Hva er Robotic Process Automation (RPA)?

En stor del av arbeidet mennesker gjør hver dag, innebærer ikke noen kreativitet eller unike ferdigheter, men består av enkle og kjedelige oppgaver som å kategorisere e-post og meldinger, oppdatere regneark, prosessere transaksjoner og mer. Robotic Process Automation (RPA) er en ny teknologi som ofte utnytter aspekter av kunstig intelligens for å automatisere disse oppgavene, med målet om å ermögne arbeidere å konsentrere seg om viktigere oppgaver. RPA kan utføres med en rekke ulike teknikker, verktøy og algoritmer, og korrekte anvendelser av RPA kan bringe organisasjoner mange fordeler.

Hva er Robotic Process Automation (RPA)?

Til tross for å ha navnet “robot” i seg, har Robotic Process Automation ingen sammenheng med fysiske roboter. Snarere er robotene i RPA programvare-boter, og RPA-systemer er i realiteten bare en samling boter som utfører bestemte, ofte kjedelige oppgaver. RPA-boter kan kjøre på enten fysiske eller virtuelle maskiner, og de kan styres av programvarens bruker. RPA-grensesnitt er ment å tillate selv personer som ikke er kjent med botenes konstruksjon å definere en rekke oppgaver for boten å utføre.

Som tidligere nevnt, er hovedformålet med en RPA å automatisere de mange repetitive og kjedelige oppgavene som mennesker ofte må gjøre på en arbeidsplass. Å spare tid og ressurser er målet med RPA. Oppgavene som RPA brukes til å utføre, må være ganske enkle, med en konkret serie av steg å følge for å fullføre oppgaven.

Fordelene med Robotic Process Automation (RPA)

Når RPA-teknologi brukes riktig, kan den frigjøre tid, personell og ressurser, og la dem bli brukt til viktigere oppgaver og utfordringer. RPA kan brukes til å ermögne bedre kundeservice ved å håndtere de første interaksjonene med kunder og dirigere dem til riktig kundeserviceagent. RPA-systemer kan også brukes til å forbedre hvordan data samles inn og håndteres. For eksempel, når transaksjoner skjer, kan de digitaliseres og automatisk innføres i en database.

RPA-systemer kan også brukes til å sikre at virksomhetens operasjoner overholder etablerte standarder og regler. RPA kan også betydelig redusere feilrater og logge handlinger som er tatt, så hvis systemet produserer en feil, kan hendelsene som ledet til feilen lett identifiseres. Til slutt, er fordelene med RPA relevante for enhver situasjon hvor en prosess kan gjøres mer effektiv ved å automatisere mange av stegene som er nødvendige for å fullføre prosessen.

Hvordan fungerer Robotic Process Automation (RPA)?

De eksakte metoder RPA-plattformer og -boter bruker for å utføre oppgavene, varierer, men de ofte bruker noen maskinlæring og AI-algoritmer, samt datavisjonsalgoritmer.

Maskinlæring og AI-teknikker kan brukes for å la botene lære hvilke handlinger som korrelerer med målene operatøren har definert. Likevel, utfører RPA-plattformer ofte de fleste av handlingene i henhold til regler, og fungerer derfor mer som tradisjonelle programmer enn AI. Som et resultat, er det noen debatt om hvorvidt RPA-systemer bør klassifiseres som AI-systemer.

Likevel, fungerer RPA ofte i samarbeid med AI-teknologier og -algoritmer. Dybe neurale nettverk kan brukes til å tolke komplekse bilde- og tekstdata, og ermögne botene å bestemme hvilke handlinger som må utføres for å håndtere disse dataene på måten brukeren har spesifisert, selv om handlingene boten tar, er strengt regelbasert. For eksempel, kan konvolusjonelle neurale nettverk brukes til å la et nettverk tolke bilder på en skjerm og reagere basert på hvordan disse bildene klassifiseres.

Hvilke prosesser kan håndteres av RPA?

Eksempler på oppgaver som kan håndteres av RPA-systemer, inkluderer grunnleggende data-manipulering, transaksjonsbehandling og kommunikasjon med andre digitale systemer. Et RPA-system kan konfigureres for å samle inn data fra bestemte kilder eller rense data som har mottatt. Generelt, er det fire kriterier som en oppgave må oppfylle for å være en god kandidat for automatisering med RPA.

Først, må prosessen være regelbasert, med svært spesifikke instruksjoner og grunnfakta som kan brukes til å bestemme hva som skal gjøres med informasjonen systemet møter. For det andre, bør prosessen skje på bestemte tidspunkter eller ha en definert startvilkår. For det tredje, bør prosessen ha klare inndata og utdata. Til slutt, bør oppgaven ha en viss volum, den bør omhandle en betydelig mengde informasjon og kreve en rimelig mengde tid til å fullføre, så det ville være meningsfullt å automatisere prosessen.

Basert på disse prinsippene, la oss se på noen potensielle bruksområder for RPA.

En måte RPA kan brukes på, er å raske opp prosessen med å håndtere kundesvar. Svar er vanligvis en kostbar og tidskrevende oppgave. Når en kunde ber om et svar, må kundeserviceagenten sende en rekke meldinger som bekrefter svar og hvordan kunden ønsker å få pengene refundert, oppdatere nåværende lager i systemet, og deretter etter å ha betalt kunden, oppdatere salgsstatistikkene. Mye av dette kan håndteres av en RPA som fastslår hvilke varer som returneres og hvordan kunden ønsker å få pengene refundert. RPA-en vil bare bruke regler som tar inn produktet som returneres og kundens informasjon og utgang en fullstendig refund-dokument som agenten bare må se på og godkjenne.

En annen potensiell bruksområde for RPA er for detaljister som ønsker å automatisere aspekter av sin supply chain-håndtering. RPA kan brukes til å holde varer på lager, sjekke lagerstatus når en vare selges og når lageret faller under en bestemt terskel, kan bestillinger for erstattere gjøres.

Ulemper ved Robotic Process Automation (RPA)

Selv om RPA-systemer har potensialet til å spare bedrifter som bruker dem tid, penger og anstrengelse, er de ikke egnet for alle oppgaver. RPA-implementeringer kan ofte feile på grunn av begrensningene i systemet de opererer i. Hvis de ikke er riktig designet og implementert, kan RPA-systemer også forverre eksisterende problemer, da de opererer på regler som kan slutte å være relevante når situasjonen utvikler seg. For eksempel, hvis et RPA-system er instruert til å bestille erstattere når lageret faller for lavt, kan det ikke tilpasse seg endringer i etterspørselen og fortsette å bestille store mengder varer, selv om den totale etterspørselen etter disse varene minker. Å skalerer RPA-plattformer opp over hele bedriften, kan også vise seg å være vanskelig, da jo mer regelbasert et system blir, jo mindre fleksibelt blir det.

I tillegg kan installeringen av tusenvis av boter over et system være mye mer tidkrevende og kostbar enn forventet, potensielt så kostbar at besparelsene RPA-systemet bringer, ikke kompenserer for installasjonskostnadene. De økonomiske virkningene av RPA-systemer kan være vanskelige å forutsi, og forholdet mellom automatisering og kostnadsreduksjon er ikke lineært. Å automatisere 30% av en oppgave, vil ikke nødvendigvis redusere en bedrifts kostnader med 30%.