FinOps 101: Ein Leitfaden für Einsteiger in Finanzoperationen

Unternehmen wechseln in die Cloud, um Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und ihren Mitarbeitern überall auf der Welt Tools und Daten zugänglich zu machen. FinOps, das für Financial Operations steht, ist eine Cloud-Management-Strategie, die es Unternehmen ermöglicht, den maximalen Nutzen aus Cloud-Diensten zu ziehen. Es handelt sich um einen kohärenten Ansatz, der es den Finanz-, IT- und DevOps-Teams ermöglicht, zusammenzuarbeiten und die Kosten für Cloud-Dienste zu optimieren.

Rolle von FinOps im Finanzmanagement

Das Finanzmanagement eines Unternehmens umfasst Budgetierung, Buchhaltung, Analyse, Berichterstattung und Prognose der Risiken, die mit der Verwaltung und Investition der Unternehmensressourcen verbunden sind. Um Verwaltungsvorgänge durchzuführen, nutzen Unternehmen Cloud-Dienste, und diese Cloud-Dienste sind je nach Geschwindigkeit, Speicherplatz und Qualität des Dienstes teuer. Darüber hinaus sind Cloud-Ausgaben oft ineffizient, was zu Umsatzeinbußen führt. Und hier kommt FinOps ins Spiel. FinOps vernetzt die Bereiche Finanzen, Marketing, Vertrieb, IT und DevOps miteinander, sodass ein ganzheitlicher Ansatz verfolgt und die Cloud-Ressourcen möglichst effizient genutzt werden.

Das FinOps-Framework folgt einem dreistufigen Prozess:

1. Informieren
2. Optimieren
3. Betreiben

Die funktionsübergreifenden Teams analysieren ihre Bedürfnisse und arbeiten dann mit den anderen Abteilungen zusammen, um ein Gleichgewicht zwischen der Qualität und den Kosten der benötigten Dienste zu finden. Dieser Ansatz hilft Unternehmen, drei Geschäftsziele zu erreichen: Qualität verbessern, Umsatz generieren und Ressourcen nutzen. Sobald der Optimierungsteil abgeschlossen ist, wird der Schwerpunkt auf die Aufrechterhaltung dieser Optimierung verlagert.

Vorteile der Implementierung von FinOps

Das Kostenmanagement ist eine der größten Herausforderungen für ein Unternehmen. Die Unternehmen leiden unter ineffizienten Betriebsausgaben und Kommunikationsdefiziten zwischen den Abteilungen; Dies alles kann vermieden werden, wenn FinOps implementiert wird. Cloud FinOps führt finanzielle Verantwortung und Wachstum für Unternehmen ein.

Darüber hinaus bietet es Zugriff auf Tools, die dem Engineering-Team bei der Erstellung von Dashboards helfen, um die Führungskräfte über den Status des Unternehmens zu informieren. Beispielsweise zeigt ein Dashboard allen Beteiligten in Echtzeit Zahlen zu Budget und Ausgaben an. Dadurch erhalten alle Beteiligten Einblick in die Daten und sind besser in der Lage, alle ihre Finanzentscheidungen unterwegs zu treffen.

Benjamin Franklin sagte einmal: „Zeit ist Geld.“ FinOps ermöglicht es Unternehmen außerdem, durch die Automatisierung wiederkehrender Geschäftsaufgaben wie Berichterstellung und Budgetierung zeit- und ressourceneffizient zu arbeiten. Es bringt verschiedene Abteilungen zusammen, verbessert die Zusammenarbeit und fördert eine gesunde Arbeitskultur.

Schlüsseltechnologien und Tools

Cloud-Kostenmanagementplattformen werden verwendet, um die Nutzung und Ausgaben einer Organisation für Cloud-Dienste zu überwachen. Geschäftsanwender erhalten Einblick in nicht ausgelastete oder überlastete Cloud-Einheiten, um ein Gleichgewicht zwischen Auslastung und Bedarf eines Dienstes aufrechtzuerhalten. High-End-Tools wie Google Cloud Management, AWS Cost Explorer und Azure Cost Management können dabei helfen, Nutzung und Ausgaben zu optimieren.

Automatisierungs-Cloud-Tools werden zur Automatisierung sich wiederholender und manueller Aufgaben eingesetzt, was den Teams auf ganzer Linie viel Ärger und Zeit erspart und für einen reibungslosen Betrieb sorgt. Für solche Vorgänge werden eine Reihe von Tools verwendet, die gebräuchlichsten sind jedoch Azure Monitor und AWS Cloudwatch.

Es werden Online-Dashboards und Berichte erstellt, um die Stakeholder über die finanziellen Aktivitäten im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten. Mithilfe der Automatisierung wird ein System eingerichtet, das diese Dashboards und Berichte ständig aktualisiert. Microsoft Power BI, Tableau und Microsoft Excel sind die am häufigsten verwendeten Tools für solche Aufgaben.

FinOps braucht die Zusammenarbeit von Menschen aus verschiedenen Abteilungen, und Kommunikation ist der Schlüssel zum Arbeiten in einem so vielfältigen Umfeld. Der Standpunkt einer Person sollte anderen klar und zeitnah mitgeteilt werden. Dafür braucht es Plattformen, auf denen jeder zugänglich ist und auf denen die Kommunikation aufgezeichnet wird. Für solche Zwecke werden eine Reihe von Tools verwendet, aber die gängigsten mit erweiterten Funktionen sind Microsoft Teams, Google Meet und Slack.

Herausforderungen und Best Practices

Ein Unternehmen sieht sich beim Versuch, FinOps zu implementieren, mit mehreren Problemen konfrontiert. Die häufigsten sind wie folgt:

• Datensilos: Aufgrund der Größe eines Unternehmens sind die Daten überall verstreut. Der Zugriff auf Daten und deren Analyse, um nützliche Erkenntnisse zu gewinnen, ist ein Problem, mit dem Unternehmen bei der Implementierung von FinOps konfrontiert sind. Die Lösung für dieses Problem besteht darin, ein Data Warehouse aufzubauen. Es dient als einzige Quelle der Wahrheit für die Organisation.
• Dezentralisierung von Käufen: Diese Dezentralisierung von Abonnementkäufen spart Zeit. Gleichzeitig stellt dies eine Herausforderung für Unternehmen dar, da die Wartungskosten dieser Dienste im Laufe der Zeit oft exponentiell ansteigen. Die Lösung besteht darin, einen Mechanismus zu haben, der die Einkäufe reguliert.
• Eingeschränkte Zusammenarbeit: Wenn verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten müssen, stimmen die Zeitpläne oft nicht überein, was zu Reibungen führt. Dies ist ein Personalproblem, und die Personalabteilung sollte daran arbeiten, ein gastfreundlicheres Umfeld zu schaffen.
• Unzureichende Daten: Ein Unternehmen benötigt vollständige und umfassende Kostendaten, um Muster zu erkennen und vorherzusagen. Unzureichende Kostendaten können keine Lösung modellieren, die die Kosten optimiert. Die Lösung besteht darin, sich darauf zu konzentrieren, so viele Daten wie möglich zu sammeln und sie in einem Data Lake abzulegen. Später können die Dateningenieure die relevanten Daten extrahieren und bereinigen, um sie für die Analyse bereitzustellen.

Ausblick auf die Zukunft von FinOps

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen werden häufig zur Analyse von Finanzdaten eingesetzt. Dadurch ist es einfacher, Bereiche für Kosteneinsparungen und verbesserte Prognosen zu identifizieren. Immer mehr Unternehmen würden in die Cloud migrieren, um ihr gesamtes Geschäftswachstum, einschließlich der finanziellen Leistung, zu optimieren. FinOps ist im aktuellen Geschäftsklima relevanter denn je, da es die Migration für Unternehmen rationalisieren würde. Die Auslagerung von FinOps an spezialisierte Anbieter wird immer häufiger. Wir können eine erhöhte Interoperabilität zwischen FinOps-Tools erwarten. Dies wiederum erleichtert die Verbindung verschiedener Cloud-Tools und die Überprüfung der finanziellen Leistung.

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