Чому компаніям варто перевіряти сценарії застосування ШІ, перш ніж інвестувати в розробку

Штучний інтелект стає частиною повсякденного планування діяльності компаній. Вони шукають способи автоматизувати повторювані завдання, покращити обслуговування клієнтів, аналізувати інформацію та скорочувати операційні витрати.

Однак є важлива різниця між цікавою ідеєю застосування ШІ та визначенням проблеми, яку ШІ справді може розв’язати.

Багато компаній починають обговорювати розробку, не з’ясувавши до кінця, що саме хочуть покращити. Вони обирають технологію, оцінюють бюджет і беруться створювати рішення, не перевіривши, чи має ця ідея бізнесовий сенс.

Унаслідок цього можуть з’явитися дорогі проєкти, які технічно працюють, але приносять мало практичної користі.

Перш ніж витрачати кошти на розробку рішень зі ШІ, компаніям потрібно перевірити, чи розв’язує запропонований сценарій застосування реальну проблему, чи є для нього належні дані та чи можна отримати вимірювані результати.

Якщо знайти час і відповісти на ці запитання, можна уникнути зайвих витрат і зосередити зусилля на можливостях, які варто розвивати.

Спершу з’ясуйте, у чому полягає реальна проблема бізнесу

Будь-який корисний проєкт із застосуванням ШІ має починатися з проблеми, з якою вже стикаються працівники або клієнти.

Компанія може сказати, що їй потрібен чатбот зі ШІ, бо ним користуються конкуренти. Але це не пояснює, що саме має робити чатбот.

Клієнтам доводиться надто довго чекати на відповіді? Працівники служби підтримки раз у раз відповідають на ті самі запитання? Важливі звернення залишаються без уваги поза робочим часом?

Для кожної проблеми потрібен свій підхід.

Наприклад, якщо клієнти не можуть знайти основну інформацію про замовлення, проблему може розв’язати вдосконалення наявного клієнтського порталу — без розробки ШІ-помічника.

Однак якщо працівники служби підтримки годинами відповідають на різноманітні запитання в кількох системах, варто розглянути рішення на основі ШІ.

Насамперед потрібно зрозуміти, як зараз відбувається процес, визначити, на яких етапах виникають труднощі, і з’ясувати їхні причини.

Без такого розуміння компанії ризикують інвестувати в технологію, яка не розв’язує початкової проблеми.

Визначте завдання, у яких ШІ може принести практичну користь

Не кожен бізнес-процес потребує штучного інтелекту.

Деякі завдання виконуються за простими правилами, тож для них достатньо традиційної програмної автоматизації. Інші потребують розуміння документів, розпізнавання закономірностей або роботи з великими обсягами інформації.

Ця різниця має значення, коли потрібно вирішити, куди інвестувати.

Уявімо фінансовий відділ, який щотижня отримує сотні рахунків-фактур.

Якщо працівникам потрібно лише копіювати інформацію між двома сумісними системами, може бути достатньо стандартної інтеграції.

Але якщо рахунки-фактури надходять у різних форматах і працівники мають прочитати їх, класифікувати та вилучити потрібну інформацію, перш ніж внести її в бухгалтерське програмне забезпечення, обробка документів за допомогою ШІ може принести більше користі.

Компанії слід оцінити, як часто виконується це завдання, скільки часу воно потребує та з якими труднощами стикаються працівники.

Перспективні можливості часто трапляються в процесах, що передбачають повторні ручні перевірки, роботу з великими обсягами документів або впорядкування інформації, яке забирає забагато часу.

Мета не в тому, щоб упроваджувати ШІ всюди. Потрібно знайти ситуації, у яких його можливості дають відчутну перевагу.

Переконайтеся, що проблема достатньо важлива для розв’язання

Проблема може завдавати незручностей, але не бути достатньо дорогою чи важливою, щоб виправдати розробку нового рішення зі ШІ.

Наприклад, працівники можуть щотижня витрачати десять хвилин на підготовку невеликого звіту. Автоматизація цього завдання заощадить час, але витрати на розробку й обслуговування рішення можуть перевищити отриману користь.

Для порівняння візьмімо логістичну компанію, працівники якої щодня по кілька годин перевіряють транспортні документи.

Затримки в цьому процесі можуть впливати на комунікацію з клієнтами, виставлення рахунків і графіки доставки.

Удосконалення такого робочого процесу може мати переконливіше бізнесове обґрунтування.

Компаніям слід зважати на те, як часто виникає проблема, скількох людей вона зачіпає та до яких наслідків призводить затримка процесу або його неправильне виконання.

Також варто з’ясувати, чи впливає проблема на доходи, операційні витрати, задоволеність клієнтів або дотримання нормативних вимог.

Корисний сценарій застосування ШІ має допомагати розв’язати проблему, важливу для результатів діяльності компанії, а не просто усувати незручність, якої можна позбутися за допомогою технологій.

Перш ніж планувати розробку, перевірте, чи доступні потрібні дані

Рішення на основі ШІ не може працювати надійно без доступу до належної інформації.

Компанії іноді вважають, що багаторічна історія клієнтів, рахунки-фактури чи операційні звіти означають, що їхні дані вже готові для розробки ШІ-рішень.

Однак це не завжди так.

Інформація може зберігатися в різних застосунках, містити незаповнені поля або мати непослідовні формати.

Наприклад, компанія, яка планує створити систему прогнозування продажів на основі ШІ, може виявити, що записи про клієнтів неповні, а відділи оновлюють звіти про продажі по-різному.

Такі проблеми можуть впливати на точність прогнозів, навіть якщо технологія працює належним чином.

Перш ніж схвалювати розробку, командам потрібно з’ясувати, де зберігаються необхідні дані, чи є вони точними та як до них можна отримати доступ.

Також потрібно з’ясувати, чи обмежують використання цих даних вимоги щодо конфіденційності або безпеки.

Іноді найціннішим першим кроком стає підвищення якості даних. Якщо розпочати розробку, не завершивши цю роботу, це може призвести до затримок і додаткових витрат.

З’ясуйте, як ШІ впишеться в наявні робочі процеси

Навіть перспективний сценарій використання може бути складно реалізувати, якщо він не відповідає наявним процесам компанії.

У роботі компаній задіяні ERP-платформи, CRM-системи, бухгалтерські системи та інші застосунки, якими працівники користуються щодня.

Упровадження ШІ часто передбачає підключення цих систем і зміну способу обміну інформацією між командами.

Уявімо, що компанія розробляє інструмент на основі ШІ для обробки замовлень на закупівлю.

Інструмент може успішно витягувати інформацію із замовлень, але працівникам усе одно потрібен спосіб перевіряти винятки, схвалювати операції та оновлювати дані в ERP-системі.

Якщо не спланувати ці етапи, рішення може створити ще один ізольований процес.

Перш ніж братися за розробку, компаніям варто визначити, до яких систем має отримувати доступ ШІ, якими даними він повинен обмінюватися та на яких етапах потрібне схвалення працівника.

Сценарій використання стає практичнішим, коли зрозумілий увесь робочий процес, а не лише окреме завдання для ШІ.

Оцініть цінність для бізнесу, перш ніж витрачати кошти

Для розробки ШІ-рішень потрібен не лише початковий бюджет на програмне забезпечення.

Компаніям можуть знадобитися кошти на інтеграцію, підготовку даних, тестування, навчання працівників, перевірки безпеки та постійне обслуговування.

Ці витрати слід зіставляти з реалістичними вигодами для бізнесу.

Наприклад, припустімо, що команда щомісяця витрачає 200 годин на перевірку документів. Якщо рішення на основі ШІ зможе скоротити обсяг ручної роботи на 80 годин, компанія зможе оцінити цінність зекономленого часу.

Однак зекономлений час не означає автоматичної економії коштів. Бізнес має з’ясувати, чи зможуть працівники присвятити цей час іншій корисній роботі, або ж витрати справді зменшаться.

Також важливо врахувати час, який працівники витрачатимуть на перевірку неправильних результатів і обробку винятків.

Компанії, які розробляють ширший план упровадження, можуть скористатися дорожньою картою впровадження ШІ в компанії, зосередженою на сценаріях використання та рентабельності інвестицій, щоб зрозуміти, як цінність для бізнесу, готовність до впровадження та ризики можуть впливати на інвестиційні рішення.

Реалістичне бізнес-обґрунтування допомагає керівникам порівнювати можливості, а не схвалювати проєкти, спираючись на припущення.

Перевірте ідею за допомогою невеликого пілотного проєкту

Один із найдієвіших способів перевірити сценарій використання ШІ — протестувати його, перш ніж братися за повномасштабну розробку.

Пілотний проєкт дає змогу перевірити, чи зможе запропоноване рішення виконувати реальні завдання, використовуючи обмежений обсяг даних і контрольований робочий процес.

Наприклад, компанія, яка планує створити систему обробки документів на основі ШІ, може почати з одного типу рахунків-фактур від невеликої групи постачальників.

Команда може виміряти точність витягування даних, час обробки та кількість документів, які потребують ручного виправлення.

Це дає практичні докази того, що працює, а що потрібно вдосконалити.

Під час пілотного проєкту також слід перевірити складні випадки, як-от неповні документи, незвичні формати та відсутню інформацію.

Мета — не створити бездоганну демонстрацію, а з’ясувати, чи здатне рішення надійно працювати у звичайних умовах бізнесу.

Якщо під час пілотного проєкту виявляться серйозні проблеми, компанія зможе скоригувати свій підхід, перш ніж витрачати більше коштів.

Оцініть ризики, перш ніж автоматизувати ухвалення рішень

Деякі застосунки на основі ШІ допомагають працівникам, готуючи інформацію або пропонуючи дії. Інші можуть впливати на рішення, пов’язані з клієнтами, фінансами чи конфіденційними даними.

Для таких сценаріїв використання потрібні різні рівні контролю.

Наприклад, використання ШІ для узагальнення нотаток із внутрішніх нарад пов’язане з іншими ризиками, ніж його використання для схвалення фінансових операцій.

Перш ніж розпочинати розробку, компаніям варто з’ясувати, що може статися, якщо система видасть неправильний результат.

Чи може це призвести до фінансових збитків? Чи можуть клієнти отримати оманливу інформацію? Чи можуть конфіденційні дані опинитися під загрозою розголошення?

Командам варто визначити, де необхідна перевірка людиною і як виправлятимуть помилки.

Також варто з’ясувати, хто відповідатиме за моніторинг системи після її впровадження.

Якщо виявити ці ризики заздалегідь, буде легше запланувати відповідні заходи захисту, а не запроваджувати їх уже після виникнення проблем.

Порівнюйте кілька варіантів використання, а не обирайте першу-ліпшу ідею

Компанії часто мають кілька потенційних можливостей для застосування ШІ у сферах продажів, фінансів, операційної діяльності та підтримки клієнтів.

Якщо обрати першу ідею, обговорену на нараді, можна проґавити простіший проєкт із більшим потенціалом.

Краще порівнювати можливості за однаковими критеріями.

Кожен запропонований варіант використання можна оцінити за п’ятьма практичними запитаннями:

1. Цінність для бізнесу: Чи допоможе це вдосконалити важливий процес або досягти кращого результату?
2. Готовність даних: Чи доступна потрібна інформація і чи можна на неї покластися?
3. Технічна здійсненність: Чи працюватиме рішення з наявними системами?
4. Зусилля, необхідні для впровадження: Скільки часу, коштів і внутрішньої підтримки воно потребуватиме?
5. Операційний ризик: Що може піти не так і чи можна контролювати ці ризики?

Таке порівняння допомагає компаніям знаходити можливості, які дають практичну користь без зайвих ускладнень.

Менший проєкт із надійними даними та чіткими результатами може стати кращим початком, ніж масштабна ініціатива за участю кількох підрозділів.

Найкращий варіант використання — не завжди найамбітніший. Це той, який організація може реалістично впровадити, належно супроводжувати й удосконалювати.

Знайте, коли варто відкласти або відхилити ідею застосування ШІ

Перевірка доцільності варіанта використання не завжди завершується його схваленням.

Іноді правильним рішенням буде відкласти розробку, доки компанія не матиме кращих даних, налагоджених процесів або чіткіших цілей.

В інших випадках проблему можна розв’язати за допомогою традиційного програмного забезпечення з меншими витратами.

Відмова від ідеї застосування ШІ не означає, що компанія відстає.

Це означає, що організація ухвалює рішення, зважаючи на потреби бізнесу, а не під тиском необхідності впроваджувати нові технології.

Ефективний процес перевірки доцільності має давати командам змогу перейти до реалізації, переглянути ідею, відкласти її або повністю від неї відмовитися.

Така гнучкість допомагає зберегти ресурси й залишає простір для перспективніших можливостей.

Висновок

ШІ може допомогти компаніям скоротити обсяг повторюваної роботи, полегшити доступ до інформації та сприяти ухваленню кращих рішень. Однак самі по собі інвестиції в розробку не гарантують цих переваг.

Результати значною мірою залежать від того, чи правильно обрано проблему.

Перш ніж схвалити проєкт із застосуванням ШІ, компаніям варто розібратися в наявному робочому процесі, перевірити готовність даних, оцінити потенційну цінність, проаналізувати труднощі впровадження й перевірити важливі припущення.

Також компаніям варто бути готовими розглянути простіші альтернативи, якщо ШІ не потрібен.

Мета перевірки доцільності варіантів використання ШІ — не загальмувати інновації, а переконатися, що час, кошти й зусилля вкладають у рішення, здатні принести реальну користь бізнесу.

Компанії, які ухвалюють такі рішення на ранньому етапі, краще підготовлені до розробки практичних рішень на основі ШІ, якими зможуть користуватися працівники та які бізнес зможе підтримувати в довгостроковій перспективі.