เครื่องมือ AI 101
รีวิว Notion: โน้ตและพื้นที่ทำงานที่สามารถแทนที่แอป 5 ตัวได้อย่างง่ายดาย
Unite.AI is committed to rigorous editorial standards. We may receive compensation when you click on links to products we review. Please view our affiliate disclosure.
คุณเคยเปิดแอป 5 ตัวเพื่อวางแผนโครงการหนึ่งๆ มาก่อนหรือไม่ ตัวอย่างเช่น Google Docs สำหรับบันทึก Trello สำหรับงาน และ Excel สำหรับการติดตามผลลัพธ์ ซึ่งดูเหมือนจะไม่สมเหตุสมผลเลยถ้าคุณถามฉัน
ด้วย Notion คุณสามารถเลิกใช้แอปหลายตัวพร้อมกันได้แล้ว มากกว่า 100 ล้านคน ใช้ Notion เพื่อลดการใช้เครื่องมือที่กระจายและสร้างพื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่นซึ่งสามารถทำทุกอย่างได้!
ในบทความรีวิว Notion นี้ ฉันจะพูดถึงข้อดีและข้อเสีย สิ่งที่ Notion คือ ใครที่เหมาะสมที่จะใช้ Notion และคุณสมบัติหลักของ Notion จากนั้นฉันจะแสดงวิธีการใช้ Notion เพื่อสร้างหน้าเพิ่มบล็อกเนื้อหา เพิ่มฐานข้อมูล และอื่นๆ
ฉันจะสรุปบทความโดยการเปรียบเทียบ Notion กับ 3 ตัวเลือกที่ดีที่สุดของฉัน (Miro, ClickUp และ Monday.com)
หากคุณเคยต้องการให้บันทึก งาน และแชททีมของคุณอยู่ในสถานที่ที่สามารถปรับแต่งได้ Notion อาจเป็นเครื่องมือใหม่ที่คุณชื่นชอบ
สรุป
Notion เป็นพื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่นซึ่งรวมบันทึก งาน ฐานข้อมูล และการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ อย่างไรก็ตาม มันอาจซับซ้อนในการเรียนรู้และตั้งค่าในตอนแรก และไม่มีคุณสมบัติโครงการและความปลอดภัยขั้นสูงบางอย่าง
ข้อดีและข้อเสีย
- ยืดหยุ่นและปรับแต่งได้สูงสำหรับเวิร์กโฟลว์ใดๆ
- รวมบันทึก งาน ปฏิทิน ฐานข้อมูล และอื่นๆ ในแอปเดียว
- การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และการแชร์
- แผนฟรีที่มีประโยชน์และการอัปเกรดที่คุ้มค่า
- มีแบบฝึกหัดและเทมเพลตชุมชนมากมาย
- มี AI ที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสรุป การเขียน และการวิเคราะห์
- ทำงานบนเดสก์ท็อป เว็บ และมือถือพร้อมการสนับสนุนเว็บคลิปเปอร์
- ไม่มีโหมดออฟไลน์ (ต้องใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อเข้าถึงหรือแก้ไขบันทึก)
- อาจซับซ้อนในการเรียนรู้และตั้งค่าในตอนแรก
- พื้นที่ทำงานขนาดใหญ่อาจรู้สึกช้า
- ไม่มีคุณสมบัติโครงการขั้นสูงบางอย่าง เช่น Gantt charts และการ跟踪เวลา
- คุณสมบัติความปลอดภัยที่แข็งแกร่งมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
- ไม่มีวิธีการป้องกันหน้าด้วยรหัสผ่าน
Notion คืออะไร?
Notion เป็นแอปบันทึกและพื้นที่ทำงานที่ครอบคลุมสำหรับบุคคลและทีม คุณสามารถใช้มันเพื่อจับความคิด จัดการโครงการ จัดระเบียบข้อมูล และทำงานร่วมกับผู้อื่น
Notion ก่อตั้งขึ้นในปี 2013 โดย Ivan Zhao และ Simon Last และได้ พัฒนา จากตัวแก้ไขบันทึกแบบง่ายๆ เป็นแพลตฟอร์มผลิตภาพที่ครอบคลุมซึ่งใช้โดยฟรีแลนซ์ นักเรียน สตาร์ทอัพ และองค์กร
วิธีที่ง่ายที่สุดในการเข้าใจ Notion คือการนึกถึงการรวม Google Docs Excel Trello และวิกิเข้าด้วยกันในระบบที่เชื่อมต่อกัน นั่นคือสิ่งที่ Notion ทำ: สร้างพื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่นซึ่งคุณสามารถสร้างเกือบทุกอย่างที่คุณต้องการเพื่อจัดระเบียบข้อมูลและจัดการโครงการ
Notion มากกว่าแอปบันทึก มันเป็นพื้นที่ทำงานดิจิทัลที่ยืดหยุ่นสำหรับการจัดการผลิตภาพและความร่วมมือทางธุรกิจภายใต้อินเทอร์เฟซที่รวมเข้าด้วยกัน
จากบันทึกง่ายๆ ถึงพลังงานธุรกิจ
เมื่อ Notion เปิดตัวในปี 2016 มันเสนอคุณสมบัติการบันทึกแบบพื้นฐาน แต่ผู้ก่อตั้งต้องการสร้างบางสิ่งที่ยืดหยุ่นมากกว่าตัวแก้ไขเอกสารแบบดั้งเดิม พวกเขาต้องการสร้างแพลตฟอร์มที่คุณสามารถผสมผสานประเภทเนื้อหาต่างๆ ในหน้าเดียวกันได้
ผู้คนเริ่มสร้างระบบจัดการโครงการที่ซับซ้อน วิกิบริษัท ฐานข้อมูล CRM และแม้แต่ระบบปฏิบัติการธุรกิจที่สมบูรณ์ใน Notion โครงสร้างแบบบล็อก (ที่ทุกชิ้นของเนื้อหาคือบล็อกที่สามารถย้ายได้) ทำให้สามารถปรับแต่งได้
ในปี 2019 Notion ได้พัฒนาไปสู่แพลตฟอร์มธุรกิจที่จริงจังซึ่งบริษัทต่างๆ ใช้เพื่อทดแทนซอฟต์แวร์สแต็กทั้งหมด
สิ่งที่ทำให้ Notion แตกต่าง
เครื่องมือผลิตภาพแบบดั้งเดิมมักจะไม่ยืดหยุ่นเมื่อเทียบกับ Notion Microsoft Word เหมาะสำหรับเอกสาร Excel จัดการสเปรดชีต และเครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น Asana หรือ Monday.com มุ่งเน้นไปที่การ跟踪งาน
อย่างไรก็ตาม เครื่องมือเหล่านี้ไม่ได้พูดคุยกัน นั่นหมายความว่าคุณจะสิ้นเปลืองข้อมูลทั่วหลายแพลตฟอร์ม ทำให้ยากต่อการค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ
Notion กลับกันโดยสิ้นเชิง แทนที่จะใช้เครื่องมือแยกกันสำหรับฟังก์ชันต่างๆ ทุกอย่างอยู่ในพื้นที่ทำงานที่เชื่อมต่อกัน คุณสามารถฝังฐานข้อมูลไว้ในเอกสาร ลิงก์งานไปยังบันทึกการประชุม และสร้างเทมเพลตที่รวมเนื้อหาที่แตกต่างกัน
ระดับการปรับแต่งก็สูงกว่าเครื่องมืออื่นๆ เช่นกัน ในขณะที่ Google Workspace มีแอปที่มีมาให้ Notion มีบล็อกที่คุณสามารถจัดเรียงให้เหมาะสมกับเวิร์กโฟลว์ของคุณ
การบูรณาการ AI และคุณสมบัติอัจฉริยะ
การเพิ่ม AI ได้ผลักดัน Notion เข้าสู่ดินแดนใหม่ ผู้ช่วย AI ช่วยในการเขียน การสรุปเนื้อหา และการสร้างเวิร์กโฟลว์ แทนที่จะเปลี่ยนไปใช้ ChatGPT หรือเครื่องมือ AI อื่นๆ คุณสามารถสร้างเนื้อหาที่สมบูรณ์ในหน้า Notion ที่มีอยู่
สิ่งที่ฉันชอบเกี่ยวกับการนำ AI มาใช้คือการ บูรณาการกับข้อมูลที่มีอยู่ของคุณ AI สามารถอ้างอิงข้อมูลจากฐานข้อมูลของคุณ เข้าใจบริบทของโครงการของคุณ และช่วย การทำงานอัตโนมัติของงานประจำ ความตระหนักรู้เชิงบริบทนี้ทำให้มีประโยชน์มากกว่าเครื่องมือ AI ที่ยืนอยู่เดี่ยวๆ สำหรับเวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจหลายอย่าง
ใครที่ Notion เหมาะสมที่สุด?
นี่คือประเภทคนที่ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการใช้ Notion:
- นักเรียนสามารถใช้ Notion เพื่อจัดระเบียบบันทึก วัสดุการศึกษา โครงการ และตารางเวลาในสถานที่เดียว พวกเขายังสามารถใช้เทมเพลตสำหรับการบันทึกประจำวันและการติดตามเป้าหมาย
- ฟรีแลนซ์สามารถใช้ Notion เพื่อติดตามลูกค้า สิ้นสุด การเรียกเก็บเงิน และพอร์ตโฟลิโอ พวกเขายังสามารถวางแผนเนื้อหา จัดระเบียบความคิด จัดเก็บการวิจัย และปรับแต่งแดชบอร์ดให้เหมาะสมกับเวิร์กโฟลว์ที่ไม่เหมือนใคร
- ทีมขนาดเล็กสามารถใช้ Notion เพื่อทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ แชร์ไฟล์ จัดการงาน และจัดระเบียบข้อมูล
- สตาร์ทอัพสามารถใช้ Notion เพื่อทดแทนเครื่องมือหลายตัวด้วยพื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่นเพื่อประหยัดเงินและทำงานได้เร็วขึ้น
- องค์กรสามารถใช้ Notion เพื่อทำงานร่วมกันและสร้างวิกิบริษัท
- ทุกคนสามารถใช้ Notion สำหรับการบันทึก การจัดการงาน การติดตามโครงการ รายการอ่าน และการวางแผนมื้ออาหาร
คุณสมบัติหลักของ Notion
นี่คือ Notion คุณสมบัติหลัก:
- บล็อกและหน้าโครงสร้าง: เนื้อหาถูกสร้างขึ้นโดยใช้บล็อกเนื้อหาที่ลากและวางได้ (เช่น 段落 รายการ ภาพ โค้ด ตาราง ฐานข้อมูล ฯลฯ) และหน้าสามารถมีเนื้อหาที่มีโครงสร้างแบบซ้อนและลิงก์ได้
- ฐานข้อมูล: ฐานข้อมูลที่ยืดหยุ่นสมบูรณ์พร้อมมุมมองที่แตกต่างกัน โดยแต่ละรายการเป็นหน้าที่มีรายละเอียด
- เทมเพลต: สร้างเทมเพลตสำหรับหน้าและฐานข้อมูลเพื่อประหยัดเวลาและรักษางานให้สม่ำเสมอ
- เครื่องมือร่วมมือ: ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ แสดงความคิดเห็นใดๆ แท็กคน และรักษางานร่วมกันในสถานที่เดียว
- สื่อและอิมเบดที่มีประสิทธิภาพ: เพิ่ม ภาพ ไฟล์ เสียง วิดีโอ และอิมเบดพร้อมตัวอย่าง
- การจัดการโครงการและงาน: ใช้รายการงาน กระดาน บันทึก และปฏิทินเพื่อติดตามงานและความก้าวหน้า
- การค้นหาและจัดระเบียบขั้นสูง: ค้นหาสิ่งใดก็ได้อย่างรวดเร็วด้วยการค้นหาที่รวมกันทั้งหมด
- การบูรณาการ AI: AI ที่มีมาให้สามารถสรุป เขียน แปล และวิเคราะห์พื้นที่ทำงานของคุณ
- การบูรณาการและความยืดหยุ่น: เชื่อมต่อ Notion กับ Slack Google Drive GitHub Jira และใช้ API ของ Notion เพื่อทำงานอัตโนมัติ
- การสร้างเว็บไซต์และพอร์ตโฟลิโอ: ตีพิมพ์หน้าและฐานข้อมูลออนไลน์สำหรับ เว็บไซต์และพอร์ตโฟลิโอ
- พื้นที่ทำงานที่ปรับแต่งได้: ออกแบบแดชบอร์ด วิกิ และโครงการพร้อมการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวและการกำหนดสิทธิ์
- ประวัติเวอร์ชัน: ดูประวัติเอกสารและกู้คืนเวอร์ชันเก่าได้ตลอดเวลา
- Notion สำหรับสตาร์ทอัพ: ได้รับพื้นที่ทำงานที่เชื่อมต่อกันพร้อมเครื่องมือ AI เพื่อสร้างและขยายธุรกิจของคุณ
วิธีการใช้ Notion
นี่คือวิธีการเริ่มต้นกับ Notion:
- ลงทะเบียนสำหรับ Notion
- สร้างหน้าแรกของคุณ
- เพิ่มบล็อกเนื้อหา
- จัดเรียงบล็อกของคุณใหม่
- เพิ่มฐานข้อมูล
- เพิ่มคุณสมบัติไปยังฐานข้อมูล
- เปลี่ยนมุมมอง
- สร้างเทมเพลต
- ปรับแต่งเทมเพลตของคุณ
- ใช้คุณสมบัติการค้นหา
- แชร์หน้าของคุณ
- กล่าวถึงผู้ร่วมงาน
ขั้นตอนที่ 1: ลงทะเบียนสำหรับ Notion
ฉันเริ่มต้นด้วยการไปที่ notion.com และเลือก “รับ Notion ฟรี” ที่ด้านบนขวา
ขั้นตอนที่ 2: สร้างหน้าแรกของคุณ
หลังจากสร้างบัญชีแล้ว ฉันเข้าสู่พื้นที่ทำงานที่ว่างเปล่าพร้อมกับวิธีการเริ่มต้นหลายวิธี
นี่คือ “หน้า” แรกของฉันใน Notion มันเป็นพื้นที่ทดสอบที่ยอดเยี่ยมในการทดลองโดยไม่มีความกดดัน
ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มบล็อกเนื้อหา
ทุกอย่างใน Notion ถูกสร้างขึ้นโดยใช้บล็อก:
- เมื่อคุณพิมพ์ 段落 นั่นคือบล็อกข้อความ
- เพิ่มชื่อเรื่อง นั่นคือบล็อกชื่อเรื่อง
- แทรกตาราง และคุณได้สร้างบล็อกฐานข้อมูลแล้ว
เพื่อเข้าถึงบล็อกเหล่านี้ ฉันพิมพ์ “Enter” บนแป้นพิมพ์เพื่อเริ่มบรรทัดใหม่และ “/” เพื่อดูเมนูของทุกสิ่งที่ฉันสามารถแทรกได้
นี่คือคำสั่งสลैशที่สำคัญที่ต้องจำ:
- /h1 สำหรับชื่อเรื่องที่ใหญ่
- /todo สำหรับกล่องกาเครื่องหมาย
- /table สำหรับตารางแบบง่าย
- /page สำหรับการลิงก์ไปยังหน้าอื่น
ขั้นตอนที่ 4: จัดเรียงบล็อกของคุณใหม่
ฉันเพิ่มตารางลงในเอกสารของฉัน และสามารถย้ายบล็อกไปรอบๆ ได้อย่างง่ายดายโดยการคลิกและลากจุดมือที่ปรากฏเมื่อฉันลอยเมาส์เหนือเนื้อหา
การลากและวางนี้ทำให้ฉันสามารถจัดเรียงความคิดของฉันตามที่พัฒนาไป แทนที่จะยึดติดกับโครงสร้างเดิม
… (เนื้อหาที่เหลือจะถูกแปลต่อไป)
