Stéphan Donzé, Gründer und CEO von AODocs – Interviewreihe

Stéphan Donzé ist der Gründer und CEO von AODocs, einer cloud-nativen Dokumentenmanagementplattform, die Unternehmensinhalte in handlungsfähige Intelligenz umwandelt. Im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen, die auf grundlegende Speicherung beschränkt sind, kombiniert AODocs robuste Dokumentenkontrolle mit Workflow-Automatisierung, sodass Unternehmen komplexe Prozesse über Branchen hinweg rationalisieren können.

Von Verkaufsangeboten und Schadensmanagement bis hin zu Ingenieur- und Fertigungswesen nutzt AODocs generative KI, um strukturierte Daten aus unstrukturierten Dokumenten im großen Maßstab zu extrahieren.

Was hat Sie dazu inspiriert, AODocs 2012 zu gründen? Gab es ein spezifisches Problem im Dokumentenmanagement, das zu diesem Zeitpunkt nicht angegangen wurde?

Es kam von dem Konzept, Business-to-Consumer-Technologien (B2C), die von Google vorangetrieben wurden, in das Unternehmen zu bringen. Dazu gehörten cloud-basierte, serverlose und automatisch skalierte Technologien, die zu diesem Zeitpunkt in der Unternehmenssoftware fehlten.

Zu diesem Zeitpunkt warb Google dafür, dass Anwendungen sich an die Cloud anpassen, indem sie von dicken Clients abrückten und browserbasierte und serverlose Architekturen annahmen. Im Gegensatz zu Microsoft und Amazon zu diesem Zeitpunkt war Googles Standpunkt, dass Cloud-Anwendungen eine sehr unterschiedliche Architektur als On-Premise-Software annehmen sollten. Ich sah eine Gelegenheit, etwas Neues zu schaffen, indem ich alte und neue Ansätze kombinierte.

Frühe Anwender von Cloud-Technologien in Unternehmen, die Gmail und Google Drive angenommen hatten, wollten diese Vorteile über E-Mail und Zusammenarbeit hinaus auf geschäftskritische Dokumente ausdehnen. Es gab einen Mangel an Lösungen auf dem Markt, um diese Bedürfnisse zu erfüllen, da herkömmliche Dokumentenmanagementsysteme On-Premise mit alter Software und Architekturen waren. Diese Lücke bot eine Gelegenheit, etwas Neues von Grund auf auf der richtigen Cloud-Architektur aufzubauen, zusammen mit diesen frühen Anwendern.

Viele Enterprise-SaaS-Unternehmen kämpfen mit der Kundenadoption. Wie haben Sie große Unternehmen wie Google oder Veolia dazu gebracht, AODocs frühzeitig zu vertrauen?

Die Tatsache, dass Kunden ihre Dokumente in ihrem eigenen Cloud-Speicher behalten konnten, war ein wesentlicher Faktor bei der Überzeugung von Unternehmen. AODocs verwaltet Dokumente, einschließlich Freigabeberechtigungen und Geschäftsprozessen, aber die Dokumente bleiben in der Umgebung des Kunden (ursprünglich Google Drive, später Azure, Google Cloud Storage und Amazon S3). Diese grundlegende Eigenschaft reduzierte das wahrgenommene Risiko für Kunden und machte sie damit komfortabler, mit einem kleinen und jungen Unternehmen zusammenzuarbeiten.

Ein weiterer wichtiger Grund war die enge Kundenbeziehung. Wir haben gemeinsam mit Kunden gebaut und entwickelt, insbesondere in den frühen Stadien. Diese Nähe und Reaktivität bei der Behebung von Problemen und Verbesserungen baute Vertrauen auf und reduzierte das Risikobewusstsein weiter.

Dies war letztendlich das, was Unternehmen wie Google, Veolia, Ascension, Pinnacol Assurance und andere dazu brachte, uns zu adoptieren.

Blicken Sie auf Ihre 13+ Jahre als Leiter von AODocs zurück, welche waren einige der kritischsten Entscheidungen, die zum Erfolg des Unternehmens führten?

Die Entscheidung, Kunden ihre Dokumente in ihrem eigenen Cloud-Speicher zu lassen, ist ein großer Faktor in unserem Erfolg und bleibt ein wichtiger Unterscheidungsfaktor.

Die Entwicklung des Produkts, indem wir sehr nah an den Kunden blieben, war auch entscheidend. Alles, was wir bauen, wird von Kundenbedürfnissen inspiriert oder validiert.

Unsere Fähigkeit, Kundenanfragen zu sortieren, um gemeinsame und replizierbare Bedürfnisse zu identifizieren, die der gesamten Kundenbasis zugute kommen, anstatt sehr spezifischen individuellen Anfragen, die besser durch professionelle Dienstleistungen angegangen werden, ist etwas, was wir gut gemacht haben.

AODocs wurde in der Cloud geboren und hat sich nun zu einer KI-gesteuerten Lösung entwickelt. Welche waren einige der größten Herausforderungen bei diesem Übergang?

Es ist nicht so sehr ein Übergang, sondern eine Kontinuität. Die Tatsache, dass AODocs in der Cloud geboren wurde, machte es von Natur aus leicht, sich mit neuen, cloud-basierten Technologien, einschließlich KI, zu integrieren.

KI-Modelle wie ChatGPT und Google Gemini sind cloud-basiert, was es AODocs ermöglicht, sich natürlich mit ihnen zu verbinden und KI-Fähigkeiten zu seinem Dokumentenverarbeitungsplattform hinzuzufügen.

Wir betrachten AODocs als eine “Wirbelsäule” oder eine “Montagestraße” für Dokumentenprozesse, bei der KI einfach ein neues “Glied” oder “Modul” ist, das eingesetzt werden kann, um die Plattform zu verbessern. Wir haben die spezifische Entstehung von KI im Jahr 2022 nicht vorhergesehen, aber unsere cloud-nativen Architektur wurde für Erweiterbarkeit und Integration konzipiert, was die Übernahme von KI zu einem natürlichen Schritt machte.

Wie balanciert AODocs Automatisierung mit menschlicher Überwachung, um Compliance und Genauigkeit sicherzustellen, ohne menschliche Validierung zu entfernen?

Wir stellen Kunden die Tools zur Verfügung, um KI bei verschiedenen Schritten in ihren Dokumentenprozessen zu verwenden. Die Entscheidung, wie viel Autonomie KI zu geben ist, wird letztendlich von den Kunden im Einzelfall getroffen.

Kunden können ihre Prozesse für vollständige Automatisierung, vollständige menschliche Überprüfung oder eine Kombination aus beidem an jedem KI-Schritt konfigurieren. Wir empfehlen, einfache Fälle zu identifizieren, die für eine vollständige KI-Automatisierung geeignet sind (z. B. das Erkennen fehlender Dokumente in einer Anfrage), während für komplexe Fälle KI verwendet werden kann, um die menschliche Überprüfung zu beschleunigen, typischerweise durch die Generierung von Zusammenfassungen komplexer Dokumente.

Im Wesentlichen geben wir Kunden 100 % Kontrolle über das Ausmaß der menschlichen Überwachung in ihren Prozessen, indem wir Konfigurationswerkzeuge bereitstellen.

AODocs verschiebt seine Plattform, um sich auf KI-Agenten für die Dokumentenverarbeitung zu konzentrieren. Was trieb diese Entscheidung an, und wie verbessern KI-Agenten traditionelle Dokumentenmanagementsysteme?

KI-Agenten sind eine neue Fähigkeit, die in unsere bestehende “Montagestraße” für Dokumente integriert werden kann.

Der primäre Treiber für unsere Begeisterung für KI-Agenten ist ihr Potenzial, erhebliche Geschwindigkeit bei bestimmten Aufgaben zu bringen. Für einfache Aufgaben wie das Ablehnen unvollständiger Dokumente oder die automatische Annahme von geringwertigen, unkomplizierten Ansprüchen kann KI eine vollständige Automatisierung ermöglichen.

Für komplexe Aufgaben können KI-Agenten die Verarbeitung erheblich beschleunigen, indem sie lange Dokumente zusammenfassen, sodass Menschen die wichtigsten Informationen viel schneller überprüfen können. KI ist gut darin, große Mengen an Informationen zu verarbeiten und präzise Zusammenfassungen zu liefern, was menschlichen Rezensenten erheblich Zeit spart. Diese erhöhte Geschwindigkeit und Effizienz erhöhen den Wert der AODocs-Plattform.

Enterprise-Suche bleibt eine große Herausforderung, da Unternehmen Schwierigkeiten haben, relevante Dokumente abzurufen. Wie geht AODocs’ KI-gesteuerte Lösung diese Entdeckungsprobleme besser an als bestehende Enterprise-Suchtools?

KI-Chatbots stellen eine wesentliche Verbesserung gegenüber traditioneller Enterprise-Suche dar, indem sie es Benutzern ermöglichen, Fragen in natürlicher Sprache zu stellen und einfache Antworten zu erhalten. Sie haben jedoch einen erheblichen Nachteil: Sie können nicht zwischen gültigen, aktuellen Dokumenten und Entwürfen, unvollständigen oder veralteten Dateien unterscheiden.

Wir gehen dieses Problem an, indem wir sicherstellen, dass KI-Agenten nur die richtigen Informationen verwenden, um Antworten zu liefern. Traditionelle Suche präsentiert Benutzern eine Liste potenzieller Treffer, sodass sie das relevanteste Dokument identifizieren können (z. B. zwischen einem unterzeichneten Vertrag und einem Entwurf unterscheiden).

Im Gegensatz dazu bieten KI-Chatbots selbstbewusste Antworten, verbergen jedoch den zugrunde liegenden Suchprozess. Dies schafft ein erhöhtes Risiko, veraltete oder falsche Informationen zu verwenden, da Benutzer keine Einsicht in die Dokumente haben, die der Chatbot verwendet, um seine Antwort zu formulieren.

Unsere Rolle besteht darin, sicherzustellen, dass alle Dokumente in der Wissensbasis ordnungsgemäß validiert und aktuell sind. Dies macht sie sicher für KI-Agenten, um sie als Informationsquellen zu verwenden. Indem wir sicherstellen, dass KI-gesteuerte Suche nur auf vertrauenswürdigen und kontrollierten Informationen basiert, reduzieren wir das Risiko ungenauer Antworten erheblich.

Da generative KI zu einem wichtigen Teil der Dokumentenverarbeitung wird, welche spezifischen KI-Technologien oder -Modelle nutzt AODocs, um Genauigkeit zu verbessern und manuelle Arbeit zu reduzieren?

LLM-Modelle sind gut darin, bestehenden Inhalt zu transformieren, wie z. B. das Zusammenfassen komplexer Dokumente, das Übersetzen von Texten und das Kategorisieren von Dateien. Diese Aufgaben haben ein sehr geringes Risiko von Halluzinationen, weshalb unsere KI-Nutzung strategisch auf diese Aktivitäten fokussiert ist.

AODocs nutzt KI in erster Linie für Umformulierungen, Neuzusammenstellungen und Transformationen bestehenden Textes, anstatt neuen Inhalt zu erstellen. Wenn wir mit dem richtigen Material arbeiten, bleiben die Generierung von Zusammenfassungen, das Übersetzen von Dokumenten und das Kategorisieren von Inhalten auf bestehenden Inhalt beschränkt, was das Risiko von Fehlern oder “Halluzinationen” minimiert.

Durch die Beschleunigung der Informationsaufnahme und die Unterstützung menschlicher Rezensenten verbessern diese KI-Fähigkeiten oft die Effizienz um einen erheblichen Faktor. Dies schafft einen greifbaren Wert, während wir sorgfältig die Risiken vermeiden, die mit von Grund auf erstelltem KI-generierten Inhalt verbunden sind.

Es gibt einen zusätzlichen Vorteil. AODocs integriert sich nahtlos mit jedem LLM, was unseren Kunden die Freiheit gibt, ihren bevorzugten Anbieter zu wählen. Diese flexible Architektur stellt auch sicher, dass wir zukünftige Modelle schnell integrieren können, sobald sie verfügbar werden, und unsere Kunden in die Lage versetzen, von den unvermeidlichen KI-Neuerungen zu profitieren, die in den kommenden Monaten und Jahren entstehen.

Eine der größten KI-Herausforderungen bei der Dokumentenverarbeitung ist Halluzination oder ungenaue Antworten. Wie stellt AODocs sicher, dass KI-generierte Erkenntnisse vertrauenswürdig und zuverlässig sind?

Der Schlüssel zur Gewährleistung von Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit ist die Grundlage. Wir stellen sicher, dass KI verwendet wird, um bestehende Informationen umzuformulieren oder zu transformieren.

Bei der Dokumentenverarbeitung wird KI aufgefordert, bestehende Dokumente zusammenzufassen oder zu übersetzen, was die Chance auf Halluzination minimiert. Bei KI-Chatbots oder -Agenten wird das System mit Auszügen aus kontrollierten Dokumenten versehen und angewiesen, Antworten nur aus diesen Auszügen zu generieren – das LLM muss immer die Quellen zitieren, aus denen es seine Antwort generiert hat – ohne allgemeines Weltwissen oder externe Informationen zu verwenden. Dies verhindert, dass KI Informationen erfindet oder liefert, die nicht explizit in den validierten Dokumenten enthalten sind.

Da KI Unternehmenssoftware transformiert, wo sehen Sie AODocs in den nächsten fünf Jahren? Welche Rolle werden KI-Agenten in der Zukunft des Dokumentenmanagements spielen?

Unser Kerngeschäft als Dokumentenmanagementplattform wird sich nicht ändern. Unsere Mission bleibt, die Vertrauenswürdigkeit, Aktualität, die Einhaltung von Geschäftsprozessen und die Nachvollziehbarkeit von verwaltetem Informationsmaterial sicherzustellen.

KI ist sowohl ein neues Bedürfnis nach kontrollierten Informationen (um vertrauenswürdige Daten an KI-Chatbots zu liefern) als auch ein Beschleuniger von Geschäftsprozessen, die Dokumente involvieren. KI kann Aufgaben wie das Zusammenfassen, Übersetzen und Kategorisieren von Dokumenten beschleunigen, was menschliche Benutzer produktiver macht.

In den nächsten fünf Jahren streben wir an, Unternehmen die Tools zur Verfügung zu stellen, um KI leicht anzuwenden, wo es sinnvoll ist, um ihre Geschäftsprozesse zu verbessern. KI-Agenten werden eine entscheidende Rolle spielen, indem sie unsere Kernmissionen verstärken und beschleunigen: die Bereitstellung vertrauenswürdiger Informationen, die Sicherstellung der Verwendung der richtigen Dokumentversionen, die Unterstützung bei der Vermeidung von menschlichen Fehlern und die Erleichterung des Zugriffs auf Geschäftsprozesse. Wir möchten Unternehmen helfen, KI effektiv und strategisch einzusetzen, um die Produktivität zu steigern.

Vielen Dank für das großartige Interview. Leser, die mehr erfahren möchten, sollten AODocs besuchen.