Jak asystenci wykonawczy zasilani przez sztuczną inteligencję zmieniają pracę w 2026 roku

Dziś rola asystenta wykonawczego (EA) dramatycznie zmieniła się w porównaniu z tym, czym była zaledwie dwa lata temu. Wspieranie równowagi między pracą a życiem osobistym executives było niegdyś po prostu zarządzaniem czasem, ale teraz asystenci wykonawczy są mnożnikami siły, a stanowisko wymaga nowego zestawu umiejętności opartych na sztucznej inteligencji.

Po raz pierwszy sztuczna inteligencja umożliwiła jednemu wysoko wykwalifikowanemu asystentowi wspieranie wielu executives poprzez optymalizację i automatyzację przepływów pracy. Głębokość ich wsparcia prowadzi nawet do tego, że przyjmują role bardziej podobne do szefa sztabu niż zwykłego asystenta.

Gdy pytamy naszych własnych asystentów, jakie narzędzia wykorzystują najczęściej, zawsze pojawiają się te same nazwy: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, klientów poczty elektronicznej (Gmail, Outlook lub Superhuman), narzędzi do zarządzania projektami (takich jak Monday.com) oraz narzędzi do planowania (w tym Vimcal).

To jest lista najpopularniejszych narzędzi biurowych, ale sama lista nie jest interesująca; interesujące jest to, jak te narzędzia mogą współpracować.

Zauważyliśmy, że najlepsi asystenci nie są kolekcjonerami narzędzi AI. Są łącznikami narzędzi.

Zarządzanie Slackiem

Większość firm używa Slacka jak usługi czatu. Najlepsi asystenci używają go jak centrum operacyjnego. Oto prosty przykład: Wnioskowanie jest wprowadzane do Slacka dla executives. W większości firm wnioskowanie pozostaje tam, aż ktoś pamięta, aby podjąć działanie.

Bardziej inteligentne podejście? Ustawienie automatyzacji na podstawie emotikonów i połączenie z Notion. Przypisanie emotikona do wiadomości i z odpowiednią integracją Notion zostanie automatycznie oznaczone jako śledzone zadanie. Bez konieczności ręcznego wprowadzania do listy zadań i potencjalnego zapomnienia, wszystkie zadania będą uwzględnione, a executives nigdy nie będą musieli się zastanawiać, czy coś wpadło w lukę.

Leczenie przeładowania poczty elektronicznej

Jedną z pierwszych rzeczy, które każdy nowy użytkownik AI robi, jest poproszenie go o napisanie wiadomości e-mail. Asystenci są ekspertami w triażu poczty elektronicznej, a ich korzystanie z AI powinno być rozszerzeniem tej zdolności, ale największą przegapioną okazją z ChatGPT i Claude jest traktowanie tych narzędzi jak eleganckie narzędzie autouzupełniania, gdy są one w stanie zrobić o wiele więcej.

Niektóre z najbardziej skutecznych wdrożeń, które widziałem, obejmują narzędzia generatywne AI, które są szkolone na wiadomościach e-mail i komunikacji Slacka konkretnego executives. System AI odbiera styl komunikacji, ton, preferencje i to, co ich interesuje. Może następnie skomponować wiadomości e-mail w ich głosie, odfiltrować wiadomości, których nie chcieliby, lub zmniejszyć 100-stronicowy raport do kilku kluczowych punktów, które mają znaczenie dla tej osoby.

Co wcześniej zajmowało 15 lub 20 minut, aby przeczesać wiadomości e-mail i zrozumieć kontekst, może teraz zająć tylko kilka sekund. Executives mogą teraz spędzać swój czas na podejmowaniu decyzji, zamiast po prostu czytać i pisać.

To samo dotyczy spotkań. Zamiast spędzać całe spotkanie, notując, asystenci mogą używać rozwiązań takich jak Granola do tego zadania. Połączenie tego z dobrze ustrukturyzowanym wprowadzeniem w ChatGPT i notatki ze spotkania są gotowe do rozdystrybucji, zanim ludzie opuszczą salę. Asystent wykonawczy może również użyć tego narzędzia do zebrania kwartalnych informacji z cotygodniowych synchronizacji lub wyodrębnić dane z wielu połączeń do jednego spójnego źródła danych za pomocą jednego wprowadzenia.

Mnożnik siły

Choć to już brzmi wygodnie, prawdziwe odblokowanie pojawia się, gdy executives nie mogą uczestniczyć w spotkaniu. Z notatkami ze spotkania Granola i głębokim zrozumieniem przepływów pracy executives i stanu poprzednich punktów działania, asystent może działać jako ich pełnomocnik.

Ponadto Granola umożliwia wyszukiwanie w stylu LLM za pomocą sekcji wyszukiwania, w której można wprowadzić wprowadzenia. Na przykład, gdy miałem dołączyć do spotkania z klientem i starałem się zapamiętać imię jego dziecka, zapytałem Granola: “Jakie jest imię syna Nicole?” i odpowiedź została zwrócona w ciągu kilku sekund.

Widzieliśmy, że asystenci, którzy wykorzystują Granola i inne narzędzia AI, aby mieć palec na puls codziennej pracy executives, mogą z pewnością prowadzić spotkania z klientami, a także wewnętrzne sesje synchronizacyjne. Gdy executives wracają, mogą rzucić okiem na notatki ze spotkania i nigdy nie przegapią żadnego punktu.

Mój własny asystent zbudował „Podczas Twojej nieobecności” dokumenty za pomocą AI z kategoriami takimi jak „Kluczowe aktualizacje”, „Spotkania, których nie odbyłeś” i „Podsumowanie e-maili”. Każda z nich zawiera wszystkie kluczowe aktualizacje i pilne elementy, które muszę rozwiązać, i jest łatwa do przeanalizowania na pierwszy rzut oka. Ten prosty framework natychmiast przywraca mnie na bieżąco, a rzadko kiedy muszę zadawać dodatkowe pytania, aby zrozumieć kontekst. To po prostu działa.

Automatyzacja ratuje

Jedno narzędzie może zapewnić niewielkie korzyści, ale gdy wiesz, jak zrobić, aby przepływy pracy AI rozmawiały ze sobą, tam można naprawdę zaoszczędzić czas.

Rozważ proces przygotowania executives do spotkania z nowym klientem lub dostawcą. Wykonanie tej pracy ręcznie oznaczałoby wyszukanie informacji o firmie, znalezienie istotnych danych wewnętrznych, przygotowanie dokumentu briefingu i tak dalej. To mogłoby zająć godzinę lub więcej, a to jeszcze przed rozpoczęciem spotkania.

Automatyzacja zmienia wszystko, a asystenci przeszkoleni w Zapierze mogą szybko utworzyć przepływ pracy, który wykona większość pracy w mgnieniu oka:

• Zaczyna się od prostego wprowadzenia w HubSpot lub Google Sheets.
• To wywołuje AI Zapier, aby pobrać dane firmy i zapewnić podsumowanie.
• Dane są porównywane z dokumentami wewnętrznymi, aby zidentyfikować istotne punkty do omówienia.
• Następnie generowany jest dokument briefingu, automatycznie przygotowywany jest krótki slajd, a cały ten materiał jest umieszczany w folderze w chmurze dla łatwego dostępu przez cały zespół.
• Executives i personel wspierający otrzymują e-mail podsumowujący proces.

Zespoły, które wykorzystują tego rodzaju przepływy pracy, zgłosiły skrócenie czasu przygotowania o nawet 70%, a ponieważ proces jest powtarzalny i przewidywalny, działa to każdego razu.

Podsumowania po spotkaniu działają w ten sam sposób. Gdy spotkanie dobiega końca, transkrypcja wygenerowana przez Granola jest wprowadzana z powrotem do Zapier. AI tworzy projekt e-maila do klienta, a notatki ze spotkania wewnętrzne są wprowadzane do dedykowanego kanału Slack.

Dla szczególnie trudnych przepływów pracy, które nie mają wbudowanego wsparcia Zapier, asystenci z głęboką wiedzą na temat wprowadzania ChatGPT mogą szybko zbudować skrypt Google Apps z zerowym doświadczeniem w kodowaniu. Wykorzystaliśmy ten podejście, aby pobrać dane z wewnętrznych pulpitów nawigacyjnych firmy bezpośrednio do cotygodniowych raportów, eliminując godziny nużącej pracy kopiowania i wklejania w mgnieniu oka.

Co dalej

Asystenci, którzy odnoszą sukces i prosperują, niekoniecznie są tymi, którzy uczą się najwięcej narzędzi. Są to ci, którzy myślą systemowo, mogą

identyfikować i rozwiązywać przeszkody w przepływach pracy, i wiedzą, gdzie automatyzacja może bezpiecznie zaoszczędzić czas, a jednocześnie produkować wspaniałe wyniki.

Dziś najbardziej udani executives już korzystają z wsparcia asystentów wykonawczych, którzy są biegli w sztucznej inteligencji i mogą budować systemy, które przewidują potrzeby, a nie tylko reagują na nie.