Vad är Robotic Process Automation (RPA)?

En stor del av det arbete som människor gör varje dag innefattar inte deras kreativitet eller unika färdigheter, utan består av tråkiga och enkla uppgifter som att kategorisera e-post och meddelanden, uppdatera kalkylblad, bearbeta transaktioner och mer. Robotic Process Automation (RPA) är en ny teknik som ofta använder aspekter av artificiell intelligens för att automatisera dessa uppgifter, med målet att möjliggöra för arbetare att ägna sin uppmärksamhet åt viktigare uppgifter. RPA kan uppnås med en mängd olika tekniker, verktyg och algoritmer, och korrekt tillämpning av RPA kan ge organisationer många fördelar.

Vad är Robotic Process Automation (RPA)?

Trots att det har namnet “robot” i sig, har Robotic Process Automation ingenting att göra med fysiska robotar. Istället är robotarna i RPA mjukvarubotar, och RPA-system är i princip bara en samling botar som utför specifika, ofta tråkiga uppgifter. RPA-botar kan köras på antingen fysiska eller virtuella maskiner, och de kan dirigeras att utföra uppgifter av programvarans användare. RPA-gränssnitt är avsedda att tillåta även personer som inte är bekanta med botarnas konstruktion att definiera en uppsättning uppgifter för boten att utföra.

Som tidigare nämnts är det primära syftet med en RPA att automatisera de många upprepade, tråkiga uppgifter som människor ofta måste göra på en arbetsplats. Att spara tid och resurser är målet med RPA. Uppgifterna som RPA används för att utföra måste vara ganska enkla, med en tydlig serie steg att följa för att utföra uppgiften.

Fördelar med Robotic Process Automation (RPA)

När RPA-teknik används på rätt sätt kan den frigöra tid, personal och resurser, så att de kan användas för viktigare uppgifter och utmaningar. RPA kan användas för att möjliggöra bättre kundservice genom att hantera de första interaktionerna med kunder och dirigera dem till rätt kundtjänstagent. RPA-system kan också användas för att förbättra hur data samlas in och hanteras. Till exempel kan transaktioner digitaliseras och automatiskt införas i en databas när de inträffar.

RPA-system kan också användas för att säkerställa att företagets verksamhet följer etablerade standarder och regler. RPA kan också betydligt minska felantalet och logga åtgärder som vidtagits, så att om systemet producerar ett fel, kan händelserna som ledde till felet enkelt identifieras. I slutändan gäller fördelarna med RPA för alla situationer där en process kan göras mer effektiv genom att automatisera många av de steg som behövs för att slutföra processen.

Hur fungerar Robotic Process Automation (RPA)?

De exakta metoder som RPA-plattformar och botar använder för att utföra sina uppgifter varierar, men de använder ofta maskinlärings- och AI-algoritmer, samt datorseendealgoritmer.

Maskinlärnings- och AI-tekniker kan användas för att låta botarna lära sig vilka åtgärder som korrelerar med de mål som operatören har definierat. Men RPA-plattformar utför ofta de flesta av sina åtgärder enligt regler, och fungerar därför mer som traditionella program än AI. Som ett resultat av detta finns det viss debatt om huruvida RPA-system bör klassificeras som AI-system eller inte.

Ändå fungerar RPA ofta i samverkan med AI-teknologier och algoritmer. Djupa neurala nätverk kan användas för att tolka komplex bild- och textdata, och möjliggöra för botarna att bestämma vilka åtgärder som behöver vidtas för att hantera data på det sätt som användaren har specificerat, även om åtgärderna som boten vidtar är strikt regelbaserade. Till exempel kan konvolutionsneurala nätverk användas för att tillåta ett nätverk att tolka bilder på en skärm och reagera baserat på hur dessa bilder klassificeras.

Vilka processer kan hanteras av RPA?

Exempel på uppgifter som kan hanteras av RPA-system inkluderar grundläggande datahantering, transaktionsbearbetning och kommunikation med andra digitala system. Ett RPA-system kan konfigureras för att samla in data från specifika källor eller rensa data som har mottagits. I allmänhet finns det fyra kriterier som en uppgift måste uppfylla för att vara en bra kandidat för automatisering med RPA.

För det första, måste processen vara regelbaserad, med mycket specifika instruktioner och grundfakta som kan användas för att bestämma vad som ska göras med den information som systemet möter. För det andra bör processen inträffa vid specifika tidpunkter eller ha en definierbar startförutsättning. För det tredje bör processen ha tydliga in- och utdata. För det fjärde bör uppgiften ha volym, den bör hantera en stor mängd information och kräva en betydande mängd tid för att slutföra, så att det vore meningsfullt att automatisera processen.

Baserat på dessa principer, låt oss undersöka några potentiella användningsfall för RPA.

En möjlig användning av RPA är att påskynda processen för att hantera kundreturer. Returer är vanligtvis en tidskrävande och kostsam verksamhet. När en retur begärs måste kundtjänstagenten skicka ett antal meddelanden som bekräftar returen och hur kunden vill ha sin återbetalning, uppdatera current lager i systemet och sedan efter att ha gjort betalningen till kunden uppdatera försäljningssiffrorna. Mycket av detta kan hanteras av en RPA som fastställer vilka artiklar som returneras och hur kunden vill ha sin återbetalning. RPA:n skulle bara använda regler som tar emot produkten som returneras och kundens information som indata och producera en komplett återbetalningsdokument som agenten bara behöver överskåda och godkänna.

En annan möjlig användning av RPA är för detaljhandlare som vill automatisera aspekter av sin supply chain-hantering. RPA kan användas för att hålla artiklar i lager, kontrollera lagerkvantiteter när en artikel säljs och när lagernivån sjunker under en viss tröskel kan beställningar för ersättning göras.

Nackdelar med Robotic Process Automation (RPA)

Medan RPA-system har potentialen att spara företag som använder dem tid, pengar och ansträngning, är de inte lämpliga för alla uppgifter. RPA-implementeringar kan ofta misslyckas på grund av begränsningarna i systemet de opererar i. Om de inte är korrekt utformade och implementerade kan RPA-system också förvärra befintliga problem eftersom de opererar enligt regler som kan upphöra att vara tillämpliga när situationer utvecklas. Till exempel, om ett RPA-system instrueras att beställa ersättningar av artiklar när lagernivån sjunker för lågt, kan det inte anpassa sig till förändringar i efterfrågan och fortsätta beställa stora batcher av produkter även om den totala efterfrågan på dessa produkter minskar. Att skala upp RPA-plattformar över ett företag visar sig också vara svårt, eftersom ju mer regelbaserat ett system blir, desto mindre flexibelt blir det.

Utöver detta kan installationen av tusentals botar i ett system vara betydligt mer tidskrävande och kostsam än förväntat, potentiellt så kostsamt att besparingarna som RPA-systemet medför inte uppväger installationskostnaderna. De ekonomiska effekterna av RPA-system kan vara svåra att förutsäga och relationen mellan automatisering och kostnadsreducering är inte linjär. Att automatisera 30% av en uppgift kommer inte nödvändigtvis att minska ett företags kostnader med 30%.