Штучний інтелект і автоматизація: зброя у боротьбі проти шахрайства у відділі облікових платежів

Ахіл Сахай, головний директор з продукції, Kanverse

Шахрайство коштує підприємствам близько 5% річного доходу, як зазначила Асоціація сертифікованих експертів з боротьби проти шахрайства (ACFE) у своєму недавньому звіті. Шахраї розглядають відділ облікових платежів (AP) як джерело доходу, оскільки тут часто відсутні належні заходи контролю для попередження атак. Оскільки ця бізнес-функція обробляє платежі, вона відкрита для цілеспрямованих атак з боку зловмисників.

Шахрайство у відділі облікових платежів виражається у кількох типових формах, які ми розглянемо нижче. Добра новина полягає в тому, що існують кроки, які організації можуть зробити для giảm ризику цих подій.

Постачальники, які не існують

Більшість підприємств веде бізнес з постійним складом постачальників і поставників. Вони здійснюють регулярні покупки, а платежі часто попередньо затверджуються без ретельного огляду та перевірки. Однак фальшиві компанії можуть імітувати справжніх постачальників і надсилати фальшиві рахунки, а ця фальшива виставка рахунків може бути важкою для виявлення. Це також дорого – це може коштувати 100 000 доларів за один випадок, згідно з даними Асоціації.

Загрози такого типу можуть походити з внутрішніх джерел. Можливо, що працівник створить фальшивих постачальників і надішле фальшиві рахунки. Прикладом цього є випадок жінки з Орегону, яка викрала мільйони доларів у своєї компанії протягом майже 15 років.

Рахунки за товари, які не існують

У подібному ключі шахраї можуть співпрацювати з працівниками для створення запитів на платежі за товари/послуги, які компанія не отримала, а потім тримати оплачені кошти для себе. Це саме трапилося з одним колишнім працівником компанії Honda в Огайо, який обманув компанію на 750 000 доларів.

Оплата за нічого

Іноді постачальник намерено додає нові позиції до рахунку, щоб збільшити суму боргу. Коли процес облікових платежів керується вручну і переживає сплеск обсягів рахунків, ці неправильно додані позиції можуть залишитися непоміченими. І це призводить до того, що компанія переплачує.

Іноді обробляються численні платежі постачальникам на основі одного і того ж рахунку, що може трапитися, коли є більше двох копій одного і того ж рахунку всередині системи, а працівник відділу облікових платежів (мабуть, випадково) ініціює платеж за всі копії. Це може трапитися з різних причин, від простої помилки до зловмисної наміри. Регardless of the причин, це може мати негативний вплив на компанію.

Боротьба з шахрайством за допомогою автоматизації

Нещасливою тенденцією є швидке виникнення нових способів обманути відділ облікових платежів. На щастя, завдяки розвитку технологій, що використовують штучний інтелект, стало можливим для компаній розробляти профілактичні стратегії та мінімізувати ризики. Автоматизація та технології штучного інтелекту можуть подолати шахрайство за допомогою кількох ключових функцій. До них належать:

Автоматизація робочого процесу затвердження

Автоматизація забезпечує дотримання вимог шляхом залишення цифрового сліду дій, виконаних на кожному етапі. Автоматизовані затвердження скорочують час, витрачений на ручні затвердження. Навчання та підвищення обізнаності можуть допомогти попередити будь-яку зловмисну намір.

Автоматизація перевірки рахунків за допомогою штучного інтелекту

Збіження ключових документів, згенерованих на етапах закупівель, є необхідним для розробки захисту проти шахрайства у відділі облікових платежів. Це включає в себе збіг інформації про позиції рахунку з даними замовлення, перевірку квитанцій, щоб переконатися, що товари та послуги були доставлені, і часто включає сканування інших комунікацій з постачальником. Це може зайняти дні, якщо зробити це вручну, але завдяки розгортанню автоматизації, що використовує штучний інтелект, весь цикл узгодження може відбуватися протягом хвилин.

Моніторинг і відстеження з метою виявлення зловмисної діяльності працівників

Працівники, які вчиняють шахрайство у відділі облікових платежів, часто працюють сами або у невеликих групах після отримання стратегічної інформації про операції. Використання технологічних систем, які можуть відстежувати та моніторити взаємодію працівників в реальному часі, може попередити зловмисну поведінку та наміри завдяки можливостям, таким як виявлення аномалій. Навчання працівників у цій галузі також важливо для підвищення обізнаності. Розробка програми лояльності також може допомогти створити курс до етичних дій.

Забезпечення дотримання вимог за допомогою цифрових рішень

Організації можуть зменшити шахрайство у відділі облікових платежів, оцифрувавши весь процес обробки рахунків. Оцифрування синхронізує дії з часом, який пізніше можна використовувати для проведення аудиту системи. Такі системи можна розробити для генерації автоматичних звітів – де діяльність працівників можна відстежувати, а подальші області для покращення можна визначити. Також, повідомлення в реальному часі забезпечують адміністраторам комплексні відомості про операції процесу.

Розбудова можливості збігу постачальників

Стає дедалі важливішим виявляти рахунки, згенеровані фальшивими компаніями, на початкових етапах, до того, як буде завдано шкоди. Виявлення можна здійснити за допомогою технології розмитого збігу, при якій система сканує кілька репозиторіїв, переглядає наявну базу даних постачальників та перевіряє різні документи для виявлення фальшивих.

Сучасні рішення старої проблеми

У питаннях шахрайства, де є воля, є і спосіб. Внутрішні та зовнішні особи, які намагаються викрасти у вас, будуть продовжувати вигадувати нові способи зробити це. Однак компанії можуть знайти спокій у тому, що технології штучного інтелекту та автоматизації здатні вирішити проблему шахрайства. Додавання цих технологій до відділу облікових платежів допоможе виявити та попередити шахрайство. Відділ облікових платежів зможе перейти до менш рутинних та більш орієнтованих на бізнес завдання, а ваша організація заощадить гроші та уникне проблем.