AI 应让您的业务运营更轻松

AI 应该让您的业务运营更轻松。这应该成为您决定在何处使用它的明确目标。

当业务需要更多产出时，更多的产出是有用的。但拥有更少的未完成事项、减少夜间悬而未决的行政工作，并将更多注意力用于您本来想做的工作，同样具有价值。

将 AI 用于行政工作让我的企业运营更加愉快。这对我而言很重要。享受自己打造的业务，是对您投入改进努力的完全合理的回报。

随着代理变得更强大，业主在交付哪些职责上拥有了更多选择。我们也需要同样审慎地决定想要保留哪些职责。

企业可以取得成功，却仍然让人感到疲惫

设想一位拥有足够客户、源源不断的好项目，并提供人们愿意付费的服务的设计师。商业方面运转良好。但一周仍可能被提案、项目进度更新、缺失文件、发票以及保持合作所需的各种小决策所碎片化。

每项任务或许都可以应付。但它们合在一起，构成了一个几乎需要业主随时关注的业务。完成设计并不等于完成工作，仍然还有需要发送、核对、记录或追踪的事项。

这正是评估 AI 的有价值切入点。哪些经常性的义务您希望更可靠地得到处理？一周中哪部分不断分散您对重要工作的注意力？

当前的工具正日益围绕这些问题构建。Anthropic’s Claude for Small Business 的九月扩展 将工作流连接到业主已用于销售、财务和日常运营的软件。它还支持计划任务，默认在发送、发布或付款等操作之前需要批准。

有趣的部分是这些系统旨在处理的日常工作。企业主并不需要一场戏剧性的转型故事，只要能够更好地掌控经常性的职责，就能受益。

完成任务背后的职责

设想一位希望在逾期发票上进行跟进的业主。让代理撰写付款提醒很容易，但仅仅撰写信息只是职责的一部分。

需要有人确定哪些发票真正逾期，检查付款是否已到账，核算与客户已达成的任何安排，并决定哪些提醒是合适的。信息发送后，仍需有人了解后续发生了什么。

一个有用的工作流会准备一份核对清单，起草适当的后续措施供批准，并保持未解决事项可见。如果记录不符或客户对费用提出争议，它会将该例外情况连同足够的上下文呈现给业主，以便作出决定。

业主仍然有工作要做。他们可以审阅已准备好的决定并处理例外情况，而无需每次都从零散的记录中重新拼凑情形。

Anthropic’s 计算使用、Skills API 与 Files API 的八月发布 描述了支撑此类工作流的组件：操作软件、遵循已保存的流程、读取文档以及返回完成的文件。将这些能力连接起来，为构建者提供了更多在工作发生的应用中完成任务的方式。

这是否有帮助取决于您让系统完成的任务。一个装满精心打磨的提醒的文件夹仍然把全部责任留给您。明确哪些事项需要您批准、哪些仍未完成的清单，则可以让管理更轻松。

这正是 提示成为一种管理技能 的所在。用您希望处理的职责来定义结果。为代理设定一个对业务有意义的完成标准。

统计 AI 为您返还的工作量

对使用结果所需的付出保持诚实。

代理可能快速准备出报告，但如果您必须重新打开每个来源、修正计算并弄清报告想要表达的内容，这些工作量应计入您的评估。修复破损的连接或在下周再次解释相同的例外情况也同样如此。

许多任务都需要审查。关键在于审查是否可控，以及整个流程是否比您之前的做法更佳。工作流可以将最终决定保留给您，同时消除大量前置准备工作。

观察几次实际运行。您需要介入的频率有多高？您能理解例外情况吗？结果是否在需要时及时出现？系统之外是否仍有重要事项需要您记住？

这些答案比看到工作流产生令人印象深刻的首次结果更能告诉你其价值。它们还告诉你哪些地方需要简化。也许任务范围过于宽泛。也许代理需要更好的来源。也许某个反复出现的例外一旦你做出根本的业务决策就很容易解决。

一个你能理解并维护的系统，比起你不愿触碰的复杂系统更有价值。它的维护也会成为你工作周的一部分。

决定恢复的产能用于何处

我曾主张，更好的 AI 将使 价值数百万美元的个人企业更易实现。扩大所有者的交付能力为增长腾出空间。这仍然是一个令人振奋的可能性。

你如何利用这片空间仍然由你决定。

你可能会接纳另一位客户。你可能会花更多时间提升已有客户的服务。你也可能终于开发一直拖延的产品，或在一周中留出足够的空间思考业务的未来走向。

你也可以更早完成工作。并没有义务用其他事务填满每一个恢复的小时。一个支持你的生活且仍然易于管理的企业，是值得构建的。

将此意图纳入任务中。如果目标是让周五下午免于例行行政事务，就评估系统是否帮助实现这一点。如果目标是全神贯注于客户工作，就关注它消除的干扰和未完成的义务。

AI 为我们提供了更多围绕业务塑造工作的方式。利用这种能力构建你希望持续运营的企业。