Qu’est-ce que l’Automatisation des Processus Robotiques (RPA) ?

Une grande partie du travail que les gens font chaque jour ne nécessite pas de créativité ou de compétences uniques, étant donné que les tâches sont souvent tedieuses et simples, comme la catégorisation des e-mails et des messages, la mise à jour des tableaux de bord, le traitement des transactions, etc. L’Automatisation des Processus Robotiques (RPA) est une technologie émergente qui utilise souvent des aspects de l’intelligence artificielle pour automatiser ces tâches, avec pour objectif de permettre aux travailleurs de se concentrer sur des tâches plus importantes. La RPA peut être réalisée avec différentes techniques, outils et algorithmes, et les applications correctes de la RPA peuvent apporter de nombreux avantages aux organisations.

Qu’est-ce que l’Automatisation des Processus Robotiques (RPA) ?

Malgré le nom « robot » dans son intitulé, l’Automatisation des Processus Robotiques n’a rien à voir avec les robots physiques. Les robots en question dans la RPA sont des logiciels, et les systèmes RPA sont essentiellement une collection de logiciels qui effectuent des tâches spécifiques, souvent fastidieuses. Les logiciels RPA peuvent s’exécuter sur des machines physiques ou virtuelles, et ils peuvent être dirigés pour effectuer des tâches par l’utilisateur du logiciel. Les interfaces RPA sont conçues pour permettre même aux personnes non familières avec la construction des logiciels de définir un ensemble de tâches pour que le logiciel les effectue.

Comme mentionné précédemment, l’objectif principal d’un système RPA est d’automatiser les nombreuses tâches répétitives et fastidieuses que les gens doivent effectuer sur un lieu de travail. L’économie de temps et de ressources est l’objectif de la RPA. Les tâches que la RPA est utilisée pour effectuer doivent être relativement simples, avec une série concrète d’étapes à suivre pour accomplir cette tâche.

Avantages de l’Automatisation des Processus Robotiques (RPA)

Lorsqu’elle est utilisée correctement, la technologie RPA peut libérer du temps, du personnel et des ressources, les laissant disponibles pour des tâches et des défis plus importants. La RPA peut être utilisée pour améliorer le service client en gérant les premières interactions avec les clients et en les dirigeant vers le bon agent de service client. Les systèmes RPA peuvent également être utilisés pour améliorer la collecte et la gestion des données. Par exemple, lorsqu’une transaction se produit, elle peut être numérisée et automatiquement saisie dans une base de données.

Les systèmes RPA peuvent également être utilisés pour garantir que les opérations d’une entreprise sont conformes aux normes et réglementations établies. La RPA peut également réduire de manière significative les taux d’erreur humaine et consigner les actions prises afin que, si le système produit une erreur, les événements qui ont conduit à l’erreur puissent être facilement identifiés. En fin de compte, les avantages de la RPA s’appliquent à toute situation où un processus peut être rendu plus efficace en automatisant de nombreuses étapes nécessaires pour le compléter.

Comment fonctionne l’Automatisation des Processus Robotiques (RPA) ?

Les méthodes exactes utilisées par les plateformes et les logiciels RPA pour effectuer leurs tâches varient, mais ils utilisent souvent des algorithmes d’apprentissage automatique et d’intelligence artificielle, ainsi que des algorithmes de vision par ordinateur.

Les techniques d’apprentissage automatique et d’intelligence artificielle peuvent être utilisées pour permettre aux logiciels d’apprendre quels actions sont corrélées avec les objectifs définis par l’opérateur. Cependant, les plateformes RPA effectuent souvent la plupart de leurs actions selon des règles, agissant ainsi plus comme des programmes traditionnels que comme de l’intelligence artificielle. Par conséquent, il existe un débat sur la question de savoir si les systèmes RPA doivent être classés comme des systèmes d’intelligence artificielle.

Cependant, la RPA fonctionne souvent en concert avec les technologies et les algorithmes d’intelligence artificielle. Les réseaux de neurones profonds peuvent être utilisés pour interpréter des données d’image et de texte complexes, permettant ainsi aux logiciels de déterminer quels actions doivent être prises pour gérer ces données de la manière spécifiée par l’utilisateur, même si les actions prises par le logiciel sont strictement basées sur des règles. Par exemple, les réseaux de neurones convolutionnels peuvent être utilisés pour permettre à un réseau d’interpréter des images sur un écran et de réagir en fonction de la manière dont ces images sont classées.

Quels processus peuvent être gérés par la RPA ?

Des exemples de tâches qui peuvent être gérées par les systèmes RPA incluent la manipulation de données de base, le traitement de transactions et la communication avec d’autres systèmes numériques. Un système RPA peut être configuré pour collecter des données à partir de sources spécifiques ou pour nettoyer des données reçues. En général, il existe quatre critères que une tâche doit remplir pour être un bon candidat pour l’automatisation avec la RPA.

Premièrement, le processus doit être basé sur des règles, avec des instructions très spécifiques et des faits concrets qui peuvent être utilisés pour déterminer quoi faire avec les informations que le système rencontre. Deuxièmement, le processus doit se produire à des moments spécifiques ou avoir une condition de début définie. Troisièmement, le processus doit avoir des entrées et des sorties claires. Enfin, la tâche doit avoir un volume, elle doit traiter une quantité importante d’informations et nécessiter un temps considérable pour la compléter, de sorte qu’il serait logique d’automatiser le processus.

Sur la base de ces principes, examinons quelques cas d’utilisation potentiels pour la RPA.

Une façon dont la RPA pourrait être utilisée est d’accélérer le processus de gestion des retours de clients. Les retours sont généralement une entreprise coûteuse et chronophage. Lorsqu’un retour est demandé, l’agent de service client doit envoyer un certain nombre de messages pour confirmer le retour et la manière dont le client souhaite être remboursé, mettre à jour l’inventaire actuel dans le système, puis, après avoir effectué le paiement au client, mettre à jour les chiffres de vente. Une grande partie de cela pourrait être gérée par un RPA qui détermine quels articles sont retournés et comment le client souhaite être remboursé. Le RPA utiliserait simplement des règles qui prennent en entrée l’article retourné et les informations du client et produisent un document de remboursement complet que l’agent n’aurait qu’à vérifier et approuver.

Un autre cas d’utilisation potentiel pour la RPA est pour les détaillants qui souhaitent automatiser des aspects de la gestion de leur chaîne d’approvisionnement. La RPA pourrait être utilisée pour maintenir les articles en stock, en vérifiant les niveaux d’inventaire chaque fois qu’un article est vendu et en passant des commandes de remplacement lorsque le stock tombe en dessous d’un certain seuil.

Inconvénients de l’Automatisation des Processus Robotiques (RPA)

Bien que les systèmes RPA aient le potentiel de faire gagner du temps, de l’argent et des efforts aux entreprises qui les utilisent, ils ne conviennent pas à toutes les tâches. Les mises en œuvre de la RPA peuvent souvent échouer en raison des contraintes du système dans lequel elles opèrent. Si elles ne sont pas correctement conçues et mises en œuvre, les systèmes RPA peuvent également aggraver les problèmes existants, car ils fonctionnent selon des règles qui peuvent cesser d’être applicables à mesure que les situations évoluent. Par exemple, si un système RPA est instruit de commander des remplacements d’articles chaque fois que le stock tombe trop bas, il peut ne pas être en mesure de s’adapter aux fluctuations de la demande et continuer à commander de grandes quantités de produits, même si la demande globale pour ces produits diminue. La mise à l’échelle des plateformes RPA à travers une entreprise s’avère également difficile, car plus un système devient basé sur des règles, plus il devient inflexible.

En outre, l’installation de milliers de logiciels dans un système peut être beaucoup plus chronophage et coûteuse que prévu, potentiellement coûteuse à un point tel que les économies apportées par le système RPA ne compensent pas les coûts d’installation. Les impacts économiques des systèmes RPA peuvent être difficiles à prédire et la relation entre l’automatisation et la réduction des coûts n’est pas linéaire. L’automatisation de 30 % d’une tâche ne réduira pas nécessairement les coûts d’une entreprise de 30 %.