकंप्लीट टूल की तरह मानते हैं जब वे बहुत अधिक के लिए सक्षम हैं।

मैंने जिन सबसे प्रभावी कार्यान्वयन को देखा है, उनमें एक विशिष्ट कार्यकारी के ईमेल और स्लैक संचार पर प्रशिक्षित जनरेटिव एआई टूल शामिल हैं। एआई सिस्टम उनकी संचार शैली, उनके स्वर, उनकी पसंद, और उनकी रुचि को उठाता है। यह तब उनकी आवाज में ईमेल तैयार कर सकता है, उन संदेशों को फिल्टर कर सकता है जिन्हें वे नहीं चाहेंगे, या 100-पृष्ठ की रिपोर्ट को कुछ मुख्य बुलेट बिंदुओं में कम कर सकता है जो उस विशिष्ट व्यक्ति के लिए मायने रखते हैं।

जो पहले 15 या 20 मिनट लगते थे ईमेल को खोदने और संदर्भ को समझने में अब केवल कुछ सेकंड लगते हैं। कार्यकारी अब निर्णय लेने में अपना समय बिता सकते हैं न कि केवल पढ़ने और लिखने में।

同样的情况 बैठकों के लिए भी लागू होता है। बैठक के दौरान नोट्स लेने के बजाय, ईए ग्रैनोला जैसे समाधान का उपयोग कर सकते हैं। इसे चैटजीपीटी में एक अच्छी तरह से संरचित प्रॉम्प्ट के साथ मिलाएं, और बैठक के मिनट तैयार हैं वितरित करने के लिए इससे पहले कि लोग कमरे से बाहर निकलें। एक कार्यकारी सहायक इस उपकरण का उपयोग साप्ताहिक सिंक बैठकों से त्रैमासिक अंतर्दृष्टि एकत्र करने या कई कॉल से एक ही सुसंगत डेटा स्रोत में डेटा निकालने के लिए एक ही प्रॉम्प्ट के साथ कर सकता है।

एक बल गुणक

जितना यह पहले से ही सुविधाजनक लगता है, वास्तविक अनलॉक तब होता है जब कार्यकारी बैठक में भाग लेने में असमर्थ होता है। ग्रैनोला की बैठक के नोट्स और एक कार्यकारी के कार्य प्रवाह और पिछले कार्य आइटम की स्थिति की गहरी समझ के साथ, ईए उनके प्रॉक्सी के रूप में कार्य कर सकता है।

इसके अलावा, ग्रैनोला एक खोज अनुभाग के माध्यम से एलएलएम-शैली की खोज को सक्षम बनाता है जहां प्रॉम्प्ट दर्ज किए जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, मैं एक ग्राहक के साथ बैठक में शामिल होने वाला था और मुझे उनके बच्चे का नाम याद नहीं आ रहा था। मैंने ग्रैनोला से पूछा, “निकोल के बेटे का नाम क्या है?” और कुछ सेकंड के भीतर एक प्रतिक्रिया मिली।

हमने देखा है कि ग्रैनोला और अन्य एआई टूल का लाभ उठाकर एक कार्यकारी के दैनिक कार्य की नब्ज पर अपनी उंगली रखने वाले ईए, ग्राहकों के साथ-साथ आंतरिक सिंक सत्रों के साथ चेक-इन का नेतृत्व करने में आत्मविश्वास महसूस कर सकते हैं। जब कार्यकारी लौटता है, तो वे बैठक के मिनटों पर एक नज़र डाल सकते हैं और कभी भी एक धुन मिस नहीं करेंगे।

मेरा अपना ईए एआई के साथ “आपके बाहर निकलने पर” दस्तावेज़ बनाता है जिसमें “मुख्य अद्यतन”, “बैठकें जिन्हें आपने मिस किया”, और “ईमेल डाइजेस्ट” जैसे श्रेणियां हैं। प्रत्येक में उन सभी मुख्य अद्यतनों और तत्काल आइटमों का समावेश है जिन पर मुझे ध्यान देने की आवश्यकता है, और यह एक नज़र में समझने में आसान है। यह साधारण ढांचा तुरंत काम करता है और मुझे आमतौर पर संदर्भ को समझने के लिए कोई अनुवर्ती प्रश्न पूछने की आवश्यकता नहीं होती है। यह बस काम करता है।

स्वचालन के लिए बचाव

एक उपकरण कुछ छोटे जीत प्रदान कर सकता है, लेकिन जब आप जानते हैं कि एआई कार्य प्रवाह एक दूसरे के साथ कैसे बात करेंगे, तो यह वह जगह है जहां समय वास्तव में बचाया जा सकता है।

एक नए ग्राहक या विक्रेता के साथ बैठक के लिए एक कार्यकारी की तैयारी करने की प्रक्रिया पर विचार करें। इस काम को हाथ से करने का अर्थ होगा कि कंपनी के बारे में जानकारी खोजना, आंतरिक रूप से प्रासंगिक डेटा खोजना, एक ब्रीफिंग दस्तावेज तैयार करना, और så vid। यह एक घंटे या अधिक ले सकता है, और यह बैठक शुरू होने से पहले ही है।

स्वचालन सब कुछ बदल देता है, और ज़ापियर में प्रशिक्षित ईए जल्दी से एक कार्य प्रवाह बना सकते हैं जो काम का अधिकांश हिस्सा एक पलक में करता है:

• यह हबस्पॉट या गूगल शीट्स में एक सरल इनपुट के साथ शुरू होता है।
• यह ज़ापियर के एआई को कंपनी डेटा खींचने और हाइलाइट्स प्रदान करने के लिए ट्रिगर करता है।
• डेटा की तुलना आंतरिक दस्तावेजों के साथ की जाती है ताकि प्रासंगिक बातचीत बिंदुओं की पहचान की जा सके।
• इसके बाद, एक ब्रीफिंग डॉक तैयार की जाती है, एक संक्षिप्त स्लाइड डेक स्वचालित रूप से तैयार किया जाता है, और सभी सामग्री को टीम भर में आसान पहुंच के लिए एक क्लाउड फ़ोल्डर में रखा जाता है।
• कार्यकारी और सहायता कर्मचारियों को प्रक्रिया का सारांश भेजा जाता है।

जो टीमें इन प्रकार के कार्य प्रवाहों का लाभ उठाती हैं, उन्होंने तैयारी समय में 70% तक की कटौती की सूचना दी है, और चूंकि प्रक्रिया दोहराई जा सकती है और अनुमानित है, यह बार-बार काम करती है।

बैठक के बाद का अनुवर्ती कार्य भी इसी तरह काम करता है। जब बैठक समाप्त हो जाती है, तो ग्रैनोला द्वारा उत्पादित प्रतिलिपि ज़ापियर में वापस खिलाती है। एआई एक संक्षिप्त ईमेल तैयार करता है ग्राहक को जबकि आंतरिक बैठक के नोट्स एक समर्पित स्लैक चैनल में खिलाया जाता है।

विशेष रूप से कठिन कार्य प्रवाह जिनके पास निर्मित ज़ापियर समर्थन नहीं है, एआई प्रॉम्प्टिंग के गहरे ज्ञान वाले ईए जल्दी से शून्य कोडिंग अनुभव के साथ एक गूगल ऐप्स स्क्रिप्ट बना सकते हैं। हमने इस दृष्टिकोण का उपयोग खुद आंतरिक कंपनी डैशबोर्ड से सीधे साप्ताहिक रिपोर्ट में डेटा खींचने के लिए किया है, जिससे एक ही पलक में घंटों का उबाऊ कॉपी/पेस्ट का काम समाप्त हो जाता है।

क्या आगे आता है

जो ईए सफल होते हैं और उन्नति करते हैं वे आवश्यक रूप से वे नहीं हैं जो सबसे अधिक उपकरण सीखते हैं। यह उन लोगों के लिए है जो प्रणालीगत रूप से सोचते हैं, कार्य प्रवाह में रोडब्लॉक की पहचान कर सकते हैं और हल कर सकते हैं, और जानते हैं कि स्वचालन कहां से समय बचा सकता है जबकि अभी भी उत्कृष्ट परिणाम प्रदान करता है।

आज के सबसे सफल कार्यकारी पहले से ही एआई-फ्लूएंट कार्यकारी सहायकों के एक समर्थन दल का लाभ उठा रहे हैं जो प्रणालियों का निर्माण कर सकते हैं जो जरूरतों की प्रतीक्षा करते हैं, न कि केवल प्रतिक्रिया करते हैं।