Jak asystenci wykonawczy wspomagani przez sztuczną inteligencję zmieniają sposób pracy w 2026 roku

Dziś rola asystenta wykonawczego (EA) dramatycznie zmieniła się w porównaniu z tym, czym była zaledwie dwa lata temu. Wspieranie równowagi między pracą a życiem osobistym executive’a było niegdyś jedynie zarządzaniem czasem, ale teraz asystenci wykonawczy są mnożnikami siły, a stanowisko wymaga nowego zestawu umiejętności opartych na sztucznej inteligencji.

Po raz pierwszy sztuczna inteligencja umożliwiła, aby jeden wysoko wykwalifikowany asystent wspierał wielu executive’ów poprzez optymalizację i automatyzację przepływu pracy. Głębokość ich wsparcia prowadzi nawet do tego, że przejmują role bardziej podobne do szefa sztabu niż zwykłego asystenta.

Kiedy my w Viva Talent pytamy naszych własnych asystentów wykonawczych, jakie narzędzia wykorzystują najczęściej, zawsze pojawiają się te same nazwy: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, klientów poczty elektronicznej (Gmail, Outlook lub Superhuman), narzędzi do zarządzania projektami (takich jak Monday.com) oraz narzędzi do planowania (w tym Vimcal).

To jest lista najpopularniejszych narzędzi w miejscu pracy, ale sama lista nie jest interesująca; interesujące jest to, jak te narzędzia mogą ze sobą współpracować.

Zobaczyliśmy, że najlepsi asystenci wykonawczy nie są kolekcjonerami narzędzi opartych na sztucznej inteligencji. Są łącznikami narzędzi.

Zarządzanie Slack

Większość firm używa Slacka jak usługi czatu. Najlepsi asystenci wykonawczy używają go jak centrum operacyjnego. Oto prosty przykład: Wniosek jest wprowadzony do Slacka dla executive’a. W większości firm wniosek pozostaje tam, aż ktoś zapomni o podjęciu działania.

Bardziej inteligentne podejście? Ustawienie automatyzacji w oparciu o emotikony i włączenie Notion. Przypisanie emotikona do wiadomości i poprawna integracja z Notion spowoduje, że automatycznie zostanie oznaczony jako śledzony task. Bez konieczności ręcznego wprowadzania do listy zadań i potencjalnego zapomnienia, wszystkie zadania będą uwzględnione, a executive nigdy nie będzie musiał się martwić, czy coś przepadło.

Leczenie przeładowania poczty elektronicznej

Jedną z pierwszych rzeczy, które każdy nowy użytkownik sztucznej inteligencji robi, jest poproszenie jej o napisanie wiadomości e-mail. Asystenci wykonawczy są ekspertami w triażu poczty elektronicznej, a ich użycie sztucznej inteligencji powinno być rozszerzeniem tej zdolności, ale największą straconą okazją z ChatGPT i Claude jest traktowanie tych narzędzi jak fajnego autouzupełniania, gdy są one w stanie zrobić o wiele więcej.

Niektóre z najbardziej skutecznych wdrożeń, które widziałem, obejmują narzędzia generatywne sztucznej inteligencji wyszkolone na e-mailach i komunikacji Slacka konkretnego executive’a. System sztucznej inteligencji odbiera styl komunikacji, ton, preferencje i to, co jest dla niego interesujące. Może następnie skomponować e-maile w jego głosie, odfiltrować wiadomości, których nie chciałby, lub zmniejszyć 100-stronicowy raport do kilku kluczowych punktów, które są istotne dla tego konkretnego osobnika.

To, co wcześniej zajmowało 15 lub 20 minut, aby przejrzeć e-maile i zrozumieć kontekst, może teraz zająć tylko kilka sekund. Executive może teraz poświęcić swój czas na podejmowanie decyzji zamiast tylko czytania i pisania.

To samo dotyczy spotkań. Zamiast spędzać całe spotkanie, notując, asystenci wykonawczy mogą używać rozwiązań takich jak Granola do tego zadania. Połączenie tego z dobrze ustrukturyzowanym podpowiedzią w ChatGPT sprawia, że notatki ze spotkania są gotowe do rozdystrybucji, zanim ludzie opuszczą salę. Asystent wykonawczy może również użyć tego narzędzia do zebrania kwartalnych informacji z cotygodniowych synchronizacji lub wyodrębnić dane z wielu połączeń do jednego spójnego źródła danych za pomocą jednej podpowiedzi.

Mnożnik siły

Już teraz brzmi to wygodnie, ale prawdziwe odblokowanie pojawia się, gdy executive nie jest w stanie wziąć udziału w spotkaniu. Z notatkami ze spotkania Granola i głębokim zrozumieniem przepływu pracy executive’a i statusu poprzednich punktów action, asystent wykonawczy może działać jako jego pełnomocnik.

Ponadto Granola umożliwia wyszukiwanie w stylu LLM za pomocą sekcji wyszukiwania, w której można wprowadzać podpowiedzi. Na przykład, gdy miałem dołączyć do spotkania z klientem i starałem się zapamiętać imię jego dziecka, zapytałem Granola: “Jaki jest imię syna Nicole?” i odpowiedź została zwrócona w ciągu kilku sekund.

Zobaczyliśmy, że poprzez wykorzystanie Granola i innych narzędzi sztucznej inteligencji do monitorowania codziennych działań executive’a, asystenci wykonawczy mogą z pewnością prowadzić spotkania z klientami, a także wewnętrzne sesje synchronizacyjne. Gdy executive wraca, może rzucić okiem na notatki ze spotkania i nie przegapić żadnego ważnego punktu.

Mój własny asystent wykonawczy zbudował dokumenty “Podczas Twojej nieobecności” przy użyciu sztucznej inteligencji z kategoriami takimi jak “Kluczowe aktualizacje”, “Spotkania, których nie odbyłeś” i “Podsumowanie e-maili”. Każda z nich zawiera wszystkie kluczowe aktualizacje i pilne punkty, które muszę rozpatrzyć, i jest łatwa do przeanalizowania na pierwszy rzut oka. Ten prosty framework natychmiast przywraca mnie na bieżąco, a rzadko kiedy muszę zadawać dodatkowe pytania, aby zrozumieć kontekst. To po prostu działa.

Automatyzacja ratuje

Jedno narzędzie może zapewnić niewielkie korzyści, ale gdy wiesz, jak zrobić, aby przepływy pracy sztucznej inteligencji rozmawiały ze sobą, tam naprawdę można zaoszczędzić czas.

Rozważmy proces przygotowania executive’a do spotkania z nowym klientem lub dostawcą. Wykonanie tej pracy ręcznie oznaczałoby wyszukanie informacji o firmie, znalezienie istotnych danych wewnętrznie, przygotowanie dokumentu informacyjnego itd. To mogłoby zająć godzinę lub więcej, a to jeszcze przed rozpoczęciem spotkania.

Automatyzacja zmienia wszystko, a asystenci wykonawczy przeszkoleni w Zapierze mogą szybko utworzyć przepływ pracy, który wykonuje większość pracy w mgnieniu oka:

• Zaczyna się to od prostego wejścia w HubSpot lub Google Sheets.
• To wywołuje sztuczną inteligencję Zapier, aby pobrać dane firmy i zapewnić podsumowanie.
• Dane są porównywane z dokumentami wewnętrznymi, aby zidentyfikować istotne punkty do omówienia.
• Następnie generowany jest dokument informacyjny, automatycznie przygotowywany jest krótki slajd, a cały ten materiał jest umieszczany w folderze w chmurze, aby cały zespół mógł do niego łatwo uzyskać dostęp.
• Executive i personel wspierający otrzymują e-mail podsumowujący proces.

Zespoły, które wykorzystują tego typu przepływy pracy, zgłosiły skrócenie czasu przygotowawczego o 70%, a ponieważ proces jest powtarzalny i przewidywalny, działa on za każdym razem.

Podsumowanie spotkań po spotkaniu działa w ten sam sposób. Gdy spotkanie dobiega końca, transkrypcja wygenerowana przez Granola jest wprowadzana z powrotem do Zapier. Sztuczna inteligencja tworzy projekt e-maila do klienta, a notatki ze spotkania są kierowane do dedykowanego kanału Slack.

Dla szczególnie trudnych przepływów pracy, które nie mają wbudowanego wsparcia Zapier, asystenci wykonawczy z głęboką wiedzą na temat podpowiedzi ChatGPT mogą szybko zbudować skrypt Google Apps bez doświadczenia w kodowaniu. Wykorzystaliśmy to podejście, aby pobrać dane z wewnętrznych tabel firmowych bezpośrednio do cotygodniowych raportów, eliminując godziny pracy ręcznej w mgnieniu oka.

Co dalej

Asystenci wykonawczy, którzy odnoszą sukcesy i prosperują, niekoniecznie są tymi, którzy uczą się najwięcej narzędzi. Są to ci, którzy myślą systemowo, mogą identyfikować i rozwiązywać problemy w przepływach pracy oraz wiedzą, gdzie automatyzacja może bezpiecznie zaoszczędzić czas, a jednocześnie dostarczyć wspaniałe wyniki.

Dziś najbardziej udani executive’i już korzystają z wsparcia AI-fluentnych asystentów wykonawczych, którzy mogą budować systemy, które przewidują potrzeby, a nie tylko reagują na nie.