思想领袖
2026 年 AI 驱动的高级助理如何重新定义工作
如今，高级助理（EA）的角色与两年前相比已经发生了显著变化。曾经仅仅是时间管理，高级助理现在已经成为倍增器，他们的职责需要一套新的基于 AI 的技能，该报告强调了高级助理在北美的发展趋势。
首次，AI 使得单个高级助理能够通过工作流优化和自动化支持多个高管。他们的支持深度甚至使他们承担了更多类似于首席员工而非简单助理的角色。
当我们在 Viva Talent 公司询问自己的高级助理他们最常用的工具时，总是会得到相同的答案：Slack、ChatGPT、Notion、Zapier、Granola、Claude、电子邮件客户端（Gmail、Outlook 或 Superhuman）、项目管理工具（如 Monday.com）以及安排工具（包括 Vimcal）。
这是一个谁是谁的 workplace 工具大全，但列表本身并不是最有趣的部分；真正有趣的是这些工具如何协同工作。
我们发现，最好的高级助理并不是 AI 工具的收藏家，而是工具的连接者。
接管松弛
大多数企业将 Slack 用作聊天服务，而最好的高级助理则将其用作运营中心。这里有一个简单的例子：在 Slack 中为高管创建一个请求。在大多数公司，这个请求会被搁置，直到有人记得采取行动。
更聪明的方法是根据表情符号设置自动化，并将 Notion 纳入其中。为消息分配一个表情符号，并使用 合适的 Notion 集成，它将自动被标记为跟踪任务。无需手动输入到待办事项列表中并可能被遗忘，所有任务都将被记录在案，高管永远不会怀疑是否有事情被忽略了。
治愈电子邮件过载
每个新 AI 用户首先要做的事情就是要求它为他们写一封电子邮件。高级助理是电子邮件分诊的专家，他们使用 AI 应该是这种能力的延伸，但使用 ChatGPT 和 Claude 最大的错失机会是将这些工具视为花哨的自动补全工具，而不是利用它们的全部潜力。
我见过一些最有效的实施，涉及使用特定高管的电子邮件和 Slack 通信训练生成式 AI 工具。AI 系统掌握了他们的沟通风格、语气、偏好和兴趣。它可以以他们的声音撰写电子邮件、过滤掉他们不想要的消息或将 100 页的报告浓缩为几点关键信息，这些信息对该特定个人至关重要。
过去需要 15 或 20 分钟来浏览电子邮件并理解背景的工作，现在只需几秒钟。高管现在可以将时间花在做出决定上，而不是仅仅阅读和写作。
同样，对于会议，高级助理可以使用 Granola 来记笔记。将其与 结构良好的 ChatGPT 提示 结合，会议纪要可以在会议结束前分发。高级助理还可以使用此工具从每周同步会议中收集季度见解或从多个通话中提取数据到单个连贯的数据源中，仅需一个提示。
倍增器
虽然听起来很方便，但真正的解锁发生在高管无法参加会议时。凭借 Granola 的会议记录和对高管工作流和过去行动项状态的深入了解，高级助理可以作为他们的代理人。
此外，Granola 通过搜索部分实现了类似 LLM 的搜索功能，可以在其中输入提示。例如，我即将与一位客户参加会议，我试图记住她的孩子的名字。我问 Granola，“Nicole 的儿子的名字是什么？”并在几秒钟内得到了回应。
我们发现，通过利用 Granola 和其他 AI 工具来掌握高管的日常工作，高级助理可以自信地领导客户和内部同步会议。当高管返回时，他们可以快速浏览会议纪要并毫不费力地跟进。
我的高级助理使用 AI 构建了“您不在时”的文档，包括“关键更新”、“您错过的会议”和“电子邮件摘要”等类别。每个类别都包含我需要处理的所有关键更新和紧急事项，浏览起来很容易。这种简单的框架可以瞬间让我了解最新情况，很少需要我问后续问题来理解背景。它只是有效地工作。
自动化救援
单个工具可以提供一些小的胜利，但当您知道如何让 AI 工作流协同工作时，真正的时间节省就出现了。
考虑为高管准备与新客户或供应商会议的过程。手动完成这项工作意味着查找公司信息、找到内部相关数据、准备简报文档等。这可能需要一个小时或更长时间，并且在会议开始之前就已经如此。
自动化改变了一切，熟练掌握 Zapier 的高级助理可以快速创建一个执行大部分工作的工作流：
- 它从 HubSpot 或 Google Sheets 中的简单输入开始。
- 这会触发 Zapier 的 AI 来提取公司数据并提供亮点。
- 数据会与内部文档进行比较，以确定相关的讨论点。
- 从那里，会自动生成简报文档、简短的幻灯片，并将所有这些材料放入云文件夹中，以便团队轻松访问。
- 高管和支持人员会收到一封电子邮件，总结整个过程。
利用这些工作流的团队报告称，准备时间减少了多达 70%，由于该过程是可重复和可预测的，因此它一次又一次地奏效。
会议后续工作也以类似的方式进行。当会议结束时，Granola 生成的记录会反馈到 Zapier 中。AI 会草拟一封简明的电子邮件发送给客户，同时内部会议记录会被输入到指定的 Slack 频道中。
对于特别棘手的工作流，没有内置的 Zapier 支持，具有深入 ChatGPT 提示知识的高级助理可以快速构建一个 Google Apps 脚本，而无需任何编码经验。我们已经使用这种方法从内部公司仪表板中提取数据直接到周报中，消除了数小时的枯燥的复制粘贴工作。
接下来是什么
成功和蓬勃发展的高级助理并不是那些学习最多工具的人，而是那些能够系统性思考、确定和解决工作流中的障碍、并知道自动化可以在保持出色成果的同时安全地节省时间的人。
如今，最成功的高管已经从一批能够构建预测需求而非仅仅做出反应的系统的 AI 熟练高级助理那里受益。
