Майбутнє командної роботи: як інструменти, керовані штучним інтелектом, змінюють співпрацю

Коли вийшов фільм Її у 2013 році, ідея про те, що людина може сформувати стосунки з помічником, керованим штучним інтелектом, була важкою для уявлення, не кажучи вже про те, що це було трохи антиутопічно. 11 років потому інструменти штучного інтелекту не заміняють романтичних партнерів (ще), але вони відіграють дедалі важливішу роль на робочому місці. Насправді, дослідники зміняють своє сприйняття штучного інтелекту з інструменту на співробітника команди. Дослідження виявили, однак, що додавання штучного інтелекту до команди може зменшити координацію, спілкування та довіру. Незважаючи на ці виклики, багато організацій знаходять способи інтегрувати штучний інтелект у свої операції без шкоди для командної співпраці. Навчання та визначення того, як використовувати штучний інтелект, є ключовими.

У Jotform ми інтегрували штучний інтелект у процеси по всім бізнес-функціям. Це перетворило нашу командну динаміку, покращило спілкування та підвищило продуктивність завдань, які мають значення. Ось ближчий погляд на те, як.

Управління проєктами без потреби у терпінні

Дехто каже, що терпіння – це добродій, але в контексті управління командними проєктами терпіння перевищене. Затори знищують імпульс і виснажують мотивацію. Немає нічого гіршого, ніж відчувати натхнення та енергію, лише щоб тривожно чекати відповіді колеги. Не кажучи вже про те, що дорогоцінний час витрачається марно.

Інструменти керування завданнями, керованими штучним інтелектом, можуть перетворити типову командну динаміку проєктів, ліквідуючи багато залежностей, які звичайно зупиняють прогрес. Наприклад, якщо ви менеджер, використання інструменту керування проєктами, керованим штучним інтелектом, може дати вам уявлення про робочий процес співробітника без необхідності запитувати. Інструменти штучного інтелекту можуть знайти способи заощадити час і підвищити колективну продуктивність.

Розгляньте платформу управління роботою типу Asana: її функції штучного інтелекту можуть запропонувати наступні кроки в проєкті, виділити потенційні затори та сгенерувати уявлення про робочий процес команди та продуктивність. Це як мати додаткового члена команди, присвяченого аналізу та поліпшенню логістики, щоб людські члени команди могли зосередитися на більш значимих завданнях.

Оптимізація дослідження та обміну інформацією

Мій друг-адвокат колись розповів мені про юридичний курс дослідження, який він закінчив під час юридичної школи. У ті дні юридичне дослідження сильно залежало від спеціалізованих пошукових систем, і не дивно, що це зайняло майже весь семестр, щоб опанувати мистецтво використання їх ефективно.

Сьогодні інструменти, керовані штучним інтелектом, такі як ChatGPT, перетворюють спосіб проведення онлайн-досліджень. Враховуючи його здатність оптимізувати дослідження та обмін інформацією, логічно, що ChatGPT заміняє звичайні пошукові системи для швидких команд.

З ChatGPT ви можете використовувати природну мову, щоб уточнити свої дослідницькі питання та отримати результати, які вам потрібні, швидше. ChatGPT може миттєво підсумувати довгі статті дослідження, звіти та набори даних. Іноді ці документи будуть вимагати вашої повної уваги. Але коли вам просто потрібні ключові моменти, ви можете делегувати завдання розуміння ChatGPT та поширити інформацію серед своїх колег.

Наприклад, якщо ви шукаєте рішення і не знаєте, з чого почати. ChatGPT може бути корисним інструментом у процесі мозкового штурму, генеруючи ідеї та альтернативні підходи для вас та ваших колег. Немає більше необходимости сидіти перед порожнім аркушем, чекаючи, коли натхнення спіткає. Наприклад, одна з наших команд створювала контент про покоління Z на робочому місці та потребувала швидкого огляду провідних тенденцій. ChatGPT допоміг розігнати мяч, залишивши наших колег з більшою енергією для вибору та розвитку найкращої стратегії контенту.

Коли ви використовуєте інструменти штучного інтелекту для генерації та дослідження ідей, ви робите більше часу для творчого мислення та розгляду різних поглядів інших членів команди. У епоху штучного інтелекту це робота визначає успішних працівників та організацій.

Зробіть зустрічі ефективними

Зустрічі можуть бути витратними щодо часу. У недавньому опитуванні 5 000 працівників знань з чотирьох континентів 78% респондентів сказали, що їм потрібно відвідувати так багато зустрічей, що це заважає їм виконувати свою роботу. Зустрічі також можуть бути виснажливими. У тому ж опитуванні 76% сказали, що вони відчувають виснаження в дні, коли у них багато зустрічей.

Я прихильник проведення зустрічей у мінімальній кількості та скорочення непотрібних оновлень статусу. Я хочу, щоб працівники мали великі ділянки часу для виконання роботи, яка їх надихає. їм потрібно достатньо часу, щоб увійти у режим “потоку”. Але коли йдеться про важливі зустрічі, я хочу, щоб кожен міг приділити їм свою повну увагу. Саме тут вступають у гру інструменти автоматизації, керовані штучним інтелектом, щоб слухати та транскрибувати записи зустрічей та забезпечити, щоб нічого не загубилося. Наші команди інтегрують додаток штучного інтелекту для розпізнавання мови безпосередньо у нашу платформу відеоконференцій. Записи зустрічей автоматично зберігаються як текст у документі Google. Якщо пізніше один із учасників потребує згадати щось, обговорене на зустрічі, це просто швидкий пошук у Google Drive.

Цей простий інструмент штучного інтелекту дозволяє нам зосередити нашу увагу на фактичному вмісті зустрічі, а не на нудній задачі ведення записів. Коли ми повністю присутні, ми маємо багатші розмови, кращі ідеї та знаходимо кращі рішення – приклад того, як штучний інтелект сприяє співпраці та інноваціям.

Координація графіків

Однією з красот штучного інтелекту є його здатність автоматизувати вашу комунікацію – і ваш спокій. Планування – ще одна область, де час і енергія часто марно витрачаються. З інструментами планування, керованими штучним інтелектом, ви можете пропустити нудну взаємодію, намагаючись координувати кілька календарів, тобто низьковartoісну комунікацію, і ніколи не хвилюватися про те, що забудете про подію в календарі. Короткочасна пам’ять зберігає в середньому сім одиниць інформації в будь-який момент часу. Чому витрачати це дорогоцінне місце на час та дату зустрічі, коли інструмент штучного інтелекту може зайнятися цим за вас?

Інструменти штучного інтелекту, такі як Clara, використовують обробку природної мови для організації зустрічей та переговорів про час з учасниками зустрічей. Ви можете інтегрувати його в електронну пошту та календар, а також налаштувати сповіщення та нагадування. Clara може пропонувати уявлення про ваші електронні розмови, щоб керувати вашим графіком більш ефективно.

З Clara та подібними інструментами планування, керованими штучним інтелектом, кожна людина в вашій організації, від нових працівників до вищого керівництва, може мати особистого помічника, звільняючи їх, щоб зосередитися на більш важливій роботі. У цьому сенсі важко не закохатися в штучний інтелект. Ви можете сказати, що Її не так вже й далеко від реальності.