AI驱动的高管助理如何在2026年重新定义工作

如今，高管助理（EA）的角色与两年前相比已经发生了戏剧性的变化。曾经，帮助高管实现工作与生活平衡只是时间管理，而现在，EA已经成为倍增器，该职位需要一套新的基于AI的技能。

首次，AI使得一名经过高度培训的助理能够通过工作流优化和自动化来支持多个高管。他们的支持深度甚至导致他们承担更类似于首席员的角色，而不仅仅是一个简单的助理。

当我们在Viva Talent询问自己的EA他们最常使用的工具时，总是会得到相同的答案：Slack、ChatGPT、Notion、Zapier、Granola、Claude、电子邮件客户端（Gmail、Outlook或Superhuman）、项目管理工具（如Monday.com）和安排工具（包括Vimcal）。

这是一个跨行业最流行的工作工具的名单，但名单本身并不是有趣的部分；有趣的是这些工具可以如何协同工作。

我们已经看到，最佳的EA并不是AI工具的收藏家。他们是工具的连接者。

接过Slack的重任

大多数企业使用Slack作为聊天服务。最好的EA将其用作运营中心。以下是一个简单的例子：在Slack中为高管下达一个请求。在大多数公司中，这个请求会一直等待，直到有人记得采取行动。

更智能的方法？根据表情符号设置自动化，并将其与Notion连接起来。为消息分配一个表情符号，并使用正确的Notion集成，它将自动被标记为跟踪任务。无需手动输入到待办事项列表中并可能被遗忘，所有任务都将被记录在案，高管将永远不会怀疑是否有事情掉队。

治愈电子邮件过载

每个新AI用户使用的第一件事就是要求它为他们撰写电子邮件。EA是电子邮件分类的专家，他们对AI的使用应该是这种能力的延伸，但使用ChatGPT和Claude的最大错失机会是将这些工具视为花哨的自动完成工具，而它们实际上可以做更多的事情。

我见过一些最有效的实施方法，涉及使用生成式AI工具来训练特定高管的电子邮件和Slack通信。AI系统可以捕捉他们的沟通风格、语气、偏好和兴趣。然后，它可以以他们的声音撰写电子邮件、过滤掉他们不想要的消息或将100页的报告减少到几个关键要点，这些要点对该特定个人很重要。

过去需要15或20分钟来浏览电子邮件并理解上下文，现在只需几秒钟。高管现在可以花时间做出决定，而不是只是阅读和写作。

会议也遵循同样的原理。与其在整个会议上记笔记，EA可以使用Granola等解决方案来完成此任务。将其与ChatGPT中结构良好的提示结合起来，会议纪要可以在会议结束前分发。高管助理还可以使用此工具从每周同步会议中收集季度见解，或从多个通话中提取数据到单个连贯的数据源中，所有这些都可以通过单个提示来完成。

倍增器

尽管听起来很方便，但真正的解锁发生在高管无法出席会议时。凭借Granola的会议记录和对高管工作流程及过去行动项状态的深入理解，EA可以作为他们的代理人。

此外，Granola还通过搜索部分实现了LLM风格的搜索，可以在其中输入提示。例如，我即将与客户参加会议，正在试图记住她孩子的名字。我问Granola：“Nicole的儿子叫什么名字？”几秒钟内就得到了回应。

我们已经看到，通过利用Granola和其他AI工具来掌握高管的日常工作，EA可以自信地领导客户和内部同步会议。当高管返回时，他们可以快速查看会议记录，并且不会错过任何重要信息。

我的自己的EA使用AI构建了“您不在时”的文档，包含类似“关键更新”、“您错过的会议”和“电子邮件摘要”的类别。每个类别都包含我需要处理的所有关键更新和紧急事项，且可以一目了然。这种简单的框架可以瞬间让我了解最新情况，且很少需要我询问后续问题以理解上下文。它就是有效。

自动化救援

单个工具可以提供一些小的胜利，但当您知道如何让AI工作流程相互交谈时，那就是真正可以节省时间的地方。

考虑为高管准备与新客户或供应商会面的过程。手动完成这项工作意味着需要查找公司信息、找到相关内部数据、准备简报文档等。这可能需要一个小时或更长时间，而且这是在会议开始之前。

自动化改变了一切，接受过Zapier培训的EA可以快速创建一个工作流程，以眨眼的速度完成大部分工作：

• 它从HubSpot或Google Sheets中的一个简单输入开始。
• 这会触发Zapier的AI来提取公司数据并提供亮点。
• 数据会与内部文档进行比较，以确定相关的谈话要点。
• 从那里，会自动生成简报文档，自动准备简短的幻灯片，并将所有这些材料放入云文件夹中，以便团队轻松访问。
• 高管和支持人员会收到一封电子邮件，总结整个过程。

利用这些工作流程的团队报告称，准备时间缩短了多达70%，由于该过程是可重复和可预测的，因此它一次又一次地发挥作用。

会议后的跟进也遵循同样的原理。会议结束后，由Granola生成的记录会反馈到Zapier中。AI会草拟一封简明的电子邮件给客户，同时会议记录会被输入到一个专用的Slack频道中。

对于没有内置Zapier支持的特别棘手的工作流程，具有深厚ChatGPT提示知识的EA可以在没有任何编码经验的情况下快速构建Google Apps Script。我们已经使用这种方法将内部公司仪表板中的数据直接拉入每周报告中，瞬间消除了数小时的枯燥复制粘贴工作。

接下来会发生什么

成功和蓬勃发展的EA并不是那些学习最多工具的人。他们是那些能够系统性思考、识别和解决工作流程中的障碍、并知道可以在哪里安全地使用自动化来节省时间同时仍然产生出色的结果的人。

如今，最成功的高管已经从一批AI熟练的高管助理中受益，这些助理可以构建能够预测需求而不仅仅是对其做出反应的系统。