Professionelle Weiterbildung für KMU zugänglicher machen

Die Schulung von Mitarbeitern auf neue Fähigkeiten ist für kleine Unternehmen schwierig. Die meisten Unternehmen haben keine Schwierigkeiten, Ideen zu finden, wie Besitzer und Manager ihrem Team helfen können, die Leistung zu verbessern und Fähigkeiten zu erlernen, aber kleine Unternehmen sind normalerweise nicht mit professioneller Weiterbildung im Sinn gebaut. Das Kerngeschäft kommt zuerst, wie es sein sollte; und es ist unwahrscheinlich, dass jemand im Team die notwendige Erfahrung hat, um effektiv Schulungsmaterialien zu erstellen und zu präsentieren. Letztendlich bedeutet dies, dass die professionelle Weiterbildung auf die hinterste Brenner gerät und oft nie stattfindet. Laut CompTIA haben die Hälfte der US-Unternehmen keine formalen Schulungsstrategien, um die Fähigkeitslücke zu adressieren*. Die Mitarbeiter, Kunden und letztendlich das Unternehmen zahlen den Preis.

Immer mehr kann generative AI jedem kleinen Unternehmen helfen, professionelle Weiterbildungsmaterialien zu entwickeln. Hier ist, wie unsere kleine Kommunikationsagentur von der Diskussion über die Erstellung von Schulungsmaterialien zu einem ziemlich soliden ersten Entwurf in 15 Minuten kam – mit der Hilfe von kostenlosen AI-Tools.

Im Rahmen unserer laufenden Mitarbeiterentwicklung bei Gova10 wussten wir, dass ein Thema, das wir behandeln wollten, die Verbesserung der Ansprache und das Pitching von Kundenstorys an Journalisten war. Alle unsere Mitarbeiter kennen die Grundlagen, aber es ist immer gut, sie zu überprüfen, und es gab definitiv Best Practices, die geteilt werden konnten.

Es ist ein Unterschied, ob man weiß, dass man das Team auf etwas schulen möchte, und tatsächlich das Wissen und die Entwicklung in ein professionelles Weiterbildungsprogramm oder eine Sitzung umsetzt. Man benötigt:

• Die Informationen von denen, die das Wissen haben, sammeln.
• Die Informationen konsolidieren und die Schlüsselbotschaften entwickeln.
• Eine ansprechende Präsentation entwerfen, die die Schlüsselbotschaften vermittelt.

Jede dieser Aufgaben kann mehrmals zugewiesen und repriorisiert werden, basierend auf dringenderen Arbeiten und Aufgaben, die aufmerksamkeit benötigen. Nach allem sind wir Kommunikationsleute, keine Lernentwickler.

An einem recenten Mittwoch, mit der Hilfe von kostenlosen AI-Tools, bauten wir einen soliden ersten Entwurf in etwa 15 Minuten.

Das bedeutet nicht, dass wir das fertige Produkt so schnell hatten, aber wir hatten eine Präsentation, die etwa 70% fertig war.

Wir verwendeten die beschriebenen Methoden für eine Schulungssitzung über das Pitching von Storys an Medien, aber diese Tools können für die Entwicklung von Materialien zu jedem Thema verwendet werden.

Fathom

Wir begannen, das Meeting-Transkriptionstool Fathom vor einigen Monaten zu verwenden, nachdem wir es bei einem unserer Kunden gesehen hatten. Die Genauigkeit der Transkription übertraf die Genauigkeit der Wettbewerber, die wir ausprobiert hatten, und war weit über dem nativen Transkriptionsangebot in Google Meet, in unserer Erfahrung. Fathoms beeindruckende AI-generierte Notizen und Aktionselemente haben mehrere unserer Kunden begeistert, nachdem sie uns das Tool verwenden sahen.

Als wir also über die professionelle Weiterbildung initative während eines recenten Meetings der Gova10-VPs sprachen – zuerst diskutierten wir alle Gründe, warum wir Schwierigkeiten haben würden, es rechtzeitig für ein bevorstehendes Meeting vorzubereiten – fügte ich schnell meinen Fathom-Notiznehmer zum Meet-Call hinzu. Ich erklärte dem Notiznehmer, dass unser Ziel darin bestand, den Inhalt zu erfassen, den wir in der Schulungssitzung behandeln wollten. Dann nahmen wir abwechselnd das Wort und sprachen über die Herausforderungen und Chancen, die sich boten, um unsere Teammitglieder zu verbessern, Storys an Medien zu pitchen. Wir waren größtenteils einverstanden und fügten zusätzliche Ideen hinzu, und wir diskutierten einige Punkte und ob sie in die Schulung aufgenommen werden sollten.

Etwa 5 Minuten nachdem wir aufgelegt hatten, schickte Fathom eine Zusammenfassung des Meetings, einschließlich Bullet-Punkten, über das, was wir diskutiert hatten. Diese Bullet-Punkte erfassen fast perfekt den Inhalt, den wir vermitteln wollten.

Gamma

Jetzt, da wir eine starke AI-generierte Gliederung hatten, benötigten wir sie in einem Format, das wir unserem Team präsentieren konnten. Gamma ist ein AI-Tool, das Präsentationen basierend auf einem kurzen Prompt oder einer vollständigen Gliederung generiert. Je mehr Informationen man ihm gibt, wie bei allen Gen-AI-Tools, desto besser performt es.

Gamma bot mir einige Layout-Präferenzen an und baute innerhalb von Sekunden eine Präsentation. Es machte eine großartige Arbeit, meine Gliederung weiter zu organisieren und zu verfeinern, und variierte das Aussehen und Gefühl jedes Slides, während es immer noch ein konsistentes Aussehen beibehielt. Die von Gamma bereitgestellten Bilder passten jedoch nicht ganz, also tauschte ich sie gegen Bilder aus, die mit dem Material in Verbindung standen, und füllte sie mit Bildern von einem Teamfotoshooting. Dies machte die Präsentation vertraut und unterhaltsam, anstatt wie von AI generiert. Die VPs gingen dann durch die Präsentation und machten Änderungen, um sicherzustellen, dass sie klar und alle gewünschten Botschaften vermittelte.

ChatGPT

Für die Pitch-Schulung reichten die von Fathom generierten Bullet-Punkte aus, aber vor einigen Monaten war ich in einer etwas anderen Situation. Ich musste eine Medienschulung für einen Sprecher eines Kunden vorbereiten. Einige Tage zuvor hatte ich eine informelle Medienschulung für einen anderen Sprecher gegeben. Ich lud die Fathom-Transkription dieser Schulungssitzung in ChatGPT hoch, mit einem Prompt, der es aufforderte, die Ideen zu organisieren und zu destillieren, die ich diskutiert hatte. ChatGPT machte seine Arbeit und generierte eine Gliederung, und dann konnte ich sie in Gamma für eine polierte Präsentation einfügen.

AI kann nicht alles tun… noch nicht

Bevor wir die Mitarbeiter-Schulung durchführten, entschieden wir, relevante “Pitch-zu-Story”-Beispiele hinzuzufügen, die wir überprüfen konnten, um zu zeigen, wie vergangene Pitches an Journalisten zu Artikeln in den Medien mit unseren Kunden führten. Wir fügten auch eine Übung hinzu, bei der Teammitglieder paarweise zusammenkamen und einen Medien-Pitch entwickelten, den wir dann überprüften und kritisierten.

Die Ideen waren unsere. Die Ausführung war unsere, aber AI half uns definitiv, das Material schnell und in einer organisierten Weise vor das Team zu bringen, in Minuten anstatt in Stunden – oder vielleicht nie. Wir werden nicht durch AI ersetzt, aber AI half uns, Zeit zu sparen und den Stress der Vorbereitung des Materials zu nehmen.

Wir sehen bereits bessere Ergebnisse von unseren Junior-Associates, die die Schulung durchlaufen haben. Jedes Unternehmen kann diese Praxis annehmen und professionelle Weiterbildung für jedes Thema zugänglicher machen, das eine weitere Mitarbeiterentwicklung benötigt.