Robotic Process Automation (RPA) คืออะไร?

งานจำนวนมากที่ผู้คนทำทุกวันไม่ได้เกี่ยวข้องกับความคิดสร้างสรรค์หรือทักษะเฉพาะใดๆ เลย เป็นงานที่น่าเบื่อหน่ายและเรียบง่าย เช่น การจัดหมวดหมู่อีเมลและข้อความ การอัปเดตสเปรดชีต การประมวลผลธุรกรรม และอื่นๆ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์ (RPA) เป็นเทคโนโลยีที่เกิดขึ้นใหม่ซึ่งมักจะใช้ประโยชน์จากด้านต่างๆ ของปัญญาประดิษฐ์เพื่อทำให้งานเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยมีเป้าหมายเพื่อให้พนักงานสามารถทุ่มเทความสนใจให้กับงานที่สำคัญกว่าได้ RPA สามารถทำได้โดยใช้เทคนิค เครื่องมือ และอัลกอริธึมที่แตกต่างกันมากมาย และการประยุกต์ใช้ RPA ที่ถูกต้องจะทำให้องค์กรได้รับประโยชน์มากมาย

Robotic Process Automation (RPA) คืออะไร?

แม้ว่าจะมีชื่อ "หุ่นยนต์" อยู่ในนั้น แต่ Robotic Process Automation ก็ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับหุ่นยนต์ทางกายภาพเลย แต่หุ่นยนต์ที่อ้างถึงใน RPA นั้นเป็นบอทซอฟต์แวร์ และระบบ RPA เป็นเพียงกลุ่มของบอทที่ดำเนินงานเฉพาะเจาะจงและมักจะน่าเบื่อ บอท RPA สามารถทำงานบนเครื่องจริงหรือเครื่องเสมือนได้ และบอทสามารถถูกสั่งให้ทำงานโดยผู้ใช้ซอฟต์แวร์ได้ อินเทอร์เฟซ RPA มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้แม้แต่คนที่ไม่คุ้นเคยกับการสร้างบอทสามารถกำหนดชุดงานให้บอทดำเนินการได้

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ จุดประสงค์หลักของ RPA คือการทำให้งานซ้ำซากจำเจจำนวนมากที่ผู้คนมักต้องทำในที่ทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ การประหยัดเวลาและทรัพยากรคือเป้าหมายของ RPA งานที่ RPA ใช้ในการดำเนินการจำเป็นต้องค่อนข้างง่าย โดยมีขั้นตอนที่เป็นรูปธรรมในการปฏิบัติตามเพื่อให้งานนี้สำเร็จ

ประโยชน์ของ Robotic Process Automation (RPA)

เมื่อใช้งานอย่างเหมาะสม เทคโนโลยี RPA สามารถเพิ่มเวลา บุคลากร และทรัพยากร ทำให้นำไปใช้กับงานและความท้าทายที่สำคัญกว่าได้ สามารถใช้ RPA เพื่อเปิดใช้งานการบริการลูกค้าที่ดีขึ้นโดยจัดการการโต้ตอบครั้งแรกกับลูกค้า และนำพวกเขาไปยังตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าที่เหมาะสม ระบบ RPA สามารถใช้เพื่อปรับปรุงวิธีการรวบรวมและจัดการข้อมูล ตัวอย่างเช่น เมื่อการทำธุรกรรมเกิดขึ้น ธุรกรรมเหล่านั้นจะถูกแปลงเป็นดิจิทัลและป้อนลงในฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติ

นอกจากนี้ยังสามารถใช้ระบบ RPA เพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินงานของธุรกิจเป็นไปตามมาตรฐานและข้อบังคับที่กำหนดไว้ นอกจากนี้ RPA ยังสามารถลดอัตราข้อผิดพลาดของมนุษย์และบันทึกการดำเนินการได้อย่างมาก ดังนั้น หากเกิดข้อผิดพลาดขึ้น ระบบจะสามารถระบุเหตุการณ์ที่นำไปสู่ข้อผิดพลาดได้อย่างง่ายดาย ท้ายที่สุดแล้ว ประโยชน์ของ RPA นำไปใช้กับสถานการณ์ใดๆ ก็ตามที่กระบวนการสามารถทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้โดยการทำให้ขั้นตอนต่างๆ ที่จำเป็นเพื่อให้กระบวนการนั้นสมบูรณ์โดยอัตโนมัติ

Robotic Process Automation (RPA) ทำงานอย่างไร

วิธีการที่แน่นอนที่แพลตฟอร์ม RPA และบอทใช้เพื่อดำเนินงานนั้นแตกต่างกันไป แต่มักใช้การเรียนรู้ของเครื่องและอัลกอริธึม AI เช่นเดียวกับอัลกอริธึมการมองเห็นของคอมพิวเตอร์

อาจใช้เทคนิคการเรียนรู้ของเครื่องและ AI เพื่อให้บอทเรียนรู้ว่าการกระทำใดมีความสัมพันธ์กับเป้าหมายที่ผู้ปฏิบัติงานกำหนดไว้ อย่างไรก็ตาม แพลตฟอร์ม RPA มักจะดำเนินการส่วนใหญ่ตามกฎ ดังนั้นจึงทำหน้าที่เหมือนโปรแกรมดั้งเดิมมากกว่า AI ผลที่ตามมา, มีการถกเถียงกัน ว่าควรจัดระบบ RPA เป็นระบบ AI หรือไม่

ถึงกระนั้นก็ตาม RPA มักจะทำงานร่วมกับเทคโนโลยี AI และอัลกอริทึม สามารถใช้ Deep Neural Network เพื่อตีความข้อมูลภาพและข้อความที่ซับซ้อน ทำให้บอทสามารถกำหนดได้ว่าต้องดำเนินการใดเพื่อจัดการกับข้อมูลนี้ในลักษณะที่ผู้ใช้ระบุ แม้ว่าการดำเนินการของบอทจะเป็นไปตามกฎอย่างเคร่งครัด . ตัวอย่างเช่น โครงข่ายประสาทเทียมแบบ Convolutional สามารถใช้เพื่อให้เครือข่ายตีความภาพบนหน้าจอและตอบสนองตามวิธีการจำแนกภาพเหล่านั้น

RPA สามารถจัดการกระบวนการใดได้บ้าง

ตัวอย่างของงานที่ระบบ RPA จัดการได้ ได้แก่ การจัดการข้อมูลพื้นฐาน การประมวลผลธุรกรรม และการสื่อสารกับระบบดิจิทัลอื่นๆ สามารถตั้งค่าระบบ RPA เพื่อรวบรวมข้อมูลจากแหล่งเฉพาะหรือข้อมูลสะอาดที่ได้รับ โดยทั่วไป มีเกณฑ์สี่ประการที่งานหนึ่งๆ ต้องปฏิบัติตามเพื่อเป็นผู้สมัครที่ดีสำหรับระบบอัตโนมัติด้วย RPA

ประการแรก กระบวนการจะต้องเป็นไปตามกฎพร้อมคำแนะนำเฉพาะเจาะจงและข้อเท็จจริงพื้นฐานที่สามารถใช้เพื่อกำหนดว่าจะทำอย่างไรกับข้อมูลที่ระบบพบ ประการที่สอง กระบวนการควรเกิดขึ้นในเวลาที่กำหนดหรือมีเงื่อนไขเริ่มต้นที่กำหนดได้ ประการที่สาม กระบวนการควรมีอินพุตและเอาต์พุตที่ชัดเจน ประการสุดท้าย งานควรมีปริมาณมาก ควรจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก และต้องใช้เวลาพอสมควรในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น เพื่อให้กระบวนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติเหมาะสม

ตามหลักการเหล่านี้ เรามาตรวจสอบกรณีการใช้งานที่เป็นไปได้สำหรับ RPA กัน

วิธีหนึ่งที่สามารถใช้ RPA ได้คือการเร่งกระบวนการจัดการการส่งคืนของลูกค้า การคืนสินค้ามักมีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลามาก เมื่อมีการร้องขอการคืนสินค้า ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าจะต้องส่งข้อความจำนวนหนึ่งเพื่อยืนยันการคืนสินค้าและวิธีที่ลูกค้าต้องการคืนเงิน อัปเดตสินค้าคงคลังปัจจุบันในระบบ จากนั้นหลังจากชำระเงินให้ลูกค้าแล้ว อัปเดตยอดขาย ตัวเลข สิ่งเหล่านี้ส่วนใหญ่สามารถจัดการได้โดย RPA ที่ตรวจสอบว่าสินค้าใดถูกส่งคืนและวิธีที่ลูกค้าต้องการให้คืนเงินกระจายออกไป RPA จะใช้กฎที่ใช้เป็นข้อมูลป้อนเข้าของผลิตภัณฑ์ที่ถูกส่งคืนและข้อมูลของลูกค้า และส่งออกเอกสารการคืนเงินฉบับสมบูรณ์ที่ตัวแทนจะต้องเหลือบมองและอนุมัติ

อีกกรณีการใช้งานที่เป็นไปได้สำหรับ RPA คือสำหรับผู้ค้าปลีกที่ต้องการทำให้การจัดการห่วงโซ่อุปทานเป็นไปโดยอัตโนมัติ สามารถใช้ RPA เพื่อเก็บสินค้าในสต็อก การตรวจสอบระดับสินค้าคงคลังเมื่อใดก็ตามที่สินค้าถูกขาย และเมื่อสินค้าคงคลังต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนด สามารถสั่งซื้อเพื่อทดแทนได้

ข้อเสียของ Robotic Process Automation (RPA)

ในขณะที่ระบบ RPA มีศักยภาพในการช่วยบริษัทที่ใช้เวลา เงิน และความพยายาม แต่ก็ไม่เหมาะกับทุกงาน การนำ RPA ไปใช้มักจะล้มเหลวเนื่องจากข้อจำกัดของระบบที่ใช้งานอยู่ หากไม่ได้รับการออกแบบและนำไปใช้อย่างเหมาะสม ระบบ RPA ยังอาจทำให้ปัญหาที่มีอยู่รุนแรงขึ้นได้ เนื่องจากดำเนินการตามกฎที่อาจใช้ไม่ได้เมื่อสถานการณ์เปลี่ยนแปลงไป ตัวอย่างเช่น หากระบบ RPA ได้รับคำสั่งให้สั่งเปลี่ยนสินค้าเมื่อใดก็ตามที่สต็อกเหลือน้อยเกินไป ระบบอาจไม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับความผันผวนของอุปสงค์และดำเนินการสั่งซื้อผลิตภัณฑ์จำนวนมากต่อไปได้แม้ว่าความต้องการโดยรวมสำหรับผลิตภัณฑ์เหล่านั้นจะลดลง การปรับขนาดแพลตฟอร์ม RPA ทั่วทั้งบริษัทยังพิสูจน์ได้ว่าเป็นเรื่องยาก เนื่องจากยิ่งระบบอิงตามกฎมากเท่าไหร่ก็ยิ่งไม่ยืดหยุ่นมากขึ้นเท่านั้น

นอกจากนี้ การติดตั้งบอทหลายพันตัวทั่วทั้งระบบอาจใช้เวลานานกว่ามากและมีค่าใช้จ่ายสูงเกินกว่าที่คาดไว้ อาจมีค่าใช้จ่ายสูงพอที่การประหยัดที่ระบบ RPA นำมาจะไม่ชดเชยต้นทุนการติดตั้ง ผลกระทบทางเศรษฐกิจของระบบ RPA อาจคาดเดาได้ยาก และความสัมพันธ์ระหว่างระบบอัตโนมัติกับการลดต้นทุนนั้นไม่ได้เป็นเชิงเส้นตรง การทำงานอัตโนมัติ 30% ไม่จำเป็นต้องลดต้นทุนของบริษัทลง 30%