Smartsheet stellt vsActual und einen Execution Graph für Enterprise-KI vor

KI kann einem Team helfen, Aufgaben schneller zu erledigen, ohne einer Organisation dabei zu helfen, ihre Strategie umzusetzen. Smartsheet will diese Lücke mit vsActual schließen, einem neuen eigenständigen, nativ für KI entwickelten Produkt für Planung und Umsetzung, das auf der Kundenkonferenz ENGAGE 2026 vorgestellt wurde.

Neben vsActual kündigte das Unternehmen spezialisierte Agenten, wiederkehrende agentische Abläufe, neue Integrationen und zusätzliche Sicherheitskontrollen an. Zusammengenommen sollen die Neuerungen der KI ein klareres Bild davon vermitteln, wie Projekte, Mitarbeitende, Budgets und geschäftliche Prioritäten voneinander abhängen – und darauf hinweisen, wenn die tatsächliche Arbeit vom genehmigten Plan abzuweichen beginnt.

vsActual verknüpft die Strategie mit der bereits laufenden Arbeit

vsActual ist darauf ausgelegt, mit den Systemen zu arbeiten, die Teams bereits nutzen, statt sie dazu zu zwingen, sämtliche Aktivitäten in ein neues Projektmanagement-Tool zu verlagern. Smartsheet nennt Finanz-, Personal-, Kunden- und Serviceplattformen wie Oracle, SAP, Workday, Salesforce, Jira und ServiceNow als Systeme, deren Daten die Lösung auslesen soll.

Ausgangspunkt ist die Strategie selbst. Das Produkt überführt Pläne aus Präsentationen, Budgetdokumenten oder Tabellen in einen fortlaufend aktualisierten Plan mit Zielen, Zeitplänen und Rahmenbedingungen wie Ausgaben und verfügbarer Personalkapazität. Neue Anfragen lassen sich anschließend anhand dieser Prioritäten bewerten.

Die Funktionen zur Szenarioplanung sollen zeigen, welche Folgen eine Entscheidung für Budget und Kapazitäten hat, bevor eine Führungskraft sie genehmigt. Sobald ein Szenario ausgewählt ist, wird es zum verbindlichen Plan. Anschließend vergleichen Agenten die laufenden Arbeiten mit diesem Plan, erkennen sich abzeichnende Verzögerungen oder Ressourcenkonflikte und erstellen aus den zugrunde liegenden Daten Zusammenfassungen für die Geschäftsleitung.

„Jedes Unternehmen hat eine Strategie. Erfolgreich sind diejenigen, deren Arbeit diese Strategie tatsächlich umsetzt“, sagte Rajeev Singh, CEO von Smartsheet. Er beschrieb vsActual als Möglichkeit, die Lücke zwischen Plänen und tatsächlichen Ergebnissen zu schließen.

Eine wichtige Grenze bleibt bestehen: Die Kontrolle liegt bei den Menschen. Das Unternehmen erklärt, dass Agenten den Plan nicht eigenständig ändern können und ihre Empfehlungen eine Begründung enthalten, die Führungskräfte prüfen können. In der Ankündigung werden Kunden aufgefordert, sich für Updates zu registrieren; Angaben zur allgemeinen Verfügbarkeit oder zum Preis von vsActual macht sie jedoch nicht.

Der Execution Graph liefert geschäftlichen Kontext

Hinter vsActual steht der Execution Graph von Smartsheet, der Beziehungen von einzelnen Aufgaben über Projekte und Programme bis hin zu strategischen Zielen abbildet. Das Unternehmen gibt an, dass er auf 20 Jahren Workflow-Intelligenz, Millionen von Projekten und neun Petabyte Daten beruht.

Der technische Ansatz geht über das bloße Sammeln von Dokumenten für einen Chatbot hinaus. Ein nützliches Ausführungsmodell muss Zusammenhänge abbilden: welche Initiative von einem verspäteten Projekt abhängt, welche Teams knappe Kapazitäten gemeinsam nutzen, wer für eine Entscheidung verantwortlich ist und welche Berechtigungen oder Genehmigungen den nächsten Schritt einschränken. Smartsheet zufolge bildet der Graph diese betrieblichen Zusammenhänge und Governance-Anforderungen ab.

Ein Meilenstein, der sich verzögert, ist für sich genommen möglicherweise noch verkraftbar, kann aber kritisch werden, wenn mehrere finanzierte Initiativen vom selben Team abhängen. Durch die Verknüpfung von Zeitplänen, Kapazitäten und strategischen Prioritäten könnte dieser Konflikt früher sichtbar werden als in getrennten Dashboards. Ob eine Empfehlung nützlich ist, hängt weiterhin davon ab, wie vollständig und aktuell die verknüpften Datensätze sind.

Die bestehende AI-Architektur von Smartsheet verbindet bereits die Intelligenzschicht und den Wissensgraphen des Unternehmens mit Basismodellen, die über Azure OpenAI und Amazon Bedrock bereitgestellt werden. In der öffentlichen Dokumentation wird dies als Ergänzung allgemeiner Modelle um arbeitsbezogenen Kontext beschrieben. Der neue Execution Graph überträgt den Schwerpunkt des Unternehmens auf Kontext auch auf Planung und Umsetzung; in der Veröffentlichung wird weder ein neu trainiertes Basismodell genannt noch werden vergleichende Leistungsbenchmarks veröffentlicht.

Neue Agenten übernehmen die Projekteinrichtung und wiederkehrende Prüfungen

Mit der begleitenden Plattformveröffentlichung führt das Unternehmen agentische Abläufe ein, die Anweisungen in natürlicher Sprache in wiederkehrende Aufgaben umsetzen, etwa das Erstellen einer wöchentlichen Projektübersicht oder das Prüfen von Risiken und Abhängigkeiten. Die Ergebnisse werden den jeweils zuständigen Personen übermittelt, ohne dass jemand die Anfrage jedes Mal erneut stellen muss.

Zum Start sind außerdem zwei spezialisierte Agenten verfügbar. Der Erstellungsagent legt anhand eines in natürlicher Sprache formulierten Ziels Projektstrukturen an, darunter Tabellen, Dashboards, Berichte und Automatisierungen. Der Datenqualitätsagent prüft Tabellen und kennzeichnet Probleme nach Schweregrad – entweder auf Abruf oder nach einem Zeitplan.

Diese Funktionen bauen auf Smart Assist und dem Model Context Protocol Server von Smartsheet auf. In der bestehenden Dokumentation wird erläutert, wie der integrierte Assistent und kompatible externe KI-Tools mit Zustimmung der Nutzer Live-Projektdaten abfragen und Aktionen ausführen können. MCP bietet eine einheitliche Schnittstelle für die Verbindung; die jeweilige Anwendung muss weiterhin den passenden Kontext bereitstellen und den Zugriff kontrollieren.

Smartsheet kündigte außerdem native Integrationen mit ServiceNow, Microsoft Dynamics 365, HubSpot und Workday an. Ein separater Integrationsagent befindet sich im Early Access und unterstützt zunächst GitHub, Zendesk, Airtable und Monday.com. Er soll es Kunden ermöglichen, im Dialog eine Verbindung zu externen Datenquellen anzufordern.

Governance wird Teil der Ausführungsebene

Je mehr Handlungsmöglichkeiten Agenten erhalten, desto wichtiger werden Berechtigungen – ebenso wichtig wie die Qualität ihrer Antworten. Smartsheet zufolge nutzen Menschen und Agenten denselben geregelten Graphen. Agenten sind dabei auf den Zugriff und die Änderungen beschränkt, die der Person, die sie vertreten, gestattet sind.

Zu den neuen Kontrollfunktionen gehört das Streaming von Sicherheitsereignissen, das Prüfereignisse nahezu in Echtzeit an Tools wie Splunk und Microsoft Sentinel sendet. Mit der Datenklassifizierung, die mit Smartsheet Safeguard verfügbar ist, können Administratoren Vertraulichkeitskennzeichnungen festlegen und deren Verwendung über zentrale Berichte und einen Prüfpfad nachverfolgen.

Das Unternehmen gab außerdem die Zertifizierung nach ISO/IEC 42001 für das Management von KI sowie eine australische IRAP-Sicherheitsbewertung bekannt. Diese betreffen jeweils das organisatorische KI-Management und bewertete Sicherheitskontrollen; sie garantieren nicht, dass jede von KI generierte Empfehlung korrekt ist.

Das umfassendere Vertrauenszentrum von Smartsheet beschreibt Berechtigungen auf Elementebene, Identitätskontrollen und Prüffunktionen. Außerdem heißt es dort, dass Kundendaten nicht zum Trainieren von Basismodellen Dritter verwendet werden. Diese Zusagen bieten einen relevanten Hintergrund, während die neuen Funktionen zusätzliche Kontrollmechanismen einführen, die speziell darauf ausgelegt sind, den Einsatz von Agenten auszuweiten.

Für Unternehmen lautet die zentrale Frage, ob KI über fragmentierte Systeme hinweg ein nützliches, geregeltes Verständnis der Umsetzung bewahren kann. Smartsheet setzt darauf, dass seine Erfahrung im Arbeitsmanagement dem Unternehmen den nötigen Kontext dafür verschafft. Die Bedeutung von vsActual wird davon abhängen, wie effektiv sich dieser Kontext in zeitnahe Entscheidungen über Prioritäten, Ressourcen und Korrekturmaßnahmen umsetzen lässt.