อนาคตของการทำงานเป็นทีม: วิธีเครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI กำลังเปลี่ยนแปลงการทำงานร่วมกัน

เมื่อภาพยนตร์ Her ออกฉายในปี 2013 ความคิดที่มนุษย์สามารถสร้างความสัมพันธ์กับอาสาสมัครที่มีพลังงาน AI เป็นเรื่องที่ยากจะจินตนาการได้ ไม่ต้องพูดถึงเรื่องยูโทเปีย 11 ปีต่อมา เครื่องมือ AI ไม่ได้แทนที่คู่รัก (ยัง) แต่พวกมันกำลังเล่นบทบาทที่สำคัญมากขึ้นในสถานที่ทำงาน ในความเป็นจริง นักวิจัยกำลังเปลี่ยนแปลงการรับรู้ของ AI จากเครื่องมือเป็นสมาชิกทีมที่ทำงานร่วมกัน การวิจัยพบว่า อย่างไรก็ตาม การเพิ่มสมาชิกทีม AI สามารถลดการประสานงาน การสื่อสาร และความไว้วางใจ แม้จะมีความท้าทายเหล่านี้ องค์กรหลายแห่งกำลังค้นหาวิธีในการรวม AI เข้ากับการดำเนินงานโดยไม่ทำลายการทำงานร่วมกันของทีม การฝึกอบรมและการกำหนดวิธีการใช้ AI เป็นกุญแจ ที่ Jotform เราได้รวม AI เข้ากับกระบวนการตลอดฟังก์ชันทางธุรกิจทุกอย่าง มันเปลี่ยนแปลงพลวัตของทีมเรา โดยปรับปรุงการสื่อสารและเพิ่มผลผลิตในงานที่สำคัญ มาดูกันอย่างใกล้ชิดว่า

การจัดการโครงการด้วยความอดทนไม่จำเป็น

บางคนบอกว่าความอดทนเป็นคุณธรรม แต่ในบริบทของการจัดการโครงการทีม ความอดทนเป็นสิ่งที่เกินความจำเป็น ปัญหาการขัดข้องทำลายแรงผลักดันและดูดซับแรงบันดาลใจ ไม่มีสิ่งใดที่เลวร้ายไปกว่าการรู้สึกว่าได้รับแรงบันดาลใจและเต็มไปด้วยพลังงาน แต่ต้องรอคำตอบจากสมาชิกทีมอย่างใจจดใจจ่อ ไม่ต้องพูดถึงเวลา quý giáที่สูญเสียไป เครื่องมือการจัดการงานที่มีพลังงาน AI สามารถเปลี่ยนแปลงพลวัตของโครงการทีมทั่วไปโดยการกำจัดความพึ่งพาที่มักจะขัดขวางความก้าวหน้า ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นผู้จัดการ การใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่ขับเคลื่อนด้วย AI สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการทำงานของพนักงานโดยไม่ต้องถาม AI เครื่องมือสามารถหาวิธีในการประหยัดเวลาและเพิ่มผลผลิตร่วมกัน พิจารณา แพลตฟอร์มการจัดการงาน เช่น Asana: คุณสมบัติ AI ของมันสามารถแนะนำขั้นตอนต่อไปในโครงการ ระบุปัญหาการขัดข้องที่อาจเกิดขึ้น และสร้างข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับภาระงานและผลผลิตของทีม มันเหมือนกับมีสมาชิกทีมเพิ่มเติมที่อุทิศให้กับการวิเคราะห์และปรับปรุงลอจิสติกส์ เพื่อให้สมาชิกทีมมนุษย์สามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีความหมายมากกว่า

การปรับให้เหมาะสมในการวิจัยและการแบ่งปันข้อมูล

เพื่อนนักกฎหมายคนหนึ่งเคยเล่าให้ฟังเกี่ยวกับหลักสูตรการวิจัยทางกฎหมายที่เธอทำระหว่างเรียนกฎหมาย ในสมัยนั้นการวิจัยทางกฎหมายพึ่งพามอเตอร์เสิร์ชพิเศษมาก และไม่น่าแปลกใจเลยที่ใช้เวลาเกือบหนึ่งเทอมเพื่อฝึกฝนการใช้มันอย่างมีประสิทธิภาพ ในปัจจุบัน เครื่องมือ AI เช่น ChatGPT กำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการทำการวิจัยออนไลน์ ด้วยความสามารถในการปรับให้เหมาะสมในการวิจัยและการแบ่งปันข้อมูล จึงไม่น่าแปลกใจที่ ChatGPT กำลังแทนที่เครื่องมือค้นหาทั่วไปสำหรับทีมที่มีจังหวะเร็ว ด้วย ChatGPT คุณสามารถใช้ภาษาที่เป็นธรรมชาติเพื่อปรับคำถามการวิจัยของคุณและเข้าถึงผลลัพธ์ที่คุณต้องการได้เร็วขึ้น ChatGPT สามารถสรุปบทความการวิจัยที่ยาวๆ รายงาน และชุดข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว บางครั้ง เอกสารเหล่านี้จะต้องใช้ความสนใจของคุณทั้งหมด แต่เมื่อคุณต้องการเพียงจุดสำคัญ คุณสามารถมอบหมายงานการทำความเข้าใจให้กับ ChatGPT และแจกจ่ายข้อมูลเชิงลึกให้กับสมาชิกทีมของคุณ สมมติว่าคุณกำลังมองหาวิธีแก้ปัญหาและไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน ChatGPT สามารถเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในกระบวนการสร้างความคิดสร้างสรรค์ โดยสร้างความคิดและแนวทางที่แตกต่างกันสำหรับคุณและสมาชิกทีมของคุณ ไม่ต้องมองไปที่หน้ากระดาษเปล่าๆ รอแรงบันดาลใจอีกต่อไป ตัวอย่างเช่น ทีมงานหนึ่งของเรากำลังสร้างเนื้อหาที่เกี่ยวกับ Gen Z ในสถานที่ทำงานและต้องการภาพรวมของแนวโน้มที่นำหน้า ChatGPT ช่วยให้เริ่มต้นได้ และทีมงานของเรามีพลังงานมากขึ้นในการเลือกและพัฒนากลยุทธ์ในการสร้างเนื้อหาที่ดีที่สุด เมื่อคุณใช้เครื่องมือ AI เพื่อสร้างและวิจัยความคิด คุณจะมีเวลามากขึ้นสำหรับการคิดสร้างสรรค์และพิจารณามุมมองที่หลากหลายของสมาชิกทีมอื่นๆ ในยุค AI นี่คืองานที่กำหนดความสำเร็จของพนักงานและองค์กร

การทำให้การประชุมมีค่า

การประชุมสามารถเป็นการสูญเสียเวลา ใน การสำรวจล่าสุดของ 5,000 คนงานที่มีความรู้จากทวีปสี่ทวีป 78% ของผู้ตอบแบบสำรวจกล่าวว่าพวกเขาถูกกำหนดให้เข้าร่วมการประชุมมากมาย จนไม่สามารถทำงานได้ การประชุมยังสามารถทำให้อ่อนเพลียได้ ในการสำรวจเดียวกัน 76% กล่าวว่าพวกเขารู้สึกอ่อนเพลียในวันที่มีการประชุมมากมาย ฉันสนับสนุนการจำกัดการประชุมให้เหลือน้อยที่สุดและตัดการอัปเดตสถานะที่ไม่จำเป็น ฉันต้องการให้พนักงานมีเวลามากขึ้นในการอุทิศให้กับงานที่ทำให้พวกเขากระตือรือร้น พวกเขาต้องการเวลามากขึ้นในการเข้าสู่โหมด “การไหล” แต่เมื่อถึงการประชุมที่จำเป็น ฉันต้องการให้ทุกคนสามารถให้ความสนใจเต็มที่ได้ นั่นคือที่ที่เครื่องมืออัตโนมัติที่มีพลังงาน AI เข้ามาเล่น โดยการฟังและบันทึกการประชุมและรับประกันว่าไม่มีสิ่งใดสูญหายไป ทีมงานของเรารวมเครื่องมือการรู้จำเสียง AI เข้ากับแพลตฟอร์มการประชุมวิดีโอของเรา โดยอัตโนมัติ บันทึกการประชุมจะถูกบันทึกเป็นข้อความในเอกสาร Google หากต่อมา ผู้เข้าร่วมต้องการระลึกถึงสิ่งที่กล่าวถึงในการประชุม มันคือการค้นหา Google Drive ที่รวดเร็ว เครื่องมือ AI ที่เรียบง่ายนี้ทำให้เราสามารถมุ่งเน้นความสนใจไปที่เนื้อหาของการประชุม มากกว่างานที่น่าเบื่อนั่นของการบันทึกการประชุม เมื่อเรามีอยู่ที่นั่นอย่างเต็มที่ เรามีการสนทนาที่มีค่ามากขึ้น มีไอเดียที่ดีกว่า และหาวิธีแก้ปัญหาที่ดีกว่า – ตัวอย่างของวิธีที่ AI ส่งเสริมการทำงานร่วมกันและนวัตกรรม

การประสานกำหนดการ

หนึ่งในความงดงามของ AI คือความสามารถในการอัตโนมัติการสื่อสาร – และความสงบของใจ การจัดกำหนดการเป็นอีกด้านหนึ่งที่เวลาและพลังงานมักจะสูญเสียไปโดยไม่จำเป็น ด้วยเครื่องมือการจัดกำหนดการ AI คุณสามารถข้ามการสื่อสารไปมาในการประสานตารางเวลาหลายตัว และไม่ต้องกังวลเรื่องลืมการนัดหมายในปฏิทินของคุณ ความจำระยะสั้นสามารถเก็บข้อมูลได้ 7 ชิ้นในเวลาเดียวกัน ทำไมต้องเสียพื้นที่ quý giáนั้นไปกับเวลาและวันการประชุมเมื่อเครื่องมือ AI สามารถจัดการสิ่งนั้นให้คุณ เครื่องมือ AI เช่น Clara ใช้การประมวลผลภาษาที่เป็นธรรมชาติในการจัดตารางการประชุมและการเจรจาเวลาในการประชุมกับผู้เข้าร่วม คุณสามารถรวมมันเข้ากับอีเมลและปฏิทินของคุณ และตั้งค่าการแจ้งเตือนและการติดตามผล Clara สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการสนทนาอีเมลของคุณเพื่อจัดการตารางเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วย Clara และเครื่องมือการจัดกำหนดการ AI ที่คล้ายกัน ทุกคนในองค์กรของคุณ ตั้งแต่พนักงานใหม่จนถึง C-suite สามารถมีผู้ช่วยส่วนตัวได้ ทำให้พวกเขาได้รับอนุญาตให้มุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญกว่า ในแง่นั้น มันไม่ยากที่จะหลงใหล AI คุณอาจบอกได้ว่า Her ไม่ใช่เรื่องไกลตัวเลย