O que é Automação de Processos Robóticos (RPA)?

Uma grande parte do trabalho que as pessoas realizam todos os dias não envolve nenhuma criatividade ou habilidades únicas, sendo tarefas altamente tediosas e simples, como categorizar e-mails e mensagens, atualizar planilhas, processar transações e muito mais. Automação de Processos Robóticos (RPA) é uma tecnologia emergente que muitas vezes aproveita aspectos da inteligência artificial para automatizar essas tarefas, com o objetivo de permitir que os trabalhadores dediquem sua atenção a tarefas mais importantes. A RPA pode ser realizada com uma variedade de técnicas, ferramentas e algoritmos diferentes, e as aplicações corrigidas da RPA podem trazer muitos benefícios para as organizações.

O que é Automação de Processos Robóticos (RPA)?

Apesar de ter o nome “robô” em si, a Automação de Processos Robóticos não tem nada a ver com robôs físicos. Em vez disso, os robôs referidos na RPA são bots de software, e os sistemas RPA são essencialmente apenas uma coleção de bots que realizam tarefas específicas, muitas vezes tediosas. Os bots RPA podem ser executados em máquinas físicas ou virtuais e podem ser direcionados para realizar tarefas pelo usuário do software. As interfaces RPA são projetadas para permitir que mesmo as pessoas não familiarizadas com a construção dos bots definam um conjunto de tarefas para o bot realizar.

Como mencionado anteriormente, o principal objetivo de uma RPA é automatizar as muitas tarefas repetitivas e mundanas que as pessoas muitas vezes têm que fazer em um local de trabalho. Economizar tempo e recursos é o objetivo da RPA. As tarefas que a RPA é usada para realizar precisam ser fairly simples, com uma série concreta de etapas a seguir para realizar essa tarefa.

Benefícios da Automação de Processos Robóticos (RPA)

Quando utilizada corretamente, a tecnologia RPA pode liberar tempo, pessoal e recursos, permitindo que sejam aplicados a tarefas e desafios mais importantes. A RPA pode ser usada para permitir um melhor atendimento ao cliente, lidando com as primeiras interações com os clientes e direcionando-os para o agente de atendimento ao cliente correto. Os sistemas RPA também podem ser usados para melhorar como os dados são coletados e manipulados. Por exemplo, quando ocorrem transações, elas podem ser digitalizadas e automaticamente inseridas em um banco de dados.

Os sistemas RPA também podem ser usados para garantir que as operações de uma empresa estejam em conformidade com os padrões e regulamentos estabelecidos. A RPA também pode reduzir significativamente as taxas de erro humano e registrar ações tomadas, para que, se o sistema produzir um erro, os eventos que levaram ao erro possam ser facilmente identificados. Em última análise, os benefícios da RPA se aplicam a qualquer situação em que um processo possa ser tornado mais eficiente pela automação de muitas das etapas necessárias para concluir esse processo.

Como funciona a Automação de Processos Robóticos (RPA)

Os métodos exatos que as plataformas e bots RPA usam para realizar suas tarefas variam, mas muitas vezes empregam algumas técnicas de aprendizado de máquina e algoritmos de inteligência artificial, bem como algoritmos de visão computacional.

As técnicas de aprendizado de máquina e inteligência artificial podem ser empregadas para permitir que os bots aprendam quais ações estão correlacionadas com os objetivos definidos pelo operador. No entanto, as plataformas RPA muitas vezes realizam a maioria de suas ações de acordo com regras, agindo mais como programas tradicionais do que como inteligência artificial. Como resultado, há algum debate sobre se os sistemas RPA devem ser classificados como sistemas de inteligência artificial.

Mesmo assim, a RPA muitas vezes funciona em conjunto com tecnologias e algoritmos de inteligência artificial. Redes neurais profundas podem ser usadas para interpretar dados de imagem e texto complexos, permitindo que os bots determinem quais ações precisam ser tomadas para manipular esses dados da maneira especificada pelo usuário, mesmo que as ações que o bot toma sejam estritamente baseadas em regras. Por exemplo, redes neurais convolucionais podem ser usadas para permitir que uma rede interprete imagens em uma tela e reaja com base em como essas imagens são classificadas.

Quais processos podem ser manipulados pela RPA?

Exemplos de tarefas que podem ser manipuladas por sistemas RPA incluem manipulação de dados básica, processamento de transações e comunicação com outros sistemas digitais. Um sistema RPA pode ser configurado para coletar dados de fontes específicas ou limpar dados que foram recebidos. Em geral, há quatro critérios que uma tarefa deve atender para ser um bom candidato para automação com RPA.

Primeiro, o processo deve ser baseado em regras, com instruções muito específicas e fatos concretos que possam ser usados para determinar o que fazer com as informações que o sistema encontra. Em segundo lugar, o processo deve ocorrer em momentos específicos ou ter uma condição de início definida. Em terceiro lugar, o processo deve ter entradas e saídas claras. Finalmente, a tarefa deve ter volume, deve lidar com uma grande quantidade de informações e exigir um tempo razoável para ser concluída, para que faça sentido automatizar o processo.

Com base nesses princípios, vamos examinar alguns casos de uso potenciais para RPA.

Uma maneira pela qual a RPA pode ser usada é para agilizar o processo de lidar com devoluções de clientes. Devoluções são normalmente uma empreitada dispendiosa e que consome tempo. Quando uma devolução é solicitada, o agente de atendimento ao cliente tem que enviar uma série de mensagens que confirmam a devolução e como o cliente gostaria de receber seu reembolso, atualizar o estoque atual no sistema e, em seguida, após fazer o pagamento ao cliente, atualizar as cifras de vendas. Grande parte disso pode ser manipulado por uma RPA que determine quais itens estão sendo devolvidos e como o cliente gostaria de receber seu reembolso. A RPA simplesmente usaria regras que tomam como entrada o produto que está sendo devolvido e as informações do cliente e saída um documento de reembolso completo que o agente apenas precisaria olhar e aprovar.

Outro caso de uso potencial para RPA é para varejistas que desejam automatizar aspectos de sua gestão da cadeia de suprimentos. A RPA pode ser usada para manter itens em estoque, verificando os níveis de estoque sempre que um item é vendido e, quando o estoque cai abaixo de um determinado limite, pedidos de reposição podem ser feitos.

Desvantagens da Automação de Processos Robóticos (RPA)

Embora os sistemas RPA tenham o potencial de economizar tempo, dinheiro e esforço para as empresas que os usam, eles não são adequados para todas as tarefas. As implementações RPA podem falhar frequentemente devido às restrições do sistema em que operam. Se não for projetada e implementada corretamente, os sistemas RPA também podem agravar problemas existentes, pois operam com base em regras que podem deixar de ser aplicáveis à medida que as situações evoluem. Por exemplo, se um sistema RPA for instruído a pedir reposições de itens sempre que o estoque cai muito baixo, ele pode não ser capaz de se adaptar a flutuações na demanda e continuar pedindo grandes quantidades de produtos, mesmo que a demanda geral por esses produtos diminua. Escalar as plataformas RPA em toda a empresa também se prova difícil, pois quanto mais baseado em regras um sistema se torna, mais inflexível ele se torna.

Além disso, a instalação de milhares de bots em um sistema pode ser muito mais demorada e dispendiosa do que o esperado, potencialmente dispendiosa o suficiente para que as economias que o sistema RPA traz não compensam os custos de instalação. Os impactos econômicos dos sistemas RPA podem ser difíceis de prever e a relação entre automação e redução de custos não é linear. Automatizar 30% de uma tarefa não reduzirá necessariamente os custos da empresa em 30%.