Stéphan Donzé, Gründer und CEO von AODocs – Interview-Serie

Stéphan Donzé ist der Gründer und CEO von AODocs, einer cloudbasierten Plattform für Dokumentenmanagement, die Unternehmensinhalte in handlungsfähige Intelligenz umwandelt. Im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen, die auf grundlegende Speicherung beschränkt sind, kombiniert AODocs robuste Dokumentenkontrolle mit Workflow-Automatisierung, um Unternehmen zu ermöglichen, komplexe Prozesse über Branchen hinweg zu straffen.

Von Vertriebsvorschlägen und Schadensmanagement bis hin zu Ingenieurwesen und Fertigung nutzt AODocs generative KI, um strukturierte Daten aus unstrukturierten Dokumenten im großen Maßstab zu extrahieren.

Was hat Sie dazu inspiriert, AODocs 2012 zu gründen? Gab es ein spezifisches Problem im Dokumentenmanagement, das damals nicht angegangen wurde?

Es kam aus dem Konzept, Business-to-Consumer-Technologien (B2C), die von Google (GOOGL ) entwickelt wurden, in das Unternehmen zu bringen. Dazu gehörten cloudbasierte, serverlose und automatisch skalierte Technologien, die in der Unternehmenssoftware zu diesem Zeitpunkt fehlten.

Zu diesem Zeitpunkt befürwortete Google, dass Anwendungen sich an die Cloud anpassen sollten, indem sie dicke Clients aufgaben und browserbasierte und serverlose Architekturen annahmen. Im Gegensatz zu Microsoft (MSFT ) und Amazon (AMZN ) zu diesem Zeitpunkt war Googles Standpunkt, dass Cloud-Anwendungen eine sehr unterschiedliche Architektur als On-Premise-Software haben sollten. Ich sah eine Gelegenheit, etwas Neues zu schaffen, indem ich alte und neue Ansätze kombinierte.

Frühe Anwender von Cloud-Technologien in Unternehmen, die Gmail und Google Drive angenommen hatten, wollten diese Vorteile über E-Mail und Zusammenarbeit hinaus auf geschäftskritische Dokumente ausdehnen. Es gab einen Mangel an Lösungen auf dem Markt, um diese Bedürfnisse zu erfüllen, da herkömmliche Dokumentenmanagementsysteme On-Premise mit alter Software und Architekturen waren. Diese Lücke bot eine Gelegenheit, etwas Neues von Grund auf auf der richtigen Cloud-Architektur aufzubauen und mit diesen frühen Anwendern zusammenzuarbeiten.

Viele Unternehmen im Bereich Enterprise-SaaS kämpfen mit der Kundenakquise. Wie haben Sie große Unternehmen wie Google oder Veolia dazu gebracht, AODocs frühzeitig zu vertrauen?

Die Möglichkeit, Dokumente in ihrem eigenen Cloud-Speicher zu behalten, war ein entscheidender Faktor, um Unternehmen zu überzeugen. AODocs verwaltet Dokumente, einschließlich Freigabeberechtigungen und Geschäftsprozessen, aber die Dokumente bleiben im Umfeld des Kunden (ursprünglich Google Drive, später Azure, Google Cloud Storage und Amazon S3). Diese grundlegende Eigenschaft reduzierte das wahrgenommene Risiko für Kunden und machte sie damit komfortabler, mit einem kleinen und jungen Unternehmen zusammenzuarbeiten.

Ein weiterer wichtiger Grund war die enge Kundenbeziehung. Wir haben gemeinsam mit Kunden entwickelt und gebaut, insbesondere in den frühen Phasen. Diese Nähe und Reaktionsfähigkeit bei der Lösung von Problemen und Verbesserungen baute Vertrauen auf und reduzierte weiter das Risikobewusstsein.

Dies war letztendlich der Grund, warum Unternehmen wie Google, Veolia, Ascension, Pinnacol Assurance und andere uns akzeptierten.

Blicken Sie auf Ihre 13+ Jahre als Leiter von AODocs zurück, welche waren einige der kritischsten Entscheidungen, die zum Erfolg des Unternehmens führten?

Die Entscheidung, Kunden-Dokumente in ihrem eigenen Cloud-Speicher zu belassen, ist ein großer Faktor in unserem Erfolg und bleibt ein wichtiger Unterscheidungsfaktor.

Die Entwicklung des Produkts durch enge Zusammenarbeit mit Kunden war auch entscheidend. Alles, was wir bauen, wird von Kundenbedürfnissen inspiriert oder validiert. Wir vermeiden es, Funktionen ohne eindeutigen Kundenanwendungsfall zu bauen.

Unsere Fähigkeit, Kundenanfragen zu sortieren, um gemeinsame und reproduzierbare Bedürfnisse zu identifizieren, die der gesamten Kundenbasis zugute kommen, anstatt sehr spezifische individuelle Anfragen, die besser durch professionelle Dienstleistungen angegangen werden, ist etwas, was wir gut gemacht haben.

AODocs wurde in der Cloud geboren und hat sich nun zu einer KI-gestützten Lösung entwickelt. Welche waren einige der größten Herausforderungen bei diesem Übergang?

Es ist nicht so sehr ein Übergang, sondern eine Kontinuität. Die Geburt in der Cloud machte AODocs von Natur aus leicht integrierbar mit neuen, cloudbasierten Technologien, einschließlich KI.

KI-Modelle wie ChatGPT und Google Gemini sind cloudbasiert, was es AODocs ermöglicht, problemlos mit ihnen zu verbinden und KI-Fähigkeiten zu unserem Dokumentenverarbeitungs-Plattform hinzuzufügen.

Wir betrachten AODocs als “Rückgrat” oder “Montagestraße” für Dokumentenprozesse, bei denen KI einfach ein neues “Glied” oder “Modul” ist, das integriert werden kann, um die Plattform zu verbessern. Wir haben die spezifische Entstehung von KI im Jahr 2022 nicht vorhergesehen, aber unsere cloudbasierte Architektur wurde für Erweiterbarkeit und Integration konzipiert, was die Übernahme von KI zu einem natürlichen Schritt machte.

Wie balanciert AODocs Automatisierung mit menschlicher Überwachung, um Compliance und Genauigkeit sicherzustellen, ohne menschliche Validierung zu entfernen?

Wir stellen Kunden die Tools zur Verfügung, um KI bei verschiedenen Schritten in ihren Dokumentenprozessen zu verwenden. Die Entscheidung, wie viel Autonomie KI zu geben ist, wird letztendlich von den Kunden im Einzelfall getroffen.

Kunden können ihre Prozesse für vollständige Automatisierung, vollständige menschliche Überprüfung oder eine Kombination aus beiden bei jedem KI-Schritt konfigurieren. Wir empfehlen, einfache Fälle zu identifizieren, die für eine vollständige KI-Automatisierung geeignet sind (z. B. das Erkennen fehlender Dokumente in einer Anfrage), während für komplexe Fälle KI verwendet werden kann, um die menschliche Überprüfung zu beschleunigen, typischerweise durch die Generierung von Zusammenfassungen komplexer Dokumente.

Im Wesentlichen geben wir Kunden 100% Kontrolle über das Ausmaß der menschlichen Überwachung in ihren Prozessen, indem wir Konfigurations-Tools bereitstellen.

AODocs verschiebt seine Plattform, um sich auf KI-Agenten für die Dokumentenverarbeitung zu konzentrieren. Was trieb diese Entscheidung an, und wie verbessern KI-Agenten traditionelle Dokumentenmanagementsysteme?

KI-Agenten sind eine neue Fähigkeit, die in unsere bestehende “Montagestraße” für Dokumente integriert werden kann.

Der Haupttreiber für unsere Begeisterung für KI-Agenten ist ihr Potenzial, bestimmte Aufgaben erheblich zu beschleunigen. Für einfache Aufgaben wie das Ablehnen unvollständiger Dokumente oder die automatische Annahme von geringwertigen, unkomplizierten Ansprüchen kann KI eine vollständige Automatisierung ermöglichen.

Für komplexe Aufgaben können KI-Agenten die Verarbeitung dramatisch beschleunigen, indem sie lange Dokumente zusammenfassen, sodass menschliche Prüfer wichtige Informationen viel schneller überprüfen können. KI ist gut darin, große Mengen an Informationen zu verarbeiten und präzise Zusammenfassungen zu liefern, was menschlichen Prüfern erhebliche Zeit spart. Diese erhöhte Geschwindigkeit und Effizienz erhöhen den Wert der AODocs-Plattform.

Das Unternehmenssuchen bleibt eine große Herausforderung, da Unternehmen Schwierigkeiten haben, relevante Dokumente zu finden. Wie geht AODocs KI-gestützte Lösung diese Entdeckungsprobleme besser an als bestehende Unternehmenssuchtools?

KI-Chatbots stellen eine bedeutende Verbesserung gegenüber traditionellen Unternehmenssuchen dar, da sie es Benutzern ermöglichen, Fragen in natürlicher Sprache zu stellen und direkte Antworten zu erhalten. Sie haben jedoch einen erheblichen Nachteil: Sie können nicht zwischen gültigen, aktuellen Dokumenten und Entwürfen, unvollständigen oder veralteten Dateien unterscheiden.

Wir gehen diese Herausforderung an, indem wir sicherstellen, dass KI-Agenten nur die richtigen Informationen verwenden, um Antworten zu liefern. Traditionelle Suche präsentiert Benutzern eine Liste von potenziellen Übereinstimmungen, sodass sie das relevanteste Dokument identifizieren können (z. B. zwischen einem unterzeichneten Vertrag und einem Entwurf).

Im Gegensatz dazu bieten KI-Chatbots zuversichtliche Antworten, aber verstecken den zugrunde liegenden Suchprozess. Dies schafft ein erhöhtes Risiko, veraltete oder falsche Informationen zu verwenden, da Benutzer keine Einsicht in die Dokumente haben, die der Chatbot verwendet hat, um seine Antwort zu formulieren.

Unsere Rolle besteht darin, zu kuratieren und zu garantieren, dass alle Dokumente in der Wissensbasis ordnungsgemäß validiert und aktuell sind. Dies macht sie sicher für KI-Agenten, um sie als Informationsquellen zu verwenden. Indem wir sicherstellen, dass KI-gestützte Suche nur auf vertrauenswürdige und kontrollierte Informationen zurückgreift, reduzieren wir das Risiko ungenauer Antworten erheblich.

Da generative KI zu einem wichtigen Teil der Dokumentenverarbeitung wird, welche spezifischen KI-Technologien oder -Modelle nutzt AODocs, um Genauigkeit zu verbessern und manuelle Arbeit zu reduzieren?

LLM-Modelle sind gut darin, bestehenden Inhalt zu transformieren, wie z. B. das Zusammenfassen komplexer Dokumente, das Übersetzen von Texten und das Kategorisieren von Dateien. Diese Aufgaben haben ein sehr geringes Risiko von Halluzinationen, weshalb unsere KI-Nutzung strategisch auf diese Aktivitäten fokussiert ist.

AODocs nutzt KI in erster Linie für die Umformulierung, Neuzusammenstellung und Transformation bestehenden Textes, anstatt neuen Inhalt zu erstellen. Wenn wir mit dem richtigen Material arbeiten, bleibt die Generierung von Zusammenfassungen, das Übersetzen von Dokumenten und das Kategorisieren von Inhalten ein geringes Fehlerrisiko. Ebenso bleiben unsere Datenextraktionsfähigkeiten – das Erkennen von Fälligkeitsdaten oder wichtigen Informationen aus Dokumenten – auf bestehenden Inhalten basiert, um Ungenauigkeiten oder “Halluzinationen” zu minimieren.

Indem wir die Informationsaufnahme beschleunigen und menschliche Prüfer unterstützen, verbessern diese KI-Fähigkeiten oft die Effizienz um einen erheblichen Faktor. Dies schafft einen messbaren Wert, während wir sorgfältig die Risiken im Zusammenhang mit KI-erstelltem Inhalt vermeiden, der von Grund auf erstellt wird.

Es gibt einen zusätzlichen Vorteil. AODocs integriert sich nahtlos mit jedem LLM, was unseren Kunden die Freiheit gibt, ihren bevorzugten Anbieter zu wählen. Diese flexible Architektur stellt auch sicher, dass wir zukünftige Modelle schnell integrieren können, sobald sie verfügbar werden, und unsere Kunden in die Lage versetzt, von den unvermeidlichen KI-Neuerungen zu profitieren, die in den kommenden Monaten und Jahren entstehen.

Eine der größten KI-Herausforderungen bei der Dokumentenverarbeitung ist die Halluzination oder ungenaue Antworten. Wie stellt AODocs sicher, dass KI-generierte Erkenntnisse vertrauenswürdig und zuverlässig sind?

Der Schlüssel zur Gewährleistung von Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit ist die Grundlage. Wir stellen sicher, dass KI verwendet wird, um Informationen aus vertrauenswürdigen Quellen umzuformulieren oder zu transformieren.

Bei der Dokumentenverarbeitung wird KI aufgefordert, bestehende Dokumente zusammenzufassen oder zu übersetzen, was das Risiko von Halluzinationen minimiert. Bei KI-Chatbots oder -Agenten wird das System mit Auszügen aus kontrollierten Dokumenten versehen und angewiesen, Antworten nur aus diesen Auszügen zu generieren – das LLM muss immer die Quellen angeben, aus denen es seine Antwort generiert hat – ohne allgemeines Weltwissen oder externe Informationen zu verwenden. Dies verhindert, dass KI erfindet oder Informationen liefert, die nicht explizit in den validierten Dokumenten vorhanden sind.

Wie sehen Sie AODocs in den nächsten fünf Jahren? Welche Rolle werden KI-Agenten in der Zukunft des Dokumentenmanagements spielen?

Unser Kerngeschäft als Dokumentenmanagements-Plattform wird sich nicht ändern. Unsere Mission bleibt, die Vertrauenswürdigkeit, Aktualität, die Einhaltung von Geschäftsprozessen und die Nachvollziehbarkeit von verwaltetem Wissen sicherzustellen.

KI ist sowohl ein neues Bedürfnis nach kontrollierten Informationen (um vertrauenswürdige Daten an KI-Chatbots zu liefern) als auch ein Beschleuniger von Geschäftsprozessen, die Dokumente involvieren. KI kann Aufgaben wie das Zusammenfassen, Übersetzen und Kategorisieren von Dokumenten beschleunigen, was menschliche Benutzer produktiver macht.

Innerhalb der nächsten fünf Jahre zielen wir darauf ab, Unternehmen die Tools an die Hand zu geben, um KI dort anzuwenden, wo es Sinn ergibt, um ihre Geschäftsprozesse zu verbessern. KI-Agenten werden eine entscheidende Rolle spielen, indem sie unsere Kernmissionen verstärken und beschleunigen: die Bereitstellung vertrauenswürdiger Informationen, die Sicherstellung der Verwendung der richtigen Dokumentenversionen, die Vermeidung von menschlichen Fehlern und die Erleichterung des Zugangs zu Geschäftsprozessen. Wir möchten Unternehmen dabei helfen, KI effektiv und strategisch einzusetzen, um die Produktivität zu steigern.

Vielen Dank für das großartige Interview. Leser, die mehr erfahren möchten, sollten AODocs besuchen.