symplr запускає рішення на основі ШІ для обліку робочого часу та планування графіків, щоб прогнозувати потреби медзакладів у персоналі

Найбільших витрат лікарні зазвичай зазнає через брак персоналу, коли часу на розв’язання проблеми майже не залишається. Керівники гарячково шукають, ким закрити зміни, медсестри отримують термінові запити в останню хвилину, а решту прогалин заповнюють понаднормовою роботою або працівниками, яким платять за підвищеними ставками. symplr прагне перенести ухвалення таких рішень на раніший етап і запускає symplr Time and Scheduling — інтегроване рішення для управління персоналом, яке поєднує планування графіків за допомогою ШІ з обліком робочого часу.

Про запуск продукту оголосили 26 жовтня. Він об’єднує в одному поданні прогнозований попит на персонал, доступних працівників у межах системи охорони здоров’я та витрати на оплату праці. Нові робочі процеси на основі ШІ пропонують керівникам коригування графіків для затвердження з урахуванням уподобань працівників, правил планування, прогнозованих потреб і попередніх закономірностей.

Запуск поєднує можливості symplr із прогнозування потреб у персоналі та технологію обліку робочого часу, розроблену з урахуванням складних правил оплати праці й вимог до дотримання норм у сфері охорони здоров’я. Крім того, це створює основу для ширшої стратегії управління кадровими операціями, що охоплює планування, укомплектування штату й аналітику.

Рекомендації ШІ допомагають подолати вузьке місце в балансуванні графіків

Скласти графік — лише перший крок до укомплектування штату лікарні. Далі керівникам потрібно узгодити побажання працівників із потребою в покритті змін, усунути прогалини й реагувати на зміну балансу. Графік, який на вигляд повний у таблиці, усе одно може не забезпечити відділення потрібною кількістю працівників у певний час.

Функція нового продукту на основі ШІ для балансування графіків покликана зменшити обсяг ручного коригування. Замість того щоб керівник щоразу створював кожну зміну з нуля, система пропонує коригування на основі відповідних обмежень і закономірностей у плануванні персоналу. Остаточне затвердження залишається за керівником.

Це важлива відмінність у середовищі, де рішення щодо персоналу впливає і на працівників, і на клінічну діяльність. Рекомендація допомагає керівникові швидше порівняти варіанти, водночас залишаючи за ним відповідальність за оцінку того, чи відповідає запропоноване покриття потребам відділення.

«Керівники медсестринських служб не повинні витрачати години на складання графіків і гарячкове заповнення відкритих змін, коли вони могли б підтримувати свої команди й пацієнтів», — сказала Алі Морін, директорка з медсестринської інформатики в symplr.

Компанія також наголошує на більшій гнучкості для медсестер. Очікувана перевага — графік, у якому побажання працівників враховуються раніше, а термінових запитів і адміністративних труднощів із пошуком відповідних змін стає менше.

Як прогнозування потреб у персоналі працює на рівні планування графіків

Наявна технологія Smart Square дає змогу краще зрозуміти передумови запуску. У документації описано прогнозну модель, яка поєднує власне математичне моделювання з машинним навчанням. Прогнози оновлюються щотижня й обробляються за допомогою матриць укомплектування для окремих відділень або напрямів обслуговування, щоб порівняти прогнозований попит пацієнтів із наявною кількістю працівників.

На поточній сторінці продукту зазначено, що прогнози охоплюють період до 120 днів наперед. Практична мета — виявити ймовірні прогалини, поки в керівників іще є час їх усунути, а не чекати, доки незаповнена зміна перетвориться на нагальну операційну проблему.

Smart Square також пропонує керування відкритими змінами за допомогою моделі змінного стимулювання, загальноорганізаційний огляд кадрових ресурсів, самостійне планування графіків і інтеграцію з системами управління персоналом, нарахування заробітної плати, обліку робочого часу та електронних медичних записів. Ці можливості пояснюють, як прогноз може допомогти вжити заходів: керівникам потрібно бачити і прогнозований дефіцит, і доступні варіанти його усунення за допомогою персоналу.

Прогнозування попиту й балансування графіка пов’язані між собою, але це різні завдання. Прогноз показує, яке покриття змін буде потрібне. Балансування графіка враховує доступність працівників, їхні побажання та правила, щоб рекомендувати, як задовольнити цю потребу. Облік робочого часу фіксує те, що відбулося фактично.

Як узгодити заплановане покриття змін із фактично відпрацьованим часом

Інтеграція планування графіків з обліком робочого часу допомагає усунути ще одне джерело адміністративної роботи — розбіжність між запланованою зміною та годинами, які передаються до системи нарахування заробітної плати. Якщо ці процеси відбуваються в неінтегрованих інструментах, керівникам доводиться узгоджувати зміни й табелі вже після ухвалення рішення щодо персоналу.

symplr Time and Scheduling об’єднує ці дві функції, щоб керівники медсестринських служб могли враховувати покриття змін і витрати на оплату праці в межах одного робочого процесу. Компонент обліку робочого часу розроблено для роботи зі специфічними правилами оплати праці та вимогами до дотримання норм у сфері охорони здоров’я, а не для того, щоб вважати кожну зміну взаємозамінним блоком годин.

symplr наводить раніше оприлюднені результати щодо можливостей планування графіків, обліку робочого часу та відвідуваності: приблизно на 50% менше часу на завдання, пов’язані з укомплектуванням штату й табелями, а також можливість вивільнити до 75% ресурсів команди з нарахування заробітної плати. Це потенційні переваги, про які повідомляє компанія у зв’язку з поєднанням цих можливостей, а не нова незалежна оцінка продукту, запущеного сьогодні.

Цю відмінність важливо враховувати, оцінюючи запуск. Можливість полягає в тому, щоб зменшити кількість ручних кроків між прогнозуванням потреби в персоналі, заповненням зміни й узгодженням відпрацьованих годин. Результати для конкретної системи охорони здоров’я залежатимуть від її робочих процесів, наявних інтеграцій і впровадження.

Ручні процеси зберігаються попри зростання інвестицій у ШІ

Опитування компанії Compass 2026 року допомагає пояснити потребу ринку. Сорок один відсоток респондентів повідомили, що складання графіків роботи лікарів і медсестер у їхніх організаціях досі повністю здійснюється вручну. Ще 35% охарактеризували його як мінімально автоматизоване, а лише 4% повідомили про повну автоматизацію.

В опитуванні, проведеному спільно з CHIME, взяли участь 146 респондентів із клінічних, ІТ- та операційних підрозділів лікарень і систем охорони здоров’я США. Опитування тривало з 1 червня до 17 липня 2026 року. Його результати описують саме цю групу респондентів, а не всі лікарні країни.

Те саме дослідження показало, що 21% респондентів повідомили: їхня організація запровадила ШІ, не визначивши показників для оцінювання його ефективності. Отже, вимірювання результатів є таким самим пріоритетом під час впровадження, як і автоматизація. Для складання графіків важливими показниками є час, витрачений на керування графіком, кількість незаповнених змін, понаднормова робота, задоволеність персоналу та точність прогнозів потреби в персоналі.

Автоматизація процесу має сенс лише тоді, коли створений графік роботи підходить людям, які надають медичну допомогу. Залучення керівників медсестринських служб і працівників, які безпосередньо доглядають пацієнтів, до впровадження дає системі охорони здоров’я змогу перевірити, чи усувають рекомендації реальні причини труднощів зі складанням графіків.

Що доступно зараз і що з’явиться згодом

Нинішній запуск зосереджений на інтегрованому складанні графіків і обліку робочого часу, зокрема на рекомендаціях ШІ під час балансування графіків. У 2027 році symplr планує додати функції ШІ для виправлення табелів обліку робочого часу та налаштування правил складання графіків. Ці функції поки що залишаються в планах.

Її ширша стратегія застосування ШІ в охороні здоров’я охоплює предиктивну аналітику, інтелектуальне самостійне планування графіків і інструменти, вбудовані в операційні робочі процеси. Компанія називає простежуваність джерел і належне управління даними пріоритетами платформи. Цю ширшу стратегію слід відрізняти від конкретних функцій, доступних у Time and Scheduling на момент запуску.

Директор із продуктів Скотт Сіблі сказав, що плани symplr виходять за межі традиційного складання графіків і передбачають об’єднання планування робочої сили, забезпечення персоналом та аналітики в межах стаціонарної й амбулаторної допомоги, а також розширення можливостей для лікарів та інших медичних працівників.

symplr представить Time and Scheduling на конференції ANCC Magnet у Чикаго з 29 до 31 жовтня, на стенді 631. Найближчим часом перевірять, чи допоможе цілісніше уявлення про потреби, доступний персонал і відпрацьований час керівникам медсестринських служб рідше розв’язувати проблеми в останню мить і більше часу приділяти підтримці своїх команд.