Professionelle Weiterbildung für KMU zugänglicher machen

Die Schulung von Mitarbeitern auf neue Fähigkeiten ist für kleine Unternehmen schwierig. Die meisten Unternehmen haben keine Schwierigkeiten, Ideen zu finden, wie Besitzer und Manager ihrem Team helfen können, die Leistung zu verbessern und Fähigkeiten zu erlernen, aber kleine Unternehmen sind normalerweise nicht mit professioneller Weiterbildung im Sinn gebaut. Das Kerngeschäft kommt zuerst, wie es sein sollte, und es ist unwahrscheinlich, dass jemand im Team die notwendige Erfahrung hat, um effektiv Schulungsmaterialien zu erstellen und zu liefern. Letztendlich bedeutet dies, dass die professionelle Weiterbildung auf die zurückliegende Bahn gerät und oft nie stattfindet. Laut CompTIA haben die Hälfte der US-Unternehmen keine formalen Schulungsstrategien, um die Fähigkeitslücke zu schließen*. Die Mitarbeiter, Kunden und letztendlich das Unternehmen zahlen den Preis.

Immer mehr kann generative KI jedem kleinen Unternehmen helfen, professionelle Weiterbildungsmaterialien zu entwickeln. Hier ist, wie unsere kleine Kommunikationsagentur von der Diskussion über die Erstellung von Schulungsmaterialien zu einem ziemlich soliden ersten Entwurf in 15 Minuten kam – mit Hilfe von kostenlosen KI-Tools.

Im Rahmen unserer laufenden Mitarbeiterentwicklung bei Gova10 wussten wir, dass eines der Themen, das wir behandeln wollten, die Verbesserung der Ansprache und des Pitchings von Kundenstorys an Journalisten war. Alle unsere Mitarbeiter kennen die Grundlagen, aber es ist immer gut, sie zu wiederholen, und es gab definitiv Best Practices, die wir teilen konnten.

Zu wissen, dass man sein Team auf etwas schulen möchte, und tatsächlich sein Wissen und die Entwicklung in ein professionelles Weiterbildungsprogramm oder eine Sitzung umzusetzen, sind zwei sehr verschiedene Dinge. Man benötigt:

• Die Informationen von denen, die das Wissen haben, sammeln.
• Die Informationen konsolidieren und die Schlüsselbotschaften entwickeln.
• Eine ansprechende Präsentation entwerfen, die die Schlüsselbotschaften vermittelt.

Jede dieser Aufgaben kann mehrmals zugewiesen und priorisiert werden, basierend auf dringenderen Arbeiten und Aufgaben, die aufmerksamkeit benötigen. Nach allem sind wir Kommunikationsleute, keine Lernentwickler.

An einem recenten Mittwoch, mit Hilfe von kostenlosen KI-Tools, bauten wir einen soliden ersten Entwurf in etwa 15 Minuten.

Das bedeutet nicht, dass wir das fertige Produkt so schnell hatten, aber wir hatten eine Präsentation, die etwa 70% des Weges war.

Wir verwendeten die Methoden, die für eine Schulungssitzung zum Thema Pitching von Storys an Medien beschrieben wurden, aber diese Tools können für die Entwicklung von Materialien zu jedem Thema genutzt werden.

Fathom

Wir begannen, das Meeting-Transkriptions-Tool Fathom vor einigen Monaten zu verwenden, nachdem wir es bei einem unserer Kunden gesehen hatten. Die Genauigkeit der Transkription übertraf die Genauigkeit der Wettbewerber, die wir ausprobiert hatten, und war weit über der nativen Transkriptionsfunktion in Google Meet, basierend auf unserer Erfahrung. Fathoms beeindruckende KI-generierte Notizen und Aktionselemente haben mehrere unserer Kunden begeistert, nachdem sie uns das Tool verwenden sahen.

Als wir also über die professionelle Weiterbildungsinitiative während eines recenten Meetings der Gova10-Vizepräsidenten sprachen – zuerst diskutierten wir alle Gründe, warum wir Schwierigkeiten haben würden, es rechtzeitig für ein bevorstehendes Meeting vorzubereiten – fügte ich schnell meinen Fathom-Notiznehmer zum Meet-Call hinzu. Ich erklärte dem Notiznehmer, dass unser Ziel darin bestand, den Inhalt zu erfassen, den wir in der Schulungssitzung behandeln wollten. Dann sprachen wir abwechselnd über die Herausforderungen und Chancen, die es gibt, um unsere Teammitglieder zu verbessern, wie sie Storys an Medien pitchten. Wir waren größtenteils einverstanden und fügten zusätzliche Ideen hinzu und diskutierten einige Punkte und ob sie in die Schulung aufgenommen werden sollten.

Etwa 5 Minuten nachdem wir aufgelegt hatten, sandte Fathom eine Zusammenfassung des Meetings ein, einschließlich Bullet-Punkten, was wir besprochen hatten. Diese Bullet-Punkte erfassten fast perfekt den Inhalt, den wir vermitteln wollten.

Gamma

Jetzt, da wir eine starke KI-generierte Gliederung hatten, mussten wir sie in ein Format bringen, das wir unserem Team präsentieren konnten. Gamma ist ein KI-Tool, das Präsentationen basierend auf einem kurzen Prompt oder einer vollständigen Gliederung generiert. Je mehr Informationen man ihm gibt, wie bei allen Gen-KI-Tools, desto besser funktioniert es.

Gamma bot mir einige Layout-Präferenzen an und baute innerhalb von Sekunden eine Präsentation. Es machte eine großartige Arbeit, meine Gliederung weiter zu organisieren und zu verfeinern und variierte das Aussehen und Gefühl jedes Slides, während es immer noch ein konsistentes Aussehen beibehielt. Die von Gamma bereitgestellten Bilder passten jedoch nicht ganz, also tauschte ich sie gegen Bilder aus, die mit dem Material in Verbindung standen, und füllte sie mit Bildern von einem Team-Fotoshooting. Dies machte die Präsentation vertraut und unterhaltsam anstelle von KI-generiert. Die Vizepräsidenten gingen dann durch die Präsentation und machten Änderungen, um sicherzustellen, dass sie klar und alle gewünschten Botschaften vermittelte.

ChatGPT

Für die Pitch-Schulung reichten die von Fathom generierten Bullet-Punkte aus, aber vor einigen Monaten war ich in einer etwas anderen Situation. Ich musste eine Medienschulung für einen Kunden-Sprecher vorbereiten. Einige Tage zuvor hatte ich eine informelle Medienschulung für einen anderen Sprecher gegeben. Ich lud die Fathom-Transkription von dieser Schulungssitzung in ChatGPT hoch und bat es, die Ideen, die ich diskutiert hatte, zu organisieren und zu destillieren. ChatGPT machte seine Arbeit und generierte eine Gliederung, und dann konnte ich sie in Gamma für eine polierte Präsentation einfügen.

KI kann noch nicht alles…

Bevor wir die Mitarbeiter-Schulung durchführten, entschieden wir uns, relevante “Pitch-to-Story”-Beispiele hinzuzufügen, die wir überprüfen konnten, um zu zeigen, wie vergangene Pitches an Journalisten zu Artikeln in den Medien führten, in denen unsere Kunden vorgestellt wurden. Wir fügten auch eine Übung hinzu, bei der Teammitglieder sich paarweise zusammenfanden und einen Medien-Pitch entwickelten, den wir dann überprüften und kritisierten.

Die Ideen waren unsere. Die Ausführung war unsere, aber KI half uns definitiv, das Material schnell und in einer organisierten Weise vor das Team zu bringen, anstatt Stunden oder vielleicht nie. Wir werden noch nicht durch KI ersetzt, aber KI half uns, Zeit zu sparen und den Stress der Vorbereitung des Materials zu reduzieren.

Wir sehen bereits bessere Ergebnisse von unseren Junior-Mitarbeitern, die die Schulung durchlaufen haben. Jedes Unternehmen kann diese Praxis übernehmen und professionelle Weiterbildung für jedes Thema zugänglicher machen, das eine weitere Mitarbeiterentwicklung erfordert.