Der Importeur als Zollanmelder wird zunehmend zum Datenthema

Die Einhaltung der Zollvorschriften wurde traditionell als Aufgabe auf Transaktionsebene betrachtet: das Produkt einreihen, den Zoll berechnen, die Zollanmeldung einreichen und die Unterlagen aufbewahren. Dieses Modell lässt sich immer schwerer aufrechterhalten, da die Zollbehörden mehr Einblick in die Unternehmen, Produkte und Lieferketten hinter jeder Einfuhr verlangen.

Besonders deutlich zeigt sich dieser Wandel in den Vereinigten Staaten. Präsidialverordnung 14411, „Stärkung der Zollkontrollen“, unterzeichnet am 3. Juni 2026, weist das Heimatschutzministerium und die US-Zoll- und Grenzschutzbehörde (CBP) an, die Anforderungen an Importeure als Zollanmelder zu verschärfen, die Überprüfung zu intensivieren und zusätzliche Offenlegungs- und Bescheinigungspflichten einzuführen. Die Verordnung weist die Regierung außerdem an, Informationen oder Unterlagen zu verlangen, die ausländische Exporteure den Zollbehörden ihrer Länder vor der Ausfuhr von Waren in die Vereinigten Staaten vorlegen mussten.

Für Importeure entsteht dadurch eine Herausforderung, bei der es im Kern um Daten geht. Die relevanten Informationen sind möglicherweise bereits vorhanden, liegen jedoch häufig in unterschiedlichen Systemen, unter abweichenden Bezeichnungen und bei verschiedenen Verantwortlichen. KI kann dabei helfen, diese Informationen zusammenzuführen – allerdings nur, wenn Unternehmen KI als Teil eines kontrollierten Compliance-Prozesses betrachten und nicht als Ersatz für Fachwissen im Zollwesen.

Warum der IOR wichtiger ist als früher

Die US-Zoll- und Grenzschutzbehörde (CBP) hat bereits einen konkreten Schritt unternommen, um die Identitätsdaten von Importeuren stärker zu überprüfen. In einer Bekanntmachung im Federal Register vom August 2026 teilte die Behörde mit, dass sie die Durchsetzung der Vorgaben für die über das CBP-Formular 5106 eingereichten Angaben verstärken werde. Ab dem 18. September 2026 könne die CBP eine Importeur-Identifikationsnummer für ungültig erklären, wenn die hinterlegten Angaben falsch oder unvollständig seien. Die Nummer wäre dann für die Einfuhr von Waren ungültig.

Das ist wichtig, weil ein IOR-Datensatz mehr als ein Verwaltungsprofil ist. Er verknüpft ein Unternehmen mit Zollanmeldungen, Zöllen, Zollagenten und regulatorischen Pflichten. Sind die zugrunde liegenden Identitätsangaben falsch, lassen sich auch andere Datensätze schwerer miteinander abgleichen.

In diesem Bereich können KI und Automatisierung praktischen Nutzen bieten, ohne selbst Compliance-Entscheidungen zu treffen. Systeme können widersprüchliche Adressen, Unternehmensnamen, Kontaktdaten oder Angaben zu Eigentumsverhältnissen in internen Datensätzen erkennen. Sie können Datensätze markieren, die seit längerer Zeit nicht überprüft wurden, oder Änderungen identifizieren, die eine Prüfung durch einen Menschen auslösen sollten. Es geht nicht darum, einen Algorithmus entscheiden zu lassen, ob ein Importeur die Vorschriften einhält, sondern Compliance-Teams leichter erkennen zu lassen, wo ihre Daten diese Schlussfolgerung möglicherweise nicht mehr stützen.

Ausländische Exportdokumente könnten den Datenaufwand erhöhen

Die nächste Herausforderung könnte deutlich größer sein. In ihrer im September 2026 veröffentlichten Vorankündigung einer geplanten Regelung bat die CBP die Öffentlichkeit um Stellungnahmen zu Anforderungen, die der Behörde einen besseren Einblick in Lieferketten und ausländische Ausfuhrunterlagen ermöglichen würden.

Der Vorschlag wird noch geprüft. Die CBP fragt, ob Importeure Unterlagen einreichen oder aufbewahren sollten, die ausländische Exporteure den Zollbehörden ihrer Länder vor der Ausfuhr vorlegen mussten. Die Behörde nennt ausdrücklich Beispiele wie Ausfuhranmeldungen, Handelsrechnungen, Packlisten, Ursprungszeugnisse, Ausfuhrgenehmigungen, Konnossemente und Luftfrachtbriefe. Die CBP fragt außerdem, ob der Importeur als Zollanmelder für die Aufbewahrung und Bereitstellung dieser Unterlagen verantwortlich sein sollte und ob Importeure bei der Beurteilung ihrer Richtigkeit angemessene Sorgfalt walten lassen sollten.

Die letzte Frage ist besonders wichtig. Ein Importeur erstellt möglicherweise keine ausländische Ausfuhranmeldung. Sie kann von einem Lieferanten, Händler oder Logistikdienstleister erstellt werden. Dennoch muss der Importeur womöglich erklären, wie die darin enthaltenen Angaben mit der US-Zollanmeldung zusammenhängen.

Bei der daraus entstehenden Aufgabe geht es weniger darum, PDFs zu speichern, als vielmehr darum, Informationen miteinander zu vergleichen. Stimmen die Produktbeschreibungen überein? Ist die Menge plausibel? Handelt es sich um denselben Hersteller? Stimmen die Angaben zum Ursprungsland überein? Muss der angegebene Warenwert erläutert werden? Kann der Importeur erklären, warum sich zwei Dokumente unterscheiden?

KI ist besonders nützlich, wenn sie Belege miteinander verknüpft

Hier kann KI über den geläufigsten Anwendungsfall im Zollwesen – die Tarifierung – hinausgehen. Große Sprachmodelle und andere KI-Systeme sind besonders nützlich, wenn Informationen unstrukturiert sind oder sich auf viele Dokumente verteilen. Eine Produktspezifikation kann einen Artikel auf eine Weise beschreiben, eine Lieferantenrechnung einen anderen Namen verwenden und eine Zollanmeldung eine verkürzte Beschreibung enthalten. Ein Ursprungszeugnis kann weitere Kennungen einführen. Eine Person mit Geschäftserfahrung erkennt möglicherweise, dass sich alle vier Angaben auf dasselbe Produkt beziehen. Solche Zusammenhänge jedoch manuell in Tausenden von Datensätzen zu finden, ist schwierig.

KI kann dabei helfen, solche Zusammenhänge sichtbar zu machen. Sie kann relevante Informationen aus Dokumenten extrahieren, Produktbeschreibungen vereinheitlichen, mögliche Unstimmigkeiten erkennen und Datensätze für eine Überprüfung priorisieren. Außerdem kann sie einschlägige Zollentscheidungen, behördliche Leitlinien und frühere Beschlüsse abrufen, wenn ein Compliance-Fachmann eine Frage zur Tarifierung oder zu Zöllen untersucht.

Die Weltzollorganisation hat dieses weiter reichende Potenzial erkannt. Ihr Bericht von 2025 zur Einführung von KI und maschinellem Lernen im Zollwesen benannte Datenmanagement, Governance, Risikomanagement, Interoperabilität, Cybersicherheit und Kompetenzen der Beschäftigten als wichtige Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung. Das ist eine hilfreiche Erinnerung daran, dass es bei KI im Zollwesen in erster Linie nicht um Chatbots, sondern um Daten und Governance geht.

Die wirkungsvollsten Anwendungen werden daher an konkrete Arbeitsabläufe geknüpft sein. Ein KI-System könnte auf eine Abweichung zwischen einem Lieferantendokument und einer Zollanmeldung hinweisen. Eine Fachkraft für Trade Compliance kann dann die zugrunde liegenden Unterlagen prüfen, feststellen, ob die Abweichung berechtigt ist, und die Begründung dokumentieren.

Menschliche Prüfung bleibt wichtig

Zollentscheidungen haben finanzielle und rechtliche Folgen, weshalb Erklärbarkeit besonders wichtig ist. Ein System, das eine Antwort liefert, ohne die zugrunde liegenden Belege offenzulegen, schafft ein neues Compliance-Risiko. Deshalb sollte KI, die im Bereich Trade Compliance eingesetzt wird, die Informationen bewahren, auf denen eine Ausgabe beruht. Empfiehlt ein System eine zolltarifliche Einreihung, sollten Nutzer die Produkteigenschaften, relevante Quellen und die Überlegungen einsehen können, die der Empfehlung zugrunde lagen. Weist es auf eine Abweichung hin, sollte sich nachvollziehen lassen, welche Unterlagen im Widerspruch zueinander stehen.

Dieser Ansatz entspricht den übergeordneten Grundsätzen des KI-Risikomanagement-Frameworks des National Institute of Standards and Technology, in dem die Vertrauenswürdigkeit von KI betont wird, darunter Rechenschaftspflicht, Transparenz, Erklärbarkeit und Interpretierbarkeit. Das NIST nennt außerdem menschliche Aufsicht als wichtigen Bestandteil des Managements von KI-Systemen.

Für Zollteams bedeutet das, dass KI grundsätzlich als Analysewerkzeug und nicht als autonome Entscheidungsinstanz dienen sollte. Sie kann Belege finden, Unterlagen vergleichen, Veränderungen erkennen und Aufgaben priorisieren. Die menschliche Fachkraft bleibt dafür verantwortlich, die Belege zu bewerten und die Compliance-Entscheidung zu treffen.

Zuerst die Datengrundlage schaffen, dann KI einsetzen

Bei KI besteht die Versuchung, mit dem Modell anzufangen. Für die Einhaltung zollrechtlicher Vorschriften sind Daten jedoch der bessere Ausgangspunkt. Importeure sollten prüfen, ob sie Informationen zu einem Produkt über die verschiedenen Systeme hinweg verknüpfen können, die den Geschäftsvorgang unterstützen. Dazu können gehören: 

• Produktspezifikationen
• HTS-Einreihungen
• Zollentscheidungen
• Angaben zu Lieferanten und Herstellern
• Ursprungslandbestimmungen
• Rechnungen
• Transportdokumente
• Regulatorische Anforderungen
• Daten früherer Zollanmeldungen

Sie sollten außerdem prüfen, ob Änderungen sichtbar sind. Kann das Compliance-Team die betroffenen Unterlagen erkennen, wenn ein Lieferant eine Produktspezifikation ändert, sich eine Zolltarifmaßnahme ändert oder sich die Unternehmensangaben eines Importeurs ändern?

Bei der Einführung von KI wird die Datenqualität noch wichtiger. Ein KI-System kann unvollständige, veraltete oder widersprüchliche Unterlagen nicht zuverlässig abgleichen. Es kann Muster in fehlerhaften Daten erkennen, aber fehlende Belege nicht in verlässliche Belege verwandeln.

Das steht im Einklang mit aktuellen Arbeiten der WCO, die Daten-Governance als Grundlage für KI und Analytik im Zollwesen betont. In ihrer Erörterung des Einsatzes von KI im Zollwesen aus dem Jahr 2026 hob die Organisation hervor, wie wichtig verlässliche, gut verwaltete Daten sind, um belastbare Ergebnisse zu erzielen.

Der nächste Wettbewerbsvorteil im Zollwesen könnte Erklärbarkeit sein

Das sich abzeichnende Umfeld im Zollwesen dürfte Unternehmen begünstigen, die mehr können, als nur eine Antwort zu liefern. Sie müssen zeigen können, wie sie zu dieser Antwort gelangt sind.

Executive Order 14411 und der von CBP vorgeschlagene Ansatz für ausländische Ausfuhrdokumente weisen auf eine größere Transparenz hinsichtlich der Beteiligten, Produkte und Unterlagen einer Einfuhrtransaktion hin. Dadurch könnte ein Compliance-Umfeld entstehen, in dem sich voneinander getrennte Tabellen und Dokumentenablagen nur noch schwer verwalten lassen. KI kann helfen, doch am wertvollsten werden nicht Systeme sein, die lediglich Einreihungen erstellen oder Vorschriften zusammenfassen. Wertvoll sind vielmehr Systeme, die Belege verknüpfen, Abweichungen aufzeigen, Quellen bewahren und den Menschen einbeziehen.

Importeure können schon jetzt mit den Vorbereitungen beginnen: 

• IOR-Angaben überprüfen
• Ermitteln, wo Lieferantenunterlagen und ausländische Ausfuhrdokumente erstellt und gespeichert werden
• Abweichungen zwischen Lieferantenunterlagen und US-Zollanmeldedaten feststellen
• Prüfen, welche Compliance-Entscheidungen noch auf manuellen Recherchen beruhen
• Feststellen, wo KI den Aufwand für die Suche nach und Bewertung von Belegen verringern kann

Bei der Zukunft der KI im Zollwesen geht es möglicherweise weniger darum, den Zollexperten zu ersetzen, als vielmehr darum, ihm einen deutlich besseren Überblick über die Transaktion zu verschaffen. Je stärker die Durchsetzung der Zollvorschriften datengestützt erfolgt, desto eher könnte der Wettbewerbsvorteil bei den Importeuren liegen, die eine einfache Frage mit Zuversicht beantworten können: nicht nur „Was haben wir angemeldet?“, sondern „Können wir belegen, warum es korrekt war?“