Die Zukunft der Teamarbeit: Wie AI-gesteuerte Tools die Zusammenarbeit neu gestalten

Als der Film Her 2013 herauskam, war die Vorstellung, dass ein Mensch eine Beziehung mit einem AI-gesteuerten Assistenten eingehen könnte, schwer vorzustellen, um nicht zu sagen, ein bisschen dystopisch. 11 Jahre später ersetzen AI-Tools keine romantischen Partner (noch nicht), aber sie spielen immer wichtigere Rollen am Arbeitsplatz. Tatsächlich verschieben Forscher ihre Wahrnehmung von AI, von einem Werkzeug zu einem kollaborativen Teammitglied. Forschung hat jedoch ergeben, dass die Hinzufügung eines AI-Teammitglieds die Koordination, Kommunikation und Vertrauen reduzieren kann. Trotz dieser Herausforderungen finden viele Organisationen Wege, um AI in ihre Betriebsabläufe zu integrieren, ohne die Teamzusammenarbeit zu beeinträchtigen. Schulung und Festlegung, wie AI eingesetzt wird, sind entscheidend. 

Bei Jotform haben wir AI in Prozesse in jeder Geschäftsfunktion integriert. Es hat unsere Teamdynamik verändert, die Kommunikation verbessert und die Produktivität bei Aufgaben, die wichtig sind, gesteigert. Hier ist ein näherer Blick darauf, wie. 

Projektmanagement ohne Geduld

Einige sagen, Geduld sei eine Tugend, aber im Kontext des Team-Projektmanagements ist Geduld überbewertet. Engpässe zerstören den Schwung und saugen die Motivation aus. Es gibt nichts Schlimmeres, als sich inspiriert und energiegeladen zu fühlen, nur um sehnsüchtig auf die Antwort eines Teammitglieds zu warten. Um nicht zu erwähnen: wertvolle Zeit wird verschwendet. 

AI-gesteuerte Aufgabenmanagement-Tools können die typischen Team-Projekt-Dynamiken verändern, indem sie viele der Abhängigkeiten eliminieren, die den Fortschritt behindern. Wenn Sie beispielsweise ein Manager sind, kann die Verwendung eines AI-gesteuerten Projektmanagement-Tools Ihnen Einblick in den Arbeitsablauf eines Mitarbeiters geben, ohne dass Sie fragen müssen. AI-Tools können Wege finden, um Zeit zu sparen und die kollektive Produktivität zu steigern. 

Betrachten Sie eine Work-Management-Plattform wie Asana: Ihre AI-Funktionen können die nächsten Schritte in einem Projekt vorschlagen, potenzielle Engpässe markieren und Einblick in die Arbeitsbelastung und Produktivität eines Teams geben. Es ist, als hätten Sie ein zusätzliches Teammitglied, das sich auf die Analyse und Verbesserung der Logistik konzentriert, so dass die menschlichen Teammitglieder sich auf bedeutungsvollere Aufgaben konzentrieren können. 

Streamlining von Recherche und Informationsaustausch

Eine Anwältin, die ich kenne, erzählte mir von dem Rechtsforschungskurs, den sie während ihres Jurastudiums absolviert hatte. Zu dieser Zeit basierte die Rechtsforschung stark auf spezialisierten Suchmaschinen, und es überrascht nicht, dass es fast ein ganzes Semester dauerte, um die Kunst, sie effektiv zu nutzen, zu meistern. 

Heute verändern AI-gesteuerte Tools wie ChatGPT die Art und Weise, wie wir Online-Recherche betreiben. Angesichts ihrer Fähigkeit, Recherche und Informationsaustausch zu straffen, ist es verständlich, dass ChatGPT gemeinsame Suchmaschinen für schnelllebige Teams ersetzt.

Mit ChatGPT können Sie natürliche Sprache verwenden, um Ihre Forschungsfragen zu verfeinern und die Ergebnisse, die Sie benötigen, schneller zu erhalten. ChatGPT kann umgehend umfangreiche Forschungsartikel, Berichte und Datensätze zusammenfassen. Manchmal werden diese Dokumente Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern. Aber wenn Sie nur die wichtigsten Punkte benötigen, können Sie die Aufgabe der Verständigung an ChatGPT übertragen und die Erkenntnisse an Ihre Teammitglieder verteilen. 

Nehmen wir an, Sie suchen nach einer Lösung und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen. ChatGPT kann ein nützliches Tool im Brainstorming-Prozess sein, um Ideen und alternative Ansätze für Sie und Ihre Teammitglieder zu generieren. Kein starrer Blick auf eine leere Seite, während Sie auf Inspiration warten. Zum Beispiel musste eines unserer Teams Inhalte über Gen Z am Arbeitsplatz erstellen und benötigte eine schnelle Übersicht über die führenden Trends. ChatGPT half, den Ball ins Rollen zu bringen, und ließ unserem Team mehr Energie, um die beste Inhaltsstrategie auszuwählen und zu entwickeln. 

Wenn Sie AI-Tools verwenden, um Ideen zu generieren und zu recherchieren, schaffen Sie mehr Zeit für kreatives Denken und die Berücksichtigung der vielfältigen Perspektiven anderer Teammitglieder. Im Zeitalter von AI ist dies die Arbeit, die erfolgreiche Mitarbeiter und Organisationen definiert.

Meetings, die zählen

Meetings können zeitaufwändig sein. In einer jüngsten Umfrage von 5.000 Wissensarbeitern auf vier Kontinenten sagten 78 % der Befragten, dass sie so viele Meetings besuchen müssten, dass es ihnen schwerfällt, ihre Arbeit zu erledigen. Meetings können auch erschöpfend sein. In derselben Umfrage sagten 76 % der Befragten, dass sie sich an Tagen, an denen sie viele Meetings hatten, ausgelaugt fühlten. 

Ich bin ein Befürworter der Minimierung von Meetings und des Streichens unnötiger Status-Updates. Ich möchte, dass die Mitarbeiter große Zeiträume haben, um sich auf Arbeit zu konzentrieren, die sie begeistert. Sie benötigen ausreichend Zeit, um in den „Flow“-Modus zu gelangen. Aber wenn es um wesentliche Meetings geht, möchte ich, dass jeder seine volle Aufmerksamkeit widmen kann. Dort kommen AI-gesteuerte Automatisierungstools ins Spiel, um Meeting-Notizen zu hören und zu transkribieren und sicherzustellen, dass nichts im Chaos verloren geht. Unsere Teams integrieren eine AI-Spracherkennungs-App direkt in unsere Videokonferenzplattform. Meeting-Notizen werden automatisch als Text in einem Google-Dokument gespeichert. Wenn später eines der Teilnehmer etwas erinnern muss, das im Meeting besprochen wurde, ist es nur ein schneller Google-Drive-Suchvorgang entfernt. 

Dieses einfache AI-Tool ermöglicht es uns, unsere Aufmerksamkeit auf den tatsächlichen Inhalt des Meetings zu konzentrieren, anstatt auf die mühsame Aufgabe des Notierens. Wenn wir vollständig präsent sind, haben wir reichere Gespräche, bessere Ideen und finden bessere Lösungen – ein Beispiel dafür, wie AI die Zusammenarbeit und Innovation fördert. 

Koordinieren von Terminen

Eine der Schönheiten von AI ist ihre Fähigkeit, Ihre Kommunikation – und Ihren Seelenfrieden – zu automatisieren. Die Terminplanung ist ein weiterer Bereich, in dem Zeit und Energie sinnlos verschwendet werden. Mit AI-Terminplanungstools können Sie das mühsame Hin und Her, um mehrere Kalender zu koordinieren, aka niedrigwertige Kommunikation, vermeiden und nie wieder daran denken, ein Ereignis in Ihrem Kalender zu verpassen. Der Kurzzeitgedächtnisspeicher kann im Durchschnitt sieben Informationen gleichzeitig speichern. Warum verschwenden Sie diesen wertvollen Speicherplatz auf eine Meeting-Zeit und -Datum, wenn ein AI-Tool dies für Sie übernehmen kann? 

AI-gesteuerte Tools wie Clara verwenden die natürliche Sprachverarbeitung, um Meetings zu planen und mit den Meeting-Teilnehmern zu verhandeln. Sie können es in Ihre E-Mail und Ihren Kalender integrieren und Benachrichtigungen und Follow-ups einrichten. Clara kann Einblicke in Ihre E-Mail-Gespräche liefern, um Ihren Zeitplan effektiver zu verwalten.

Mit Clara und ähnlichen AI-Terminplanungstools kann jeder in Ihrer Organisation, von neuen Mitarbeitern bis hin zum Vorstand, einen persönlichen Assistenten haben, der sie befreit, sich auf wichtigere Arbeit zu konzentrieren. In diesem Sinne ist es schwer, sich nicht in AI zu verlieben. Man könnte sagen, dass Her nicht so abwegig ist.