团队合作的未来：AI驱动工具如何重塑协作

当2013年电影她上映时，人类与AI驱动的助手形成关系的想法很难想象，更不用说有点反乌托邦。11年后，AI工具并没有取代浪漫伴侣（暂时还没有），但它们在工作场所中发挥着越来越重要的作用。事实上，研究人员正在改变他们对AI的看法，从工具到协作团队成员。研究发现，然而，添加AI团队成员可以减少协调、沟通和信任。尽管面临这些挑战，许多组织都找到方法将AI融入他们的运营中，而不会损害团队协作。培训和明确如何使用AI是关键。

在Jotform，我们将AI集成到每个业务功能的过程中。它已经改变了我们的团队动态，提高了沟通和提高了对重要任务的生产力。以下是更详细的介绍。

无需耐心的项目管理

有些人说耐心是一种美德，但在团队项目管理的背景下，耐心是过时的。瓶颈会破坏动力和耗尽动力。没有什么比感到灵感和精力充沛，但又焦急地等待团队成员的回复更糟糕的了。更不用说：宝贵的时间被浪费掉了。

AI驱动的任务管理工具可以通过消除许多阻碍进展的依赖关系来改变典型的团队项目动态。例如，如果您是经理，使用AI驱动的项目管理工具可以让您洞察员工的工作流程，而无需询问。AI工具可以找到节省时间和提高集体生产力的方法。

考虑一个工作管理平台，比如Asana：其AI功能可以建议项目的下一步，标记潜在的瓶颈，并生成对团队工作量和生产力的洞察。就像有一个额外的团队成员专门分析和改进后勤工作，所以人类团队成员可以专注于更有意义的任务。

简化研究和信息共享

一位律师朋友曾经告诉我她在法学院期间完成的法律研究课程。在那时，法律研究严重依赖于专用搜索引擎，令人惊讶的是，它需要几乎整个学期来掌握使用它们的艺术。

今天，AI驱动的工具，如ChatGPT，正在改变我们进行在线研究的方式。考虑到它简化研究和信息共享的能力，这是有道理的，ChatGPT正在取代快速团队常用的搜索引擎。

使用ChatGPT，您可以使用自然语言来完善您的研究问题并更快地访问所需的结果。ChatGPT可以几乎瞬间总结冗长的研究文章、报告和数据集。有时，这些文档需要您全神贯注。但是，当您只需要关键点时，您可以将理解任务委托给ChatGPT，并将洞察力分发给您的团队成员。

假设您正在寻找解决方案，但不知道从哪里开始。ChatGPT可以成为一个有用的工具，在集思广益过程中，生成想法和替代方法供您和您的团队成员使用。再也不用盯着空白页面等待灵感的到来。例如，我们的一个团队正在创建关于Gen Z在工作场所的内容，并需要对领先趋势进行快速概述。ChatGPT帮助我们开始了这个过程，让我们的团队成员有更多的精力来选择和开发最佳的内容策略。

当您使用AI工具来生成和研究想法时，您会为创造性思考和考虑其他团队成员的多样化观点留出更多时间。在AI时代，这是定义成功员工和组织的工作。

让会议有意义

会议可能会浪费时间。在一项最近的调查中，5,000名知识工作者跨四个大陆，78%的受访者表示他们被要求参加这么多会议，以至于很难完成工作。会议也可能会让人筋疲力尽。在同一项调查中，76%的人表示，他们在有很多会议的日子里感到筋疲力尽。

我主张将会议保持在最低限度，并消除不必要的状态更新。我希望员工有大量的时间来专注于激发他们的工作。他们需要足够的时间来进入“流畅”模式。但是，当涉及到必要的会议时，我希望每个人都能全身心地投入。这就是AI驱动的自动化工具的用途，它们可以聆听和记录会议笔记，并确保不会错过任何内容。我们的团队将AI语音识别应用程序直接集成到我们的视频会议平台中。会议笔记会自动保存为Google文档中的文本。如果稍后，出席者需要回忆会议中讨论的内容，只需进行快速的Google Drive搜索即可。

这个简单的AI工具使我们能够专注于会议的实际内容，而不是枯燥的笔记记录任务。当我们完全投入时，我们会有更丰富的对话，更好的想法和更好的解决方案——这是AI如何促进协作和创新的一个例子。

协调日程

AI的一个美妙之处是它能够自动化您的沟通——以及您的安心。安排是另一个领域，时间和精力往往被浪费。使用AI安排工具，您可以跳过尝试协调多个日历的枯燥工作，并且永远不用担心忘记在日历中添加事件。短期记忆在任何时候只能存储七个信息单元。为什么要浪费这个宝贵的空间来记住会议时间和日期，而AI工具可以为您处理这些事情呢？

AI驱动的工具，如Clara，使用自然语言处理来安排会议并与会议参与者协商时间。您可以将其集成到电子邮件和日历中，并设置通知和后续跟进。Clara可以提供对您的电子邮件对话的洞察，以更有效地管理您的日程安排。

有了Clara和类似的AI安排工具，您的组织中的每个人，从新员工到高管，都可以拥有一个个人助理，从而让他们专注于更重要的工作。在这个意义上，很难不被AI吸引。你可能会说，她并没有那么不切实际。