Ausgeglichene Integration von KI mit Arbeitnehmern für optimale Leistung

Es ist eine alte Geschichte: Aufkommende Technologien schüren Panik und Nostalgie. Die Menschen dachten, das Fernsehen würde die Literatur zerstören. Eine Band sang, dass Video den Radio-Star getötet hat. Heute fürchten die Menschen, dass KI die menschlichen Arbeitsplätze übernehmen wird. Eine jüngste Studie fand heraus, dass das Misstruen der Arbeitnehmer gegenüber KI hauptsächlich darauf zurückzuführen ist, dass sie es als Bedrohung für ihre Arbeitsplätze sehen. Dieses Misstruen ist nicht unbegründet für Wissensarbeiter, die sich von KI und seinen Fähigkeiten abkapseln. Die Verantwortung liegt bei den Führungskräften, um sicherzustellen, dass ihre Organisationen KI in den Arbeitsplatz integrieren, um die Arbeit der Mitarbeiter zu optimieren und nicht, um die Mitarbeiter zu ersetzen.

Der KI-Zug hat bereits den Bahnhof verlassen, aber es ist noch nicht zu spät, einzusteigen. Mein Unternehmen Jotform setzt bereits seit 4 Jahren KI in seinen Prozessen ein. Hier ist, wie wir weiterhin die neuesten KI- und Automatisierungstools integrieren, um unseren Mitarbeitern zu helfen, ihre beste Arbeit zu leisten.

Förderung von Systemdenken

Sie haben vielleicht den Begriff “Systemdenken” gehört. Der Autor Peter Senge bietet in seinem Buch The Fifth Discipline eine umfassende Erklärung des Konzepts. Es bedeutet, Dinge in der Welt und unserem Leben als Systeme zu betrachten, anstatt als isolierte, lineare Ursache-Wirkungs-Beziehungen. Nehmen wir den menschlichen Körper: Er ist nicht eine Sammlung von Teilen, sondern eher eine Ansammlung von Systemen. Ihr Skelettsystem hält mindestens einen Teil Ihres Körpers aufrecht, Ihr Muskel-System ermöglicht es Ihnen, Ihre Augen zu bewegen und auf Ihrem Smartphone-Bildschirm nach unten zu scrollen, Ihr kardiovaskuläres System liefert Sauerstoff und Nährstoffe an Ihre Gewebe usw.

Eines meiner Kernprinzipien bei der Integration von KI in unseren Arbeitsplatz ist die Übernahme einer systemdenkenden Einstellung. Anstatt die Mitarbeiter schrittweise auf KI-Tools zu trainieren, ermutigen wir sie, ihre Arbeitsabläufe – die miteinander verbundenen Schritte, die verschiedene Aufgaben während ihres Arbeitstages ausmachen – zu analysieren und als Systeme zu betrachten. Das Ziel ist es, KI-Tools zu verwenden, um so viele Schritte dieser Arbeitsabläufe wie möglich zu automatisieren. Eine jüngste McKinsey-Studie fand heraus, dass Unternehmen KI in immer mehr Teilen ihres Geschäfts einsetzen. Die Hälfte der befragten Unternehmen berichtete, KI in zwei oder mehr Geschäftsfunktionen integriert zu haben, am häufigsten in den Bereichen Marketing und Vertrieb, Produkt- und Dienstleistungsangebot sowie IT-Funktionen. Jedes Unternehmen hat eine Vielzahl von KI- und Automatisierungsmöglichkeiten. Wie das Baader-Meinhof-Phänomen, sobald Sie anfangen, danach zu suchen, werden Sie sie überall entdecken.

Diese Art des Denkens erfordert eine sekundäre Verschiebung der Einstellung. Anstatt sich als individuelle Mitarbeiter zu sehen, sollten die Mitarbeiter sich als Manager – von ihren Systemen und den KI- und Automatisierungstools, die das Rad drehen – sehen. Als Manager ist die erste Aufgabe, die Ziele des Systems zu bestimmen: Was möchten Sie erreichen? Was sind Ihre KPIs? Zum Beispiel möchten Sie vielleicht ein System einrichten, um Ihren Abonnenten einmal wöchentlich einen Newsletter zu senden. Zeichnen Sie die Schritte auf, identifizieren Sie KI- und Automatisierungsmöglichkeiten und bauen Sie das System. Sobald Ihre Systeme eingerichtet sind, sind die Aufgaben des Managers, die Leistung zu messen und kontinuierlich nach Wegen zu suchen, um das System zu verbessern. Es gibt sogar Tools, die Sie implementieren können, um automatisch zu überwachen, ob alle Systemteile ordnungsgemäß funktionieren. Mein persönlicher Favorit ist Dead Man’s Snitch.

Durch die Übernahme einer systemdenkenden Herangehensweise können die Mitarbeiter ihre Rollen transformieren und die Kontrolle über ihre täglichen Arbeitsbelastungen gewinnen.

KI als kreativer Co-Pilot betrachten

Wenn die Mitarbeiter beginnen, ihre Arbeitsabläufe als miteinander verbundene Systeme zu betrachten und KI-Tools zu integrieren, um diese Prozesse zu verbessern, ist es wichtig, dass sie ihre Perspektive auf KI selbst ändern. KI ist nicht nur ein Tool – es ist ein kollaborativer Partner. Dieser Partner nicht nur die Produktivität steigert, sondern auch die Innovation fördert.

Der Wharton-Professor Christian Terwiesch hat ChatGPT herausgefordert, Geschäftsideen (Produkte für den Markt der College-Studenten) zu entwickeln und die Ergebnisse mit den Ideen verglichen, die von Studenten generiert wurden. Das Ergebnis? Die durchschnittliche Kaufwahrscheinlichkeit eines ChatGPT-Produkts lag bei 47%, im Vergleich zu 40% für menschliche Ideen.

Während dies nicht bedeutet, dass KI kreativer ist als Menschen – ChatGPT fehlt der reale Kontext, unter anderem, und hängt von Menschen ab, um die Anregungen zu erstellen – bedeutet es, dass es ein unglaublich effizienter und kostengünstiger Partner für das Brainstorming von Ideen sein kann.

Wie Professor Terwiesch kommentierte, “Schlimmstenfalls lehnen Sie alle Ideen ab und gehen mit Ihren eigenen weiter. Aber unsere Forschung spricht stark dafür, dass Ihr Ideenpool besser wird.”

Selbst wenn ChatGPT gewinnende Ideen und Lösungen generiert, sind die Menschen immer noch damit beschäftigt, sie auszuwählen und zu verfeinern. Letztendlich gibt es keinen Grund, KI nicht zu nutzen, um den Ideenfindungsprozess zu verbessern.

Zeit freimachen, um Zeit zu sparen

Ein drittes Kernprinzip der Integration von KI in den Arbeitsplatz, um die Leistung zu optimieren, ist, Zeit freizumachen, um Zeit zu sparen. Die Übernahme von Systemdenken, die Identifizierung von Automatisierungsmöglichkeiten, die Recherche der verfügbaren Tools und das Lernen, wie man KI in den kreativen Prozess integriert, erfordert eine vorherige Zeitinvestition. Es erfordert, einige Spielraum in den Arbeitstag zu bauen, was die Mitarbeiter möglicherweise zögern, zu tun – wer hat die Zeit? Führungskräfte können die Vorteile des Zeitfreimachens hervorheben: Sie werden sie durch alle Aufgaben zurückgewinnen, die Sie automatisieren.

Bei Jotform zum Beispiel mussten wir immer gegen Phishing kämpfen. Menschen verwenden unsere Online-Formulare für SPAM und betrügerische Zwecke. In der Vergangenheit haben unsere Support-Mitarbeiter erhebliche Anstrengungen unternommen, um diese Schemata manuell zu erfassen. Aber in den letzten Jahren haben wir ein KI-Tool entwickelt, damit unsere Support-Mitarbeiter ihre Energie auf neuere, komplexere Probleme umlenken können. Die Entwicklung der Tools erforderte eine Zeitinvestition. Unsere Mitarbeiter überwachen Phishing immer noch manuell. Aber KI hat die Last erheblich verringert und sie in die Lage versetzt, sich auf bedeutungsvollere Aufgaben zu konzentrieren.

Das ist die Schönheit von KI-Tools und Automatisierung – nicht, um Menschen zu ersetzen, sondern um sie zu befähigen, langweilige, manuelle Aufgaben abzuladen. Für unsere Mitarbeiter war dies genug Motivation, um Systemdenken zu übernehmen und Manager ihrer eigenen Makrokosmen von Systemen zu werden. Beachten Sie: Laut einer Studie nutzen 65 Prozent der Organisationen regelmäßig generative KI. Wenn Sie KI nicht nutzen, um die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu steigern, werden Ihre Wettbewerber es tun – und ich würde sagen, dass das wesentlich beunruhigender ist als KI selbst.