AI та Автоматизація: Зброя у Боротьбі проти AP-Фрода

Від Akhil Sahai, головний директор з продукту, Kanverse

Фрода коштує підприємствам близько 5% від річового доходу, як зазначила Асоціація сертифікованих експертів з фрода (ACFE) у своєму недавньому звіті. Фродери дивляться на відділ Accounts Payable (AP) і бачать доларові знаки, оскільки зазвичай відсутні погані контролю, щоб запобігти атакам. Через те, що ця бізнес-функція обробляє платежі, вона відкрита для націлювання з боку злих акторів.

Фрод AP виходить на кілька типових моделей, які ми розглянемо нижче. Добра новина полягає в тому, що існують кроки, які організації можуть зробити, щоб зменшити ризик цих подій.

Постачальники, які не існують

Більшість підприємств веде бізнес зі стабільним складом постачальників і фірм. Вони роблять звичайні покупки, а платежі часто попередньо затверджуються без великого інспекції та перевірки. Але фальшиві компанії можуть імітувати справжніх постачальників і надсилати фальшиві рахунки, а це фальшиве оплатування може бути важко виявити. Це також дорого – це може коштувати $100 000 за один випадок, згідно з AC.

Загрози цього типу можуть походити зсередини, теж. Можливо, для працівника створити фальшивих постачальників і надіслати фальшиві рахунки. Прикладом цього є жінка з Орегону, яка привласнила мільйони доларів у своїй компанії протягом майже 15 років.

Рахунки за товари, які не існують

У подібному ключі фродери можуть співпрацювати з працівниками, щоб створити запит на оплату товарів/послуг, які компанія не отримала, а потім тримати оплачений платеж за себе. Це сталося з одним колишнім працівником Honda в Огайо, який обманув компанію на $750 000.

Оплата за нічого

Іноді постачальник свідомо додає нові позиції, щоб надути суму, яка належить. Коли процес AP керується вручну і переживає сплеск обсягу рахунків, ці неправильно додані позиції можуть залишитися непоміченими. І це призводить до того, що компанія переплачує.

Іноді обробляються численні платежі постачальників на основі одного й того самого рахунку, що може статися, коли є більше двох копій одного й того самого рахунку всередині системи, а член команди AP (необачно) ініціює оплату за всі копії. Це може статися з різних причин, починаючи від простої помилки до злого наміру. Регardless of the causation, це може мати негативний вплив на компанію.

Боротьба з фродом за допомогою автоматизації

Нещаслива тенденція полягає в тому, що швидко з’являються нові способи обманути відділ AP. На щастя, завдяки вдосконаленню технологій, що працюють на основі штучного інтелекту, стало можливим для компаній розробляти профілактичні стратегії та мінімізувати ризики. Автоматизація та AI/ML можуть вирішувати фрод за допомогою кількох ключових функцій. Це включають:

Автоматизація робочого процесу затвердження

Автоматизація забезпечує дотримання вимог шляхом залишення цифрового сліду дій, виконаних на кожному етапі. Автоматизовані затвердження скорочують час, витрачений на ручний процес затвердження. Навчання та підвищення рівня свідомості можуть допомогти запобігти будь-яким злим намірам.

Автоматизація перегляду рахунків, що працює на основі штучного інтелекту

Збіження ключових документів, згенерованих на стадіях закупівель, є необхідним для розробки суттєвого захисту проти фрода Accounts Payable. Це включає в себе збіг інформації про позиції рахунку з деталями замовлення, перегляд підтверджень доставки товарів і послуг, і часто включає сканування інших комунікацій з постачальником. Це може зайняти дні, якщо зробити вручну, але завдяки розгортанню автоматизації, що працює на основі штучного інтелекту, весь цикл узгодження може відбутися за хвилини.

Моніторинг і відстеження злого наміру працівників

Працівники, які вчиняють фрод AP, зазвичай працюють самі або в малих групах після отримання стратегічної інформації про операції. Використання технологічних систем, які можуть відстежувати та моніторити взаємодію працівників в реальному часі, може запобігти злому поведінку та наміру завдяки можливостям, таким як виявлення аномалій. Навчання працівників в цій області також важливо для підвищення рівня свідомості. Будування програми лояльності також може допомогти вибудувати курс до етичних дій.

Застосування цифрових рішень для забезпечення дотримання вимог

Організації можуть зменшити фрод AP, оцифрувавши весь робочий процес обробки рахунків. Оцифрування калібрує дії з відмітками часу, які пізніше можуть бути використані для проведення аудиту системи. Такі системи можуть бути розроблені для генерації автоматичних звітів – де діяльність працівників може бути відстежена, а подальші області для покращення можуть бути визначені. Також, сповіщення в реальному часі забезпечують адміністраторів цілісними уявленнями про операції процесу.

Будування можливості збігу постачальників

Це все більш важливо виявляти рахунки, згенеровані фальшивими компаніями, на початкових стадіях, до того, як буде завдано шкоди. Виявлення може бути здійснено за допомогою технології розмитого збігу, у якій система сканує кілька репозиторіїв, переглядає існуючу базу даних постачальників і перевіряє різні документи для виявлення фальшивих.

Сучасні рішення старої проблеми

У питаннях фрода, де є воля, є спосіб. Працівники та зовнішні особи, які намагаються вкрадений у вас, будуть продовжувати вигадувати нові способи зробити це. Але компанії можуть знайти спокій у тому, що ML і автоматизація здатні вирішувати фрод. Додавання цих технологій до вашого відділу AP допоможе виявити та запобігти фроду. Команда AP може перейти до менш рутинних і більш бізнес-орієнтованих завдань, а ваша організація заощадить гроші та уникне проблем.