AI และอัตโนมัติ: อาวุธในการต่อสู้กับการฉ้อโกง AP

โดย Akhil Sahai, ประธานเจ้าหน้าที่ผลิตภัณฑ์, Kanverse

การฉ้อโกงทำให้ธุรกิจสูญเสียเงินประมาณ 5% ของรายได้ประจำปี ตามรายงานล่าสุดของ สมาคมผู้ตรวจสอบการฉ้อโกง (ACFE) การฉ้อโกงดูว่าแผนก Accounts Payable (AP) เป็นเป้าหมายที่ดีเนื่องจากมีการควบคุมที่ไม่ดีในการป้องกันการโจมตี เนื่องจากฟังก์ชันทางธุรกิจนี้ดำเนินการชำระเงิน จึงเปิดกว้างสำหรับการโจมตีจากผู้กระทำผิด

การฉ้อโกง AP แบ่งออกเป็นรูปแบบทั่วไปบางอย่าง ซึ่งเราจะพิจารณาด้านล่าง ข่าวดีคือมีมาตรการที่องค์กรสามารถดำเนินการเพื่อลดความเสี่ยงของการฉ้อโกงเหล่านี้

ผู้ขายที่ไม่มีอยู่จริง

ธุรกิจส่วนใหญ่ดำเนินธุรกิจกับผู้ขายและผู้จัดหาสินค้าเป็นประจำ พวกเขาทำการซื้อขายเป็นกิจวัตร และการชำระเงินมักได้รับการอนุมัติล่วงหน้าโดยไม่มีการตรวจสอบอย่างเข้มงวด แต่บริษัทปลอมสามารถปลอมแปลงผู้ขายที่แท้จริงและส่งใบแจ้งหนี้ปลอม และการเรียกเก็บเงินปลอมนี้อาจเป็นการตรวจจับที่ยาก มันค่อนข้างมีค่าใช้จ่าย – มันสามารถมีค่าใช้จ่าย 100,000 ดอลลาร์ต่อกรณี ตามรายงานของ AC

ภัยคุกคามประเภทนี้สามารถมาจากภายในได้เช่นกัน เป็นไปได้ที่พนักงานจะสร้างผู้ขายปลอมและส่งใบแจ้งหนี้ปลอม ตัวอย่างเช่น ผู้หญิงจากออริกอนคนหนึ่งฉ้อโกงเงินหลายล้านดอลลาร์จากบริษัทของเธอเป็นเวลาเกือบ 15 ปี

ใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าที่ไม่มีอยู่

ในทำนองเดียวกัน ผู้ฉ้อโกงอาจร่วมมือกับพนักงานเพื่อสร้างคำขอการชำระเงินสำหรับสินค้า/บริการที่บริษัทไม่ได้รับ และเก็บเงินชำระเงินที่ดำเนินการแล้วไว้สำหรับตัวเอง ซึ่งเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นกับพนักงานคนหนึ่งของฮอนด้าในโอไฮโอ ซึ่งฉ้อโกงบริษัทของเขา 750,000 ดอลลาร์

เรียกเก็บเงินโดยไม่มีเหตุผล

บางครั้ง ผู้ขายจะเพิ่มรายการใหม่ในใบแจ้งหนี้เพื่อเพิ่มจำนวนเงินที่ต้องชำระ เมื่อกระบวนการ AP ขับเคลื่อนด้วยมือและประสบกับการเพิ่มขึ้นของปริมาณใบแจ้งหนี้ รายการใหม่ที่เพิ่มเข้ามาเหล่านี้อาจไม่ได้รับการตรวจสอบ และส่งผลให้บริษัทถูกเรียกเก็บเงินเกิน

บางครั้ง การชำระเงินหลายรายการจะถูกดำเนินการตามใบแจ้งหนี้เดียวกัน ซึ่งอาจเกิดขึ้นเมื่อมีหลายสำเนาของใบแจ้งหนี้เดียวกันอยู่ในระบบ และสมาชิกในทีม AP (โดยไม่ตั้งใจ) เริ่มการชำระเงินสำหรับสำเนาทั้งหมด สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นจากความผิดพลาดหรือความตั้งใจที่ชั่วร้าย ไม่ว่าในกรณีใด สิ่งนี้ก็อาจส่งผลเสียต่อบริษัท

การต่อสู้กับการฉ้อโกงด้วยอัตโนมัติ

แนวโน้มที่ไม่ดีคือการปรากฏตัวของวิธีการฉ้อโกง AP ที่ใหม่และซับซ้อน แต่ด้วยความก้าวหน้าในเทคโนโลยี AI บริษัทต่างๆ สามารถพัฒนาแนวทางปฏิบัติในการป้องกันและลดความเสี่ยงได้ อัตโนมัติและ AI/ML สามารถจัดการกับการฉ้อโกงด้วยฟังก์ชันหลักหลายอย่าง ซึ่งรวมถึง

การอนุมัติอัตโนมัติ

การอนุมัติอัตโนมัติจะช่วยให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบโดยการสร้างรอยเท้าดิจิทัลของการดำเนินการในแต่ละขั้นตอน การอนุมัติอัตโนมัติจะลดเวลาในการดำเนินการอนุมัติแบบมือ การฝึกอบรมและการสร้างความตระหนักสามารถช่วยป้องกันความตั้งใจที่ชั่วร้าย

การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ด้วย AI

การตรวจสอบเอกสารสำคัญที่สร้างขึ้นระหว่างขั้นตอนการซื้อจึงจำเป็นในการพัฒนาการป้องกันการฉ้อโกง AP ที่สำคัญ ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบข้อมูลรายการใบแจ้งหนี้กับรายละเอียดใบสั่งซื้อ ตรวจสอบใบเสร็จเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าและบริการได้รับการส่งมอบ และมักจะเกี่ยวข้องกับการสแกนการสื่อสารอื่นๆ กับผู้ขาย ซึ่งอาจใช้เวลาสองสามวันเมื่อทำด้วยมือ แต่ด้วยการนำเทคโนโลยี AI มาใช้ กระบวนการปรองดองสามารถเกิดขึ้นได้ภายในไม่กี่นาที

การตรวจสอบและติดตามความตั้งใจที่ชั่วร้ายของพนักงาน

ผู้ที่กระทำการฉ้อโกงจากภายในมักจะทำงานคนเดียวหรือเป็นกลุ่มเล็กๆ หลังจากได้รับข้อมูลเชิงกลยุทธ์เกี่ยวกับการดำเนินงาน การใช้ระบบเทคโนโลยีที่สามารถติดตามและตรวจสอบการมีส่วนร่วมของพนักงานในเวลาจริงสามารถป้องกันพฤติกรรมที่ชั่วร้ายและความตั้งใจได้ ขอบคุณความสามารถในการตรวจจับความผิดปกติ การฝึกอบรมพนักงานในด้านนี้ก็มีความสำคัญเช่นกันในการเพิ่มความตระหนัก การสร้างโปรแกรมความภักดีสามารถช่วยกำหนดแนวทางสู่การกระทำที่มีจริยธรรม

การบังคับใช้การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้วยโซลูชันดิจิทัล

องค์กรสามารถลดการฉ้อโกง AP ได้โดยการแปลงกระบวนการประมวลผลใบแจ้งหนี้ทั้งหมดให้เป็นดิจิทัล การแปลงกระบวนการจะปรับให้เหมาะสมกับการดำเนินการตามเวลา ซึ่งสามารถใช้ในการตรวจสอบระบบได้ระบบเหล่านี้สามารถออกแบบให้สร้างรายงานอัตโนมัติได้ – โดยที่กิจกรรมของพนักงานสามารถติดตามได้ และพื้นที่ที่ต้องการปรับปรุงสามารถระบุได้ นอกจากนี้ การแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ให้ข้อมูลเชิงลึกที่ครอบคลุมเกี่ยวกับการดำเนินงานของกระบวนการแก่ผู้ดูแลระบบ

การสร้างความสามารถในการจับคู่ผู้ขาย

มีความสำคัญที่จะตรวจจับใบแจ้งหนี้ที่สร้างโดยบริษัทปลอมในขั้นตอนแรกๆ ก่อนที่จะเกิดความเสียหาย การตรวจจับสามารถทำได้ผ่านเทคโนโลยีการจับคู่แบบคลุมเครือ ซึ่งระบบจะสแกนหลายๆ พื้นที่เก็บข้อมูล ตรวจสอบฐานข้อมูลผู้ขายที่มีอยู่ และตรวจสอบเอกสารต่างๆ เพื่อตรวจจับบริษัทปลอม

โซลูชันสมัยใหม่สำหรับปัญหาที่เก่าแก่

ในแง่ของการฉ้อโกง ที่ที่มีเจตนา มีทาง ในบุคคลที่ตั้งใจจะขโมยจากคุณจะคิดค้นวิธีใหม่ๆ ในการทำเช่นนั้น แต่ บริษัทต่างๆ สามารถมั่นใจได้ว่า ML และอัตโนมัติพร้อมที่จะรากการฉ้อโกงออกไป การเพิ่มเทคโนโลยีเหล่านี้ลงในแผนก AP ของคุณจะช่วยค้นหาและป้องกันการฉ้อโกง ทีม AP สามารถเปลี่ยนไปสู่งานที่น่าสนใจและเน้นธุรกิจมากกว่า และองค์กรของคุณจะประหยัดเงินและความยุ่งยาก