การจัดการบริการองค์กรที่ใช้ AI ทำให้ทีมงานมีประสิทธิภาพ

พนักงานของคุณอาจรู้สึกเหมือนหุ่นยนต์

การพยายามที่จะตามทันในโลกที่เชื่อมต่อและเปิดใช้งานตลอดเวลา ทำให้เกิดการแจ้งเตือนไม่หยุดยั้งสำหรับแอปพลิเคชันและเทคโนโลยีต่างๆ ที่เราใช้ในการทำงาน เราได้รับอีเมล์ โทรศัพท์ ข้อความ Slack และอื่นๆ ทีมงานของเรามีการเชื่อมต่อมากกว่าที่เคย แต่สิ่งนี้อาจทำให้ประสิทธิภาพและความร่วมมือของเราลดลง การศึกษาหนึ่งพบว่าพนักงานใช้เวลาเกือบ 30% ของเวลาของตนในการอ่านอีเมล์ ซึ่งนำไปสู่ความเครียดและความกดดันที่จะตอบกลับข้อความมากกว่าที่จะเน้นไปที่งานที่สำคัญ

แม้ว่าการสื่อสารจะเป็นกุญแจสำคัญในการทำงานร่วมกันและสร้างสรรค์ระหว่างทีม แต่การสื่อสารที่มากเกินไปอาจทำให้พนักงานไม่สามารถทำงานได้ดีที่สุดและขัดขวางความคิดสร้างสรรค์มากกว่าที่จะส่งเสริมมัน

สถานการณ์นี้เป็นความเป็นจริงสำหรับทีมส่วนใหญ่ในองค์กร อย่างไรก็ตาม มีวิธีแก้ปัญหาในการปรับปรุงการสื่อสารภายใน การขอและงาน

ทีม IT ได้รู้จักคุณค่าของ IT Service Management (ITSM) ในการปรับปรุงประสิทธิภาพและความมีประสิทธิผลของระบบเหล่านี้ใช้ AI ในการช่วยเหลืองานที่ซ้ำซ้อน การจัดลำดับความสำคัญของคำขอ และการให้บริการตนเองสำหรับพนักงาน แทนที่จะมีคนจริงทำสิ่งนี้ AI จะช่วยเหลืองานง่ายๆ เช่น การจัดเส้นทางตั๋วบริการ การใช้หุ่นยนต์ในการตอบคำถามที่พบบ่อย และการสร้างวงจรการให้ข้อมูลที่ไม่มีที่สิ้นสุดเพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้

การสำรวจลูกค้าของ SolarWinds พบว่าฟังก์ชัน AI ใน ITSM ช่วยให้ทีม IT ลดเวลาในการแก้ไขปัญหาได้ 24% และประหยัดเวลาเฉลี่ย 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ข้อดีเหล่านี้สามารถใช้ได้มากขึ้นในองค์กรด้วยการขยาย Enterprise Service Management (ESM) ซึ่งช่วยให้ฝ่ายอื่นๆ สามารถสร้างระบบจัดการตั๋ว AI ของตนเอง

การปิดประตูการสื่อสารที่มากเกินไป: AI และ Enterprise Service Management มาเพื่อช่วยเหลือ

การขยาย ESM ให้บริการทุกฝ่ายในองค์กรด้วยพอร์ทัลบริการ ระบบจัดการตั๋ว และแค็ตตาล็อกบริการ สิ่งนี้ช่วยให้ฝ่าย HR กฎหมาย การตลาด การขาย และอื่นๆ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิตได้เหมือนกับที่ทีม IT ได้เห็นมาหลายปี และด้วยการรวม AI เข้ากับ ESM จะช่วยให้การทำงานร่วมกันระหว่างฝ่ายต่างๆ ดีขึ้น และช่วยให้ทั้งองค์กรสามารถปรับปรุงการให้บริการ จัดการคำขอ และเร่งกระบวนการทำงานให้ดีขึ้นสำหรับพนักงานและลูกค้า

ลองพิจารณาฝ่าย HR ซึ่งมีบทบาทสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร ตั้งแต่การสรรหาบุคลากร การฝึกอบรม การจัดการสวัสดิการพนักงาน และการมีส่วนร่วมของพนักงาน พวกเขามักจะถูกหล่นลงในคำถามต่างๆ ตั้งแต่การขออนุญาตพักผ่อน การจัดการค่าจ้าง และอื่นๆ ช่องทางสื่อสารแบบดั้งเดิม เช่น อีเมล์ โทรศัพท์ และข้อความทันที มักจะทำให้เกิดปัญหาการขัดข้องและความล่าช้า ทำให้ฝ่าย HR ต้องดิ้นรนเพื่อตามทัน

ด้วยระบบ ESM ฝ่าย HR สามารถเปลี่ยนแปลงการดำเนินงานและลดความจำเป็นในการใช้อีเมล์หรือโทรศัพท์ ตัวอย่างเช่น การขออนุญาตพักผ่อนสามารถทำได้ผ่านพอร์ทัล ESM ซึ่งจะจัดเส้นทางคำขอไปยังผู้จัดการที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ พร้อมการแจ้งเตือนและเตือนความจำ สิ่งนี้จะช่วยลดภาระการบริหารของฝ่าย HR และทำให้คำขอได้รับการประมวลผลอย่างรวดเร็ว ซึ่งจะเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน

ข้อได้เปรียบของ AI: การขยายความสำเร็จทั่วทั้งองค์กร

ข้อดีของ ESM ยิ่งดีขึ้นเมื่อรวม AI ซึ่งได้พิสูจน์แล้วว่าเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับธุรกิจ อัลกอริทึม AI ภายใน ESM สามารถวิเคราะห์ข้อมูลที่สร้างขึ้นจากคำขอและปฏิสัมพันธ์ต่างๆ และให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าแก่ทุกฝ่าย AI ใน ESM สามารถไปไกลกว่าการกำหนดทิศทางคำขอได้ โดยให้คำตอบส่วนบุคคลตามโปรไฟล์และประวัติการติดต่อของพนักงาน AI ยังสามารถระบุแนวโน้มในคำถามของพนักงาน และช่วยฝ่ายต่างๆ ในการแก้ไขปัญหาและปรับปรุงนโยบายและกระบวนการทำงานของบริษัท

AI จะมีผลกระทบอย่างลึกซึ้งต่อธุรกิจและทีมงานของเรา แต่ตรงกันข้ามกับความกังวลบางอย่าง เราเชื่อว่าสิ่งนี้จะช่วยให้ทีมงานของเรามีเวลาในการทำงานที่มีผลกระทบมากกว่าการเสียงาน AI จะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกับ “เพื่อนร่วมงาน AI” ใหม่ของตน และรับหน้าที่ใหม่ที่สร้างสรรค์และขับเคลื่อนนวัตกรรมที่ AI ไม่เหมาะสม

องค์กรไม่สามารถปล่อยให้การสื่อสารภายในที่ไม่มีประสิทธิภาพชะลอการดำเนินงานและความคิดสร้างสรรค์ได้ มันถึงเวลาที่จะต้องมองเห็นสถานที่ทำงานที่พนักงานทั่วทั้งองค์กรสามารถมุ่งความสนใจไปที่ความรับผิดชอบที่สำคัญของตนได้ แทนที่จะถูกครอบงำด้วยการแจ้งเตือนและข้อความที่มากเกินไป อนาคตของงานมาถึงแล้ว นำไปสู่ความคิดสร้างสรรค์ นวัตกรรม และผลผลิตที่ไม่เคยเห็นมาก่อน ไม่ว่าขนาดธุรกิจหรืออุตสาหกรรมของคุณจะเป็นอย่างไร