كيف تقوم المساعدون التنفيذيون المدعومون بالذكاء الاصطناعي بإعادة تصور العمل في عام 2026

اليوم ، تغير دور المساعد التنفيذي (EA) بشكل كبير عما كان عليه قبل عامين فقط. حيث كان مساعدة التنظيم في توازن العمل والحياة للتنفيذي مجرد إدارة الوقت ، أصبح المساعدون التنفيذيون الآن مضاعفين للقوة ، والمنصب ي đòi مجموعة جديدة من المهارات القائمة على الذكاء الاصطناعي.

للمرة الأولى ، أتاح الذكاء الاصطناعي إمكانية دعم مساعد واحد مدرب بشكل عال لعدة تنفيذيين من خلال تحسين وتأتمتية سير العمل. وعمق دعمهم يؤديهم إلى افتراض أدوار أكثر تشابها مع رئيس الأركان من مجرد مساعد.

عندما نسأل مساعدينا التنفيذيين في Viva Talent عن الأدوات التي يستخدمونها أكثر ، يأتي نفس الأسماء دائمًا: Slack ، ChatGPT ، Notion ، Zapier ، Granola ، Claude ، عملاء البريد الإلكتروني (Gmail ، Outlook ، أو Superhuman) ، وأدوات إدارة المشاريع (مثل Monday.com) ، وأدوات جدولة (بما في ذلك Vimcal).

إنها قائمة بأشهر الأدوات في مكان العمل على الإطلاق ، ولكن الجزء المثير للاهتمام ليس القائمة نفسها ، بل كيف يمكن لهذه الأدوات العمل معًا.

لقد رأينا أن أفضل المساعدين التنفيذيين ليسوا جامعين لأدوات الذكاء الاصطناعي. إنهم موصلون للأدوات.

الاستفادة من فرص Slack

يستخدم معظم الأعمال Slack مثل خدمة الدردشة. يستخدم أفضل المساعدين التنفيذيين Slack مثل مركز عمليات. هنا مثال بسيط: يتم إسقاط طلب إلى Slack لتنفيذي. في معظم الشركات ، يبقى هذا الطلب حتى يتذكر شخص ما اتخاذ إجراء بشأنه.

من السهل أن نرى أن هناك نهجًا أكثر ذكاءً؟ قم بتعيين التأتمتات بناءً على الرموز التعبيرية وادخل Notion. اعرف رمزًا للرسالة ومع التكامل الصحيح مع Notion ، سيتم تسجيله تلقائيًا كمهام محددة. دون الحاجة إلى إدخالها يدويًا إلى قائمة المهام وربما يتم نسيانها ، جميع المهام محسوبة ، وسيظل التنفيذي على علم بأنه لم يفوت شيء.

علاج إفراط الحمل على البريد الإلكتروني

أحد الأشياء الأولى التي يقوم بها كل مستخدم جديد للذكاء الاصطناعي هو طلب منه كتابة بريد إلكتروني من أجله. المساعدون التنفيذيون هم خبراء في إدارة البريد الإلكتروني ، وينبغي أن يكون استخدامهم للذكاء الاصطناعي بمثابة امتداد لهذه القدرة ، ولكن الفرصة الأكبر التي تفوتها مع ChatGPT و Claude هي معاملتها على أنها أداة تكميل متقدمة عندما تكون قادرة على فعل المزيد.

بعض التطبيقات الأكثر فعالية التي رأيتها تتضمن أدوات الذكاء الاصطناعي التوليدي المدربة على رسائل البريد الإلكتروني والاتصالات على Slack الخاصة بتنفيذي معين. يقوم نظام الذكاء الاصطناعي بفهم أسلوب التواصل الخاص بهم ، ونغمة صوته ، وأفضلهم ، وما يهمه. يمكنه بعد ذلك تكوين رسائل البريد الإلكتروني بنبرة صوته ، وتصفية الرسائل التي لا يريدها ، أو تقليل تقرير من 100 صفحة إلى beberapa نقاط رئيسية تهمه.

ما كان يأخذ 15 أو 20 دقيقة للبحث في رسائل البريد الإلكتروني وفهم السياق يمكن أن يستغرق فقط ثوان. يمكن للتنفيذي الآن قضاء وقته في اتخاذ القرارات بدلاً من مجرد القراءة والكتابة.

الوضع نفسه ينطبق على الاجتماعات. بدلاً من قضاء الاجتماع كله في-taking notes ، يمكن للمساعدين التنفيذيين استخدام حلول مثل Granola لهذه المهمة. يمكن الجمع بين ذلك مع توجيه جيد الهيكل في ChatGPT ، وسيتم توزيع دقائق الاجتماع قبل أن يغادر الناس الغرفة. يمكن للمساعد التنفيذي أيضًا استخدام هذا الأداة لجمع رؤى ربع السنوية من الاجتماعات الأسبوعية أو استخراج البيانات من عدة مكالمات إلى مصدر بيانات موحد مع توجيه واحد.

مضاعف القوة

على الرغم من أن هذا يبدو مريحًا بالفعل ، فإن الفك الشديد يأتي عندما لا يستطيع التنفيذي الحضور إلى الاجتماع على الإطلاق. مع ملاحظات الاجتماع من Granola وفهم عميق لسير عمل التنفيذي وحالة عناصر العمل السابقة ، يمكن للمساعد التنفيذي أن يتصرف كوكيله.

بالإضافة إلى ذلك ، يتيح Granola البحث بالنمط LLM من خلال قسم البحث حيث يمكن إدخال التوجيهات. على سبيل المثال ، كنت على وشك الانضمام إلى اجتماع مع عميل وكنت أحاول تذكر اسم ابنه. سألت Granola “ما هو اسم ابن نيكول؟” وتم إرجاع الرد في غضون ثوان.

لقد رأينا أن المساعدين التنفيذيين الذين يستخدمون Granola وأدوات الذكاء الاصطناعي الأخرى للحفاظ على إصبعهم على نبض عمل التنفيذي اليومي يمكنهم بثقة قيادة اجتماعات مع العملاء وكذلك اجتماعات التزامات داخلية. عندما يعود التنفيذي ، يمكنه النظر إلى ملاحظات الاجتماع وعدم تفويت أي خطوة.

مساعدي التنفيذي الخاص بي قد بنى وثائق “بينما كنت غائبًا” باستخدام الذكاء الاصطناعي مع فئات مثل “التحديثات الرئيسية” و “الاجتماعات التي فاتتك” و “موجز البريد الإلكتروني”. تحتوي كل منها على جميع التحديثات الرئيسية والأمور العاجلة التي أحتاج إلى معالجتها ، ومن السهل هضمها في لمحة. هذا الإطار البسيط يبقيني على اطلاع دائم دون أي تفسيرات زائدة ، ونادرًا ما أحتاج إلى طرح أسئلة متابعة لفهم السياق. إنه يعمل فقط.

التأتمتية للإنقاذ

يمكن لأداة واحدة أن توفر بعض الانتصارات الصغيرة ، ولكن عندما تعرف كيفية جعل سير عمل الذكاء الاصطناعي يتحدث مع بعضها البعض ، هناك حيث يمكن توفير الوقت حقًا.

فكر في عملية إعداد التنفيذي للاجتماع مع عميل أو مورد جديد. لفعل هذا العمل يدويًا سوف يعني البحث عن المعلومات حول الشركة ، وfinding البيانات ذات الصلة داخليًا ، وإعداد وثيقة إحاطة ، إلخ. يمكن أن يستغرق هذا ساعة أو أكثر ، وهذا قبل بداية الاجتماع.

التأتمتية تغير كل شيء ، والمساعدون التنفيذيون المدربون على Zapier يمكنهم بسرعة إنشاء سير عمل يقوم بالعمل الكبير في لمحة عين:

• يبدأ الأمر بإدخال بسيط في HubSpot أو Google Sheets.
• ذلك يؤدي إلى تشغيل الذكاء الاصطناعي Zapier لجلب بيانات الشركة وتقديم أبرز النقاط.
• تتم مقارنة البيانات مع الوثائق الداخلية لتحديد النقاط الرئيسية.
• من هناك ، يتم إنشاء وثيقة إحاطة ، ويتم إعداد عرض شرائح قصير تلقائيًا ، ويتم وضع كل هذه المواد في مجلد سحابي للوصول السهل عبر الفريق.
• يستلم التنفيذي وموظفي الدعم بريدًا إلكترونيًا يوجز العملية.

الأفرقة التي تستخدم سير العمل من هذا النوع أبلغت عن تقصير وقت التحضير بنسبة تصل إلى 70٪ ، وبما أن العملية قابلة للتكرار ومنتظمة ، فإنه يعمل مرة بعد مرة.

تعمل المتابعات بعد الاجتماع بنفس الطريقة. عندما ينتهي الاجتماع ، يغذي نسخة من Granola إلى Zapier. يقوم الذكاء الاصطناعي بكتابة بريد إلكتروني موجز إلى العميل بينما يتم تغذية ملاحظات الاجتماع الداخلية إلى قناة Slack مخصصة.

لمسير العمل الصعبة التي لا توجد لديها دعم Zapier مدمج ، يمكن للمساعدين التنفيذيين الذين لديهم معرفة عميقة بتشجيع ChatGPT ببناء سكريبت Google Apps بدون خبرة برمجية. لقد استخدمنا هذا النهج أنفسنا لجلب البيانات من لوحات التحكم الداخلية للشركة مباشرة إلى التقارير الأسبوعية ، مما يلغي ساعات من العمل التكراري في لحظة.

ما يأتي بعد ذلك

المساعدون التنفيذيون الذين ينجحون ويزدهرون ليسوا بالضرورة أولئك الذين يتعلمون أكثر الأدوات. إنهم الذين يفكرون بشكل 系统ي ، ويمكنهم تحديد ومعالجة عوائق سير العمل ، ويعرفون أين يمكن للتأتمتية توفير الوقت بأمان مع الحفاظ على نتائج رائعة.

التنفيذيين الأكثر نجاحًا اليوم بالفعل يستفيدون من طاقم داعم من المساعدين التنفيذيين المتميزين في الذكاء الاصطناعي الذين يمكنهم بناء أنظمة تتنبأ بالاحتياجات ، لا ت phảnها فقط.