อนาคตของทีมเวิร์ก: วิธีเครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI กำลังเปลี่ยนแปลงการทำงานร่วมกัน

เมื่อภาพยนตร์ Her ออกฉายในปี 2013 ความคิดที่ว่ามนุษย์สามารถสร้างความสัมพันธ์กับอาสานที่ขับเคลื่อนด้วย AI ได้นั้นยากที่จะจินตนาการ และดูเหมือนจะเป็นเรื่องยูโทเปีย 11 ปีต่อมา เครื่องมือ AI ไม่ได้มาแทนที่คู่รัก (ยัง) แต่พวกมันกำลังเล่นบทบาทที่สำคัญมากขึ้นในสถานที่ทำงาน ในความเป็นจริง นักวิจัย กำลังเปลี่ยนแปลงการรับรู้ของ AI จากเครื่องมือมาเป็นสมาชิกทีมที่ทำงานร่วมกัน การวิจัยพบว่า อย่างไรก็ตาม การเพิ่มสมาชิก AI เข้ามาในทีมสามารถลดการประสานงาน การสื่อสาร และความไว้วางใจได้ ถึงแม้จะมีความท้าทายเหล่านี้ องค์กรหลายแห่งกำลังหาวิธีในการรวม AI เข้ากับการดำเนินงานโดยไม่ทำลายการทำงานร่วมกันของทีม การฝึกอบรมและการกำหนดวิธีการใช้ AI เป็นกุญแจสำคัญ

ที่ Jotform เราได้บูรณาการ AI เข้ากับกระบวนการตลอดทุกฟังก์ชันทางธุรกิจ มันเปลี่ยนแปลงพลวัตของทีมเรา โดยปรับปรุงการสื่อสารและเพิ่มผลผลิตในงานที่สำคัญ มาดูกันว่าเราทำได้อย่างไร

การบริหารโครงการโดยไม่ต้องมีความอดทน

บางคนบอกว่าความอดทนเป็นคุณธรรม แต่ในบริบทของการบริหารโครงการทีม ความอดทนเป็นเรื่องที่过มือ มีการขัดข้องที่ทำลายแรงผลักดันและดูดซับแรงบันดาลใจ ไม่มีอะไรแย่ไปกว่าการรู้สึกว่าตัวเองมีแรงบันดาลใจและเต็มไปด้วยพลัง แต่ต้องรอคำตอบจากสมาชิกทีมอย่างใจจดใจจ่อ ไม่ต้องพูดถึงเวลาและพลังงานที่มีค่าซึ่งถูกสูญเสียไป

เครื่องมือการจัดการงานที่ขับเคลื่อนด้วย AI สามารถเปลี่ยนแปลงพลวัตของทีมโครงการโดยกำจัดความพึ่งพาที่ทำให้ความก้าวหน้าชะงักงัน หากคุณเป็นผู้จัดการ การใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่ขับเคลื่อนด้วย AI สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการทำงานของพนักงานโดยไม่ต้องถาม AI สามารถหาวิธีในการประหยัดเวลาและเพิ่มผลผลิตร่วมกัน

พิจารณา แพลตฟอร์มการจัดการงาน เช่น Asana : คุณสมบัติ AI ของมันสามารถแนะนำขั้นตอนต่อไปในโครงการ ระบุจุดขัดข้องที่อาจเกิดขึ้น และสร้างข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับงานและผลผลิตของทีม มันเหมือนกับมีสมาชิกทีมเพิ่มเติมที่อุทิศให้กับการวิเคราะห์และปรับปรุงลอจิสติกส์ เพื่อให้สมาชิกทีมมนุษย์สามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีความหมายมากกว่า

การปรับปรุงการวิจัยและการแบ่งปันข้อมูล

เพื่อน律师คนหนึ่งเคยเล่าให้ฉันฟังเกี่ยวกับหลักสูตรการวิจัยทางกฎหมายที่เธอเรียนระหว่างเรียนกฎหมาย ในสมัยนั้น การวิจัยทางกฎหมายพึ่งพามอเตอร์เสิร์ชที่มีเฉพาะทางอย่างมาก และไม่น่าแปลกใจที่ต้องใช้เวลาเกือบหนึ่งเทอมเพื่อทำความเข้าใจศิลปะในการใช้มอเตอร์เสิร์ชเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพ

ในปัจจุบัน เครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI เช่น ChatGPT กำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการทำการวิจัยออนไลน์ของเรา ด้วยความสามารถในการปรับปรุงการวิจัยและการแบ่งปันข้อมูล จึงไม่น่าแปลกใจที่ ChatGPT กำลังแทนที่เครื่องมือค้นหาทั่วไปสำหรับทีมที่มีจังหวะเร็ว

ด้วย ChatGPT คุณสามารถใช้ภาษาธรรมชาติเพื่อปรับคำถามการวิจัยและเข้าถึงผลลัพธ์ที่คุณต้องการได้เร็วขึ้น ChatGPT สามารถสรุปบทความการวิจัยที่ยาวและรายงานข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว บางครั้ง เอกสารเหล่านี้จะต้องการความสนใจของคุณอย่างเต็มที่ แต่เมื่อคุณต้องการเฉพาะจุดสำคัญ คุณสามารถมอบหมายงานการเข้าใจให้กับ ChatGPT และแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกกับสมาชิกทีมของคุณ

สมมติว่าคุณกำลังมองหาวิธีแก้ปัญหาและไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน ChatGPT สามารถเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในกระบวนการสร้างความคิด โดยสร้างความคิดและแนวทางที่แตกต่างกันสำหรับคุณและสมาชิกทีมของคุณ ไม่ต้องมองไปที่หน้ากระดาษเปล่าๆ รอแรงบันดาลใจอีกต่อไป ตัวอย่างเช่น หนึ่งในทีมของเรากำลังสร้างเนื้อหาที่เกี่ยวกับ Gen Z ในสถานที่ทำงานและต้องการภาพรวมของแนวโน้มที่นำมาใช้ ChatGPT ช่วยให้เริ่มต้นได้ และทีมของเรามีพลังงานมากขึ้นในการเลือกและพัฒนากลยุทธ์เนื้อหาที่ดีที่สุด

เมื่อคุณใช้เครื่องมือ AI เพื่อสร้างและวิจัยความคิด คุณจะมีเวลาเพิ่มขึ้นสำหรับการคิดสร้างสรรค์และพิจารณามุมมองของสมาชิกทีมที่หลากหลาย ในยุคของ AI นี่คืองานที่กำหนดความสำเร็จของพนักงานและองค์กร

การทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ

การประชุมสามารถเป็นเรื่องที่ใช้เวลานาน ใน การสำรวจล่าสุด ของพนักงานที่มีความรู้ 5,000 คนจากทวีป 4 ทวีป 78% ของผู้ตอบแบบสำรวจกล่าวว่าพวกเขาถูกกำหนดให้เข้าร่วมการประชุมมากมายจนยากที่จะทำงานให้เสร็จ การประชุมยังสามารถทำให้เหนื่อยล้าได้ ในการสำรวจเดียวกัน 76% กล่าวว่าพวกเขารู้สึกเหนื่อยล้าในวันที่มีการประชุมมากมาย

ฉันสนับสนุนการจำกัดการประชุมให้เหลือน้อยที่สุดและตัดการอัปเดตสถานะที่ไม่จำเป็น ฉันต้องการให้พนักงานมีเวลาว่างมากเพียงพอในการทำงานที่กระตุ้นให้พวกเขา พวกเขาต้องการเวลาที่เพียงพอในการเข้าสู่ “โหมดการไหล” แต่เมื่อพูดถึงการประชุมที่จำเป็น ฉันต้องการให้ทุกคนสามารถให้ความสนใจอย่างเต็มที่ได้ นั่นคือที่ที่เครื่องมืออัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI มาเข้ามาเล่น โดยการฟังและบันทึกย่อการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรสูญหายไป ทีมของเรารวมเครื่องมือการรู้จำเสียง AI เข้ากับแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอของเราโดยตรง ย่อการประชุมจะถูกบันทึกเป็นข้อความในเอกสาร Google หากต่อมา ผู้เข้าร่วมต้องการเรียกคืนบางสิ่งที่พูดถึงในการประชุม ก็เพียงแค่ต้องค้นหา Google Drive

เครื่องมือ AI ที่เรียบง่ายนี้ช่วยให้เรามุ่งเน้นไปที่เนื้อหาของการประชุม มากกว่าการบันทึกย่อที่น่าเบื่อ เมื่อเรามีสมาธิอย่างเต็มที่ เราจะมีการสนทนาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น มีไอเดียที่ดีขึ้น และพบวิธีแก้ปัญหาที่ดีกว่า – ตัวอย่างของวิธีที่ AI ส่งเสริมการทำงานร่วมกันและนวัตกรรม

การประสานเวลา

หนึ่งในความงดงามของ AI คือความสามารถในการอัตโนมัติการสื่อสาร – และความสงบของใจ การจัดตารางเวลาเป็นอีกด้านหนึ่งที่เวลาและพลังงานมักจะสูญเสียไปโดยไม่จำเป็น ด้วยเครื่องมือการจัดตารางเวลาที่ขับเคลื่อนด้วย AI คุณสามารถข้ามการแลกเปลี่ยนไปมาเพื่อประสานตารางเวลาที่น่าเบื่อๆ และไม่ต้องกังวลเรื่องลืมการนัดหมายในปฏิทินของคุณ ความจำระยะสั้นสามารถเก็บข้อมูลได้ 7 ชิ้นในเวลาใดก็ตาม ทำไมต้องใช้พื้นที่ที่มีค่านั้นในการจดจำเวลาและวันที่การประชุมเมื่อเครื่องมือ AI สามารถจัดการเรื่องนั้นให้คุณ

เครื่องมือ AI เช่น Clara ใช้การประมวลผลภาษาธรรมชาติในการตั้งค่าการประชุมและเจรจาเวลาในการประชุมกับผู้เข้าร่วม คุณสามารถรวมมันเข้ากับอีเมลและปฏิทินของคุณ และตั้งค่าการแจ้งเตือนและการติดตามผล Clara สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการสนทนาอีเมลของคุณเพื่อจัดการตารางเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วย Clara และเครื่องมือการจัดตารางเวลาที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่คล้ายกัน ทุกคนในองค์กรของคุณ ตั้งแต่พนักงานใหม่จนถึงผู้บริหารระดับสูง สามารถมีผู้ช่วยส่วนตัวได้ ทำให้พวกเขามีเวลาในการทำงานที่สำคัญกว่า ในแง่นั้น มันยากที่จะไม่หลงใหลใน AI คุณอาจพูดได้ว่า Her ไม่ได้ไกลตัวเกินไปจริงๆ