Die Öffentliche-Akten-Krise Ist Real. Die Belastung Der Bürger Ist Der Falsche Weg, Um Sie Zu Lösen.

Eine stille Krise entfaltet sich in Rathäusern und Kreisverwaltungen im ganzen Land.

Die Öffentlichkeit ist engagierter denn je. Die Menschen wollen wissen, wie ihre Steuergelder ausgegeben werden und wie Politik gemacht wird, und sie haben jedes Recht, danach zu fragen. Aber eine neue Realität macht es lokalen Regierungen schwerer, Schritt zu halten: eine Flut von Anfragen nach öffentlichen Akten, die durch KI generiert werden.

Generative KI hat es ermöglicht, massive, umfassende Anfragen nach Akten mit einem einzigen Klick abzufeuern. Und das ist nicht länger nur Einzelpersonen. Ganze Unternehmen haben jetzt Teams, deren einzige Aufgabe darin besteht, Anfragen nach öffentlichen Akten im großen Maßstab zu stellen und diese Informationen an Anbieter und den privaten Sektor weiterzuverkaufen. Für das Regierungspersonal auf der Empfangsseite ist das Ergebnis eine überwältigende Arbeitsbelastung.

Das wird nicht verschwinden. KI-gesteuerte Anfragen werden nur noch häufiger und aggressiver.

Öffentliche Bedienstete Ertrinken

Angesichts dieser Arbeitsbelastung versuchen einige Gesetzgeber, eine Gebühr für den Zugang zu erheben. Kaliforniens Assembly Bill 1821, eingebracht von der Abgeordneten Blanca Pacheco und kürzlich von CalMatters untersucht, ist ein frühes Beispiel. Der Gesetzentwurf würde es öffentlichen Behörden ermöglichen, eine ungedeckte Gebühr zu erheben, wenn eine Anfrage mehr als zwei Stunden Recherche durch das Personal erfordert, plus eine zusätzliche Gebühr, wenn das Personal mehr als 10 Stunden in einem Monat für Anfragen von derselben Person aufwendet.

Kalifornien ist nicht allein. Da öffentliche Anfragen im ganzen Land ansteigen, überlegen Behörden überall, wie sie die Kosten decken können.

Und wenn man weiß, wie lokale Regierungen tatsächlich funktionieren, ist die Motivation leicht zu verstehen. Jede Stunde, die für Anfragen nach Akten aufgewendet wird, ist eine Stunde, die von anderen wichtigen Arbeiten abgezogen wird: die Bearbeitung von Geschäftsanträgen, die Aufrechterhaltung öffentlicher Archive, die Durchführung von Wahlen.

Die Zahlen sind atemberaubend.

Eine einzelne Anfrage in Chula Vista, Kalifornien, erforderte 150 bis 300 Stunden Personal. In Fontana reichte eine Person mehr als 100 Anfragen ein, mit dem ausdrücklichen Ziel, den Betrieb zu stören, was der Stadt über 300.000 US-Dollar an Rechts- und Personalkosten kostete.

Versionen dieser Geschichte spielen sich in Gemeinden im ganzen Land ab. Nennen Sie es, was es ist: administrativer Krieg, geführt durch Anfragen nach Akten.

Der Rückstand Ist Nicht Nur Teuer. Es Ist Ein Compliance-Risiko.

Kosten und Burnout sind nur ein Teil der Geschichte. Das größere Risiko ist die Compliance.

Öffentliche Aktengesetze ermutigen Behörden nicht nur, zu antworten. Sie verlangen es, innerhalb einer Frist. Nach dem kalifornischen Gesetz über öffentliche Akten hat eine Behörde in der Regel 10 Tage Zeit, um zu entscheiden, ob sie Akten produzieren wird, und ähnliche Fristen existieren in fast jedem Bundesstaat. Diese Fristen wurden für eine Welt von Papierakten und gelegentlichen Anfragen geschrieben, nicht für ein Postfach, das von KI überflutet wird.

Wenn die Menge das Personal übersteigt, beginnen die Fristen zu verschieben. Und eine verpasste Frist ist kein geringfügiger administrativer Fehler. Es ist eine rechtliche Haftung. Anfragende, die klagen, um die Produktion zu erzwingen und obsiegen, werden routinemäßig mit Anwaltshonoraren belohnt, sodass ein einzelner Rückstand zu einer gerichtlichen Anordnung plus einer Rechnung für die Steuerzahler werden kann, die letztendlich die Kosten tragen.

Das lässt die Behörden in einem echten Dilemma zurück. Wenn sie nichts tun, riskieren sie, gegen die Gesetze zu verstoßen, die darauf abzielen, die Regierung offen zu halten. Wenn sie eine Gebühr erheben, riskieren sie, die Bürger von dem Zugang auszuschließen. Kein Weg schützt tatsächlich die Öffentlichkeit.

Gebührengesetze wie AB 1821 sind eine verständliche Reaktion eines erschöpften Systems, das sich selbst schützen will. Die Absicht ist wertvoll, und die Entschädigung, die sie bietet, ist fair. Aber es gibt eine schnellere, effektivere Lösung.

Die Werkzeuge Upgraden, Nicht Die Maut

Die gleiche Technologie, die den Anstieg der Anfragen nach Akten antreibt, kann auch diese Anfragen zu einem Bruchteil der Kosten bearbeiten. Anstatt den Bürgern mehr für den Zugang zu verlangen, können wir die Betriebslücke mit besseren Werkzeugen schließen.

Genau das haben wir bei Madison AI entwickelt. Unser Modell für die Erfüllung von Anfragen nach öffentlichen Akten ruft sicher Akten von Kommunen ab, sortiert und schwärzt sie, und verwandelt so einen Arbeitsablauf, der früher mehrere Tage dauerte, in einen, der etwa eine Stunde dauert.

Es übernimmt die schwere Arbeit von Anfang bis Ende: automatisierte Eingabe-Kennzeichnung, Erkennung von fast identischen Anfragen, KI-gestützte Schwärzung und vollständige Prüfspuren, die die Behörden mit den Aufbewahrungs- und Datenschutzgesetzen in Einklang bringen.

Die vorläufigen Ergebnisse sind beeindruckend. Im Washoe County, Nevada, unserem Entwicklungspartner, liefert der öffentliche Akten-Assistent bis zu 90% Zeitersparnis, indem er 9 bis 10 Stunden Personalarbeit von einer einzelnen Anfrage abschneidet. Eine Anfrage, die früher mit herkömmlicher Software und Personalarbeit etwa 1.000 US-Dollar oder mehr kostete, kann jetzt für etwa 150 US-Dollar erfüllt werden, inklusive Personalarbeit, wobei die KI die schwere Arbeit übernimmt. Palm Springs und Culver City, Kalifornien, werden das gleiche Modell als Nächstes einführen.

Und dies ist kein Einheitsprodukt. Wir passen jeden Assistenten an die spezifischen Arbeitsabläufe und Daten einer Behörde an, die wir gemeinsam mit den Menschen entwickeln, die diese operativen Realitäten jeden Tag erleben. Der gleiche Ansatz funktioniert für eine kleine Stadt oder einen großen Kreis, in jedem Bundesstaat.

Die Besteuerung Der Transparenz Ist Nicht Die Richtige Lösung

Seien wir ehrlich: dies ist ein unglaublich hartes Problem, und die Gesetzgeber haben nicht viele gute Optionen. Wenn das Personal ertrinkt und die Budgets dünn sind, kann die Erhebung einer Gebühr für die extremsten Anfragen wie der letzte Hebel aussehen, der zu ziehen ist.

Aber eine Gebühr ist immer noch eine Zahlungsmauer. Und eine Zahlungsmauer für öffentliche Akten tut genau das, was das Gesetz über öffentliche Akten verhindern will: es reduziert den Zugang der Öffentlichkeit zu Informationen. Die Menschen, die ausgeschlossen werden, sind selten die Bösewichte, die das System ausnutzen. Sie sind normale Bürger, Eltern und Nachbarn, die versuchen, ihre eigene Regierung zu verstehen.

Denn am Ende des Tages will jeder das Gleiche: eine Regierung, die offen, rechenschaftspflichtig und transparent ist. Wir müssen nicht zwischen dem Schutz der öffentlichen Bediensteten vor Burnout und dem Schutz dieses Zugangs wählen.

Wir bitten daher die Gesetzgeber in Kalifornien und darüber hinaus, einen anderen Weg in Betracht zu ziehen. Was, wenn ein Staat einen sicheren Hafen für Behörden schaffen würde, die ein KI-gesteuertes Reaktionsmodell anwenden? Was, wenn Anfragende ein automatisiertes Portal verwenden, bevor sie Folgeanfragen stellen? Was, wenn Behörden, die glaubwürdige KI-Plattformen einsetzen, grundlegende Kriterien für öffentliche Akten in gutem Glauben erfüllen und den Großteil der öffentlichen Anfragen lösen, mehr Spielraum für die Reaktionszeit und die Kostenrückerstattung verdienen?

Dieser Ansatz belohnt echte Transparenz anstatt sie zu besteuern. Lasst uns den Geist der offenen Regierung aufrechterhalten und den lokalen Regierungen die Technologie geben, um Transparenz zum Standard zu machen.