KI und Automation: Waffen im Kampf gegen AP-Betrug

Von Akhil Sahai, Chief Product Officer, Kanverse

Betrug kostet Unternehmen etwa 5% des jährlichen Umsatzes, wie die Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) in einem aktuellen Bericht festgestellt hat. Betrüger sehen in der Abteilung Accounts Payable (AP) Dollarzeichen, da hier in der Regel schlechte Kontrollen vorhanden sind, um Angriffe zu verhindern. Da diese Geschäftsfunktion Zahlungen verarbeitet, ist sie weit offen für Angriffe von Bösewichten.

AP-Betrug teilt sich in einige typische Muster auf, die wir unten untersuchen werden. Die gute Nachricht ist, dass Unternehmen Schritte unternehmen können, um das Risiko dieser Vorfälle zu reduzieren.

Fiktive Lieferanten

Die meisten Unternehmen führen Geschäfte mit einer Gruppe von Lieferanten und Verkäufern. Sie tätigen regelmäßige Käufe, und Zahlungen werden oft ohne große Überprüfung und Prüfung vorab genehmigt. Aber fiktive Unternehmen können die tatsächlichen Lieferanten imitieren und fiktive Rechnungen senden, und diese fiktive Rechnungsstellung kann schwer zu erkennen sein. Es ist auch teuer – es kann bis zu 100.000 Dollar pro Fall kosten, laut AC.

Bedrohungen dieser Art können auch aus dem Inneren kommen. Es ist möglich, dass ein Mitarbeiter fiktive Lieferanten erstellt und fiktive Rechnungen sendet. Ein Beispiel dafür ist eine Frau aus Oregon, die über fast 15 Jahre hinweg Millionen von Dollar von ihrem Unternehmen veruntreute.

Rechnungen für nicht existierende Waren

In ähnlicher Weise können Betrüger mit Mitarbeitern zusammenarbeiten, um Zahlungsanfragen für Waren/Dienstleistungen zu erstellen, die das Unternehmen nicht erhalten hat, und dann die verarbeitete Zahlung für sich selbst zu behalten. Das ist passiert, als ein ehemaliger Honda-Mitarbeiter in Ohio das Unternehmen um 750.000 Dollar betrog.

Abrechnung für nichts

Manchmal fügt ein Lieferant absichtlich neue Positionen hinzu, um den zu zahlenden Betrag aufzublasen. Wenn ein AP-Prozess manuell gesteuert wird und eine Zunahme des Rechnungsvolumens erfährt, können diese fälschlicherweise hinzugefügten Positionen unbemerkt bleiben. Und das führt dazu, dass das Unternehmen überhöht abgerechnet wird.

Manchmal werden mehrere Lieferantenzahlungen aufgrund derselben Rechnung verarbeitet, was passieren kann, wenn mehr als zwei Kopien derselben Rechnung im System vorhanden sind und ein AP-Teammitglied (unbeabsichtigt) die Zahlung für alle Kopien initiiert. Es kann aus verschiedenen Gründen passieren, von einem einfachen Fehler bis hin zu böswilliger Absicht. Unabhängig von der Ursache kann es negative Auswirkungen auf das Unternehmen haben.

Bekämpfung von Betrug mit Automation

Ein unglückliches Muster ist das schnelle Auftauchen neuer Möglichkeiten, AP-Abteilungen zu betrügen. Glücklicherweise ist es dank der Fortschritte in AI-gesteuerten Technologien möglich für Unternehmen, präventive Strategien zu entwickeln und Risiken zu mindern. Automation und AI/ML können den Betrug mit mehreren Schlüsselfunktionen bekämpfen. Dazu gehören:

Automatisierung des Genehmigungsworkflows

Automatisierung stellt die Einhaltung von Vorschriften sicher, indem sie eine digitale Spur der durchgeführten Aktionen auf jeder Stufe hinterlässt. Automatisierte Genehmigungen reduzieren die zeitaufwändigen manuellen Genehmigungsprozesse. Schulung und Bewusstseinsbildung können helfen, böswillige Absichten zu verhindern.

Automatisierung der Rechnungsprüfung mit AI

Das Abgleichen von Schlüsseldokumenten, die während der Beschaffungsphasen erstellt werden, ist notwendig, um wesentlichen Schutz gegen AP-Betrug zu entwickeln. Dazu gehört das Abgleichen von Rechnungspositionsinformationen mit Kaufvertragsdetails, die Überprüfung von Quittungen, um sicherzustellen, dass Waren und Dienstleistungen geliefert wurden, und es beinhaltet oft das Scannen anderer Kommunikationen mit dem Lieferanten. Es kann Tage dauern, wenn es manuell durchgeführt wird, aber mit der Einrichtung von AI-gesteuerter Automatisierung kann der gesamte Abgleichprozess in Minuten erfolgen.

Überwachung und Verfolgung von Mitarbeiterböswilligkeit

Interne AP-Betrüger neigen dazu, alleine oder in kleinen Gruppen zu arbeiten, nachdem sie strategische Informationen über die Betriebsabläufe erhalten haben. Mit Hilfe von Technologien, die Mitarbeiterengagements in Echtzeit verfolgen können, kann böswilliges Verhalten und Absicht verhindert werden, dank Fähigkeiten wie Anomalie-Erkennung. Mitarbeiter-Schulung in diesem Bereich ist auch wichtig, um das Bewusstsein zu erhöhen. Die Einrichtung eines Treueprogramms kann auch dazu beitragen, einen Kurs in Richtung ethisches Handeln zu setzen.

Durchsetzung von Compliance mit digitalen Lösungen

Unternehmen können AP-Betrug reduzieren, indem sie den gesamten Rechnungsverarbeitungsworkflow digitalisieren. Digitalisierung kalibriert Aktionen mit Zeitstempeln, die später für Systemaudits verwendet werden können. Solche Systeme können so konzipiert werden, dass sie automatisch Berichte generieren – wo Mitarbeiteraktivitäten überwacht und anschließende Verbesserungsbereiche identifiziert werden können. Ebenso bieten Echtzeit-Alarme Administratoren umfassende Einblicke in die Prozessabläufe.

Erstellung einer Lieferantenerkennungsfähigkeit

Es ist immer wichtiger, Rechnungen von fiktiven Unternehmen in den Anfangsstadien zu erkennen, bevor Schäden entstehen. Die Erkennung kann durch Fuzzy-Matching-Technologie erfolgen, bei der das System mehrere Repositorien scannet, die bestehende Lieferantendatenbank durchsucht und verschiedene Dokumente überprüft, um Fälschungen zu erkennen.

Moderne Lösungen für ein altes Problem

In Bezug auf Betrug gilt: Wo ein Wille ist, da ist ein Weg. Insider und Outsider, die entschlossen sind, von Ihnen zu stehlen, werden weiterhin neue Möglichkeiten finden, dies zu tun. Aber Unternehmen können Trost darin finden, dass ML und Automation in der Lage sind, den Betrug auszurotten. Durch die Hinzufügung dieser Technologien zur AP-Abteilung kann geholfen werden, Betrug zu entdecken und zu verhindern. Das AP-Team kann sich auf weniger monotone und mehr geschäftsfokussierte Aufgaben konzentrieren, und Ihr Unternehmen wird Geld und Ärger sparen.