Apa itu Otomatisasi Proses Robotik (RPA)?

Sebagian besar pekerjaan yang dilakukan orang setiap hari tidak melibatkan kreativitas atau keterampilan unik mereka, melainkan tugas-tugas yang membosankan dan sederhana seperti mengkategorikan email dan pesan, memperbarui spreadsheet, memproses transaksi, dan lain-lain. Otomatisasi Proses Robotik (RPA) adalah teknologi yang muncul yang sering menggunakan aspek-aspek kecerdasan buatan untuk mengotomatisasi tugas-tugas tersebut, dengan tujuan memungkinkan pekerja untuk memusatkan perhatian mereka pada tugas-tugas yang lebih penting. RPA dapat dilakukan dengan berbagai teknik, alat, dan algoritma yang berbeda, dan aplikasi RPA yang benar dapat membawa banyak manfaat bagi organisasi.

Apa itu Otomatisasi Proses Robotik (RPA)?

Meskipun memiliki nama “robot” di dalamnya, Otomatisasi Proses Robotik tidak memiliki hubungan dengan robot fisik. Sebaliknya, robot yang dimaksud dalam RPA adalah bot perangkat lunak, dan sistem RPA pada dasarnya hanya merupakan kumpulan bot yang melakukan tugas-tugas tertentu, seringkali membosankan. Bot RPA dapat berjalan pada mesin fisik atau virtual, dan mereka dapat diarahkan untuk melakukan tugas-tugas oleh pengguna perangkat lunak. Antarmuka RPA dimaksudkan untuk memungkinkan bahkan orang-orang yang tidak familiar dengan konstruksi bot untuk mendefinisikan serangkaian tugas untuk bot untuk dilakukan.

Seperti yang disebutkan sebelumnya, tujuan utama RPA adalah untuk mengotomatisasi banyak tugas berulang dan membosankan yang sering harus dilakukan oleh orang-orang di tempat kerja. Menghemat waktu dan sumber daya adalah tujuan RPA. Tugas-tugas yang RPA digunakan untuk melakukan harus cukup sederhana, dengan serangkaian langkah-langkah yang jelas untuk diikuti untuk menyelesaikan tugas tersebut.

Manfaat Otomatisasi Proses Robotik (RPA)

Ketika digunakan dengan benar, teknologi RPA dapat membebaskan waktu, personil, dan sumber daya, memungkinkan mereka diterapkan pada tugas-tugas dan tantangan yang lebih penting. RPA dapat digunakan untuk memungkinkan layanan pelanggan yang lebih baik dengan menangani interaksi pertama dengan pelanggan dan mengarahkan mereka ke agen layanan pelanggan yang tepat. Sistem RPA juga dapat digunakan untuk memperbaiki cara data dikumpulkan dan diolah. Misalnya, ketika transaksi terjadi, mereka dapat didigitalkan dan secara otomatis dimasukkan ke dalam database.

Sistem RPA juga dapat digunakan untuk memastikan bahwa operasi bisnis mematuhi standar dan peraturan yang telah ditetapkan. RPA juga dapat secara signifikan mengurangi tingkat kesalahan manusia dan mencatat tindakan yang diambil sehingga jika sistem menghasilkan kesalahan, peristiwa yang menyebabkan kesalahan dapat dengan mudah diidentifikasi. Pada akhirnya, manfaat RPA berlaku untuk setiap situasi di mana proses dapat diperbaiki dengan mengotomatisasi banyak langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proses tersebut.

Bagaimana Otomatisasi Proses Robotik (RPA) Bekerja

Metode yang digunakan oleh platform dan bot RPA untuk melakukan tugas-tugas mereka bervariasi, tetapi mereka sering menggunakan beberapa algoritma pembelajaran mesin dan kecerdasan buatan, serta algoritma penglihatan komputer.

Teknik pembelajaran mesin dan kecerdasan buatan dapat digunakan untuk memungkinkan bot belajar tindakan mana yang berkorelasi dengan tujuan yang telah ditetapkan oleh operator. Namun, platform RPA sering melakukan sebagian besar tindakan mereka sesuai dengan aturan, sehingga bertindak lebih seperti program tradisional daripada kecerdasan buatan. Sebagai hasilnya, terdapat beberapa debat tentang apakah sistem RPA harus diklasifikasikan sebagai sistem kecerdasan buatan.

Meskipun demikian, RPA sering bekerja bersama dengan teknologi dan algoritma kecerdasan buatan. Jaringan saraf dalam dapat digunakan untuk menafsirkan data gambar dan teks yang kompleks, memungkinkan bot untuk menentukan tindakan apa yang perlu diambil untuk menangani data tersebut dengan cara yang telah ditetapkan oleh pengguna, bahkan jika tindakan yang diambil oleh bot secara ketat berbasis aturan. Misalnya, jaringan saraf konvolusional dapat digunakan untuk memungkinkan jaringan untuk menafsirkan gambar pada layar dan bereaksi berdasarkan bagaimana gambar-gambar tersebut diklasifikasikan.

Proses Apa yang Dapat Ditangani oleh RPA?

Contoh tugas yang dapat ditangani oleh sistem RPA termasuk manipulasi data dasar, pemrosesan transaksi, dan berkomunikasi dengan sistem digital lainnya. Sistem RPA dapat diatur untuk mengumpulkan data dari sumber tertentu atau membersihkan data yang telah diterima. Secara umum, ada empat kriteria yang harus dipenuhi oleh tugas untuk menjadi kandidat yang baik untuk otomatisasi dengan RPA.

Pertama, proses harus berbasis aturan, dengan instruksi yang sangat spesifik dan fakta yang dapat digunakan untuk menentukan apa yang harus dilakukan dengan informasi yang ditemui oleh sistem. Kedua, proses harus terjadi pada waktu tertentu atau memiliki kondisi awal yang dapat ditentukan. Ketiga, proses harus memiliki input dan output yang jelas. Keempat, tugas harus memiliki volume, harus menangani sejumlah besar informasi dan memerlukan waktu yang cukup lama untuk diselesaikan sehingga akan masuk akal untuk mengotomatisasi proses tersebut.

Berdasarkan prinsip-prinsip ini, mari kita lihat beberapa contoh kasus potensial untuk RPA.

Salah satu cara RPA dapat digunakan adalah untuk mempercepat proses penanganan pengembalian pelanggan. Pengembalian biasanya merupakan upaya yang mahal dan memakan waktu. Ketika pengembalian diminta, agen layanan pelanggan harus mengirimkan sejumlah pesan yang mengkonfirmasi pengembalian dan bagaimana pelanggan ingin uang mereka dikembalikan, memperbarui inventori saat ini di sistem, dan kemudian setelah membuat pembayaran kepada pelanggan, memperbarui angka penjualan. Sebagian besar dari ini dapat ditangani oleh RPA yang menentukan item mana yang dikembalikan dan bagaimana pelanggan ingin pengembalian uang mereka didistribusikan. RPA hanya akan menggunakan aturan yang mengambil input produk yang dikembalikan dan informasi pelanggan dan output dokumen pengembalian yang lengkap yang agen hanya perlu melihat dan menyetujui.

Contoh kasus potensial lain untuk RPA adalah untuk pengecer yang ingin mengotomatisasi aspek-aspek manajemen rantai pasokan. RPA dapat digunakan untuk menjaga item tetap dalam stok, memeriksa tingkat stok setiap kali item dijual dan ketika stok jatuh di bawah ambang tertentu, pesanan penggantian dapat dibuat.

Kerugian Otomatisasi Proses Robotik (RPA)

Meskipun sistem RPA memiliki potensi untuk menyelamatkan waktu, uang, dan upaya perusahaan yang menggunakannya, mereka tidak cocok untuk setiap tugas. Implementasi RPA sering gagal karena keterbatasan sistem yang mereka operasikan. Jika tidak dirancang dan diimplementasikan dengan benar, sistem RPA juga dapat memperburuk masalah yang sudah ada karena mereka beroperasi berdasarkan aturan yang mungkin tidak lagi berlaku ketika situasi berkembang. Misalnya, jika sistem RPA diinstruksikan untuk memesan penggantian item setiap kali stok jatuh terlalu rendah, maka sistem tersebut mungkin tidak dapat menyesuaikan diri dengan fluktuasi permintaan dan terus memesan batch besar produk bahkan ketika permintaan overall untuk produk tersebut menurun. Mengembangkan platform RPA ke seluruh perusahaan juga terbukti sulit, karena semakin banyak sistem berbasis aturan, semakin tidak fleksibel sistem tersebut menjadi.

Selain itu, tindakan memasang ribuan bot di seluruh sistem mungkin jauh lebih memakan waktu dan mahal daripada yang diharapkan, mungkin cukup mahal sehingga penghematan yang dibawa oleh sistem RPA tidak mengimbangi biaya instalasi. Dampak ekonomi dari sistem RPA dapat sulit diprediksi dan hubungan antara otomatisasi dan pengurangan biaya tidak linear. Mengotomatisasi 30% dari tugas tidak akan secara langsung mengurangi biaya perusahaan sebesar 30%.