Cos’è l’Automazione dei Processi Robotici (RPA)?

Una grande quantità del lavoro che le persone svolgono ogni giorno non richiede la loro creatività o abilità uniche, essendo costituito da compiti tediosi e semplici come categorizzare email e messaggi, aggiornare fogli di calcolo, elaborare transazioni e altro. L’Automazione dei Processi Robotici (RPA) è una tecnologia emergente che sfrutta spesso aspetti dell’intelligenza artificiale per automatizzare questi compiti, con l’obiettivo di consentire ai lavoratori di dedicare la loro attenzione a compiti più importanti. L’RPA può essere realizzato con una varietà di tecniche, strumenti e algoritmi diversi, e le applicazioni corrette di RPA possono portare molti benefici alle organizzazioni.

Cos’è l’Automazione dei Processi Robotici (RPA)?

Nonostante abbia il nome “robot” in esso, l’Automazione dei Processi Robotici non ha nulla a che fare con i robot fisici. Piuttosto, i robot a cui si fa riferimento nell’RPA sono bot software, e i sistemi RPA sono essenzialmente solo una raccolta di bot che eseguono compiti specifici, spesso tediosi. I bot RPA possono essere eseguiti su macchine fisiche o virtuali e possono essere diretti per eseguire compiti dall’utente del software. Le interfacce RPA sono progettate per consentire anche alle persone non familiari con la costruzione dei bot di definire un set di compiti per il bot da eseguire.

Come menzionato in precedenza, lo scopo principale di un RPA è automatizzare i molti compiti ripetitivi e tediosi che le persone spesso devono svolgere in un luogo di lavoro. Risparmiare tempo e risorse è l’obiettivo dell’RPA. I compiti che l’RPA viene utilizzato per eseguire devono essere abbastanza semplici, con una serie concreta di passaggi da seguire per completare il compito.

Vantaggi dell’Automazione dei Processi Robotici (RPA)

Quando utilizzato correttamente, la tecnologia RPA può liberare tempo, personale e risorse, consentendo loro di essere applicati a compiti e sfide più importanti. L’RPA può essere utilizzato per abilitare un miglior servizio clienti gestendo le prime interazioni con i clienti e indirizzandoli all’agente di servizio clienti giusto. I sistemi RPA possono anche essere utilizzati per migliorare la raccolta e la gestione dei dati. Ad esempio, quando si verificano transazioni, possono essere digitalizzate e inserite automaticamente in un database.

I sistemi RPA possono anche essere utilizzati per garantire che le operazioni di un’azienda siano conformi agli standard e alle norme stabilite. L’RPA può anche ridurre significativamente i tassi di errore umano e registrare le azioni intraprese in modo che, se il sistema produce un errore, gli eventi che hanno portato all’errore possano essere facilmente identificati. In definitiva, i vantaggi dell’RPA si applicano a qualsiasi situazione in cui un processo possa essere reso più efficiente automatizzando molti dei passaggi necessari per completarlo.

Come funziona l’Automazione dei Processi Robotici (RPA)

I metodi esatti utilizzati dalle piattaforme e dai bot RPA per eseguire i loro compiti variano, ma spesso impiegano alcune tecniche di apprendimento automatico e algoritmi di intelligenza artificiale, nonché algoritmi di visione computerizzata.

Le tecniche di apprendimento automatico e di intelligenza artificiale possono essere utilizzate per consentire ai bot di apprendere quali azioni sono correlate con gli obiettivi definiti dall’operatore. Tuttavia, le piattaforme RPA spesso eseguono la maggior parte delle loro azioni in base a regole, agendo quindi più come programmi tradizionali che come intelligenza artificiale. Di conseguenza, esiste un certo dibattito sul fatto che i sistemi RPA debbano essere classificati come sistemi di intelligenza artificiale.

Tuttavia, l’RPA spesso funziona in concerto con le tecnologie e gli algoritmi di intelligenza artificiale. Le reti neurali profonde possono essere utilizzate per interpretare dati di immagine e testo complessi, consentendo ai bot di determinare quali azioni debbano essere intraprese per gestire questi dati nel modo specificato dall’utente, anche se le azioni del bot sono strettamente basate su regole. Ad esempio, le reti neurali convolutive possono essere utilizzate per consentire a una rete di interpretare le immagini su uno schermo e reagire in base a come queste immagini sono classificate.

Quali processi possono essere gestiti dall’RPA?

Esempi di compiti che possono essere gestiti dai sistemi RPA includono la manipolazione di dati di base, l’elaborazione di transazioni e la comunicazione con altri sistemi digitali. Un sistema RPA potrebbe essere configurato per raccogliere dati da fonti specifiche o pulire dati ricevuti. In generale, ci sono quattro criteri che un compito deve soddisfare per essere un buon candidato per l’automatizzazione con RPA.

Primo, il processo deve essere basato su regole, con istruzioni molto specifiche e fatti fondamentali che possono essere utilizzati per determinare cosa fare con le informazioni che il sistema incontra. In secondo luogo, il processo dovrebbe verificarsi in momenti specifici o avere una condizione di inizio definita. In terzo luogo, il processo dovrebbe avere input e output chiari. Infine, il compito dovrebbe avere un volume, dovrebbe gestire una quantità significativa di informazioni e richiedere un tempo considerevole per il completamento, in modo che abbia senso automatizzare il processo.

Basandoci su questi principi, esaminiamo alcuni casi d’uso potenziali per l’RPA.

Un modo in cui l’RPA potrebbe essere utilizzato è per accelerare il processo di gestione dei resi. I resi sono generalmente un’impresa costosa e dispendiosa in termini di tempo. Quando viene richiesto un reso, l’agente di servizio clienti deve inviare una serie di messaggi che confermano il reso e come il cliente desidera che venga effettuato il rimborso, aggiornare l’inventario corrente nel sistema e poi, dopo aver effettuato il pagamento al cliente, aggiornare i dati di vendita. Gran parte di ciò potrebbe essere gestito da un RPA che determina quali articoli vengono restituiti e come il cliente desidera che venga effettuato il rimborso. L’RPA utilizzerebbe semplicemente regole che prendono come input l’articolo restituito e le informazioni del cliente e producono un documento di reso completo che l’agente dovrebbe solo esaminare e approvare.

Un altro caso d’uso potenziale per l’RPA è per i rivenditori che desiderano automatizzare aspetti della gestione della catena di approvvigionamento. L’RPA potrebbe essere utilizzato per mantenere gli articoli in stock, controllando i livelli di inventario ogni volta che un articolo viene venduto e quando lo stock scende al di sotto di una soglia, gli ordini di sostituzione possono essere effettuati.

Svantaggi dell’Automazione dei Processi Robotici (RPA)

Sebbene i sistemi RPA abbiano il potenziale per risparmiare tempo, denaro e sforzi alle aziende che li utilizzano, non sono adatti a ogni compito. Le implementazioni RPA possono spesso fallire a causa delle limitazioni del sistema in cui operano. Se non progettati e implementati correttamente, i sistemi RPA possono anche aggravare i problemi esistenti poiché operano in base a regole che possono cessare di essere applicabili man mano che le situazioni evolvono. Ad esempio, se un sistema RPA viene istruito per ordinare sostituzioni di articoli ogni volta che lo stock scende troppo, potrebbe non essere in grado di adattarsi alle fluttuazioni della domanda e continuare a ordinare grandi partite di prodotti anche se la domanda complessiva per quei prodotti diminuisce. Estendere le piattaforme RPA in tutta l’azienda si rivela anche difficile, poiché più un sistema diventa basato su regole, più diventa inflessibile.

Inoltre, l’atto di installare migliaia di bot in un sistema potrebbe essere molto più dispendioso in termini di tempo e costi di quanto previsto, potenzialmente così costoso che i risparmi che il sistema RPA porta non compensano i costi di installazione. Gli impatti economici dei sistemi RPA possono essere difficili da prevedere e la relazione tra automazione e riduzione dei costi non è lineare. Automatizzare il 30% di un compito non ridurrà necessariamente i costi di un’azienda del 30%.