QorusDocs เปิดตัว QPilot Workspace เพื่อให้เอเจนต์จัดทำข้อเสนอทำงานบนข้อมูลที่มีหลักฐานรองรับ

QorusDocs เปิดตัว QPilot Workspace ซึ่งเป็นสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันที่ทีมพัฒนาธุรกิจและเอเจนต์ AI ใช้จัดทำข้อเสนอ งานนำเสนอ และคำตอบต่อคำขอเสนอราคา โดยประกาศเปิดตัวเมื่อวันที่ 27 ตุลาคม พื้นที่ทำงานนี้ผสานความรู้เฉพาะของบริษัทเข้ากับเวิร์กโฟลว์การร่าง ตรวจทาน และจัดทำเอกสารภายใน Microsoft 365 พร้อมเชื่อมต่อกับ Copilot, Claude และ ChatGPT

ผลิตภัณฑ์นี้มุ่งเป้าไปที่บริษัทผู้ให้บริการวิชาชีพ บริษัทกฎหมาย บริษัทให้บริการด้านเทคโนโลยี และบริษัทด้านสถาปัตยกรรม วิศวกรรม และการก่อสร้าง ในธุรกิจเหล่านี้ ข้อเสนอที่โน้มน้าวใจต้องมีหลักฐานรองรับ ทั้งบุคลากรที่พร้อมทำโครงการ ผลงานที่เกี่ยวข้องซึ่งบุคลากรเหล่านั้นเคยทำ และประสบการณ์ของบริษัทกับลูกค้าที่มีลักษณะคล้ายกัน QorusDocs วางตำแหน่งบริบทเชิงสถาบันดังกล่าวให้เป็นรากฐานการทำงานของเอเจนต์

ตามที่ระบุในประกาศเปิดตัว ลูกค้าสามารถลงทะเบียนเพื่อขอเข้าใช้งานได้แล้ว บริษัทระบุว่า QPilot Workspace รองรับกระบวนการจัดการโอกาสทางธุรกิจตั้งแต่เริ่มต้น ผ่านการร่าง ตรวจทาน ปิดงาน และวิเคราะห์ข้อมูล พร้อมส่งมอบเอกสารฉบับสุดท้ายในรูปแบบ Word และ PowerPoint

PursuitIQ จัดเตรียมหลักฐานเบื้องหลังเอกสารร่าง

QorusDocs เรียกชั้นข้อมูลที่ใช้เป็นฐานรองรับการทำงานว่า PursuitIQ บนหน้าข้อมูลแพลตฟอร์ม บริษัทอธิบายว่าเป็นบริบทส่วนกลางที่เชื่อมโยงบุคลากรปัจจุบัน ประสบการณ์ คำตอบที่ผ่านการอนุมัติ ประวัติการยื่นข้อเสนอ และจุดเด่นที่สร้างความแตกต่าง เอเจนต์ใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อรวบรวมและปรับแต่งคำตอบให้เหมาะสม ขณะที่บุคลากรยังคงรับผิดชอบด้านกลยุทธ์ ความเข้าใจลูกค้า และการนำเสนอเหตุผลขั้นสุดท้ายเพื่อคว้างาน

QPilot Workspace จัดระเบียบงานผ่านเทมเพลต งานที่ได้รับมอบหมาย และทักษะ ขั้นตอนการทำงานที่วางไว้เริ่มจากรวบรวมเอกสารและหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับโอกาสทางธุรกิจ จากนั้นจึงจัดทำร่างแรก ปรับแต่งเนื้อหา ตรวจทานร่วมกัน และส่งมอบ โครงสร้างนี้ช่วยให้ทีมประสานงานทั้งข้อมูลประกอบและเนื้อหาคำตอบที่เป็นลายลักษณ์อักษรได้ในที่เดียว

“เครื่องมือ AI ทั่วไปอาจสร้างข้อเสนอได้อย่างรวดเร็ว แต่ไม่ได้ช่วยให้คุณคว้างานได้ สิ่งที่ช่วยได้คือความน่าเชื่อถือ ไม่ว่าจะเป็นบุคลากรที่เหมาะสม ประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง และหลักฐานว่าคุณเคยทำงานลักษณะนี้มาก่อน” Ray Meiring ซีอีโอของ QorusDocs กล่าว

ความท้าทายในทางปฏิบัติคือการจับคู่ข้อกล่าวอ้างกับหลักฐานที่เหมาะสม ข้อเสนออาจอ่านได้ลื่นไหล แต่ยังอาจใช้ประวัติบุคลากรที่ล้าสมัย กรณีศึกษาที่ไม่เกี่ยวข้อง หรือประสบการณ์ที่ไม่รองรับขอบเขตงานตามที่ร้องขอ การใช้ข้อมูลในบันทึกของบริษัทที่มีการปรับปรุงอยู่เสมอเป็นฐานให้เวิร์กโฟลว์การร่าง ช่วยให้ผู้ตรวจทานมีจุดเริ่มต้นที่ดีกว่าในการตรวจสอบรายละเอียดเหล่านั้น

เทคโนโลยีเดิมค้นหาและนำความรู้กลับมาใช้ซ้ำอย่างไร

เอกสารประกอบการจัดทำดัชนีเนื้อหาของ QorusDocs ช่วยอธิบายเทคโนโลยีที่อยู่เบื้องหลังฟีเจอร์ AI ที่บริษัทมีอยู่แล้ว โดยระบบจัดทำดัชนีเอกสาร เทมเพลต และเอกสารประกอบอื่น ๆ เพื่อให้ค้นพบได้ผ่าน Smart Search, QPilot Chat, Smart Skills และช่องข้อมูลในเทมเพลตที่ขับเคลื่อนด้วย AI เอกสารระบุว่าระบบจะรีเฟรชข้อมูลโดยอัตโนมัติวันละสองครั้ง และผู้ดูแลระบบสามารถรีเฟรชแหล่งข้อมูลด้วยตนเองได้เมื่อจำเป็น

การจัดการเนื้อหาจึงเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ AI ข้อมูลรับรองของพนักงานหรือคำตอบที่ผ่านการอนุมัติฉบับปรับปรุงต้องพร้อมใช้งานในแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องก่อน จึงจะนำมาใช้ประกอบการร่างได้ ดังนั้น การจัดระเบียบและดูแลแหล่งข้อมูลเหล่านี้จึงเป็นข้อกำหนดในการดำเนินงาน เพื่อให้ข้อเสนอสอดคล้องกับขีดความสามารถปัจจุบันของบริษัท

คู่มือผู้ใช้ QPilotของบริษัทอธิบายการควบคุมสำหรับเลือกคลังแหล่งข้อมูล ระบุเอกสารเฉพาะผ่านการกล่าวถึง และแสดงแหล่งอ้างอิงของคำตอบที่สร้างขึ้น เวิร์กโฟลว์ Smart Search สามารถใช้คำตอบที่ตรงกันมากที่สุด 5 รายการเพื่อสร้างคำตอบที่ปรับให้เหมาะกับคำถาม ความสามารถที่ระบุไว้ในเอกสารเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าการค้นคืนข้อมูลและการสร้างเนื้อหาทำงานร่วมกันอย่างไรภายในแพลตฟอร์มโดยรวม

การประกอบเอกสารช่วยเพิ่มความสามารถอีกชั้นหนึ่ง Smart Fieldsรวบรวมข้อมูลที่มีโครงสร้าง เช่น ข้อความ วันที่ และตัวเลือกที่เลือกไว้ แล้วนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ทำงานอัตโนมัติกับเทมเพลต Word และ PowerPoint การผสานช่องข้อมูลที่มีโครงสร้างเข้ากับข้อความที่สร้างขึ้นอาจช่วยให้ทีมจัดทำเอกสารส่งมอบที่มีรูปแบบสม่ำเสมอ โดยไม่ต้องสร้างเอกสารขึ้นใหม่ด้วยตนเองทุกครั้งที่มีโอกาสทางธุรกิจใหม่

MCP เชื่อมข้อเสนอเข้ากับระบบที่เกี่ยวข้อง

การเปิดตัวครั้งนี้นำเสนอตัวเชื่อมต่อ Model Context Protocol หรือ MCP ที่ช่วยให้ทีมใช้ QorusDocs ภายใน Copilot, Claude และ ChatGPT ได้ นอกจากนี้ QorusDocs ยังอธิบายถึงการผสานรวมกับเซิร์ฟเวอร์ MCP อื่น ๆ ได้แก่ Salesforce, Dynamics 365, HubSpot และ Gong เพื่อนำบริบทเกี่ยวกับโอกาสทางธุรกิจและบทสนทนามาใช้ในกระบวนการจัดการข้อเสนอ

การเชื่อมต่อเหล่านี้ช่วยแก้ปัญหาการประสานงานที่พบได้ทั่วไป นั่นคือข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการจัดทำข้อเสนอมักกระจายอยู่ตามเอกสาร บันทึกในระบบ CRM และบทสนทนากับลูกค้า การทำให้เข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ได้ในสภาพแวดล้อมการทำงานอาจช่วยลดแรงงานที่ต้องใช้ในการรวบรวมบริบทก่อนเริ่มร่างเอกสาร

ดังที่กล่าวไว้ในบทความของ Unite.AI ว่าด้วยเวิร์กโฟลว์ระดับองค์กรที่อยู่เหนือชั้นการเชื่อมต่อ MCP การเชื่อมต่อเป็นเพียงส่วนหนึ่งของผลิตภัณฑ์ คุณค่ายังขึ้นอยู่กับคำแนะนำเฉพาะงาน หลักฐาน และกระบวนการตรวจทาน ซึ่งเปลี่ยนการเข้าถึงข้อมูลให้เป็นผลลัพธ์ที่มีประโยชน์ แนวทางของ QorusDocs ที่ผสานความรู้เกี่ยวกับการจัดการข้อเสนอเข้ากับองค์ประกอบเวิร์กโฟลว์ที่นำกลับมาใช้ซ้ำได้ สอดคล้องกับทิศทางที่กว้างขึ้นนี้

สำหรับข้อมูลทางธุรกิจที่มีความอ่อนไหว QorusDocs ระบุว่าแพลตฟอร์มของบริษัทสร้างขึ้นบน Microsoft Azure OpenAI เข้าถึงข้อมูลในสภาพแวดล้อม Microsoft 365 ของบริษัท และไม่นำข้อมูลดังกล่าวไปใช้ฝึกโมเดลสาธารณะ บริษัทระบุว่าปฏิบัติตาม SOC 2 Type II และ GDPR พร้อมทั้งมีการกำหนดสิทธิ์ตามบทบาทและขั้นตอนการอนุมัติ ซึ่งอธิบายไว้ในหน้าแพลตฟอร์มของบริษัท

การรับมือกับปริมาณงานจัดทำข้อเสนอที่เพิ่มขึ้น

รายงานเกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรมการจัดทำข้อเสนอประจำปี 2026ของบริษัท ซึ่งจัดทำขึ้นจากการสำรวจผู้บริหารด้านการจัดทำข้อเสนอเกือบ 300 คน พบว่า 68% รายงานว่าปริมาณข้อเสนอเพิ่มขึ้น การค้นหาเนื้อหาที่ถูกต้องและการรอผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านกับการอนุมัติ เป็นหนึ่งในจุดที่สร้างแรงกดดันตามที่ผู้ตอบรายงาน ผลการสำรวจชี้ว่าปัญหานี้เกี่ยวข้องกับการประสานงานและการรวบรวมหลักฐานไม่น้อยไปกว่าความเร็วในการเขียน

Heather Almquist รองประธานอาวุโสของ Marsh กล่าวในประกาศว่า การรวบรวมประวัติบุคลากร ประสบการณ์โครงการ และเนื้อหาที่ผ่านการอนุมัติให้พร้อมใช้อย่างรวดเร็ว เป็นหนึ่งในส่วนที่ยากของการตอบคำขอข้อเสนอ (RFP) เธอกล่าวว่าการรวบรวมองค์ความรู้ขององค์กรไว้ในที่เดียวช่วยให้ทีมมีเวลามากขึ้นสำหรับการวางกลยุทธ์และการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า

QorusDocs ระบุว่าแพลตฟอร์มโดยรวมของบริษัทมีองค์กรใช้งานมากกว่า 200 แห่ง รวมถึง WSP, CDW และ Insight โดย QPilot Workspace ขยายธุรกิจดังกล่าวด้วยกระบวนการทำงานร่วมกันสำหรับทั้งบุคลากรและเอเจนต์ สำหรับทีมจัดทำข้อเสนอ ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์คือการตอบข้อเสนอที่รวบรวมและตรวจทานได้ง่ายขึ้น พร้อมนำเสนอเหตุผลที่น่าเชื่อถือและเฉพาะเจาะจงว่าทำไมบริษัทจึงควรได้รับงานนั้น