Die Zukunft der Teamarbeit: Wie AI-gesteuerte Tools die Zusammenarbeit neu gestalten

Als der Film Her 2013 herauskam, war die Vorstellung, dass ein Mensch eine Beziehung zu einem AI-gesteuerten Assistenten eingehen könnte, schwer vorzustellen, um nicht zu sagen, ein bisschen dystopisch. 11 Jahre später ersetzen AI-Tools keine romantischen Partner (noch nicht), aber sie spielen immer wichtigere Rollen am Arbeitsplatz. Tatsächlich verschieben Forscher ihre Wahrnehmung von AI, von einem Werkzeug zu einem gemeinsamen Teammitglied. Forschung hat jedoch ergeben, dass die Hinzufügung eines AI-Teammitglieds Koordination, Kommunikation und Vertrauen verringern kann. Trotz dieser Herausforderungen finden viele Organisationen Wege, AI in ihre Betriebsabläufe zu integrieren, ohne die Teamzusammenarbeit zu beeinträchtigen. Schulung und Festlegung, wie AI eingesetzt wird, sind entscheidend. 

Bei Jotform haben wir AI in Prozesse in allen Geschäftsbereichen integriert. Es hat unsere Teamdynamik verändert, die Kommunikation verbessert und die Produktivität bei Aufgaben, die wichtig sind, gesteigert. Hier ist ein genauerer Blick darauf, wie. 

Projektmanagement ohne Geduld

Einige sagen, Geduld sei eine Tugend, aber im Kontext des Team-Projektmanagements ist Geduld überbewertet. Engpässe zerstören den Schwung und saugen die Motivation aus. Es gibt nichts Schlimmeres, als sich inspiriert und energiegeladen zu fühlen, nur um sehnsüchtig auf die Antwort eines Teammitglieds zu warten. Um nicht zu erwähnen: wertvolle Zeit wird verschwendet. 

AI-gesteuerte Aufgabenmanagement-Tools können die typischen Team-Projektdynamiken verändern, indem sie viele der Abhängigkeiten eliminieren, die den Fortschritt behindern. Wenn Sie beispielsweise ein Manager sind, kann die Verwendung eines AI-gesteuerten Projektmanagement-Tools Ihnen Einblick in den Arbeitsablauf eines Mitarbeiters geben, ohne dass Sie fragen müssen. AI-Tools können Wege finden, um Zeit zu sparen und die kollektive Produktivität zu steigern. 

Betrachten Sie eine Work-Management-Plattform wie Asana: Ihre AI-Funktionen können die nächsten Schritte in einem Projekt vorschlagen, potenzielle Engpässe markieren und Einblicke in die Arbeitsbelastung und Produktivität eines Teams geben. Es ist, als hätten Sie ein zusätzliches Teammitglied, das sich auf die Analyse und Verbesserung der Logistik konzentriert, damit die menschlichen Teammitglieder sich auf bedeutungsvollere Aufgaben konzentrieren können. 

Streamlining von Recherche und Informationsaustausch

Eine Anwältin, die ich kenne, erzählte mir von dem Rechtsforschungskurs, den sie während ihres Jurastudiums absolviert hatte. Zu dieser Zeit basierte die Rechtsforschung stark auf spezialisierten Suchmaschinen, und es überrascht nicht, dass es fast ein ganzes Semester dauerte, um die Kunst, sie effektiv zu nutzen, zu meistern. 

Heute verändern AI-gesteuerte Tools wie ChatGPT die Art und Weise, wie wir online recherchieren. Angesichts seiner Fähigkeit, Recherche und Informationsaustausch zu straffen, ist es nachvollziehbar, dass ChatGPT bei schnellen Teams die üblichen Suchmaschinen ersetzt.

Mit ChatGPT können Sie natürliche Sprache verwenden, um Ihre Forschungsfragen zu verfeinern und die Ergebnisse zu erhalten, die Sie benötigen, schneller. ChatGPT kann umgehend umfangreiche Forschungsartikel, Berichte und Datensätze zusammenfassen. Manchmal erfordern diese Dokumente Ihre volle Aufmerksamkeit. Aber wenn Sie nur die wichtigsten Punkte benötigen, können Sie die Aufgabe der Zusammenfassung an ChatGPT übertragen und die Erkenntnisse an Ihre Teammitglieder verteilen. 

Nehmen wir an, Sie suchen nach einer Lösung und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen. ChatGPT kann ein nützliches Werkzeug im Brainstorming-Prozess sein, indem es Ideen und alternative Ansätze für Sie und Ihre Teammitglieder generiert. Keine langen Zeiten mehr, in denen Sie auf eine leere Seite starren und auf Inspiration warten. Zum Beispiel benötigte eines unserer Teams eine schnelle Übersicht über die führenden Trends bei Gen Z am Arbeitsplatz und ChatGPT half, den Ball ins Rollen zu bringen, sodass unsere Teammitglieder mehr Energie für die Auswahl und Entwicklung der besten Inhaltsstrategie hatten. 

Wenn Sie AI-Tools verwenden, um Ideen zu generieren und zu recherchieren, schaffen Sie mehr Zeit für kreatives Denken und die Berücksichtigung der vielfältigen Perspektiven Ihrer Teammitglieder. In der Ära von AI ist dies die Arbeit, die erfolgreiche Mitarbeiter und Organisationen definiert.

Meetings, die zählen

Meetings können Zeitfresser sein. In einer jüngsten Umfrage von 5.000 Wissensarbeitern auf vier Kontinenten gaben 78% der Befragten an, dass sie so viele Meetings besuchen müssten, dass es ihnen schwerfällt, ihre Arbeit zu erledigen. Meetings können auch erschöpfend sein. In derselben Umfrage gaben 76% an, dass sie sich an Tagen mit vielen Meetings ausgelaugt fühlten. 

Ich bin ein Befürworter von Meetings in Maßen und dem Abbau unnötiger Status-Updates. Ich möchte, dass die Mitarbeiter große Zeiträume haben, um sich auf Arbeit zu konzentrieren, die sie begeistert. Sie benötigen ausreichend Zeit, um in den “Flow”-Modus zu gelangen. Aber wenn es um wesentliche Meetings geht, möchte ich, dass alle ihre volle Aufmerksamkeit widmen können. Dazu kommen AI-gesteuerte Automatisierungstools ins Spiel, um Meeting-Notizen zu hören und zu transkribieren und sicherzustellen, dass nichts verloren geht. Unsere Teams integrieren eine AI-Spracherkennungs-App direkt in unsere Videokonferenzplattform. Meeting-Notizen werden automatisch als Text in einem Google-Dokument gespeichert. Wenn später ein Teilnehmer etwas benötigt, das im Meeting besprochen wurde, ist es nur ein schneller Google-Drive-Suchvorgang entfernt. 

Dieses einfache AI-Tool ermöglicht es uns, unsere Aufmerksamkeit auf den eigentlichen Inhalt des Meetings zu konzentrieren, anstatt auf die mühsame Aufgabe des Notierens. Wenn wir voll präsent sind, haben wir reichere Gespräche, bessere Ideen und finden bessere Lösungen – ein Beispiel dafür, wie AI die Zusammenarbeit und Innovation fördert. 

Terminplanung

Eine der Schönheiten von AI ist ihre Fähigkeit, Ihre Kommunikation – und Ihren Seelenfrieden – zu automatisieren. Die Terminplanung ist ein weiterer Bereich, in dem Zeit und Energie oft unnötig verschwendet werden. Mit AI-Terminplanungstools können Sie den mühsamen Hin- und Her, um mehrere Kalender zu koordinieren, aka niedrigwertige Kommunikation, vermeiden und sich nie wieder Sorgen machen, ein Ereignis in Ihrem Kalender zu vergessen. Der Kurzzeitgedächtnisspeicher kann im Durchschnitt sieben Informationen gleichzeitig speichern. Warum verschwenden Sie diesen wertvollen Speicherplatz auf ein Meeting-Datum und -Uhrzeit, wenn ein AI-Tool dies für Sie übernehmen kann? 

AI-gesteuerte Tools wie Clara verwenden die natürliche Sprachverarbeitung, um Meetings zu planen und Termine mit Meeting-Teilnehmern zu verhandeln. Sie können es in Ihre E-Mail und Ihren Kalender integrieren und Benachrichtigungen und Follow-ups einrichten. Clara kann Einblicke in Ihre E-Mail-Konversationen geben, um Ihren Zeitplan effektiver zu verwalten.

Mit Clara und ähnlichen AI-Terminplanungstools kann jeder in Ihrer Organisation, von neuen Mitarbeitern bis hin zur Unternehmensführung, einen persönlichen Assistenten haben, der sie von der Fokussierung auf unwichtige Aufgaben befreit. In diesem Sinne ist es schwer, nicht von AI begeistert zu sein. Man könnte sagen, dass Her nicht so abwegig ist, wie man denkt.