KI und Automation: Waffen im Kampf gegen AP-Betrug

Von Akhil Sahai, Chief Product Officer, Kanverse

Betrug kostet Unternehmen etwa 5% des jährlichen Umsatzes, wie die Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) in einem aktuellen Bericht feststellte. Betrüger sehen das Rechnungswesen (AP) als lukratives Ziel, da es in der Regel schlechte Kontrollen gibt, um Angriffe zu verhindern. Da diese Geschäftsfunktion Zahlungen verarbeitet, ist sie für böswillige Akteure leicht zugänglich.

AP-Betrug äußert sich in einigen typischen Mustern, die wir unten untersuchen werden. Die gute Nachricht ist, dass es Schritte gibt, die Unternehmen unternehmen können, um das Risiko dieser Vorfälle zu reduzieren.

Lieferanten, die nicht existieren

Die meisten Unternehmen führen Geschäfte mit einer Gruppe von Lieferanten und Verkäufern. Sie machen regelmäßige Käufe, und Zahlungen werden oft ohne große Überprüfung genehmigt. Aber gefälschte Unternehmen können die tatsächlichen Lieferanten imitieren und gefälschte Rechnungen senden, und diese gefälschte Rechnungsstellung kann schwer zu erkennen sein. Es ist auch teuer – es kann 100.000 Dollar pro Fall kosten, laut AC.

Bedrohungen dieser Art können auch aus dem Inneren kommen. Es ist möglich, dass ein Mitarbeiter gefälschte Lieferanten erstellt und gefälschte Rechnungen sendet. Ein Beispiel dafür ist eine Frau aus Oregon, die über fast 15 Jahre hinweg Millionen von Dollar von ihrem Unternehmen veruntreute.

Rechnungen für nicht existierende Waren

In ähnlicher Weise können Betrüger mit Mitarbeitern zusammenarbeiten, um Zahlungsanfragen für Waren/Dienstleistungen zu erstellen, die das Unternehmen nicht erhalten hat, und dann die verarbeitete Zahlung für sich selbst behalten. Das ist passiert, als ein ehemaliger Honda-Mitarbeiter in Ohio das Unternehmen um 750.000 Dollar betrog.

Abrechnung für nichts

Manchmal fügt ein Lieferant absichtlich neue Positionen hinzu, um den zu zahlenden Betrag aufzublähen. Wenn ein AP-Prozess manuell gesteuert wird und eine Zunahme der Rechnungsvolumen erfährt, können diese fälschlicherweise hinzugefügten Positionen unbemerkt bleiben. Und das führt dazu, dass das Unternehmen überhöht abgerechnet wird.

Manchmal werden mehrere Lieferantenzahlungen aufgrund desselben Rechnungsbetrags verarbeitet, was passieren kann, wenn es mehr als zwei Kopien desselben Rechnungsbetrags im System gibt und ein AP-Teammitglied (unbeabsichtigt) die Zahlung für alle Kopien initiiert. Es kann aus verschiedenen Gründen geschehen, von einem einfachen Fehler bis hin zu böswilliger Absicht. Unabhängig von der Ursache kann es negative Auswirkungen auf das Unternehmen haben.

Den Kampf gegen Betrug mit Automation

Ein unglückliches Muster ist das schnelle Auftauchen neuer Möglichkeiten, AP-Abteilungen zu betrügen. Zum Glück ist es dank der Fortschritte in der KI-gesteuerten Technologie möglich, präventive Strategien zu entwickeln und Risiken zu mindern. Automation und KI/ML können den Betrug mit mehreren Schlüsselfunktionen bekämpfen. Dazu gehören:

Automatisierung des Genehmigungsworkflows

Automatisierung stellt die Einhaltung von Vorschriften sicher, indem sie eine digitale Spur der durchgeführten Aktionen in jeder Phase hinterlässt. Automatisierte Genehmigungen reduzieren die zeitaufwändigen manuellen Genehmigungsprozesse. Schulungen und Bewusstseinsbildung können helfen, böswillige Absichten zu verhindern.

Automatisierung der Rechnungsprüfung durch KI

Das Abgleichen wichtiger Dokumente, die während der Beschaffungsphasen erstellt werden, ist notwendig, um einen wirksamen Schutz gegen AP-Betrug zu entwickeln. Dazu gehört das Abgleichen von Rechnungspositionen mit Bestelldetails, das Überprüfen von Quittungen, um sicherzustellen, dass Waren und Dienstleistungen geliefert wurden, und es beinhaltet oft das Scannen anderer Kommunikationen mit dem Lieferanten. Es kann Tage dauern, wenn es manuell durchgeführt wird, aber mit der Hilfe von KI-gesteuerter Automation kann der gesamte Abgleichprozess in Minuten erfolgen.

Überwachung und Verfolgung von Mitarbeiterabsichten

Interne Mitarbeiter, die AP-Betrug begehen, neigen dazu, alleine oder in kleinen Gruppen zu arbeiten, nachdem sie strategische Informationen über die Betriebsabläufe erhalten haben. Mit Hilfe von Technologien, die Mitarbeiterengagements in Echtzeit verfolgen können, kann böswilliges Verhalten und Absicht durch Fähigkeiten wie Anomalie-Erkennung verhindert werden. Schulungen in diesem Bereich sind auch wichtig, um das Bewusstsein zu erhöhen. Die Einführung eines Treueprogramms kann auch dazu beitragen, einen Kurs in Richtung ethischen Handelns zu setzen.

Durchsetzung von Compliance mit digitalen Lösungen

Unternehmen können AP-Betrug reduzieren, indem sie den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess digitalisieren. Digitalisierung kalibriert Aktionen mit Zeitstempeln, die später für Systemaudits verwendet werden können. Solche Systeme können so konzipiert werden, dass sie automatische Berichte generieren – in denen Mitarbeiteraktivitäten überwacht und Bereiche für Verbesserungen identifiziert werden können. Echtzeit-Alarme bieten Administratoren umfassende Einblicke in die Prozessabläufe.

Erstellung einer Lieferantenabgleichfunktion

Es ist immer wichtiger, Rechnungen, die von gefälschten Unternehmen erstellt werden, in den Anfangsstadien zu erkennen, bevor Schäden entstehen. Die Erkennung kann durch Fuzzy-Matching-Technologie erfolgen, bei der das System mehrere Repositorien scanniert, die bestehende Lieferantendatenbank durchsucht und verschiedene Dokumente überprüft, um Fälschungen zu erkennen.

Moderne Lösungen für ein altes Problem

Was den Betrug betrifft, gilt: Wo ein Wille ist, da ist auch ein Weg. Interne und externe Personen, die darauf aus sind, von Ihnen zu stehlen, werden weiterhin neue Möglichkeiten finden, dies zu tun. Aber Unternehmen können sich daran erfreuen, dass KI und Automation in der Lage sind, den Betrug auszurotten. Durch die Hinzufügung dieser Technologien zur AP-Abteilung können Unternehmen den Betrug erkennen und verhindern. Das AP-Team kann sich auf weniger langweilige und mehr geschäftlich orientierte Aufgaben konzentrieren, und Ihr Unternehmen wird Geld und Ärger sparen.