Notion 評測：這個工作空間可以輕鬆取代 5 個應用程序

您是否曾經為一個項目打開五個不同的應用程序？例如，Google Docs 用於筆記，Trello 用於任務，Excel 用於跟蹤。這真的很荒謬，如果你問我。

使用 Notion，一次性打開多個應用程序的日子可以成為過去。 超過 1 億人 現在使用 Notion，以棄除分散的工具並建立一個靈活的工作空間，可以做所有事情！

在這個 Notion 評測中，我將討論其優缺點、它是什麼、誰是最佳使用者以及其關鍵功能。然後，我將展示如何使用 Notion 創建一個頁面、添加內容塊、添加一個 數據庫 等等。

我將通過比較 Notion 與我最優秀的三個替代方案（Miro、ClickUp 和 Monday.com）來完成這篇文章。

如果您曾經希望您的筆記、任務和 團隊聊天 可以在一個可自訂的位置，Notion 可能是您的新最愛工具。

判斷

Notion 是一個全面的靈活工作空間，結合了筆記、任務、數據庫和 實時協作。然而，它可能很難學習，且缺乏一些高級的項目和安全功能。

優缺點

• 高度靈活和可自訂的工作流程
• 結合筆記、任務、日曆、數據庫等在一個應用程序中
• 實時協作和分享工具
• 慷慨的免費計劃和可負擔的升級
• 很多教程和社區模板
• 內置 AI 用於摘要、寫作和分析
• 適用於桌面、網頁和移動設備，支援網頁剪輯

• 沒有離線模式（需要網際網路才能存取或編輯筆記）
• 可能很難學習和設置初始
• 大型工作空間可能會感到緩慢
• 缺乏一些高級的項目工具，如甘特圖和時間跟蹤
• 強大的安全功能需要額外付費
• 沒有方法來密碼保護個別頁面

什麼是 Notion?

Notion 是一個 筆記應用程序 和全面的工作空間，適用於個人和團隊。您可以使用它來捕捉想法、管理項目、組織信息和與他人協作。

Notion 由 Ivan Zhao 和 Simon Last 於 2013 年創立，已經從一個基本的筆記編輯器演變成一個全面的生產力平台，供自由職業者、學生、初創企業和企業使用。

Notion 最容易被理解的方式是想象將 Google Docs、Excel、Trello 和 wiki 結合成一個連貫的系統，所有東西都相互連接。這基本上是 Notion 所做的：它創建了一個靈活的工作空間，您可以在其中建立幾乎任何東西來組織信息和管理項目。

Notion 不僅是一個筆記應用程序，它是一個靈活的數字工作空間，用于管理生產力和商務協作，具有統一的界面。

從簡單的筆記到商業強國

當 Notion 在 2016 年推出時，它提供了基本的筆記功能。然而，創始人想要創建一些比傳統文檔編輯器更靈活的東西。他們想要創建一個平台，您可以在同一頁面上混合不同的內容類型。

人們開始在 Notion 中創建複雜的項目管理系統、公司 wiki、CRM 數據庫，甚至完整的商業運營系統。該平台的塊狀結構（每個內容都是可移動的塊）使這種自訂成為可能。

到 2019 年，Notion 已經從個人生產力工具演變成一個嚴肅的商業平台，公司正在使用它來替換整個軟件堆棧。

什麼使 Notion khác biệt

傳統的生產力工具與 Notion 相比相當僵化。Microsoft Word 很適合文檔，Excel 處理 電子表格，項目管理工具如 Asana 或 Monday.com 集中於任務跟蹤。

然而，這些工具之間沒有聯繫。這意味著您最終會在多個平台上分散信息，很難找到您需要的內容。

Notion 完全顛覆了這種方法。與其使用不同的工具執行不同的功能，所有東西都存在於一個連貫的工作空間中。您可以在文檔中嵌入數據庫，將任務連結到會議筆記，創建結合多個內容類型的模板。

自訂程度也相當高。雖然 Google Workspace 提供內置應用程序，但 Notion 有可排列的塊，讓您可以根據工作流程的需要進行排列。

AI 整合和智能功能

AI 的加入將 Notion 推向了新的領域。 AI 助手 幫助撰寫、摘要內容 和建立工作流程。與其切換到 ChatGPT 或其他 AI 工具，您可以直接在現有的 Notion 頁面中生成內容。

我喜歡他們的 AI 實現方式是它如何 與現有的數據集成。AI 可以引用您數據庫中的信息，了解項目的上下文，並幫助 自動化常規任務。這種上下文意識使其比獨立的 AI 工具對於許多商業工作流程更有用。

誰是 Notion 的最佳使用者?

以下是使用 Notion 的人群：

• 學生可以使用 Notion 來組織筆記、學習材料、項目和時間表。他们还可以使用模板进行日记和目标跟踪。
• 自由职业者可以使用 Notion 来跟踪客户、截止日期、发票和作品集。他们还可以计划内容、组织想法、存储研究并根据自己的独特工作流程自定义仪表板。
• 小团队可以使用 Notion 进行实时协作、共享文件、管理任务和组织信息。
• 初创企业可以使用 Notion 替换多个工具，节省资金并加快工作速度。
• 企业可以使用 Notion 进行协作和建立公司 wiki。
• 任何人都可以使用 Notion 进行笔记、任务管理、项目跟踪、阅读清单和餐饮计划。

Notion 的關鍵功能

以下是 Notion 的關鍵功能：

• 塊和頁面結構：內容是使用拖放式內容塊（例如段落、清單、圖像、代碼、表格、數據庫等）構建的，頁面可以包含任何內容，具有巢狀結構和鏈接。
• 數據庫：完全靈活的數據庫，具有多個視圖，每個條目都是其自己的詳細頁面。
• 模板：為頁面和數據庫創建模板，以節省時間並保持工作的一致性。
• 協作工具：實時合作，隨處留言，標記人員，讓團隊合作在一個地方進行。
• 豐富的媒體和嵌入：添加 圖像、文件、音頻、視頻 和嵌入，具有預覽。
• 項目和任務管理：使用任務清單、板塊、提醒和日曆來跟蹤工作和進度。
• 高級搜索和組織：使用統一搜索快速找到所有頁面和文件中的內容。
• AI 整合：內置 AI 可以總結、撰寫、翻譯 和分析您的工作空間。
• 整合和擴展：將 Notion 連接到 Slack、Google Drive、GitHub、Jira，並使用 Notion 的 API 進行自動化。
• 網站和作品集創建：在線發布頁面和數據庫，用于 網站和作品集。
• 可自訂的工作空間：設計儀表板、wiki 和項目，具有隱私設置和分配。
• 版本歷史：查看文檔歷史，隨時恢復舊版本。
• Notion for Startups：獲得一個連接的工作空間，具有 AI 工具，用于建立和擴展您的初創企業。

如何使用 Notion

以下是如何開始使用 Notion：

1. 註冊 Notion
2. 創建您的第一個頁面
3. 添加內容塊
4. 重新排列您的塊
5. 添加數據庫
6. 向數據庫添加屬性
7. 更改視圖
8. 創建模板
9. 自訂您的模板
10. 使用搜索功能
11. 分享您的頁面
12. 提及一個合作夥伴

步驟 1：註冊 Notion

我首先訪問 notion.com，然後在右上角選擇「免費獲得 Notion」。

步驟 2：創建您的第一個頁面

創建帳戶後，我進入了一個空白的工作空間，裡面有一份入門指南清單。

這是我的第一個「頁面」在 Notion 中。這是一個很好的測試場，讓我可以在沒有任何壓力的情況下進行實驗。

步驟 3：添加內容塊

一切在 Notion 中都是使用塊構建的：

• 當您輸入一個段落時，那是一個文本塊
• 添加一個標題，那是一個標題塊
• 插入一個表格，那是一個數據庫塊

要訪問這些塊，我按下鍵盤上的「Enter」鍵開始一行新的內容，然後按「/」鍵查看我可以插入的所有東西。

以下是一些需要記住的基本斜線命令：

• /h1 用於大標題
• /todo 用於核取方塊
• /table 用於簡單表格
• /page 用於鏈接到其他頁面

步驟 4：重新排列您的塊

我添加了一個表格到我的文檔中，可以輕鬆地通過點擊和拖動當我懸停在內容上時出現的六點句柄來移動塊。

這個拖放功能意味著我可以重新組織我的想法，隨著它們的發展，而不會被原始結構束縛。

步驟 5：添加數據庫

數據庫是 Notion 強大的地方，但它們也是很多人卡住的地方。我通過輸入「/database」並選擇「數據庫 – 全頁」來創建一個新數據庫。

步驟 6：向數據庫添加屬性

從那裡，我給它一個清晰的名稱，並從幾個屬性開始：標題（文本）、作者（文本）、狀態（選擇）和評分（數字）。您可以跟蹤所有種類的東西，包括工作項目或要嘗試的餐廳。

步驟 7：更改視圖

Notion 數據庫不僅僅是電子表格。它們更像可彈性的數據集合，可以以不同的方式查看。同一個書籍數據庫可以以表格、看板、日曆或畫廊的形式顯示，取決於哪種方式對您的工作流程最有意義。

要添加不同的視圖，我只需在我的數據庫標題下按「+」鍵。

步驟 8：創建模板

接下來，我將我的書籍跟蹤數據庫轉換為模板。模板可以節省大量時間，一旦您開始創建重複的內容。

如果您發現自己創建類似的頁面，請將其轉換為模板。會議筆記、項目計劃和每周回顧是模板的理想選擇。

要創建模板，我按下數據庫中的「新建」下拉箭頭並選擇「新建模板」。

步驟 9：自訂您的模板

這打開了一個新窗口，我可以在其中使用頁面、文本、清單和我需要的任何塊來自訂我的模板。一旦完成，我就保存了它。現在，我可以在任何時候重複使用它。

很多人犯的最大錯誤是嘗試在完全理解自己的工作流程之前創建完美的組織系統。從簡單開始，讓您的系統在您使用的過程中自然演變。當您需要時創建頁面，而不是因為您認為應該這樣做。

使用巢狀頁面和數據庫的組合來組織不同類型的信息：

• 頁面適合靜態內容，如文檔或參考材料。
• 數據庫很適合管理需要排序、過濾或隨時間跟蹤的動態信息。

步驟 10：使用搜索功能

搜索功能非常強大，因此您不需要太擔心完美的組織。

您可以通過按 Ctrl+K（或 Mac 上的 Cmd+K）並搜索關鍵詞來找到幾乎任何東西。這意味著您可以更關注創建有用的內容，少關注將其完美地歸檔。

步驟 11：分享您的頁面

在 Notion 中，分享是在頁面級別進行的。您可以與特定人員分享個別頁面或整個數據庫，或者通過選擇「分享」並邀請協作人員和更改許可級別來使其公開。

許可級別很簡單：

• 「可以編輯」允許人員修改內容
• 「可以評論」允許反饋而不修改
• 「可以查看」提供只讀訪問

對於團隊協作，請在早期建立一些基本約定。決定如何命名頁面、使用評論與編輯以及如何處理通知。

步驟 12：提及一個合作夥伴

提及系統 (@mention) 很適合引起某人的注意，您也可以提及整個團隊或群組，如果您的工作空間已經設置好了。

實時協作功能運作良好。您可以看到其他人的游標和編輯，當它們發生時。這使 Notion 尤其適合協作規劃會議或團隊集思廣益，所有人都需要同時貢獻。

總的來說，Notion 在您停止嘗試像使用其他工具一樣使用它，開始思考您的實際工作流程時，才會變得最有價值。與其嘗試完全重現您的現有系統，不如考慮您想要實現什麼並從那裡開始建造。

很多人通過從一個特定的用例（例如項目跟蹤或筆記組織）開始，並在他們感到舒適時逐漸擴展，從而找到成功。嘗試一次遷移所有內容通常會導致沮喪和放棄。

Notion 的靈活性既是其最大優勢，也是其最大挑戰。您可以建立幾乎任何東西，但這並不意味著您應該這樣做。

專注於解決您真正面臨的問題，而不是因為它們看起來令人印象深刻而創建精心設計的系統。最好的 Notion 設置是您一致使用的那一個！

Notion 的前三個替代方案

以下是我推薦的 Notion 的最佳替代方案：

Miro

我推薦的第一個 Notion 替代方案是 Miro。Miro 是一個視覺化工具，用于腦力激盪、規劃和在無盡的在線白板上進行協作。

Miro 和 Notion 都提供了靈活的無代碼工作空間，供團隊管理項目和在一個地方進行協作。

然而，Miro 在視覺化畫布上與 Notion 有所不同。你可以使用 便利貼 進行腦力激盪，建立 流程圖、線框圖 和 思維圖。您還可以使用 模板 進行研討會、演示文稿 和想法產生。

Miro 的實時工具非常適合遠程團隊，它們依靠視覺化和交互式會議。它還可以輕鬆地與 Slack、Jira、Microsoft Teams 等進行集成。

與此同時，Notion 很適合保持工作有序和文件化。它結合了筆記、wiki、任務和數據庫，形成了一個可自訂的塊狀工作空間。

Notion 因為是一個全面的信息中心而受到喜愛。使用 Notion，您可以嵌套頁面、管理任務、建立數據庫和使用 AI 支持的工作流程自動化。它非常適合公司 wiki、項目管理和保持任務、文檔和團隊合作在一個可搜索的位置。

對於視覺化團隊合作和實時白板，請選擇 Miro。對於筆記、任務、wiki 和組織，請選擇 Notion！

ClickUp

我推薦的下一個 Notion 替代方案是 ClickUp。ClickUp 是一個全面的項目管理工具，具有時間跟蹤、15 種視圖和自動化。

其免費計劃在某些方面比 Notion 更慷慨，例如提供無限座位。這使 ClickUp 更能吸引預算有限的大型團隊。

與此同時，Notion 在一個可自訂的工作空間中結合了筆記和靈活的數據庫，具有更強大的筆記和豐富內容功能，超越了 ClickUp。

對於詳細的項目管理和自動化，請選擇 ClickUp。對於具有筆記、文檔和項目跟蹤的靈活工作空間，請選擇 Notion！

Monday.com

我推薦的最後一個 Notion 替代方案是 Monday.com。Monday.com 是一個團隊平台，用于管理項目、工作流程和任務，具有強大的自動化和易於自訂的功能。

一方面，Notion 以其塊狀結構而突出。每個內容都是完全可自訂的，使用拖放式塊。

另一方面，Monday.com 強調工作流程自動化和項目管理。您可以集成您喜愛的應用程序，例如 Slack、Gmail 和 Microsoft Teams。許可控制和內置報告有助於團隊跟蹤進度。

對於具有強大自訂功能的全面的工作空間，請選擇 Notion。對於項目跟蹤和工作流程自動化，請選擇 Monday.com。

Notion 評測：適合您的工具嗎？

Notion 足夠靈活，可以處理我的分散想法，足夠聰明，可以取代半打其他應用程序。然而，它需要一些時間來設置。

因此，如果您是喜歡建立系統並在使用的過程中調整它們的人，您將會喜愛 Notion。如果您更喜歡嚴格的結構和預製的工作流程，您可能會想要一些更專注的東西。

否則，請考慮以下替代方案：

• Miro 最適合那些依靠腦力激盪、思維圖和實時白板的團隊。
• ClickUp 最適合那些想要具有內置時間跟蹤和自動化的項目管理的人。
• Monday.com 最適合那些需要工作流程自動化、項目跟蹤和易於集成的團隊。

感謝您閱讀我的 Notion 評測！我希望您會覺得它有幫助。

Notion 提供一個免費計劃，供個人組織項目和生活。親自試用，看看您是否喜歡它！

常見問題

Notion 通常用於什麼？

Notion 主要用於筆記、項目管理和協作的全面的工作空間。它允許您在一個可自訂的空間中思考、寫作和規劃。

Notion 免費嗎？

Notion 的免費計劃 提供無限頁面和塊，以及最多 10 位客人的協作。但是，高級功能如完整的 AI 存取、無限文件上傳、延長頁面歷史和增強協作僅在付費計劃中可用。

Notion 比 OneNote 好嗎？

Notion 在組織、數據庫和強大的協作方面優於 OneNote。其模塊化結構和模板超越 OneNote，用于管理複雜的項目或建立自訂的生產力系統。

然而，OneNote 更適合快速、自由格式的筆記，尤其是如果您更喜歡手寫筆記或依賴於 Microsoft Office 生態系統。

Notion 這個詞的意思是什麼？

“notion”這個詞通常指的是一個概念、想法或對某事物的信念。

Notion 值得嗎？

Notion 值得任何人使用，它們正在尋找一個靈活的工作空間來管理筆記、項目、數據庫和協作。然而，一些人可能會覺得它的學習曲線和界面對於基本任務來說太過複雜。

Notion 對個人使用過頭了嗎？

Notion 可能會讓人覺得對個人使用過頭，如果您的需求很簡單（例如待辦事項或基本筆記），由於它的功能過多。但是，如果您喜歡自訂工作流程或需要組織複雜的項目，Notion 對個人來說可能很強大。

Notion AI 比 ChatGPT 好嗎？

Notion AI 在文檔管理、內容組織和生產力方面優於 ChatGPT。然而，ChatGPT 在對話能力和創意寫作、代碼幫助和回答一般問題方面表現更好。

Notion 比 Google 好嗎？

Notion 更適合創建可自訂的工作流程，結合筆記和數據庫在一個空間中。與此同時，Google Workspace 更適合電子郵件和文檔編輯，感謝其套件中的工具，如 Gmail、Docs 和 Drive。

最終，Notion 在組織複雜的信息和任務方面表現出色，方法是高度個人化，而 Google Workspace 則更適合大規模的文檔創建、文件共享和商務溝通。

最終，Notion 的工作空間更適合用於電子郵件和文檔編輯，感謝其套件中的工具，如 Gmail、Docs 和 Drive。然而，Notion 在組織複雜的信息和任務方面表現出色，方法是高度個人化，而 Google Workspace 則更適合大規模的文檔創建、文件共享和商務溝通。