Che cos'è l'automazione dei processi robotici (RPA)?

Gran parte del lavoro che le persone svolgono ogni giorno non coinvolge la loro creatività o abilità uniche, essendo compiti molto noiosi e semplici come classificare e-mail e messaggi, aggiornare fogli di calcolo, elaborare transazioni e altro ancora. Automazione dei processi robotici (RPA) è una tecnologia emergente che spesso sfrutta aspetti dell'intelligenza artificiale per automatizzare queste attività, con l'obiettivo di consentire ai lavoratori di dedicare la propria attenzione a compiti più importanti. L'RPA può essere realizzato con una varietà di tecniche, strumenti e algoritmi diversi e le corrette applicazioni dell'RPA possono portare alle organizzazioni molti vantaggi.

Che cos'è l'automazione dei processi robotici (RPA)?

Nonostante contenga il nome “robot”, la Robotic Process Automation non ha nulla a che fare con i robot fisici. Piuttosto, i robot a cui si fa riferimento nell’RPA sono robot software, e i sistemi RPA sono essenzialmente solo un insieme di bot che svolgono compiti specifici, spesso noiosi. I bot RPA possono essere eseguiti su macchine fisiche o virtuali e possono essere indirizzati a svolgere attività dall'utente del software. Le interfacce RPA hanno lo scopo di consentire anche alle persone che non hanno familiarità con la costruzione dei bot di definire una serie di attività che il bot deve eseguire.

Come accennato in precedenza, lo scopo principale di un RPA è automatizzare le numerose attività ripetitive e banali che le persone devono spesso svolgere sul posto di lavoro. Risparmiare tempo e risorse è l'obiettivo di RPA. I compiti che RPA è abituato a svolgere devono essere abbastanza semplici, con una serie concreta di passaggi da seguire per portare a termine questo compito.

Vantaggi dell'automazione robotica dei processi (RPA)

Se utilizzata correttamente, la tecnologia RPA può liberare timer, personale e risorse, consentendo loro di essere applicati a compiti e sfide più importanti. L'RPA può essere utilizzato per consentire un migliore servizio clienti gestendo le prime interazioni con i clienti e indirizzandoli al giusto agente del servizio clienti. I sistemi RPA possono anche essere utilizzati per migliorare il modo in cui i dati vengono raccolti e gestiti. Ad esempio, quando si verificano transazioni, possono essere digitalizzate e inserite automaticamente in un database.

I sistemi RPA possono anche essere utilizzati per garantire che le operazioni di un'azienda siano conformi agli standard e ai regolamenti stabiliti. L'RPA può anche ridurre significativamente i tassi di errore umano e registrare le azioni intraprese in modo che, se il sistema produce un errore, gli eventi che hanno portato all'errore possono essere facilmente identificati. In definitiva, i vantaggi dell'RPA si applicano a qualsiasi situazione in cui un processo può essere reso più efficiente automatizzando molti dei passaggi necessari per completare tale processo.

Come funziona l'automazione robotica dei processi (RPA).

I metodi esatti utilizzati dalle piattaforme RPA e dai robot per svolgere le loro attività variano, ma spesso utilizzano algoritmi di apprendimento automatico e intelligenza artificiale, nonché algoritmi di visione artificiale.

L'apprendimento automatico e le tecniche di intelligenza artificiale possono essere impiegate per consentire ai robot di apprendere quali azioni sono correlate agli obiettivi definiti dall'operatore. Tuttavia, le piattaforme RPA spesso svolgono la maggior parte delle loro azioni secondo regole, agendo quindi più come programmi tradizionali che come AI. Di conseguenza, c'è qualche discussione in merito all'opportunità o meno di classificare i sistemi RPA come sistemi di intelligenza artificiale.

Anche così, l'RPA spesso funziona di concerto con tecnologie e algoritmi di intelligenza artificiale. Le reti neurali profonde possono essere utilizzate per interpretare immagini complesse e dati di testo, consentendo ai bot di determinare quali azioni devono essere eseguite per gestire questi dati nel modo specificato dall'utente, anche se le azioni intraprese dal bot sono strettamente basate su regole . Ad esempio, le reti neurali convoluzionali possono essere utilizzate per consentire a una rete di interpretare le immagini su uno schermo e reagire in base a come tali immagini sono classificate.

Quali processi possono essere gestiti da RPA?

Esempi di attività che possono essere gestite dai sistemi RPA includono la manipolazione dei dati di base, l'elaborazione delle transazioni e la comunicazione con altri sistemi digitali. Potrebbe essere istituito un sistema RPA per raccogliere dati da fonti specifiche o dati puliti che sono stati ricevuti. In generale, ci sono quattro criteri che un'attività deve soddisfare per essere un buon candidato per l'automazione con RPA.

In primo luogo, il processo deve essere basato su regole, con istruzioni molto specifiche e fatti fondamentali che possono essere utilizzati per determinare cosa fare con le informazioni che il sistema incontra. In secondo luogo, il processo dovrebbe avvenire in momenti specifici o avere una condizione di avvio definibile. In terzo luogo, il processo dovrebbe avere input e output chiari. Infine, l'attività dovrebbe avere volume, dovrebbe trattare una quantità considerevole di informazioni e richiedere una discreta quantità di tempo per essere completata in modo che abbia senso automatizzare il processo.

Sulla base di questi principi, esaminiamo alcuni potenziali casi d'uso per RPA.

Un modo in cui l'RPA potrebbe essere utilizzato è quello di accelerare il processo di gestione dei resi dei clienti. I resi sono in genere uno sforzo costoso e dispendioso in termini di tempo. Quando viene richiesto un reso, l'agente del servizio clienti deve inviare una serie di messaggi che confermano il reso e il modo in cui il cliente desidera il rimborso del denaro, aggiorna l'inventario corrente nel sistema e quindi, dopo aver effettuato il pagamento al cliente, aggiorna le vendite figure. Gran parte di questo potrebbe essere gestito da un RPA che accerta quali articoli vengono restituiti e in che modo il cliente desidera che il rimborso venga disperso. L'RPA userebbe solo regole che prendono come input il prodotto restituito e le informazioni del cliente e produrrà un documento di rimborso completo che l'agente dovrebbe solo dare un'occhiata e approvare.

Un altro potenziale caso d'uso per RPA è per i rivenditori che vorrebbero automatizzare gli aspetti della loro gestione della catena di approvvigionamento. L'RPA potrebbe essere utilizzato per mantenere gli articoli in magazzino, controllando i livelli di inventario ogni volta che un articolo viene venduto e quando lo stock scende al di sotto di una certa soglia, è possibile effettuare ordini di sostituzione.

Svantaggi dell'automazione robotica dei processi (RPA)

Sebbene i sistemi RPA abbiano il potenziale per far risparmiare tempo, denaro e fatica alle aziende che li utilizzano, non sono adatti a tutte le attività. Le implementazioni RPA possono spesso fallire a causa dei vincoli del sistema in cui operano. Se non progettate e implementate correttamente, i sistemi RPA possono anche esacerbare i problemi attualmente esistenti poiché operano su regole che potrebbero cessare di essere applicabili man mano che le situazioni evolvono. Ad esempio, se a un sistema RPA viene richiesto di ordinare la sostituzione di articoli ogni volta che uno stock scende troppo, potrebbe non essere in grado di adattarsi alle fluttuazioni della domanda e continuare a ordinare grandi lotti di prodotti anche se la domanda complessiva di tali prodotti diminuisce. Anche il ridimensionamento delle piattaforme RPA all'interno di un'azienda si rivela difficile, poiché più un sistema è basato su regole, più diventa inflessibile.

Inoltre, l'atto di installare migliaia di bot in un sistema potrebbe essere molto più dispendioso in termini di tempo e denaro del previsto, potenzialmente abbastanza costoso che i risparmi apportati dal sistema RPA non compensino i costi di installazione. Gli impatti economici dei sistemi RPA possono essere difficili da prevedere e la relazione tra automazione e riduzione dei costi non è lineare. L'automazione del 30% di un'attività non ridurrà necessariamente i costi di un'azienda del 30%.