พื้นฐาน AI
RPA (Robotic Process Automation) คืออะไร?
เพิ่ม Unite.AI ลงในแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการบน Google
Robotic process automation (RPA) ใช้บอทซอฟต์แวร์เพื่อทำงานดิจิทัลที่ทำซ้ำได้ในหลายแอปพลิเคชัน บอทอาจอ่านคิว, เปิดระบบธุรกิจ, ป้อนข้อมูลในฟิลด์, เรียก API, ตรวจสอบผลลัพธ์และส่งข้อยกเว้นให้กับบุคคล
“หุ่นยนต์” คือซอฟต์แวร์ ไม่ใช่เครื่องจักรจริง ๆ RPA แบบดั้งเดิมมักเป็นแบบกำหนดผลลัพธ์ล่วงหน้า: ปฏิบัติตามกฎและตัวเลือกที่กำหนดไว้ การเรียนรู้ของเครื่องสามารถช่วยจำแนกเอกสารหรือแปลหน้าจอได้ แต่ความสามารถนั้นควรแยกออกจากการควบคุมเวิร์กโฟลว์ที่ให้สิทธิ์การกระทำ
Key takeaways
- RPA ทำอัตโนมัติขั้นตอนดิจิทัลที่กำหนดไว้ผ่านส่วนติดต่อผู้ใช้และ API
- บอทที่ทำงานร่วมกับผู้ใช้ช่วยเหลือผู้ใช้; บอทที่ทำงานอัตโนมัติทำงานภายใต้การจัดการและอัตลักษณ์บริการ
- ผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุดมีข้อมูลเข้าที่มั่นคง, กฎที่ชัดเจน, ปริมาณที่วัดได้และอัตราข้อยกเว้นที่จัดการได้
- บอทต้องการการควบคุมอัตลักษณ์, บันทึกการตรวจสอบ, การทดสอบและการเป็นเจ้าของเช่นเดียวกับซอฟต์แวร์การผลิตอื่น ๆ
How an RPA workflow works
ทริกเกอร์อาจเป็นการกำหนดเวลา, ไฟล์ใหม่, อีเมล, รายการคิว หรือคำสั่งของผู้ใช้ บอทอ่านข้อมูลเข้า, ใช้กฎ, โต้ตอบกับแอปพลิเคชัน, ตรวจสอบผลลัพธ์และบันทึกสถานะ ข้อยกเว้นควรได้รับการจัดประเภทแทนการลองใหม่โดยไม่มีการแจ้งเตือนอย่างต่อเนื่อง
แพลตฟอร์มสมัยใหม่ผสานการทำอัตโนมัติ UI กับ API, ฐานข้อมูล, การสกัดเอกสารและการจัดการ การบูรณาการ API มักจะเสถียรกว่าเมื่อมีให้ใช้; การทำอัตโนมัติหน้าจอยังคงมีประโยชน์สำหรับระบบเดิมที่ไม่มีอินเทอร์เฟซที่รองรับ
Attended and unattended automation
บอทที่ทำงานร่วมกับผู้ใช้ทำงานในเซสชันของผู้ใช้และช่วยในขั้นตอนเช่นการคัดลอกรายละเอียดกรณีหรือการเตรียมแบบฟอร์ม บอทที่ทำงานอัตโนมัติทำงานบนโครงสร้างพื้นฐานที่จัดการและสามารถประมวลผลคิวโดยไม่มีผู้คนอยู่ การทำงานแบบผสมผสานจะสลับงานระหว่างทั้งสอง
การทำงานอัตโนมัติเพิ่มความต้องการสำหรับคลังข้อมูลประจำตัว, บัญชีบริการที่มีสิทธิ์ขั้นต่ำ, การควบคุมความพร้อมพร้อมกันและนโยบายชั่วโมงทำการหรือช่วงเวลาการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจน
RPA, AI and agentic automation
คอมพิวเตอร์วิทัศน์ และ OCR สามารถสกัดข้อความจากหน้าจอหรือสแกน; การจำแนกข้อความ สามารถกำหนดเส้นทางข้อความ; โมเดลภาษาอาจแนะนำการกระทำ ส่วนประกอบเหล่านี้สร้างผลลัพธ์เชิงความน่าจะเป็นที่ต้องการเกณฑ์ความเชื่อมั่นและการตรวจสอบ
เอเจนต์ AI อาจวางแผนข้ามเครื่องมือ, ในขณะที่บอทคลาสสิกดำเนินการตามเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ขอบเขตควรคงไว้ชัดเจน: การกระทำใดที่สามารถเสนอได้, การกระทำใดที่สามารถดำเนินการอัตโนมัติ, และการกระทำใดที่ต้องได้รับการอนุมัติ
Process selection and redesign
การทำอัตโนมัติในกระบวนการที่มีข้อบกพร่องอาจทำให้ข้อผิดพลาดเกิดเร็วขึ้น ก่อนการนำไปใช้ ทีมงานควรทำแผนที่กระบวนการปัจจุบัน, ลบการอนุมัติที่ไม่จำเป็น, มาตรฐานข้อมูลและตัดสินใจว่าระบบพื้นฐานควรเปิดเผย API แทนหรือไม่
การให้คะแนนผู้สมัครควรรวมถึงปริมาณธุรกรรม, เวลาในการจัดการ, ความชัดเจนของกฎ, ความเสถียรของระบบ, ความถี่ของข้อยกเว้น, ผลกระทบต่อกฎระเบียบและภาระการบำรุงรักษา การทำเหมืองกระบวนการสามารถเปิดเผยความแปรผันได้ แต่เจ้าหน้าที่ปฏิบัติการต้องตรวจสอบสิ่งที่บันทึกไม่รวม
Controls, monitoring and maintenance
บอทต้องการสภาพแวดล้อมการพัฒนา, การทดสอบและการผลิตแยกจากกัน; เวิร์กโฟลว์ที่มีเวอร์ชัน; ข้อมูลทดสอบ; การตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง; และบันทึกการตรวจสอบที่เชื่อมโยงการกระทำทุกอย่างกับรายการคิวและเวอร์ชันซอฟต์แวร์ คำลับต้องไม่ฝังอยู่ในสคริปต์
ตัวเลือก UI มีความเปราะบางเมื่อแอปพลิเคชันเปลี่ยนแปลง การตรวจสอบควรแยกข้อยกเว้นทางธุรกิจจากความล้มเหลวทางเทคนิค, ติดตามอัตราการเสร็จสิ้นและการทำซ้ำ, และหยุดอย่างปลอดภัยเมื่อการตรวจสอบล้มเหลว RPA ควรเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมความปลอดภัยไซเบอร์และการจัดการการเปลี่ยนแปลงขององค์กร
RPA components and execution models
Robotic process automation ใช้บอทซอฟต์แวร์เพื่อจำลองการโต้ตอบของมนุษย์กับแอปพลิเคชันอย่างเป็นโครงสร้าง: อ่านฟิลด์, คลิกอินเทอร์เฟซ, ย้ายไฟล์, ป้อนข้อมูล, และเรียก API บอทที่ทำงานร่วมกับผู้ใช้ช่วยผู้ใช้บนเวิร์กสเตชัน; บอทอัตโนมัติทำงานตามงานที่กำหนดเวลา หรือเหตุการณ์; ระบบจัดการคิว, ประจำตัว, เวอร์ชันและเครื่องจักร การทำอัตโนมัติหน้าจอพึ่งพาตัวเลือก, ต้นไม้การเข้าถึง, รูปภาพ หรือพิกัด โดยความทนทานลดลง การบูรณาการ API หรือฐานข้อมูลมักเชื่อถือได้มากกว่าเมื่อรองรับ, แต่ RPA ยังคงมีคุณค่าในระบบเดิมและช่องว่างระหว่างแอปพลิเคชัน
ผู้สมัครกระบวนการควรมีความเสถียร, มีพื้นฐานจากกฎ, มีความถี่เพียงพอ, และอิงจากข้อมูลดิจิทัล ทำแผนที่เวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน, การตัดสินใจ, ข้อยกเว้น, ปริมาณ, เวลารอ, แอปพลิเคชัน, เจ้าของและการควบคุมก่อนทำอัตโนมัติ ลดหรือเอาขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกก่อน กำหนดหน่วยธุรกรรมและคุณสมบัติ idempotent เพื่อให้การลองใหม่ไม่ทำสำเนาการชำระเงิน, บัญชี หรือข้อความซ้ำ แยกกฎทางธุรกิจออกจากขั้นตอนอินเทอร์เฟซที่เปราะบาง และใช้คิวที่มีสถานะชัดเจนแทนสคริปต์ยาวที่สูญเสียความคืบหน้าหลังจากความล้มเหลวหนึ่งครั้ง
Reliability, security, and human exceptions
บอทต้องการอัตลักษณ์เฉพาะ, สิทธิ์ขั้นต่ำ, รหัสผ่านที่จัดการโดยคลัง, เครื่องที่จำกัด, แพ็คเกจที่ลงลายเซ็นและการกระทำที่ตรวจสอบได้ อย่าใส่รหัสผ่านในเวิร์กโฟลว์หรือให้บอทใช้บัญชีของมนุษย์ การเปลี่ยนแปลงอินเทอร์เฟซและข้อมูลเป็นความล้มเหลวที่คาดหวัง; ตรวจสอบหน้าจอและสคีมา, ใช้เวลา timeout, การลองใหม่ที่จำกัด, ภาพหน้าจอหรือบันทึกโดยไม่มีการรั่วไหลของข้อมูลสำคัญ, และส่งกรณีที่ยังไม่ได้แก้ไขให้มนุษย์ บอทควรหยุดอย่างปลอดภัยเมื่อเงื่อนไขเบื้องต้นล้มเหลว แทนการทำงานโดยสุ่มบนหน้าที่ไม่คุ้นเคย
RPA ที่ผสานกับ OCR หรือ AI สร้างสรรค์สามารถจัดการข้อมูลที่มีโครงสร้างน้อยลงได้ แต่ผลลัพธ์เชิงความน่าจะต้องมีเกณฑ์ความเชื่อมั่น, การตรวจสอบและการทบทวน โมเดลต้องไม่เปลี่ยนการคาดเดาใบแจ้งหนี้ให้เป็นธุรกรรมที่ย้อนกลับไม่ได้ ทดสอบรูปแบบที่เป็นตัวแทน, ภาษาต่าง ๆ, การสแกนคุณภาพต่ำ, เอกสารที่เป็นอาวุธและการฉีดคำสั่ง แยกการสกัดออกจากการอนุมัติและเก็บรักษาหลักฐานต้นทาง การจัดการข้อยกเว้นของมนุษย์ควรออกแบบเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ พร้อมกับความเป็นเจ้าของและข้อเสนอแนะที่ชัดเจน ไม่ใช่ถือว่าเป็นความล้มเหลวของระบบอัตโนมัติ
Value measurement and lifecycle
วัดเวลาวัฏจักร, ปริมาณการทำงาน, ความผิดพลาดและการทำซ้ำ, อัตราข้อยกเว้น, ความพยายามแบบมือ, การปฏิบัติตามการควบคุม, ความพร้อมใช้งาน, และต้นทุนรวมถึงค่าไลเซนส์และการบำรุงรักษา ชั่วโมงที่อ้างว่าได้ประหยัดไม่ถือเป็นคุณค่า หากงานถูกย้ายไปทำความสะอาดข้อยกเว้น การตรวจสอบความสำเร็จของบอทตามเวอร์ชันและแอปพลิเคชัน, และการซ้อมการกู้คืนจากภัยพิบัติ การกำหนดความเป็นเจ้าของการเปลี่ยนแปลงกับทีมแอปพลิเคชันต้นทาง, การยกเลิกอัตโนมัติที่ล้าสมัย, และการเลือกการบูรณาการโดยตรงเมื่ออินเทอร์เฟซเสถียรเป็นสิ่งที่ควรทำ RPA เป็นชั้นการบูรณาการเชิงปฏิบัติ ไม่ใช่การแก้ไขกระบวนการที่ไม่มีความสอดคล้องหรือสถาปัตยกรรมระบบที่ขาดหาย
Worked example: invoice intake with RPA and OCR
บอทดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้จากกล่องจดหมายที่ได้รับการอนุมัติ, สแกนไฟล์, สกัดฟิลด์, ตรวจสอบผู้จัดหาและใบสั่งซื้อ, และสร้างบันทึกการจ่ายแบบร่าง ใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับมีรหัสธุรกรรมที่กำหนดล่วงหน้าเพื่อให้การลองใหม่ไม่ทำสำเนาการชำระเงิน การจับคู่ที่ตรงตามจำนวนและขีดจำกัดนโยบายสามารถดำเนินต่อได้; ใบสั่งซื้อที่หาย, ภาษีที่ไม่สอดคล้อง, ผู้จัดหาใหม่, การสกัดที่ความเชื่อมั่นต่ำ, หรือไฟล์แนบที่น่าสงสัยจะถูกส่งต่อให้ผู้ตรวจสอบพร้อมเอกสารต้นฉบับ
บอทใช้อัตลักษณ์ที่มีสิทธิ์ขั้นต่ำและข้อมูลประจำตัวจากคลัง, การแยกวิเคราะห์เอกสารทำงานแยกจากกัน การทดสอบครอบคลุมการเปลี่ยนแปลงรูปแบบ, ไฟล์หลายหน้า, สกุลเงิน, ใบแจ้งหนี้ซ้ำ, การหยุดทำงานของ API, และหน้าจอบัญชีที่เปลี่ยนแปลง การกระทบยอดเปรียบเทียบจำนวนในกล่องจดหมาย, คิว, ฉบับร่างและที่เสร็จสมบูรณ์ การตรวจสอบติดตามอัตราการทำผ่านโดยตรง, ความผิดพลาด, ข้อยกเว้น, และการแก้ไขของผู้ตรวจสอบ ไม่มีสรุปเชิงสร้างสรรค์ใด ๆ ที่สามารถอนุมัติการชำระเงินได้; อำนาจการเงินยังคงอยู่ในเวิร์กโฟลว์การบัญชีพร้อมการตัดสินใจของมนุษย์ที่ตรวจสอบได้
Implementation evidence and operational readiness
การตัดสินใจนำไปใช้ในผลิตภัณฑ์ต้องมีมากกว่าการสาธิตที่สำเร็จ ควรกำหนดผู้ใช้เป้าหมาย, สภาพแวดล้อมการทำงาน, ข้อมูลเข้า, ผลลัพธ์, การพึ่งพา, เจ้าของ, และผลของความล้มเหลวที่สำคัญแต่ละประการ สร้างฐานข้อมูลอ้างอิงที่ทำซ้ำได้และชุดการประเมินที่มีเวอร์ชันก่อนการปรับแต่ง การทดสอบกรณีปกติ, เงื่อนไขขอบ, ข้อมูลเข้าเสียหรือขาด, การเปลี่ยนแปลงการกระจาย, การหยุดทำงานของการพึ่งพา, การใช้ผิดวิธี, และกลุ่มหรือสภาพแวดล้อมที่อาจได้รับผลกระทบมากที่สุด วัดคุณภาพงานพร้อมกับการปรับเทียบหรือความไม่แน่นอน, ความหน่วง, ปริมาณการทำงาน, ต้นทุนทรัพยากร, การเข้าถึง, ความเป็นส่วนตัว, และความปลอดภัย บันทึกการแปลงและเกณฑ์ทุกอย่างเพื่อให้ผู้ตรวจสอบอิสระสามารถทำซ้ำผลลัพธ์และแยกแยะหลักฐานจากต้นแบบที่ดึงดูดได้
ก่อนเปิดใช้งาน ควรกำหนดอำนาจสำหรับการปล่อย, ข้อยกเว้น, การเปลี่ยนแปลง, การย้อนกลับ, และการยกเลิก ใช้การปล่อยแบบขั้นเป็นขั้น, รักษาการสำรองที่ปลอดภัย, และตรวจสอบการตรวจสอบด้วยความล้มเหลวที่ใส่เข้ามาโดยเจตนา โทรเมตรีการทำงานควรเปิดเผยคุณภาพข้อมูลเข้า, พฤติกรรมผลลัพธ์, รุ่นของโมเดลหรือกฎ, สถานะการพึ่งพา, การแทรกแซงของมนุษย์, และผลลัพธ์ที่ยืนยันโดยไม่เก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่ไม่จำเป็น กำหนดเกณฑ์การแจ้งเตือนและเจ้าของการตอบสนอง, แล้วตรวจสอบหลักฐานจากโลกจริงหลังการปรับใช้แทนการสันนิษฐานว่าประสิทธิภาพออฟไลน์จะคงอยู่ ประเมินใหม่เมื่อแหล่งข้อมูล, ผู้ใช้, โมเดล, ผู้ขาย, นโยบาย, ฮาร์ดแวร์, หรือเป้าหมายเปลี่ยนแปลง ระบบที่ดูแลต้องมีขั้นตอนการกู้คืนที่บันทึกไว้, การเรียนรู้จากเหตุการณ์, ขั้นตอนการลบและการเก็บรักษา, และจุดชัดเจนที่ควรปิดการทำงานหรือเปลี่ยนแทน
Frequently asked questions
Is RPA artificial intelligence?
ไม่โดยค่าเริ่มต้น บอทที่ใช้กฎสามารถมีประโยชน์โดยไม่ต้องใช้ AI ส่วนประกอบ AI สามารถเพิ่มเข้ามาเพื่อการรับรู้หรือสนับสนุนการตัดสินใจ, แต่ต้องมีการตรวจสอบและการกำกับเพิ่มเติม
What is the biggest RPA risk?
การทำอัตโนมัติที่ไม่ได้ควบคุมภายใต้ข้อมูลประจำตัวที่มีอำนาจสูง บอทอาจทำซ้ำข้อผิดพลาดในระดับใหญ่ ดังนั้นการใช้สิทธิ์ขั้นต่ำ, การตรวจสอบ, การจำกัดอัตราและการหยุดอย่างปลอดภัยจึงเป็นสิ่งสำคัญ
Primary references
