Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Ein großer Teil der Arbeit, die Menschen jeden Tag erledigen, erfordert keine Kreativität oder einzigartige Fähigkeiten, sondern besteht aus langweiligen und einfachen Aufgaben wie der Kategorisierung von E-Mails und Nachrichten, der Aktualisierung von Tabellen, der Verarbeitung von Transaktionen und vielem mehr. Robotic Process Automation (RPA) ist eine aufkommende Technologie, die oft Aspekte der künstlichen Intelligenz nutzt, um diese Aufgaben zu automatisieren, mit dem Ziel, Arbeitern zu ermöglichen, ihre Aufmerksamkeit auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. RPA kann mit verschiedenen Techniken, Tools und Algorithmen durchgeführt werden, und die korrekte Anwendung von RPA kann Organisationen viele Vorteile bringen.

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Trotz des Namens “Roboter” hat die Robotic Process Automation nichts mit physischen Robotern zu tun. Vielmehr sind die in RPA verwendeten Roboter Software-Bots, und RPA-Systeme sind im Wesentlichen nur eine Sammlung von Bots, die spezifische, oft langweilige Aufgaben ausführen. RPA-Bots können auf physischen oder virtuellen Maschinen laufen und können von der Software-Benutzeroberfläche gesteuert werden. RPA-Schnittstellen sind so konzipiert, dass auch Personen, die nicht mit der Konstruktion der Bots vertraut sind, eine Reihe von Aufgaben für den Bot definieren können.

Wie bereits erwähnt, besteht der Hauptzweck eines RPA darin, die vielen wiederkehrenden, langweiligen Aufgaben zu automatisieren, die Menschen oft in einem Arbeitsplatz ausführen müssen. Die Einsparung von Zeit und Ressourcen ist das Ziel von RPA. Die Aufgaben, die RPA ausführen soll, müssen ziemlich einfach sein, mit einer konkreten Reihe von Schritten, die zur Ausführung dieser Aufgabe erforderlich sind.

Vorteile der Robotic Process Automation (RPA)

Wenn RPA-Technologie richtig eingesetzt wird, kann sie Zeit, Personal und Ressourcen freisetzen, um sie für wichtigere Aufgaben und Herausforderungen einzusetzen. RPA kann verwendet werden, um einen besseren Kundenservice zu ermöglichen, indem es die ersten Interaktionen mit Kunden übernimmt und sie an den richtigen Kundenservice-Mitarbeiter weiterleitet. RPA-Systeme können auch verwendet werden, um die Art und Weise, wie Daten gesammelt und gehandhabt werden, zu verbessern. Beispielsweise können Transaktionen digitalisiert und automatisch in eine Datenbank eingetragen werden.

RPA-Systeme können auch verwendet werden, um sicherzustellen, dass die Betriebsabläufe eines Unternehmens den etablierten Standards und Vorschriften entsprechen. RPA kann auch die Fehlerquote von Menschen deutlich reduzieren und Aktionen protokollieren, sodass bei Fehlern die Ereignisse, die zum Fehler geführt haben, leicht identifiziert werden können. Letztendlich gelten die Vorteile von RPA für jede Situation, in der ein Prozess durch die Automatisierung vieler Schritte effizienter gemacht werden kann.

Wie funktioniert die Robotic Process Automation (RPA)?

Die genauen Methoden, die RPA-Plattformen und -Bots verwenden, um ihre Aufgaben auszuführen, variieren, aber sie verwenden oft maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz-Algorithmen sowie Computer-Vision-Algorithmen.

Maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz-Techniken können verwendet werden, um den Bots zu ermöglichen, zu lernen, welche Aktionen mit den Zielen des Operators korreliert sind. Allerdings führen RPA-Plattformen die meisten ihrer Aktionen gemäß Regeln aus, und daher verhalten sie sich eher wie traditionelle Programme als wie künstliche Intelligenz. Daher gibt es eine Debatte darüber, ob RPA-Systeme als künstliche Intelligenz-Systeme klassifiziert werden sollten.

Trotzdem arbeitet RPA oft mit künstlicher Intelligenz-Technologien und -Algorithmen zusammen. Tiefere neuronale Netze können verwendet werden, um komplexe Bild- und Textdaten zu interpretieren, sodass die Bots bestimmen können, welche Aktionen erforderlich sind, um diese Daten auf die vom Benutzer spezifizierte Weise zu verarbeiten, auch wenn die Aktionen, die der Bot ausführt, streng regelbasiert sind. Beispielsweise können konvolutionale neuronale Netze verwendet werden, um einem Netzwerk zu ermöglichen, Bilder auf einem Bildschirm zu interpretieren und basierend auf der Klassifizierung dieser Bilder zu reagieren.

Welche Prozesse können von RPA gehandhabt werden?

Beispiele für Aufgaben, die von RPA-Systemen gehandhabt werden können, sind grundlegende Datenmanipulation, Transaktionsverarbeitung und Kommunikation mit anderen digitalen Systemen. Ein RPA-System kann so konfiguriert werden, dass es Daten von bestimmten Quellen sammelt oder Daten reinigt, die empfangen wurden. Im Allgemeinen müssen Aufgaben vier Kriterien erfüllen, um gute Kandidaten für die Automatisierung mit RPA zu sein.

Erstens muss der Prozess regelbasiert sein, mit sehr spezifischen Anweisungen und Grundfakten, die verwendet werden können, um zu bestimmen, was mit den Informationen zu tun ist, die das System trifft. Zweitens sollte der Prozess zu bestimmten Zeiten oder mit einem definierbaren Startzustand erfolgen. Drittens sollte der Prozess klare Eingaben und Ausgaben haben. Viertens sollte die Aufgabe ein Volumen haben, sie sollte mit einer großen Menge an Informationen zu tun haben und eine faire Menge an Zeit erfordern, um die Aufgabe zu automatisieren.

Basierend auf diesen Grundsätzen können wir einige potenzielle Anwendungsfälle für RPA untersuchen.

Eine Möglichkeit, RPA zu verwenden, besteht darin, den Prozess der Bearbeitung von Kundenrücksendungen zu beschleunigen. Rücksendungen sind normalerweise ein kostspieliger und zeitaufwändiger Prozess. Wenn eine Rücksendung angefordert wird, muss der Kundenservice-Mitarbeiter eine Reihe von Nachrichten senden, die die Rücksendung bestätigen und den Kunden über die Art der Rückerstattung informieren, den aktuellen Bestand im System aktualisieren und nach der Zahlung an den Kunden die Verkaufszahlen aktualisieren. Ein Großteil davon könnte von einem RPA gehandhabt werden, das bestimmt, welche Artikel zurückgegeben werden und wie der Kunde seine Rückerstattung haben möchte. Das RPA würde einfach Regeln verwenden, die als Eingabe den zurückgegebenen Artikel und die Informationen des Kunden verwenden und als Ausgabe ein vollständiges Rückerstattungsdokument erstellen, das der Mitarbeiter nur noch überprüfen und genehmigen muss.

Ein weiterer potenzieller Anwendungsfall für RPA ist für Einzelhändler, die Aspekte ihres Supply-Chain-Managements automatisieren möchten. RPA kann verwendet werden, um Artikel auf Lager zu halten, indem es die Lagerbestände überprüft, wenn ein Artikel verkauft wird, und wenn der Bestand unter einen bestimmten Schwellenwert fällt, können Nachbestellungen für Ersatzartikel aufgegeben werden.

Nachteile der Robotic Process Automation (RPA)

Obwohl RPA-Systeme das Potenzial haben, Unternehmen, die sie verwenden, Zeit, Geld und Aufwand zu sparen, sind sie nicht für jede Aufgabe geeignet. RPA-Implementierungen können oft aufgrund der Einschränkungen des Systems, in dem sie operieren, fehlschlagen. Wenn RPA-Systeme nicht ordnungsgemäß konzipiert und implementiert werden, können sie auch bestehende Probleme verschlimmern, da sie auf Regeln basieren, die aufhören, anwendbar zu sein, wenn sich Situationen ändern. Beispielsweise kann ein RPA-System, das angewiesen wird, Ersatzartikel zu bestellen, wenn der Lagerbestand zu niedrig ist, nicht auf Schwankungen in der Nachfrage reagieren und weiterhin große Chargen von Produkten bestellen, auch wenn die Nachfrage nach diesen Produkten sinkt. Die Skalierung von RPA-Plattformen über ein Unternehmen hinweg ist auch schwierig, da das System unflexibler wird, je mehr regelbasiert es wird.

Darüber hinaus kann die Installation von Tausenden von Bots in einem System viel zeitaufwändiger und teurer sein, als erwartet, möglicherweise so teuer, dass die Einsparungen, die das RPA-System bringt, die Kosten der Installation nicht ausgleichen. Die wirtschaftlichen Auswirkungen von RPA-Systemen können schwierig vorherzusagen sein, und die Beziehung zwischen Automatisierung und Kosteneinsparung ist nicht linear. Die Automatisierung von 30 % einer Aufgabe wird nicht unbedingt die Kosten eines Unternehmens um 30 % reduzieren.