¿Qué es la Automatización de Procesos Robóticos (RPA)?

Una gran parte del trabajo que las personas realizan todos los días no requiere su creatividad o habilidades únicas, siendo tareas tediosas y simples como categorizar correos electrónicos y mensajes, actualizar hojas de cálculo, procesar transacciones y más. La Automatización de Procesos Robóticos (RPA) es una tecnología emergente que a menudo aprovecha aspectos de la inteligencia artificial para automatizar estas tareas, con el objetivo de permitir que los trabajadores dediquen su atención a tareas más importantes. La RPA se puede lograr con una variedad de técnicas, herramientas y algoritmos diferentes, y las aplicaciones correctas de la RPA pueden traer a las organizaciones muchos beneficios.

¿Qué es la Automatización de Procesos Robóticos (RPA)?

A pesar de tener el nombre “robot” en él, la Automatización de Procesos Robóticos no tiene nada que ver con robots físicos. Más bien, los robots a los que se refiere la RPA son bots de software, y los sistemas RPA son esencialmente solo una colección de bots que realizan tareas específicas, a menudo tediosas. Los bots RPA pueden ejecutarse en máquinas físicas o virtuales, y pueden ser dirigidos para realizar tareas por el usuario del software. Las interfaces RPA están diseñadas para permitir que incluso las personas que no están familiarizadas con la construcción de los bots definan un conjunto de tareas para que el bot las realice.

Como se mencionó anteriormente, el propósito principal de una RPA es automatizar las muchas tareas repetitivas y mundanas que las personas a menudo tienen que realizar en un lugar de trabajo. Ahorrar tiempo y recursos es el objetivo de la RPA. Las tareas que se utilizan la RPA para realizar deben ser bastante simples, con una serie concreta de pasos para seguir para realizar esta tarea.

Beneficios de la Automatización de Procesos Robóticos (RPA)

Cuando se utiliza adecuadamente, la tecnología RPA puede liberar tiempo, personal y recursos, permitiéndoles ser aplicados a tareas y desafíos más importantes. La RPA se puede utilizar para permitir un mejor servicio al cliente al manejar las primeras interacciones con los clientes y dirigirlos al agente de servicio al cliente adecuado. Los sistemas RPA también se pueden utilizar para mejorar la forma en que se recopila y maneja los datos. Por ejemplo, cuando ocurren transacciones, se pueden digitalizar y registrar automáticamente en una base de datos.

Los sistemas RPA también se pueden utilizar para garantizar que las operaciones de una empresa cumplan con los estándares y regulaciones establecidos. La RPA también puede reducir significativamente las tasas de error humano y registrar las acciones tomadas para que, si el sistema produce un error, los eventos que llevaron al error puedan ser identificados fácilmente. En última instancia, los beneficios de la RPA se aplican a cualquier situación en la que un proceso se puede hacer más eficiente mediante la automatización de muchos de los pasos necesarios para completar ese proceso.

¿Cómo funciona la Automatización de Procesos Robóticos (RPA)?

Los métodos exactos que las plataformas y bots RPA utilizan para realizar sus tareas varían, pero a menudo emplean algunas técnicas de aprendizaje automático y algoritmos de inteligencia artificial, así como algoritmos de visión por computadora.

Las técnicas de aprendizaje automático y de inteligencia artificial pueden ser utilizadas para permitir que los bots aprendan qué acciones están correlacionadas con los objetivos que el operador ha definido. Sin embargo, las plataformas RPA a menudo realizan la mayoría de sus acciones según reglas, por lo que actúan más como programas tradicionales que como sistemas de inteligencia artificial. Como resultado, hay algún debate sobre si los sistemas RPA deben ser clasificados como sistemas de inteligencia artificial.

Sin embargo, la RPA a menudo funciona en conjunto con tecnologías y algoritmos de inteligencia artificial. Las redes neuronales profundas se pueden utilizar para interpretar datos de imagen y texto complejos, lo que permite a los bots determinar qué acciones deben realizarse para manejar estos datos de la manera que el usuario ha especificado, incluso si las acciones que toma el bot son estrictamente basadas en reglas. Por ejemplo, las redes neuronales convolucionales se pueden utilizar para permitir que una red interprete imágenes en una pantalla y reaccione en función de cómo se clasifican esas imágenes.

¿Qué procesos pueden ser manejados por la RPA?

Ejemplos de tareas que se pueden manejar con sistemas RPA incluyen la manipulación básica de datos, el procesamiento de transacciones y la comunicación con otros sistemas digitales. Un sistema RPA se puede configurar para recopilar datos de fuentes específicas o limpiar datos que se han recibido. En general, hay cuatro criterios que una tarea debe cumplir para ser un buen candidato para la automatización con RPA.

Primero, el proceso debe ser basado en reglas, con instrucciones muy específicas y hechos concretos que se pueden utilizar para determinar qué hacer con la información que el sistema encuentra. En segundo lugar, el proceso debe ocurrir en momentos específicos o tener una condición de inicio definible. En tercer lugar, el proceso debe tener entradas y salidas claras. Finalmente, la tarea debe tener volumen, debe manejar una cantidad considerable de información y requerir una cantidad considerable de tiempo para completarla, por lo que tendría sentido automatizar el proceso.

Basándonos en estos principios, analicemos algunos casos de uso potenciales para la RPA.

Una forma en que la RPA se puede utilizar es para agilizar el proceso de manejo de devoluciones de clientes. Las devoluciones suelen ser una empresa costosa y que consume mucho tiempo. Cuando se solicita una devolución, el agente de servicio al cliente debe enviar una serie de mensajes que confirman la devolución y cómo el cliente desea que se le reembolse el dinero, actualizar el inventario actual en el sistema y, después de realizar el pago al cliente, actualizar las cifras de ventas. Gran parte de esto se puede manejar con una RPA que determine qué artículos se devuelven y cómo el cliente desea que se le devuelva el dinero. La RPA simplemente utilizaría reglas que toman como entrada el producto que se devuelve y la información del cliente, y produciría un documento de reembolso completo que el agente solo tendría que revisar y aprobar.

Otro caso de uso potencial para la RPA es para los minoristas que desean automatizar aspectos de la gestión de su cadena de suministro. La RPA se puede utilizar para mantener los artículos en stock, verificando los niveles de inventario cada vez que se vende un artículo y, cuando el stock cae por debajo de un umbral determinado, se pueden realizar pedidos de reemplazo.

Desventajas de la Automatización de Procesos Robóticos (RPA)

Aunque los sistemas RPA tienen el potencial de ahorrar a las empresas que los utilizan tiempo, dinero y esfuerzo, no son adecuados para todas las tareas. Las implementaciones de RPA a menudo pueden fallar debido a las limitaciones del sistema en el que operan. Si no se diseñan y implementan adecuadamente, los sistemas RPA también pueden exacerbar los problemas existentes, ya que operan según reglas que pueden dejar de ser aplicables a medida que evoluciona la situación. Por ejemplo, si un sistema RPA se instruye para ordenar reemplazos de artículos cada vez que el stock cae por debajo de un umbral determinado, es posible que no pueda adaptarse a las fluctuaciones en la demanda y continuar ordenando grandes cantidades de productos, incluso cuando la demanda general de esos productos disminuye. Escalar las plataformas RPA en toda una empresa también resulta difícil, ya que cuanto más se basa un sistema en reglas, menos flexible se vuelve.

Además, el acto de instalar miles de bots en un sistema puede ser mucho más tiempo-intensivo y costoso de lo esperado, potencialmente costoso enough que los ahorros que el sistema RPA aporta no compensen los costos de instalación. Los impactos económicos de los sistemas RPA pueden ser difíciles de predecir y la relación entre la automatización y la reducción de costos no es lineal. Automatizar el 30% de una tarea no necesariamente reducirá los costos de una empresa en un 30%.