كيف تقوم المساعدون التنفيذيون المدعومون بالذكاء الاصطناعي بإعادة صياغة العمل في عام 2026

اليوم، تغير دور المساعد التنفيذي (EA) بشكل كبير عما كان عليه قبل عامين فقط. حيث كان مساعدة التنفيذية في توازن العمل والحياة الخاصة بهم مجرد إدارة الوقت، أصبح المساعدون التنفيذيون الآن مضاعفين للقوة، والوظيفة تتطلب الآن مجموعة جديدة من المهارات القائمة على الذكاء الاصطناعي المهارات القائمة على الذكاء الاصطناعي.

للمرة الأولى، أصبح من الممكن للمساعد التنفيذي المتدرب جيدًا دعم عدة تنفيذيين من خلال تحسين وتأتمتة العمل. كما أن عمق دعمهم يؤدي بهم إلى تولي أدوار أكثر تشابهًا مع رئيس الأركان من مجرد مساعد.

عندما نسأل مساعدينا التنفيذيين في Viva Talent عن الأدوات التي يستخدمونها أكثر، يأتي نفس الأسماء دائمًا: Slack، ChatGPT، Notion، Zapier، Granola، Claude، عملاء البريد الإلكتروني (Gmail، Outlook، أو Superhuman)، أدوات إدارة المشاريع (مثل Monday.com)، وأدوات جدولة الموعد (بما في ذلك Vimcal).

إنها قائمة بأشهر الأدوات في مكان العمل، ولكن الجزء المثير للاهتمام ليس القائمة نفسها، بل كيف تعمل هذه الأدوات معًا.

لقد رأينا أن أفضل المساعدين التنفيذيين ليسوا جامعين لأدوات الذكاء الاصطناعي. بل هم موصلون للأدوات.

الاستفادة من الفرص

معظم الشركات تستخدم Slack مثل خدمة الدردشة. أما أفضل المساعدين التنفيذيين فيستخدمونها مثل مركز عمليات. هنا مثال بسيط: يتم وضع طلب في Slack لتنفيذي. في معظم الشركات، يبقى هذا الطلب حتى يتذكر شخص ما اتخاذ إجراء بشأنه.

من السهل تحسين هذا النهج من خلال إنشاء عمليات تلقائية بناءً على الرموز التعبيرية وربطها ب Notion. يمكن تعيين رمز تعبيري لرسالة وبالتالي، مع التكامل الصحيح مع Notion، يتم وضع العلامة عليه تلقائيًا كمهام محددة. بدون الحاجة إلى إدخالها يدويًا في قائمة المهام وربما نسيانها، جميع المهام محسوبة، وسيتمكن التنفيذي من متابعة كل شيء دون قلق من فقدان أي شيء.

علاج إفراط الحمل على البريد الإلكتروني

أحد الأشياء الأولى التي يفعلها كل مستخدم جديد للذكاء الاصطناعي هو طلب منه كتابة بريد إلكتروني. المساعدين التنفيذيون هم خبراء في فرز البريد الإلكتروني، وควร يكون استخدامهم للذكاء الاصطناعي امتدادًا لهذه القدرة، ولكن الفرصة المفقودة الأكبر مع ChatGPT و Claude هي معاملتهم كأداة تكميل ذاتية عندما يمكنهم فعل المزيد.

بعض التطبيقات الأكثر فعالية التي رأيتها تتضمن أدوات الذكاء الاصطناعي التوليدي المدربة على رسائل البريد الإلكتروني والاتصالات في Slack الخاصة بتنفيذي معين. يكتسب نظام الذكاء الاصطناعي أسلوب التواصل الخاص بهم، نغمة صوته، تفضيلاته، وأشياءه المفضلة. يمكنه بعد ذلك كتابة رسائل البريد الإلكتروني بنفس الصوت، وتصفية الرسائل التي لا يرغب في استلامها، أو تقليل تقرير يصل إلى 100 صفحة إلى بعض النقاط الرئيسية الهامة لهذا الفرد.

ما كان يأخذ 15 أو 20 دقيقة لتصفية البريد الإلكتروني وفهم السياق يمكن أن يأخذ الآن بضع ثوانٍ فقط. يمكن للتنفيذي الآن قضاء وقته في اتخاذ القرارات بدلاً من مجرد القراءة والكتابة.

نفس الشيء ينطبق على الاجتماعات. بدلاً من قضاء الوقت كله في كتابة الملاحظات، يمكن للمساعدين التنفيذيين استخدام حلول مثل Granola لهذه المهمة. يمكن دمج ذلك مع سؤال منظم جيدًا في ChatGPT، وسيتم إعداد دقائق الاجتماع قبل أن يغادر أحد الحضور الغرفة. كما يمكن للمساعد التنفيذي استخدام هذا الأداة لجمع رؤى ربع السنوية من اجتماعات التزام الأسبوعية أو استخراج البيانات من عدة مكالمات إلى مصدر بيانات موحد مع سؤال واحد.

مضاعف القوة

على الرغم من أن هذا يبدو مريحًا بالفعل، فإن الفعلي يأتي عندما لا يستطيع التنفيذي الحضور إلى الاجتماع على الإطلاق. مع ملاحظات الاجتماع التي توفرها Granola وفهم عميق لتدفق العمل الخاص بالتنفيذي وحالة العناصر التالية، يمكن للمساعد التنفيذي أن يتصرف كوكيله.

بالإضافة إلى ذلك، تمكن Granola من البحث بنمط LLM من خلال قسم البحث حيث يمكن إدخال الأسئلة. على سبيل المثال، كنت على وشك الانضمام إلى اجتماع مع عميل وسألت عن اسم ابنه، وتمت إجابتي في غضون ثوان.

لقد رأينا أن المساعدين التنفيذيين الذين يستخدمون Granola وأدوات الذكاء الاصطناعي الأخرى لتبقى على اتصال دائم مع عمل التنفيذي اليومي يمكنهم بثقة قيادة اجتماعات مع العملاء وكذلك اجتماعات التزام داخلية. عندما يعود التنفيذي، يمكنه النظر إلى ملاحظات الاجتماع ويتابع دون توقف.

لقد بنى مساعدي التنفيذي الخاص بي وثائق “بينما كنت غائبًا” باستخدام الذكاء الاصطناعي مع فئات مثل “التحديثات الرئيسية” و “الاجتماعات التي فاتتك” و “موجز البريد الإلكتروني”. تحتوي كل هذه على جميع التحديثات الرئيسية والأمور العاجلة التي أحتاج إلى معالجتها، ويتم تقديمها بسهولة في نظرة سريعة. هذا الإطار البسيط يجعلني على اتصال في لحظة دون الحاجة إلى أسئلة إضافية لفهم السياق. إنه يعمل ببساطة.

الآلية لتخليص العمل

يمكن لأداة واحدة أن توفر بعض الانتصارات الصغيرة، ولكن عندما تعرف كيف تجعل تدفقات العمل القائمة على الذكاء الاصطناعي تتحدث مع بعضها، هناك يمكن أن يتم توفير الوقت真正ًا.

فكر في عملية إعداد التنفيذي للاجتماع مع عميل أو مورد جديد. لفعل هذا العمل يدويًا سيتطلب البحث عن المعلومات حول الشركة، العثور على البيانات ذات الصلة داخليًا، إعداد وثيقة إحاطة، وغير ذلك. يمكن أن يستغرق هذا ساعة أو أكثر، وهذا قبل بدء الاجتماع حتى.

تغير التأتمتة كل شيء، ويمكن للمساعدين التنفيذيين المدربين على Zapier إنشاء تدفق عمل بسرعة يفعل معظم العمل في لحظة:

• يبدأ بمدخلات بسيطة في HubSpot أو Google Sheets.
• يؤدي ذلك إلى تشغيل الذكاء الاصطناعي في Zapier لجلب بيانات الشركة وتقديم النقاط الرئيسية.
• تتم مقارنة البيانات مع الوثائق الداخلية لتحديد النقاط الرئيسية للنقاش.
• من هناك، يتم إنشاء وثيقة إحاطة تلقائيًا، ويتم إعداد عرض تقديمي قصير تلقائيًا، ويتم وضع جميع هذه المواد في مجلد سحابي لسهولة الوصول عبر الفريق.
• يستلم التنفيذي والموظفون الداعمون بريدًا إلكترونيًا يلخص العملية.

الأفرقة التي تستخدم هذه الأنواع من التدفقات العمل تقارن بقطع وقت التحضير بنسبة تصل إلى 70٪، وبما أن العملية قابلة للتكرار وموثوقة، فتعمل دائمًا.

تعمل المتابعات بعد الاجتماع بنفس الطريقة. عندما ينتهي الاجتماع، يتم إعادة توجيه النص الكامل الذي أنتجته Granola إلى Zapier. يdraft الذكاء الاصطناعي بريدًا إلكترونيًا متconcise إلى العميل بينما يتم تغذية ملاحظات الاجتماع الداخلية إلى قناة Slack مخصصة.

للتدفقات العمل الصعبة التي لا تملك دعم Zapier المدمج، يمكن للمساعدين التنفيذيين الذين لديهم معرفة عميقة بتشغيل ChatGPT بناء سكريبت تطبيقات جوجل مع عدم وجود خبرة في البرمجة. لقد استخدمنا هذا النهج لنقل البيانات من لوحات التحكم الداخلية للشركة مباشرة إلى التقارير الأسبوعية، مما يلغي ساعات من العمل التكراري في لحظة.

ما يأتي بعد ذلك

المساعدين التنفيذيين الذين ينجحون ويزدهرون ليسوا بالضرورة أولئك الذين يتعلمون أكثر الأدوات. بل هم الذين يفكرون بنظامي، ويمكنهم

يتمكنون من تحديد ومعالجة العقبات في تدفقات العمل، ويعرفون حيث يمكن للآلية توفير الوقت بأمان بينما لا يزالون ينتجون نتائج رائعة.

اليوم، يستفيد التنفيذيون الناجحون بالفعل من فريق داعم من المساعدين التنفيذيين المهرة في الذكاء الاصطناعي الذين يمكنهم بناء أنظمة تتنبأ بالاحتياجات، لا ت phảnة فقط.